Pour bien des gens, le covoiturage est une solution facile pour éviter la conduite en solo, mais pour d'autres cela demande plus d'efforts. Conscient de la contribution que les groupes de covoiturage font au transport durable et désireux de les voir gagner en popularité, le Bureau a décidé d’accorder certains privilèges à leurs membres.
Ces privilèges sont réservés aux membres d’un groupe de covoiturage qui se sont inscrits en tant que tels auprès du Bureau et qui satisfont aux critères énoncés à la section 3 ci-dessous.
Définition du covoiturage
Pour les besoins du présent règlement, l’Université d’Ottawa distingue deux types de covoiturage, celui qui est reconnu (qualifié de covoiturage officialisé) et celui qui ne l'est pas (qualifié de covoiturage non officialisé). Les groupes visés par le présent règlement sont ceux dont le covoiturage est officialisé et dont les membres sont inscrits auprès du Bureau.
Le covoiturage officialisé est un arrangement officiel selon lequel plusieurs personnes font régulièrement la navette ensemble dans un seul véhicule. Ces personnes habitent à deux adresses différentes, sinon plus, partagent souvent les coûts de transport et se relaient parfois pour conduire. Les covoitureurs prennent les arrangements convenant le mieux au groupe. Les personnes qui, ensemble, satisfont aux conditions d'admissibilité énumérées à la section 3 peuvent s'inscrire auprès du Bureau comme groupe de covoiturage. Seuls les membres des groupes ainsi inscrits sont admissibles aux privilèges des covoitureurs.
Le covoiturage non officialisé est un arrangement personnel entre un conducteur et un ou plusieurs passagers. Selon les distinctions de l'Université, il s'agit, par exemple, de membres d'une même famille qui voyagent ensemble ou d'une personne qui offre occasionnellement du transport à quelqu'un d'autre. Les personnes qui prennent ce type d’arrangement pour faire la navette ensemble dans un seul véhicule ne sont pas admissibles aux privilèges des covoitureurs.
Dans le présent règlement, les références au covoiturage et aux covoitureurs sont prises au sens du « covoiturage officialisé », à moins de précisions contraires.
Admissibilité des groupes de covoiturage
Les privilèges des covoitureurs sont réservés aux membres d’un groupe de covoiturage qui se sont inscrits en tant que tels auprès du Bureau (la section 5 explique comment s’inscrire).
Pour constituer officiellement un groupe de covoiturage, il faut satisfaire aux conditions d'admissibilité suivantes :
- A. le groupe de covoiturage doit toujours comprendre au moins trois membres actifs :
- les membres doivent faire partie du corps professoral ou du personnel de soutien de l’Université d’Ottawa;
- un groupe de covoiturage peut inclure des étudiants ou des personnes autres que des employés de l’Université d’Ottawa, mais ces covoitureurs ne seront pas pris en compte dans le calcul du nombre minimum de trois membres actifs, pas plus qu’ils ne seront admissibles aux privilèges des covoitureurs;
- les membres doivent faire partie d’au moins deux ménages distincts;
- les covoitureurs doivent voyager ensemble au moins quatre jours par semaine (sans compter les jours de fins de semaine);
- les membres d'un groupe doivent s'engager à faire du covoiturage pendant au moins trois mois consécutifs;
- les membres d’un groupe doivent résider hors du campus de l’Université d’Ottawa, et ce, à plus de cinq kilomètres;
- un covoitureur ne peut être inscrit qu'à un seul groupe de covoiturage à la fois;
- le groupe doit se choisir un « capitaine de covoiturage »;
- seule la personne désignée comme capitaine de covoiturage peut détenir un permis de stationnement délivré à son nom. Les autres membres du groupe qui détiennent un permis de stationnement régulier de l’Université d’Ottawa, le cas échéant, doivent le retourner en vue de son annulation. Les autres membres du groupe peuvent toutefois détenir un permis de fin de semaine ou de soirée.
La personne désignée comme capitaine assume le rôle de principal intermédiaire entre le groupe de covoiturage et le Bureau.
Lorsqu’il reçoit une demande d’inscription dûment remplie (voir la section 5), le Bureau établit l’admissibilité du groupe et la confirme, le cas échéant, au capitaine de covoiturage en l’espace de dix jours ouvrables.
Les privilèges des covoitureurs sont réservés aux membres d’un groupe de covoiturage qui se sont inscrits en tant que tels auprès du Bureau. Ces privilèges, qui incluent le retour d’urgence à la maison et le remboursement des frais d’un stationnement journalier occasionnel, prennent effet pour chaque membre individuel un mois après son inscription.
