Pour obtenir plus de détails sur la marche à suivre pour déposer une plainte relative à la protection de la vie privée, consultez la Méthode 20-7 – Traitement des plaintes relatives à la vie privée.
Marche à suivre pour déposer une plainte relative à la protection de la vie privée
Étape 1 : Remplissez le formulaire de plainte relative à la protection de la vie privée [PDF, 389Ko] ou écrivez une lettre exposant clairement la nature et l’étendue de votre plainte en indiquant les éléments suivants : la faculté, le bureau ou le service dans lequel le problème est survenu; le nom de la ou des personnes en cause; la période ou la date de la violation présumée; et vos attentes quant au résultat de la plainte.
Étape 2 : Si une tierce partie vous représente, assurez-vous de joindre le formulaire de demande d’autorisation de représentation [PDF, 489Ko] dûment signé lorsque vous enverrez votre formulaire de plainte.
Étape 3 : Envoyez le formulaire de plainte, le formulaire de demande d’autorisation de représentation (le cas échéant) et votre paiement pour les frais de demande à la chef de la protection de la vie privée.
Les plaintes relatives à la protection de la vie privée seront traitées de manière confidentielle et respectueuse, tant pour la partie plaignante que pour la partie défenderesse. L’Université s’engage à faire tout effort raisonnable pour préserver la confidentialité de la plainte et à communiquer uniquement les renseignements des personnes en cause au personnel universitaire qui doit en être informé à des fins d’enquête ou de mesures correctives ou à d’autres fins pour régler la situation.
Les étapes à suivre et le temps qu’il faut prendre pour traiter une plainte relative à la protection de la vie privée peuvent varier en fonction de la nature, des circonstances et de la complexité de la plainte.
Procédure générale de plainte relative à la protection de la vie privée
Étape 1 : Un accusé de réception est envoyé à la partie plaignante.
Étape 2 : La chef communique avec la partie plaignante pour obtenir des précisions ou des renseignements supplémentaires.
Étape 3 : La chef communique avec la faculté, le bureau ou le service administratif et avec la ou les personnes touchées par la plainte ou qui pourraient avoir connaissance des faits.
Étape 4 : La chef consulte les autorités compétentes à l’Université telles que les services juridiques, le Service de la protection, le Bureau de la gestion du risque, les Technologies de l’information.
Étape 5 : La chef communique avec la partie plaignante pour examiner la question, l’informer des mesures prises pour traiter sa plainte et répondre à toute préoccupation en suspens.
Étape 6 : La chef fait un suivi auprès de la faculté, du bureau ou du service administratif ainsi que de la ou des personnes touchées pour s’assurer que, le cas échéant, des mesures correctives ont été prises.