Approuvé Bureau des gouverneurs 2006.28
GESTION DES RISQUES
OBJET
1. Le présent règlement a pour objet d’établir en bonne et due forme le programme de gestion des risques de l’Université, et de préciser quels sont les rôles et les responsabilités du Bureau des gouverneurs, des gestionnaires, du personnel et des comités concernés de l’Université d’Ottawa.
PRÉAMBULE
2. Toute activité comporte des risques, et nul ne peut les éviter, mais les risques que l’on prend et que l’on accepte au nom de l’Université d’Ottawa doivent être tolérables; il faut savoir à quels risques l’on s’expose, et accepter de les gérer en pleine connaissance de cause.
DÉFINITIONS
3. Le risque se définit comme toute menace qui, si elle devait se matérialiser, pourrait empêcher d’atteindre, en totalité ou en partie, les objectifs de l’Université que l’on vise en entreprenant une activité.
4. La gestion des risques offre un cadre de référence qui permet d’identifier les risques encourus, de les évaluer et de les gérer. Elle fournit le moyen d’intégrer le risque à la prise de décision.
CHAMP D'APPLICATION
5. Le présent règlement s’applique aux activités entreprises par l’Université d’Ottawa ou en son nom, et ce, en ce qui concerne tant l’enseignement et la recherche que les activités administratives.
RÈGLEMENT
6. La gestion des risques est une partie intégrante de la gestion, non une fonction distincte exercée par des spécialistes. Elle fait partie des opérations relatives à la planification stratégique, à la planification opérationnelle et aux procédures d’approbation des projets d’investissement et de recherche.
7. L’Université d’Ottawa favorisera une culture fondée sur l’adoption de pratiques exemplaires et sur la diffusion des connaissances acquises dans ses activités reliées à la gestion des risques dans tous les secteurs de l’Université, et ce, pour le bénéfice de l’organisation tout entière.
8. L’Université d’Ottawa tiendra un registre de risques, où seront consignés les risques critiques auxquels s’exposent l’Université, les facultés et les services.
9. L’on tiendra compte des risques dans l’examen de chaque projet, et ce, suivant la nature et le champ d’application de chacun, d’après le Manuel de gestion des risques de l’Université:
9.1 il faut tenir compte de la gestion des risques dès l’étape de la planification du projet;
9.2 il faut s’employer à prévenir les pertes plutôt qu’à en réduire les effets;
9.3 si possible, il faut, par contrat, faire supporter les risques par d’autres parties;
9.4 il faut prendre en compte tant les risques externes que les risques internes.
10. Tous les ans, le Comité de gestion des risques fera le point sur la tolérance de l’Université d’Ottawa à l’égard du risque, et ce, dans un énoncé officiel qui devra être approuvé par le Comité d’administration. Nul ne pourra entreprendre une activité qui outrepasse ce seuil de tolérance sans l’autorisation expresse du recteur ou de son représentant.
11. L’Université d’Ottawa formera un Comité de gestion des risques permanent. Présidé par le vice-recteur aux ressources, ce Comité sera formé de représentants des bureaux du vice-recteur à la recherche, du vice-recteur aux études, du vice-recteur aux relations universitaires, des ressources financières, du Bureau de la vérification interne, du conseiller juridique et du Bureau de la gestion des risques. Le Comité présentera un rapport annuel au Comité de vérification du Bureau des gouverneurs.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
12. Il incombe à chacun des membres du corps professoral et du personnel de maintenir de bons contrôles internes et de gérer les risques. Chacun doit être conscient des risques liés à ses activités. Dès qu’un nouveau risque se présente, on en avise son superviseur ou le membre du personnel concerné, et on lui fait part, si possible, des stratégies de gestion des risques à déployer.
13. Les superviseurs et les gestionnaires se chargent de relever et de gérer de façon appropriée tous les risques qui se présentent dans leur secteur d’opérations respectif.
14. Il incombe aux doyens et directeurs de relever, d’évaluer et de gérer les risques qui se présentent dans leur faculté et service. Ils veilleront à ce que chacun des membres de leur service ou faculté comprenne la nature de ses responsabilités en matière de gestion des risques, et verront à préciser dans quelle mesure les membres de leur personnel sont autorisés à accepter des risques.
15. Il incombe au gestionnaire des risques de l’Université d’établir et de gérer le système de gestion des risques, y compris de produire le Manuel de gestion des risques de l’Université d’Ottawa.
16. Le Bureau de gestion des risques fournira le soutien nécessaire pour aider les gestionnaires à relever, à évaluer et à gérer les risques.
17. Le Bureau de la vérification interne évaluera la mise en œuvre du règlement, et se servira du registre des risques, au besoin, pour mettre au point un plan de vérification fondé sur les risques.
18. Le Comité de gestion des risques supervisera la gestion des risques à l’Université d’Ottawa, et sera responsable du registre des risques où seront consignés les risques importants et la façon de les gérer.
19. Il incombe au Comité d’administration d’établir les règlements de gestion des risques et de contrôles internes, et de s’assurer que le processus de gestion des risques est intégré à l’établissement des priorités, à la planification et à la prise de décision.
20. Il incombe au Comité de vérification du Bureau des gouverneurs d’examiner les rapports de gestion du Comité de gestion des risques, ainsi que les résultats du processus de vérification pour s’assurer que les risques sont gérés de façon efficace et efficiente. Le Comité de vérification devra tous les ans présenter au Bureau des gouverneurs son évaluation de la gestion des risques à l’Université d’Ottawa.
Publié le 18 décembre 2006
(Cabinet du vice-recteur aux ressources)