Comment trouver des partenaires de covoiturage
Pour aider les membres du corps professoral et le personnel de soutien à trouver des covoitureurs, le Bureau s’est abonné à RideShark, un système Internet conçu par des spécialistes du transport durable dans le but de faciliter le jumelage de partenaires de covoiturage.
Le site Web de l’Université d’Ottawa consacré au jumelage de partenaires de covoiturage se trouve à l’adresse www.uOttawaCovoiturage.ca. Il n’est accessible qu’aux personnes qui font partie de la communauté universitaire, autrement dit, qui disposent d’une adresse courriel uOttawa.ca valide.
Inscrire un groupe de covoiturage
Une fois que les covoitureurs ont trouvé leurs partenaires de covoiturage, ils peuvent inscrire leur groupe auprès du Bureau.
- Chaque groupe de covoiturage doit choisir un « capitaine de covoiturage ». La personne ainsi désignée assume le rôle de principal intermédiaire entre le groupe de covoiturage et le Bureau. Le Bureau délivre le permis de stationnement pour le groupe au nom de son capitaine.
- Pour inscrire un groupe de covoiturage, le capitaine du groupe doit imprimer et remplir la demande de permis pour groupe de covoiturage (PDF, 271Ko) et la transmettre au Bureau, par télécopieur ou en personne. Le Bureau établit l’admissibilité d’un groupe à la lumière des critères énoncés à la section 3. Le traitement d’une demande peut prendre jusqu’à dix jours ouvrables. La décision prise concernant la demande est communiquée par courrier électronique au capitaine de covoiturage du groupe concerné.
- Il est à tout moment possible d’ajouter des membres à un groupe de covoiturage, d’en retirer ou d’en remplacer, pourvu que le groupe et ses nouveaux membres continuent de satisfaire aux critères d’admissibilité énoncés à la section 3. Il appartient au capitaine de covoiturage d’informer le Bureau de tout changement dans la composition de son groupe, et ce, en l’espace d’un mois (voir la section 8).
- Les nouveaux membres ne deviendront admissibles aux privilèges des covoitureurs que passé un délai d’un mois après leur inscription.
- La personne désignée comme capitaine de covoiturage doit aviser le Bureau de tout changement survenant au sein de son groupe. Si elle manque d’informer le Bureau d’un changement qui affecte l’admissibilité de son groupe de covoiturage (p. ex., la réduction des covoitureurs à moins de 3 membres admissibles), elle sera à jamais inadmissible aux privilèges des covoitureurs (voir la section 8).
Permis de covoiturage
Le Bureau délivre les permis de covoiturage, lesquels demeurent la propriété de l’Université d’Ottawa.
- Les permis de covoiturage sont délivrés uniquement aux capitaines de covoiturage, qui doivent en acquitter les frais.
- Les membres d’un groupe de covoiturage peuvent inscrire plus d'un véhicule auprès du Bureau, étant entendu qu’un permis de covoiturage n’est valable que pour les véhicules dûment inscrits.
- Il revient aux covoitureurs de s'assurer d'afficher visiblement le permis de covoiturage dans le véhicule stationné sur le campus, à défaut de quoi un avis d'infraction de stationnement pourrait être émis (voir la section 10).
- Les détenteurs d'un permis de stationnement régulier de l'Université d'Ottawa qui font déjà du covoiturage, sans être inscrits à un groupe de covoiturage et qui remplissent les conditions de la section 3, peuvent demander un permis de covoiturage. Leur permis de stationnement régulier est tout simplement converti en permis de covoiturage, si toutes les conditions de la section 3 sont remplies.
- Les personnes qui détiennent un permis de stationnement régulier et qui voudraient, sans perdre celui-ci, essayer le covoiturage pendant quelques mois, sont invitées à en informer le Bureau. Si le Bureau établit qu’elles remplissent les critères énoncés à la section 3, il leur délivrera un permis de covoiturage pour une période maximale de 3 mois, durant laquelle il suspendra leur permis régulier plutôt que de l’annuler.
- Si, au moment de son inscription auprès du Bureau, un groupe de covoiturage nouvellement formé n’inclut aucun membre détenteur d’un permis de stationnement régulier, son capitaine doit présenter une demande de permis. Les permis de covoiturage sont délivrés en fonction des places de stationnement disponibles sur le campus, étant entendu que les groupes de covoiturage peuvent demander un transfert prioritaire (voir la section 7.5).
