Étudiants parrainés

Parrain externe

Lorsque des étudiants inscrits à un programme de l’Université d’Ottawa sont parrainés et que leurs droits universitaires sont payés par un organisme externe (employeurs, organisations non gouvernementales, organismes gouvernementaux, etc.), ils doivent en aviser l’Université au moins un mois avant le début des cours. Les organismes parrains doivent remplir le formulaire d'autorisation de facturation pour que l’Université d’Ottawa puisse leur facturer directement les droits de scolarité et les autres frais obligatoires de l’étudiant. 

Ce formulaire doit être envoyée par courriel à l’adresse finance@uOttawa.ca, par télécopieur au 613-562-5988 ou par la poste à l’adresse suivante :


Université d’Ottawa
Comptes étudiants, Ressources financières
550, rue Cumberland, pièce 021
Ottawa (Ontario) K1N 6N5

Pour de plus amples renseignements à propos des droits universitaires, veuillez consulter le site Web du Service du registraire.

Dès la réception du formulaire, l’Université vérifie l’admissibilité de l’étudiant et les conditions de l’entente.

Les factures sont envoyées directement au parrain pendant toute la durée du contrat et selon les conditions de l’entente avec le parrain.

Les factures sont toujours établies en dollars canadiens.

Tout paiement en trop ou tout crédit découlant d’une modification du choix de cours de l’étudiant est remboursé au parrain.

À l’expiration de l’entente, il revient à l’étudiant d’engager les discussions avec son parrain sur les modalités de renouvellement de son contrat, s’il y a lieu.

Renseignements pour les étudiants

En tant qu’étudiant parrainé, vous devez vous assurer que le formulaire d'autorisation de facturation parvient à l’Université d’Ottawa (secteur des comptes étudiants) au moins un mois avant la date limite de paiement des droits universitaires pour permettre la facturation à l’organisme parrain et vous éviter les pénalités de retard de paiement et le blocage de votre compte.

Vos droits doivent être payés dans les délais prescrits. Vous devez donc vérifier régulièrement votre compte étudiant à partir d’uoZone pour vous assurer que votre parrain paie vos droits universitaires. En cas de non-paiement, veuillez communiquer avec votre parrain.

Vous devez vous renseigner auprès de votre parrain pour connaître les conditions et la durée de l’entente. Les frais qui ne sont pas couverts par le parrain sont votre responsabilité. Tout solde impayé demeure votre responsabilité; des frais de retard et des intérêts peuvent s’appliquer en cas de non-paiement.

Vous avez aussi la responsabilité de vous inscrire avant les dates limites. Les frais de retard découlant d’une inscription tardive sont facturés directement à votre organisme parrain. Pour en savoir davantage, veuillez consulter les dates importantes et échéances.

Conformément à la politique de confidentialité de l’Université d’Ottawa, si vous désirez que des renseignements relatifs à votre compte financier, votre programme d’études et vos cours soient divulgués à votre parrain, vous devez donner votre autorisation par écrit, en faisant parvenir au secteur des comptes étudiants le formulaire d'autorisation pour la divulgation de renseignements à une tierce personne.

Si vous participez à un régime d’assurance maladie ou dentaire comparable aux régimes de l’Université d’Ottawa, vous avez jusqu’au 30 septembre pour renoncer aux régimes universitaires, à partir de votre compte uoZone.

Si vous êtes un étudiant étranger, l’adhésion au Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU) est obligatoire. Si vous êtes couvert par un régime d’assurance autre que celui offert par l’Université d’Ottawa, vous devez soumettre une preuve d’assurance au Bureau international de l’Université d’Ottawa. Autrement, vous serez dans l’obligation de payer les primes du régime de l’Université.

À l’expiration de l’entente de parrainage, c’est vous qui serez responsable de vos droits universitaires, et non l’organisme parrain. Si vous devez vous inscrire à d’autres trimestres, vous devez initier les démarches auprès de votre organisme parrain pour renouveler l’entente de parrainage.

