Approuvé Comité d'administration 225.1
FORMATION ET PERFECTIONNEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN (EN COURS DE RÉVISION)
BUT
1. Le présent règlement a pour but de préciser dans quels cas et à quelles conditions l'Université accorde une aide financière aux membres du personnel de soutien en vue de favoriser leur formation et leur perfectionnement et de les encourager à se recycler.
GÉNÉRALITÉ
2. Dans le texte du présent règlement, le masculin comprend le féminin.
RESPONSABILITÉS
3. Les doyens de faculté ou d'école et les directeurs de service sont responsables de l'administration du présent règlement. La responsabilité du Service du personnel consiste à interpréter le règlement et, en particulier, à conseiller les doyens, les directeurs et les membres du personnel de soutien sur toute question touchant la formation et le perfectionnement.
CHAMP D'APPLICATION
4. Le présent règlement s'applique aux domaines suivants:
a. cours dispensés par l'Université d'Ottawa;
b. cours dispensés par d'autres établissements d'enseignement;
c. séminaires, conférences et sessions d'études spécialisées.
ADMISSIBILITÉ
5. Seuls les membres du personnel de soutien qui sont admissibles à tous les avantages sociaux selon les dispositions du règlement n° 8 et qui ont à leur actif un minimum de douze (12) mois de service continu peuvent bénéficier des avantages prévus au présent règlement.
COURS DISPENSÉS PAR L'UNIVERSITÉ D'OTTAWA
6. Tout membre admissible du personnel de soutien peut suivre, à l'Université d'Ottawa, les cours de son choix et demander le remboursement de ses frais de scolarité, pourvu qu'il obtienne au préalable l'approbation de son doyen ou de son directeur. Cette approbation est assujettie aux conditions suivantes :
a. Les cours doivent être suivis en dehors des heures normales de travail ou, dans le cas d'un horaire souple, en dehors des heures de travail approuvées. Ils ne doivent pas constituer une charge qui, au jugement du doyen ou du directeur en cause, est susceptible de nuire au rendement au travail de l'employé.
b. Les frais de scolarité doivent être réglés au moment de l'inscription.
c. L'employé doit suivre ses cours régulièrement et les terminer avec succès.
COURS DISPENSÉS PAR D'AUTRES ÉTABLISSEMENTS D'ENSEIGNEMENT
7. Tout membre admissible du personnel de soutien peut suivre des cours dispensés par un autre établissement d'enseignement que l'Université d'Ottawa et demander le remboursement de ses frais de scolarité, pourvu qu'il obtienne au préalable l'approbation de son doyen ou de son directeur. Cette approbation est assujettie aux conditions suivantes :
a. Les cours doivent être directement liés au domaine de travail et aux responsabilités de l'employé, contribuer à son avancement professionnel et correspondre aux besoins de la faculté, de l'école ou du service dont il relève.
b. Les cours doivent être suivis en dehors des heures normales de travail ou, dans le cas d'un horaire souple, en dehors des heures de travail approuvées. Ils ne doivent pas constituer une charge qui, au jugement du doyen ou du directeur en cause, est susceptible de nuire au rendement au travail de l'employé.
c. Les frais de scolarité doivent être réglés au moment de l'inscription.
d. L'employé doit suivre ses cours régulièrement et les terminer avec succès.
e. Les montants nécessaires au remboursement possible des frais de scolarité doivent être prévus au budget de fonctionnement de la faculté, de l'école ou du service en cause.
SÉMINAIRES, CONFÉRENCES, SESSIONS D’ÉTUDES SPÉCIALISÉES
8. Tout membre admissible du personnel de soutien peut participer à un séminaire, à une conférence ou à une session d’études spécialisées et faire payer par l’Université les frais encourus pourvu qu’il obtienne au préalable l’approbation de son doyen ou de son directeur. Cette approbation est assujettie aux conditions suivantes :
a. Le séminaire, la conférence ou la session d’études spécialisées doit se rapporter directement au domaine de travail et aux responsabilités de l’employé ou contribuer à son avancement personnel ou professionnel.
b. Les montants nécessaires au paiement des frais encourus doivent être prévus au budget de fonctionnement de la faculté, de l’école ou du service dont relève l’employé.
MODALITÉ RELATIVES AU REMBOURSEMENT OU AU PAIEMENT
9. Dans le cas des cours suivis à L’Université d’Ottawa, les frais de scolarité payés par les membres du personnel de soutien sont versés dans un compte central spécial, à partir duquel s’effectuent les remboursements approuvés.
10. Dans le cas des cours suivis ailleurs qu’à l’Université, le remboursement des frais de scolarité doit être supporté par le budget de fonctionnement de la faculté, de l’école ou du service dont relève l’employé.
11. Dans le cas d'un séminaire, d'une conférence ou d'une session d'études spécialisées, le droit d'inscription et, s'il y a lieu, les frais de déplacement, doivent être supportés par le budget de fonctionnement de la faculté, de l'école ou du service dont relève l'employé. Le paiement des frais encourus doit se faire selon les dispositions du règlement n° 21.
12. Dans le but de se faire rembourser pour chaque cours terminé avec succès, l'employé doit remplir la formule de demande appropriée, la faire signer par son doyen ou son directeur et la présenter au Service du personnel, en y joignant un relevé de ses notes et un document attestant le paiement des frais de scolarité. Cette prescription, cependant, ne s'applique pas lorsqu'un employé participe à un séminaire, à une conférence ou à une session d'études spécialisées, étant donné que les frais à régler dans un tel cas sont payables d'avance et directement par la faculté, l'école ou le service en cause.
CAS PARTICULIERS
13. Un membre du personnel de soutien qui, avant la fin des cours auxquels il s'est inscrit, quitte volontairement son emploi ou est congédié en raison de fautes disciplinaires ou de son incompétence, ne peut prétendre au remboursement de ses frais de scolarité. Toutefois, lorsqu'un employé qui suit des cours est mis à pied pour un motif d'ordre administratif ou si la maladie, attestée par un certificat médical, l’empêche de terminer ses cours, les frais de scolarité demeurent remboursables.
14. S'il s'avère que le fait de suivre des cours nuit au rendement normal d'un employé, son doyen ou son directeur doit lui adresser un avertissement oral suivi d'un avertissement écrit. Il incombe à l'employé en cause de faire le nécessaire pour remédier à la situation. A l'expiration d'un délai de deux (2) semaines, si l'employé continue à fournir un rendement non satisfaisant, son doyen ou son directeur peut, après avoir consulté le directeur du Service du personnel, appliquer les mesures disciplinaires appropriées et, le cas échéant, annuler le remboursement des frais de scolarité des cours préalablement approuvés.
OBSERVATIONS GÉNÉRALES
15. Le remboursement des frais de scolarité constituant un revenu imposable, les déductions sont effectuées suivant un pourcentage fixe du montant total des frais remboursables. L'employé peut récupérer le montant des déductions en demandant un abattement d'impôt au moment de sa déclaration de revenu; il doit donc conserver les reçus qui lui sont délivrés lors de son inscription afin de pouvoir les joindre à sa feuille d'imposition.
EXCEPTION
16. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur adjoint aux Relations de travail.
Révisé le 20 août 1976 (remplace l'édition du 7 mars 1974)
INDEX
Formation et perfectionnement, personnel de soutien
Frais de scolarité, personnel de soutien (Remboursement des)
(Service du personnel)