Règlement 125

1. OBJECTIFS
   1. Le présent règlement a pour objectifs :
      1. d’établir les principes de gestion des urgences de l’Université;
      2. de décrire la structure de gestion des crises de l’Université;
      3. de décrire les autorités de l’Université et leurs rôles et responsabilités en situation d’urgence.
2. DÉFINITIONS
   1. Les définitions ci-dessous s’appliquent au présent règlement et à toute méthode connexe :
      1. Continuité des activités (« continuité ») : processus proactif et continu visant à identifier les fonctions critiques de l’Université, à évaluer les répercussions d’une perturbation majeure sur sa capacité à mener ses activités, et à élaborer et mettre en œuvre des stratégies de reprise et des plans de continuité viables. La gestion de la continuité des activités est régie par le cadre de gestion du risque d’entreprise établi dans le Règlement 54.
      2. Fonction critique: toute fonction opérationnelle de l’Université dont une perturbation majeure pourrait entraîner un dommage important, temporaire ou permanent à :  
         • la santé et la sécurité;
         • la conformité réglementaire;
         • l’efficacité opérationnelle;
         • la réalisation des objectifs et des mandats stratégiques.
      3. Risque de perturbation : possibilité qu’un événement imprévu perturbe considérablement les fonctions critiques. Une telle perturbation pourrait découler de dommages à des infrastructures essentielles, de la défaillance de systèmes critiques, de la perte de membres clés du personnel, de la perte d’espace, d’une interruption à la chaîne d’approvisionnement ou d’une menace à la sécurité de la communauté universitaire.
      4. Situation d’urgence à l’Université (« urgences ») : situation imminente et crédible, ou situation en cours, susceptible d’entraîner de graves préjudices envers les membres de la communauté universitaire ou des dommages importants ou à grande échelle à l’infrastructure, aux biens, à l’environnement ou à la réputation de l’Université. Il peut aussi s’agir d’une situation qui pourrait causer une perturbation considérable des fonctions critiques de l’Université. Les incidents mineurs et routiniers, comme les urgences personnelles (p. ex., un incident médical ponctuel ou un incident localisé), sont exclus dans le contexte du présent règlement.
      5. Gestion des urgences (« GU ») : effort collectif de la part de l’ensemble de la communauté universitaire visant la prévention des situations d’urgence, la préparation et l’intervention à celles-ci, et le rétablissement. La GU comprend les structures administratives, les plans, les procédures, les campagnes de sensibilisation, la formation et les exercices. Selon le contexte dans lequel cette expression est utilisée, la Gestion des urgences peut aussi désigner la section administrative au sein du Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques (BDPGR) de l’Université.
      6. Haute direction : désigne le rectorat, les vice-rectorats et le secrétariat général.
      7. Cadre (ou responsable d’unité) : membre du personnel de l’Université qui occupe le poste avec le plus haut niveau de pouvoir décisionnel en matière de gestion d’une faculté, d’un service ou d’une autre unité administrative. Il peut s’agir des vice-rectorats associés, des vice-provosts, des décanats, des chefs ou de titulaires de tout autre poste doté d’un niveau décisionnel similaire en matière de gestion.  
      8. Unité : faculté, école ou autre unité scolaire ou de recherche, service administratif ou bureau au sein de l’une de ces entités, qui exerce les activités de l’Université.
      9. Activités de l’Université : les opérations, les fonctions et les services effectués par l’Université ou au nom de celle-ci.
      10. Communauté universitaire : s’entend de toutes les personnes qui ont établi un lien avec l’Université ou qui utilisent ses installations, notamment, mais non exclusivement :
          • les étudiantes et étudiants (à temps plein ou à temps partiel, au premier cycle, aux cycles supérieurs ou à titre spécial);
          • les membres du personnel, y compris le personnel enseignant et administratif, syndiqué ou non, et les personnes rémunérées par une autre source (p. ex., les bourses, les subventions de recherche et le financement externe);
          • les cliniciennes et cliniciens et les médecins occupant un poste de professeure ou de professeur, ainsi que les professeures et professeurs auxiliaires, invités et émérites; 
          • les chercheuses et chercheurs boursiers de niveau postdoctoral et les boursières et boursiers cliniciens, les stagiaires en recherche et les résidentes et résidents en médecine;
          • les entrepreneures et entrepreneurs, consultantes et consultants, fournisseuses et fournisseurs et autres entités engagées pour offrir des biens ou services lorsqu’ils se trouvent sur les lieux de l’Université ou qu’ils exercent des fonctions définies par leur lien avec celle-ci, ou les entités qui louent ou occupent des espaces de l’Université;
          • les membres du Bureau des gouverneurs, du Sénat et de leurs comités respectifs, ainsi que les membres de tout comité consultatif formé pour aider l’Université à atteindre ses objectifs;
          • les visiteuses et visiteurs, y compris les étudiantes et étudiants invités, les bénévoles et les personnes siégeant à un comité consultatif de l’Université ou à un autre comité opérationnel.
3. CHAMP D’APPLICATION
   1. Le présent règlement s’applique en situation d’urgence.
   2. Le présent règlement et ses méthodes s’appliquent à l’ensemble des membres de la communauté universitaire et à toutes les activités réalisées à l’Université, par celle-ci ou au nom de celle-ci, pour gérer un risque de perturbation.
   3. Le présent règlement a préséance sur toute disposition contraire figurant dans d’autres règlements ou toute méthode de l’Université relatives à la gestion des urgences ou aux interventions en cas d’urgence.
4. PRINCIPES DE GESTION DES URGENCES
   1. Les principes de GU s’arriment à la stratégie et aux objectifs de l’Université et constituent un élément clé de son état de préparation et sa résilience.
   2. Adoptant une approche tous risques, l’Université catégorise les phases de la GU selon quatre fonctions intégrées : prévention/atténuation, préparation, intervention et rétablissement. Elle s’appuie notamment sur les principes fondamentaux suivants :
      1. Une structure de gouvernance claire pour assurer la responsabilisation, la conformité, l’engagement continu et l’intégration à l’échelle de l’Université.
      2. Un système de gestion centralisée des incidents pour coordonner de manière efficace les interventions stratégiques, opérationnelles et tactiques lors de situations d’urgence.