- Les capitaines de covoiturage doivent immédiatement aviser le Bureau de la perte ou du vol d’un permis de covoiturage et remplir les formulaires appropriés. Le capitaine doit ensuite faire demande d’un nouveau permis de covoiturage et en payer les frais applicables.
- Un covoitureur qui doit exceptionnellement utiliser son propre véhicule, sans voyager avec son groupe, devra payer le tarif quotidien de stationnement en vigueur. Tout membre d’un groupe de covoiturage a droit, deux fois par session universitaire, au remboursement de ses frais de stationnement jusqu’à concurrence de 17$ pour la journée (voir la section 7.3).
Privilèges des covoitureurs
7.1 Programme de retour d’urgence à la maison
Le Programme de retour d’urgence à la maison offre le transport vers leur domicile aux covoitureurs qui doivent impérativement y retourner dans la journée. Ceci élimine un problème qui retient bon nombre de personnes d’adopter le covoiturage, à savoir celui de ne pas pouvoir rentrer rapidement chez elles en cas d’urgence.
- Les covoitureurs qui répondent aux conditions de la section 3 et qui sont inscrits à un groupe de covoiturage peuvent utiliser ce programme.
- Un covoitureur inscrit peut recourir au programme de retour d'urgence à la maison dans les cas suivants :
- Lui-même ou un membre de sa famille immédiate devient malade ou subit une situation critique;
- Le conducteur du groupe de covoiturage doit quitter (avec le véhicule qu'utilise le groupe) parce qu'il devient malade ou pour une urgence d'un membre de sa famille immédiate; Remarque : Dans l’éventualité où la personne dont le véhicule sert au transport du groupe de covoiturage est celle qui doit rentrer chez elle d’urgence, les autres membres du groupe partageront si possible le même taxi et/ou Uber pour leur retour à la maison.
- Il doit faire des heures supplémentaires imprévues et urgentes sur le campus. Remarque : Les heures supplémentaires imprévues doivent être impératives. Le superviseur immédiat du membre concerné doit attester par écrit de son obligation de faire des « heures supplémentaires imprévues » et doit transmettre cette attestation au Bureau, par courriel ou par télécopieur.
- Il est permis de faire des détours en route pour la maison s'ils ont trait à l'urgence en question (ex. aller chercher un enfant malade à la garderie ou à l'école). Remarque : Le Bureau pourra exiger une preuve de l’urgence qui a obligé un covoitureur à quitter l’Université, et dans pareil cas, le covoitureur devra la lui fournir, faute de quoi son transport pourrait ne pas lui être remboursé (voir la section 7.1.H).
- Les situations suivantes n’ouvrent pas droit au remboursement prévu par le Programme de retour d'urgence à la maison :
- Courses personnelles;
- Rendez-vous prévus;
- Heures supplémentaires prévues;
- Déplacements liés au travail;
- Urgences non liées aux membres de la famille immédiate;
- Trajet en taxi et/ou Uber au lieu d'un trajet en ambulance.
- Les membres d’un groupe de covoiturage inscrit qui doivent rentrer à la maison en raison d’une urgence décrite à la section 7.1.B peuvent utiliser un taxi et/ou Uber de la compagnie locale de leur choix.
- L'Université d'Ottawa n'est pas responsable des pertes, dommages, blessures ou décès que subirait un covoitureur ayant recours au programme de retour d'urgence à la maison. Il revient au covoitureur de choisir un service de taxi et/ou Uber et d'accepter les risques afférents.
- Chaque membre d’un groupe de covoiturage peut bénéficier du remboursement de son transport pour un retour d’urgence à la maison, jusqu’à concurrence de 50 $ par trajet, au plus 4 fois par année (entre mai et avril).
- Pour obtenir un remboursement, il s’agit de :
- payer le tarif de taxi/Uber et demander un reçu (les pourboires ne sont pas remboursables);
- remplir le formulaire de remboursement (PDF, 122Ko);
- remettre le formulaire dûment rempli, en personne, au Bureau, dans les dix jours ouvrables suivant le retour d’urgence à la maison, accompagné du reçu original; Les reçus originaux sont obligatoires, sans quoi le remboursement est refusé.
- Le remboursement se fera par dépôt direct au compte bancaire du covoitureur concerné qui figure aux dossiers de l’Université d’Ottawa (p. ex., aux fins du versement de la paye), et ce, dans les dix jours ouvrables qui suivent l’approbation par le Bureau de la demande de remboursement. Remarque : Le Bureau se réserve le droit d’exiger d’autres justificatifs avant de rembourser des frais de transport ou de refuser le remboursement demandé s’il estime que la situation ayant donné lieu au retour à la maison n’était pas une urgence, mais l’une de celles énumérées à la section 7.1.D.
