Demande de subvention de voyage pour conférence

Veuillez prendre note que cette procédure et en cours de révision, une nouvelle procédure sera annoncée à l’automne 2019.


Une somme peut vous être attribuée pour rembourser vos frais de déplacement si vous présentez une publication directement liée à votre thèse à une conférence. Vous pourriez être admissible à cette subvention si vous êtes étudiante ou étudiant à la maîtrise avec thèse, à la maîtrise avec projet de rechercher, au doctorat ou dans un programme « accéléré » sous réserve de la disponibilité des fonds. Les conditions d'admissibilité sont détaillées dans les sections plus bas sur cette page.

Objectifs

L’Institut de l’environnement reconnaît l'importance de diffuser dans la communauté scientifique les résultats des recherches de ses étudiants et étudiantes au programme à la maîtrise, au doctorat et des programmes accélérés. À cette fin, nous offrons des subventions de voyage pour leur permettre de présenter les résultats de leur recherche étroitement liés à leur thèse dans des conférences d'envergure. Le programme crée aussi des occasions d'échanges d’idées avec des universitaires travaillant dans le même domaine.

Consultez la section appropriée ci-dessous pour plus de détails sur les critères d'éligibilité, les conditions et les délais pour la bourse de voyage.

Valeur

  • Étudiants à la maîtrise: Montant maximum de 500$
  • Étudiants au doctorat ou des programmes accélérés : Montant maximum de 750$

Étudiants à la maîtrise

Admissibilité

Les étudiantes et étudiants à la maîtrise désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

  • Être inscrits à temps plein à un programme de maîtrise avec thèse ou avec projet de recherche au moment de la conférence;
  • Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des neuf premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans les programmes de maîtrise.
  • Si l’étudiante ou l’étudiant applique pour une subvention pendant son programme CO-OP, il ou elle devra potentiellement fournir des documents supplémentaires.
Conditions
  • Un étudiant peut recevoir une seule subvention au cours de sa maîtrise;
  • La subvention ne peut servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), ou qu’aux frais d’hébergement selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés;
  • Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
  • La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel;
  • La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice;
  • La personne qui fait la demande doit obtenir du directeur ou de la directrice de recherche une contribution financière (un minimum de 100 $ est exigé) pour le coût du voyage.

Étudiants au doctorat ou des programmes accélérés

Admissibilité

Les étudiantes et étudiants au doctorat désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

  • Être inscrits à temps plein à un programme de doctorat au moment de la conférence;
  • Avoir terminé au moins deux trimestres dans leur programme de doctorat
  • Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des 15 premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans le programme de doctorat (le premier trimestre du transfert au doctorat sert de référence pour les étudiants dans un programme accéléré).
Conditions
  • Un étudiant peut recevoir un maximum de deux subventions pendant le cadre d'un programme de doctorat régulier;
  • Un étudiant peut recevoir un maximum de deux subventions dans le cadre d'un programme accéléré, incluant toute subvention de voyage pour conférence reçue pendant qu'il était inscrit à la maîtrise;
  • Les subventions ne peuvent servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), ou qu’aux frais d’hébergement selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés; 
  • Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
  • La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel;
  • La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice;
  • La personne qui fait la demande doit obtenir du directeur ou de la directrice de recherche une contribution financière (un minimum de 100 $ est exigé) pour le coût du voyage.

Date limite

  • La demande doit être soumise 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ. Aucune demande ne sera considérée admissible si elle est reçue à l’Institut de l’environnement après le début de la conférence.
  • Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront refusées. L'étudiant ou l'étudiante est entièrement responsable de s'assurer que toute la documentation requise, la confirmation de la contribution financière, et toutes les signatures sont fournies avec la demande. Si la demande est refusée, l'étudiant a la possibilité de renvoyer une seconde demande complète.
  • Les étudiants ne peuvent déposer qu'une seule demande par conférence.

Marche à suivre

  1. Soumettre le formulaire de demande complet et signé et tous les documents d'appui à l’Institut de l’environnement, Édifice Stewart, 1 rue Stewart (pièce 301), Ottawa (Ontario) K1N 7M9. Vous pouvez également soumettre la demande par courriel en faisant parvenir les documents clairement numérisés à l'adresse envirograd@uottawa.ca.
  2. Attendre la lettre d'acceptation ou de refus de l’Institut de l’environnement (une copie sera aussi envoyée à l'unité scolaire, au directeur ou à la directrice de recherche, au Service des ressources humaines et à la GSAÉD).
  3. Au retour de la conférence, remplir le formulaire demande de remboursement de frais de voyage et le retourner à envirograd@uottawa.ca avec les reçus originaux (y compris les cartes d'embarquement) et une preuve de participation à la conférence. Inclure une preuve des taux de change utilisés s'il y a lieu.
  4. La personne qui a fait la demande recevra le remboursement. Le montant accordé est le moins élevé des montants suivants :
    1. les coûts réels de transport ; ou
    2. les coûts d’hébergement.

Documents d'appui à soumettre avec la demande (avant le début de la conférence)

  • Un formulaire de demande complet et signé, incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche;
  • Un résumé de la publication à être présentée;
  • Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs);
  • Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence);
  • Si l’étudiante ou l’étudiant applique pour une subvention pendant son programme CO-OP, il ou elle devra potentiellement fournir des documents supplémentaires.

Télécharger le formulaire

Formulaire - Subvention voyage pour étudiants à la maîtrise (PDF)
Formulaire – Subvention voyage pour étudiants au doctorat ou des programmes accélérés (PDF)

* Les informations sur cette page sont sujettes à modification sans préavis et ne représentent en aucun cas un engagement de la part de l'Université d'Ottawa.

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