Si vous devez soumettre un relevé de notes pour le renouvellement de l’entente de parrainage, faites-en demande auprès d’InfoService. Toutefois, si vous avez un solde impayé et que votre compte est bloqué, vous devez communiquer avec votre parrain pour régler la situation.

Renseignements pour les organismes parrains

En tant qu’organisme parrain, votre responsabilité consiste à remplir le formulaire d'autorisation de facturation confirmant la prise en charge des droits universitaires de l’étudiant parrainé. 

Vous devez effectuer les paiements selon les factures émises par l’Université à votre attention. Selon les conditions de l’entente, il se pourrait que le relevé de compte de l’étudiant diffère de la facture qui vous est remise. Si des modifications sont apportées à la facture en cours de trimestre parce que l’étudiant abandonne ou ajoute un cours, vous recevrez une facture révisée. 

Il est important de respecter les dates d’échéance indiquées sur chaque facture. Pendant le trimestre, l’étudiant reçoit des communications par courriel s’il y a un solde à son compte. Un compte en souffrance peut empêcher l’étudiant de s’inscrire à d’autres cours ou d’obtenir des documents officiels de l’Université d’Ottawa. Dans de tels cas, il se pourrait qu’un agent financier des comptes étudiants fasse un appel de courtoisie pour vous informer de la situation. Si la dette n’est pas honorée, l’Université se réserve le droit d’annuler l’entente à sa discrétion. L’étudiant est alors tenu d’acquitter le montant dû sans délai. Des frais de retard et des intérêts pourraient s’appliquer. 

Si vous acheminez votre paiement par la poste, n’oubliez pas d’y joindre un relevé de compte ou une facture. Si vous payez vos factures en ligne par l’entremise de votre institution financière canadienne, vous devez toujours indiquer le numéro de l’étudiant, qui est en fait le numéro de compte ou de référence.

Pour faire un paiement à l’Université d’Ottawa à partir d’un autre pays, vous devez utiliser le transfert interbancaire Western Union Solutions d'affaires.

Paiements

Pour de plus amples renseignements sur les modes de paiement des droits universitaires d’un étudiant parrainé, veuillez consulter les modes de paiement.

Les paiements reçus en dollars américains sont convertis au taux de change en vigueur à la date de réception. Tout gain ou perte de change résultant de la conversion est appliqué au compte de l’étudiant.

Les paiements reçus d’un organisme pour un étudiant sans formulaire d'autorisation de facturation sont traités comme des paiements reçus d’un tiers et non d’un parrain. Les frais de retard et les intérêts imposés après les dates limites de paiement publiées ne sont pas annulés et deviennent la responsabilité de l’étudiant.

Remboursement

Si un étudiant se retire de son programme ou abandonne un cours, ou encore prend toute autre action entraînant un crédit dans son compte, l’Université analyse le dossier et rembourse le montant en trop au parrain, s’il y a lieu.

Dans le cas d’un paiement reçu par virement bancaire international, le montant en trop est retourné à la banque d’où provenait le paiement initial.

Pour présenter une demande de remboursement, consultez l’information sur le remboursement et le comité d'appel.

Parrain interne

À propos du Règlement 112 (Bourses, prix et postes d'auxiliaire)

Lorsque les droits universitaires réclamés à un étudiant sont payés par une école, une faculté ou un service de l'Université d'Ottawa, le montant versé doit être appliqué au compte de l'étudiant sous forme de bourse. Pour ce faire, l'école, la faculté ou le service doit :

  • Pour les étudiants de 1er cycle : communiquer avec Guylaine Renaud au Service de l'aide financière et des bourses, par courriel à grenaud@uOttawa.ca.
  • Pour les étudiants des 2e et 3e cycles : communiquer avec la Faculté des études supérieures et postdoctorales, secteur des bourses, par courriel à etudesup.bourses@uOttawa.ca.

NOTE : Il est important d'inclure dans le courriel les renseignements personnels de l'étudiant. Un feuillet T4A au montant de la bourse accordée sera émis à l'étudiant.

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