7.2 Stationnement préférentiel
L’expression « stationnement préférentiel » désigne la place attribuée aux groupes de covoiturage dans le stationnement auquel s’applique leur permis de covoiturage.
- Les covoitureurs qui se sont inscrits auprès du Bureau comme groupe de covoiturage et qui ont reçu un permis de covoiturage ont le droit d’utiliser les places de stationnement préférentiel, autrement dit les places qui sont réservées à leur usage exclusif les jours de semaine, entre 7 heures et 15 heures. Après 15 heures, les détenteurs d’un permis de stationnement régulier pour le même terrain ou garage peuvent utiliser les places de stationnement préférentiel qui se libèrent.
- Les groupes de covoiturage qui utilisent les places de stationnement préférentiel doivent afficher bien en vue, sur le pare-brise de leur véhicule, un permis de covoiturage valide. Un avis d’infraction sera donné à quiconque utilise ces places sans autorisation (voir la section 10).
- Si toutes les places de stationnement préférentiel d’un terrain ou d’un garage sont prises, un groupe de covoiturage peut stationner son véhicule ailleurs sur le même terrain ou dans le même garage. Les véhicules de covoiturage ne peuvent occuper que les places de stationnement préférentiel du terrain ou du garage auquel s’applique leur permis de covoiturage.
7.3 Ristourne sur le coût du permis de covoiturage
L’Université d’Ottawa récompense les groupes de covoiturage inscrits d’avoir choisi ce mode de transport durable en leur accordant chaque année une ristourne sur le coût de leur permis de covoiturage, et ce, jusqu’à concurrence d’un montant équivalent à un mois d’utilisation de leur permis.
- Au mois de mai, les capitaines de covoiturage toucheront jusqu’à concurrence de l’équivalent du coût d’un permis de covoiturage mensuel durant l’année universitaire précédente (de mai à avril).
- Si le groupe s’est, par exemple, stationné toute l’année (de mai jusqu’en avril) au garage Mann, la ristourne équivaudra à l’équivalent du coût d’un permis mensuel de stationnement à ce garage.
- Si le groupe s’est stationné dans un garage de mai à août (donc pendant 4 mois), puis sur une place d’un terrain extérieur de septembre à avril (autrement dit pendant 8 mois), la ristourne équivaudra à l’équivalent de 4/12es du coût d’un permis mensuel de stationnement au garage, plus 8/12es du coût d’un permis mensuel de stationnement sur le terrain extérieur.
- Si un groupe de covoiturage n’a vu le jour que dans le courant de l’année, la ristourne qui lui sera accordée sera calculée au prorata du nombre de mois écoulés en fin d’année depuis sa constitution.
- Un groupe de covoiturage doit s’être inscrit avant le 1er février pour être admissible à une ristourne pour l’année universitaire en cours (qui va de mai à avril). Ceci ne s’applique seulement que si le groupe est toujours intact en date du 30 avril.
- La ristourne sera versée au capitaine de covoiturage, à qui il incombe de la répartir de façon équitable entre les membres de son groupe.
- La ristourne se fera par dépôt direct au compte bancaire du covoitureur concerné qui figure aux dossiers de l’Université d’Ottawa (p. ex., aux fins du versement de la paye).
- Un groupe a droit à une ristourne sur le coût de son permis de covoiturage, même s’il ne renouvelle pas son permis et abandonne le covoiturage, pourvu qu’il ait fonctionné comme groupe de covoiturage avant le 1er février.
- Les ristournes seront versées en mai, sans égard à une éventuelle dissolution d’un groupe de covoiturage avant la fin de l’année. Remarque : Les capitaines de covoiturage qui manquent d’informer le Bureau en l’espace d’un mois d’une éventuelle dissolution de leur groupe seront à jamais inadmissibles aux privilèges des covoitureurs.
