Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23
FRAIS DE DÉMÉNAGEMENT
PRINCIPE
1. L'Université vise à assurer un remboursement équitable des frais de déménagement lors d'un recrutement actif à l'extérieur de la région métropolitaine d'Ottawa-Hull.
ADMISSIBILITÉ
2. Les nouveaux employé(es) embauchés(es) pour combler un poste attitré sous la cote salariale 1S4 ne sont admissibles au remboursement des frais de déménagement que si le déménagement est effectué dans l'intérêt de l'Université.
FRAIS DE DÉMÉNAGEMENT ADMISSIBLES
3. Le remboursement des frais de déménagement ne peut normalement dépasser 4 000 $ en monnaie canadienne et doit être payé à même le budget de la faculté ou du service.
4. Sur présentation de pièces justificatives et de soumissions, le remboursement des frais de déménagement s'effectue ainsi:
- a) première tranche de 1 000 $: à la charge de l'Université;
- b) l'Université paiera 75% de l'excédant de 1 000 $ pour un remboursement total de 4000 $. Le vice-recteur aux Ressources peut autoriser des exceptions à ce maximum.
FRAIS DE DÉMÉNAGEMENT ADMISSIBLES
5. Les frais de déménagement sont toutes dépenses raisonnables imputables directement au déménagement et comprennent:
- a) l'emballage, le transport et le déballage des meubles et des effets personnels, une assurance et l'entreposage pour un mois au maximum. Deux soumissions sont exigées, la plus basse servant au calcul du remboursement;
- b) le déplacement de la famille par le mode de transport le plus économique selon les taux et modalités prévus au règlement no 21;
- c) les frais de subsistance raisonnables pendant le voyage;
- d) une visite préalable en vue de trouver un logis convenable, le nouveau membre peut être accompagné de son(sa) conjoint(e).
REMBOURSEMENT
6. Tous les frais réclamés en vertu du présent règlement sont déclarés au directeur du Service des ressources humaines au moyen d'une "Demande de paiement" portant, au-dessus du nom du réclamant, l'indication "Frais de déménagement". Des documents à l'appui de tous les frais inscrits doivent accompagner la demande qui doit préciser s'il s'agit d'une réclamation totale ou partielle. Le cadre supérieur en question devra approuver tous les frais avant que le directeur du Service des ressources financières autorise le remboursement.
7. Les frais de déménagement payés à un(e) nouvel(le) employé(e) constituent un prêt consenti par l'Université.
8. Le prêt est acquitté lorsque le membre du personnel a accompli trois années de service continu à l'Université, chacune d'elles équivalant au remboursement du tiers du prêt.
9. Si le bénéficiaire du prêt quitte l'Université de sa propre initiative ou est renvoyé pour raisons disciplinaires avant d'avoir accompli trois années de service continu, il/elle doit rembourser l'Université du solde du prêt.
AVANCES
10. Une avance de fonds au titre de frais de déménagement peut être faite sur demande spéciale du cadre supérieur responsable approuvée par le/la doyen(ne) ou directeur(trice).
INTERPRÉTATION
11. Le directeur du Service des ressources humaines est chargé de l'interprétation de ce règlement. Son application relève des doyens(nes) et directeurs(trices) conjointement avec le directeur du Service des ressources humaines.
EXCEPTION
12. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux Ressources.
Révisé le 28 septembre 1987
(Ressources humaines)