      3. Des rôles et des responsabilités clairs pour que l’ensemble des membres de la communauté universitaire comprenne ses obligations en cas d’urgence.

         Le cadre de gestion des urgences propose l’orientation opérationnelle et les outils nécessaires à l’application de ces principes.

   3. Le Plan d’intervention d’urgence (PDF, 444 Ko) tous risques de l’Université renferme des directives opérationnelles détaillées qui appuient le présent règlement. En tant que document évolutif, il peut facilement être mis à jour selon les besoins afin de refléter l’évolution des risques et des pratiques exemplaires.
5. AUTORITÉ
   1. Pendant une situation d’urgence, la rectrice ou recteur a l’autorité d’imposer l’annulation, la restriction ou la reprise des activités de l’Université. En l’absence de la rectrice ou du recteur, cette responsabilité peut être assumée temporairement par la provost et vice-rectrice ou le provost et vice-recteur aux affaires académiques. En son absence, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut agir temporairement. Ces décisions sont prises en collaboration avec la dirigeante principale ou le dirigeant principal de la gestion des risques (DPGR), la direction du Centre des opérations d’urgence (COU) et la direction du Service de la protection.
   2. Nonobstant l’autorité et les pouvoirs décrits à la section 5.1, la ou le DPGR, la direction du COU ou la direction du Service de la protection peut activer la structure de gestion des crises décrite à la section 6 du présent règlement et suspendre ou limiter temporairement les activités de l’Université s’il existe une menace imminente à la sécurité des personnes ou un risque de dommages importants aux biens; le cas échéant, la rectrice ou le recteur, la ou le provost, ou la secrétaire générale ou le secrétaire général doit en être avisé immédiatement.
6. STRUCTURE DE GESTION DES CRISES
   1. La structure de gestion des crises est le cadre administratif temporaire utilisé par l’Université pendant une situation d’urgence pour coordonner ses interventions. Composée des équipes d’intervention en cas d’incident (EII), du Centre des opérations d’urgence (COU) et de l’équipe de gestion de crise (EGC), cette structure flexible et évolutive peut être adaptée à chaque situation d’urgence pour mener efficacement les activités tactiques [EII], coordonner les efforts à l’échelle de l’Université [COU], traiter les enjeux stratégiques ou politiques touchant l’ensemble de l’Université [EGC], assurer une communication rapide et favoriser une prise de décision fondée sur les risques.

      1. Équipes d’intervention en cas d’incident (EII)

         Une ou plusieurs EII assurent la gestion tactique en élaborant et en coordonnant des stratégies d’intervention sur place. Les personnes responsables des EII attribuent des ressources, supervisent les opérations tactiques, surveillent leur déroulement et fournissent des mises à jour au COU.

         Les responsables EII peuvent demander l’activation du COU.

      2. Centre des opérations d’urgence (COU)

         Dirigé par le BDPGR, le COU est responsable d’élaborer des plans d’action, d’assurer la coordination opérationnelle, d’appuyer les équipes tactiques et de gérer les répercussions au-delà du lieu de l’incident. Il assure également un suivi continu de la situation tout au long de l’incident, guide les activités tactiques, conseille l’EGC et informe l’ensemble de la communauté.

         Le COU comprend des représentants des principales unités, généralement au niveau des responsables d’unité. Sa composition est flexible et peut être ajustée selon la nature de la situation d’urgence.

         La directrice ou le directeur du COU active le COU avec l’approbation du ou de la DPGR.

      3. Équipe de gestion de crise (EGC)

         Dirigée par la rectrice ou le recteur, l’EGC est composée des membres de la haute direction et de cadres clés de l’Université. Elle définit l’orientation stratégique, établit les priorités institutionnelles, autorise les dépenses et délègue des pouvoirs temporaires pour appuyer les efforts d’intervention et de reprise.

         L’EGC est activée par la rectrice ou le recteur sur recommandation du ou de la DPGR.