7.4 Remboursement du stationnement journalier occasionnel
Le Bureau rembourse les frais de stationnement d’un covoitureur qui doit à l’occasion utiliser son propre véhicule et se stationner dans un lot du campus, sans voyager avec son groupe, sous réserve des conditions suivantes :
- tout membre d’un groupe de covoiturage a droit, deux (2) fois par session universitaire (automne, hiver et printemps-été), au remboursement de ses frais de stationnement journalier;
- le remboursement est plafonné à 17$ pour chacune de ces journées;
- une personne dans cette situation doit acquitter ses frais de stationnement, puis présenter une demande de remboursement – aucun permis de jour ne sera délivré ni validé à l’avance;
- il s’agit de remettre au Bureau un formulaire de remboursement (PDF, 122Ko) dûment rempli, dans le mois qui suit la date du déplacement individuel, accompagné de l’original de la preuve de paiement;
- le personnel du Bureau vérifiera qu’il n’a pas déjà remboursé les frais de stationnement journalier de la personne deux fois durant la session en cours avant de lui accorder le remboursement demandé;
- le remboursement se fera par dépôt direct au compte bancaire du covoitureur concerné qui figure aux dossiers de l’Université d’Ottawa (p. ex., aux fins du versement de la paye).
7.5 Demandes de transfert prioritaire
Les groupes de covoiturage qui souhaitent se stationner dans un garage ou sur un terrain autre que celui pour lequel leur permis de covoiturage a été délivré sont placés en tête de la liste d’attente en vue d’un transfert de leur permis vers le garage ou le terrain de leur choix.
- un transfert ne pourra avoir lieu que si une place de stationnement se libère dans le garage ou sur le terrain où le groupe souhaiterait se stationner;
- en attendant un éventuel transfert, le groupe doit continuer à se stationner à l’endroit prévu sur son permis;
- les demandes de transfert prioritaire sont traitées dans l’ordre dans lequel elles sont reçues – si un autre groupe de covoiturage a déjà demandé un transfert vers le même terrain, par exemple, la demande de ce groupe sera satisfaite d’abord.
- Si un groupe ayant reçu un transfert prioritaire se dissout avant le premier anniversaire de son inscription auprès du BSTP, tous les membres désirant continuer leur utilisation du stationnement à l’uOttawa devront soumettre une nouvelle demande de permis de stationnement dans les lots disponibles. Si un tel groupe se dissout au-delà d’une année suivant leur inscription, le Capitaine de covoiturage sera en mesure de conserver le permis pour le lot dans lequel le groupe a obtenu son transfert.
Dissolution ou modification d'un groupe de covoiturage
Le Bureau doit être avisé immédiatement d’une éventuelle dissolution ou modification (ajout, retrait ou substitution de membres) d’un groupe de covoiturage.
- Un membre d’un groupe de covoiturage peut en tout temps demander de quitter son groupe et d’annuler son inscription.
- Si un départ réduit à moins de trois (3) le nombre de membres admissibles d’un groupe, soit la personne qui a quitté le groupe doit être remplacée par un nouveau membre admissible, soit le capitaine de covoiturage doit informer le Bureau que son groupe ne remplit plus les critères d’admissibilité à l’inscription comme groupe de covoiturage officialisé.
- Il est possible de substituer un membre à un autre en tout temps, à condition d’en informer le Bureau, de manière à ce qu’il puisse inscrire tout nouveau membre et lui donner accès aux privilèges des covoitureurs. Remarque : Seules les personnes qui avaient déjà un permis de stationnement régulier et qui ont obtenu sa suspension pour une période de trois mois peuvent quitter leur groupe de covoiturage durant cette même période sans perdre leur droit de stationnement (voir la section 6.E.).
- Un groupe de covoiturage dissout doit retourner son permis de covoiturage au Bureau.
Mise en application
Le Bureau est chargé de l’application du présent règlement de covoiturage.
- Quiconque modifie un permis de covoiturage de l'Université d'Ottawa, en fait un usage frauduleux ou se prévaut frauduleusement des privilèges des covoitureurs est passible d’un avis d’infraction et risque d’être à jamais privé de ces privilèges et de son droit de stationnement.
- Quiconque demande sciemment et à tort un remboursement faisant partie des privilèges des covoitureurs se verra refuser le remboursement et perdra lesdits privilèges.
- Les avertissements et les avis d’infraction délivrés à un véhicule qui affiche un permis de covoiturage sont la responsabilité de la personne qui possède le véhicule en question.
- Tout véhicule stationné, sans permis de covoiturage, dans un espace de stationnement préférentiel pourrait recevoir un avis d'infraction de stationnement.
- Tout soupçon d’usage frauduleux d’un permis de covoiturage peut être signalé au gestionnaire du transport durable, par courriel, à l’adresse [email protected].
Avis : Pour faciliter la lecture, nous n'avons retenu dans ce texte que la forme masculine, qui englobe à la fois les hommes et les femmes.