7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
   1. La haute direction assure la supervision et la direction stratégique de la gestion des urgences en :
      1. Veillant à l’alignement entre les efforts de gestion des urgences avec les objectifs stratégiques, les priorités et la tolérance au risque de l’Université.
      2. Allouant les ressources nécessaires aux initiatives de préparation, d’intervention et de rétablissements en cas d’urgence.
      3. Fournissant une orientation stratégique lors d’une situation d’urgence par l’intermédiaire de l’équipe de gestion de crise (EGC), notamment en prenant des décisions de gestion de haut niveau quant aux priorités et aux stratégies d’intervention pour orienter les efforts à l’échelle de l’Université.
      4. Représentant l’Université dans les communications stratégiques avec d’importants partenaires externes, tels que les responsables gouvernementaux et les administrateurs des institutions partenaires, pour assurer une coordination efficace lors de situations d’urgence à l’échelle de la province.
      5. Assurant un suivi de l’efficacité et de l’état de préparation du programme de gestion des urgences par le biais d’examens réguliers des rapports, des audits et des recommandations fournis par la ou le DPGR.
      6. Appuyant l’amélioration continue du programme en fonction de l’évolution des risques et des leçons apprises à la suite d’urgences réelles ou d’exercices.
   2. Gestion opérationnelle
      1. Le BDPGR est responsable de :
         1. Mettre en œuvre et superviser le programme de GU et le programme de gestion de la continuité des activités. 
         2. Maintenir la structure de gestion des crises.
         3. Diriger le COU.
      2. Les cadres (responsables d’unité) assurent l’état de préparation de leurs équipes en assurant la supervision, l’orientation, la promotion, la communication et la coordination. Cela comprend, notamment :
         1. Désigner une personne responsable de la gestion des risques, de la préparation aux situations d’urgence et de la planification de la continuité des activités.
         2. Établir un processus pour identifier, évaluer, signaler et gérer les risques de perturbation.
         3. Mettre en place les plans de continuité et plans d’intervention en cas d’urgence
         4. Veiller à la formation des employés et à ce qu’ils comprennent leurs rôles dans la prévention, la préparation, l l’intervention et le maintien des fonctions critiques et des activités de recherche en cas d’urgence.
         5. Établir les lignes de succession et la délégation de pouvoirs pour la prise de décision et la définition des orientations pendant une situation d’urgence. 
         6. Assurer la participation du personnel aux formations et aux exercices de préparation. 
         7. Collaborer rapidement avec la structure de gestion des crises lorsque nécessaire.
      3. Les gestionnaires sont responsables de :
         1. Élaborer, mettre à jour et tester les plans d’intervention et de continuité des activités propres au service, y compris les mesures d’adaptation pour les personnes s’identifiant comme ayant un handicap. 
         2. Veiller à l’accessibilité du système d’alerte d’urgence de l’Université dans les espaces de travail.
      4. Les superviseures et superviseurs sont responsables de :
          
         1. S’assurer que les membres du personnel connaissent les procédures d’urgence et suivent les directives de l’établissement lors d’une situation d’urgence.  
      5. Le personnel académique et de la recherche est responsable de :    
          
         1. Connaître les procédures d’urgence s’appliquant à leurs environnements d’enseignement et de recherche et suivre les alertes et les directives de l’Université en cas d’urgence.
         2. Activer le système d’alerte d’urgence de l’Université dans leurs lieux d’enseignement et de recherche sur le campus (p. ex., allumer l’ordinateur de la classe ou permettre une exception à la règle interdisant les appareils).
         3. S’assurer que les étudiantes et étudiants et les autres personnes sous leur supervision connaissent les procédures d’urgence de leurs lieux d’enseignement et de recherche.
         4. Informer et guider les étudiantes et étudiants et les autres personnes sous leur supervision pendant une situation d’urgence. 
      6. L’ensemble des membres de la communauté universitaire a la responsabilité de se préparer aux situations d'urgence en:
          
         1. Prenant les dispositions pour assurer leur propre sécurité en cas d’urgence.  
         2. S’assurant d’être capable de recevoir les alertes d’urgence de l’Université et de respecter les directives de celle-ci.  
         3. Se familiarisant avec les procédures d’urgence et de continuité des activités de l’Université et en participant aux formations et aux exercices obligatoires.
8. APPROBATION ET MODIFICATIONS
   1. Il incombe au BDPGR d’examiner périodiquement le présent règlement et de recommander au Comité d’administration des modifications à y apporter, au besoin.
   2. Les modifications apportées au présent règlement doivent être approuvées par le Comité d’administration.
   3. La secrétaire générale ou le secrétaire général peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, à condition que ces méthodes soient conformes aux dispositions du présent règlement.
   4. Nonobstant le paragraphe 8.2, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Comité d’administration lorsque ces modifications consistent, selon le cas :
      1. à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;
      2. à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à effectuer d’autres corrections, s’il est clair qu’une erreur a été commise et quelle correction doit être apportée;
      3. à corriger la formulation d’une disposition française ou anglaise pour la rendre plus compatible avec celle de l’autre langue;
      4. à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.

Veuillez communiquer avec le Secrétariat afin d’obtenir les versions préalablement approuvées.