1. Nomination
1.1 Pouvoir de nomination
Le bibliothécaire en chef et vice-provost, Environnement d’apprentissage numérique (« bibliothécaire en chef »), est nommé par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs (« Comité exécutif ») sur recommandation du recteur.
1.2 Mandat
Le mandat du bibliothécaire en chef est de cinq ans, à moins que le comité exécutif en décide autrement sur recommandation du recteur.
2. Renouvellement ou engagement de la procédure de nomination normale
2.1 Consultation en prévision de la fin d’un mandat
Au moins un an avant l’expiration du mandat du bibliothécaire en chef, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, voit avec la personne titulaire du poste s’il y a lieu de renouveler son mandat.
2.2 Procédure de renouvellement
2.2.1 Consultations au sujet d’un possible renouvellement
Si la personne titulaire en fonction désire renouveler son mandat, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, consulte, dans la plus stricte confidentialité, le Comité d’administration, le Collège des doyens, le Conseil des bibliothèques, les membres permanents du personnel de soutien de la Bibliothèque et tout autre membre de la communauté universitaire, selon ce que le recteur ou le vice-recteur aux études et provost estiment approprié.
2.2.2 Recommandation de renouvellement
Une fois les consultations menées en vertu de l’article 2.2.1 ci-dessus sont terminées, le recteur fait rapport des résultats des consultations et recommande le renouvellement de la personne titulaire du poste au Comité exécutif, ou suit la procédure de nomination normale présentée à la section 3 ci-dessous.
2.2.3 Décision concernant le renouvellement
Si le recteur recommande le renouvellement de la personne titulaire, il appartient au Comité exécutif de décider a) de renouveler le mandat du ou de la titulaire; b) de ne pas renouveler le mandat; ou c) de considérer cette candidature dans le cadre de la procédure de nomination normale présentée à l’article 3 ci-dessous. Si le Comité exécutif choisit de renouveler le mandat de la personne titulaire, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, prend les mesures nécessaires pour informer la personne titulaire et la communauté universitaire du renouvellement.
2.3 Engagement de la procédure de nomination normale
Le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, suivent la procédure de nomination normale présentée à la section 3 ci-dessous dans les circonstances suivantes :
(a) la personne titulaire ne souhaite pas renouveler son mandat;
(b)la recteur ne recommande pas, en vertu du paragraphe 2.2 ci-dessus, que le mandat de la personne titulaire soit renouvelé par le Comité exécutif;
(c)le Comité exécutif refuse, en vertu du paragraphe 2.2.3 ci-dessus, de renouveler le mandat de la personne titulaire; ou
(d) le Comité exécutif exige, en vertu du paragraphe 2.2.3 ci-dessus, que la candidature de la personne titulaire soit considérée dans le cadre de la procédure de nomination normale.
3. Procédure de nomination normale
3.1 Comité de sélection
3.1.1 Création et rôle
Dans le but d’aider le recteur à recommander au Comité exécutif la candidature la plus appropriée pour occuper les fonctions de bibliothécaire en chef, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, crée un comité de sélection (« comité »).
3.1.2 Composition
Le comité, dont la composition présente un équilibre d’hommes et de femmes, et reflète la diversité ontarienne, dans la mesure du possible, est constitué :
- du recteur;
- du vice-recteur aux études et provost qui fera fonction de président, à moins que le recteur assume ce rôle;
- du vice-recteur à la recherche;
- de deux doyens élus par le Collège des doyens;
- de deux représentants de la Bibliothèque, dont un bibliothécaire membre de l’APUO, élu par le Conseil des bibliothèques, et un bibliotechnicien représentant les membres permanents du personnel de soutien de la Bibliothèque, nommé par le Comité des superviseurs de la Bibliothèque;
- du vice-recteur associé aux ressources humaines;
- de deux étudiants à temps plein, l’un du premier cycle, l’autre des études supérieures, nommés par le vice-recteur aux études et provost;
- d’un directeur de bibliothèque de l’extérieur de l’Université, nommé par le vice-recteur aux études et provost;
- de jusqu’à deux membres additionnels nommés par le recteur, ou par le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, s’il le juge nécessaire pour assurer la diversité des membres du comité ou la représentation des principaux groupes d’intervenants.
3.1.3 Retrait de membres du comité
Le comité ne cesse pas ses activités en raison du retrait d’un ou de plus d’un de ses membres, sauf si le nombre de membres est réduit à moins de la moitié de sa taille originale. Dans le cas du retrait d’un membre, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, peut décider de le remplacer, en tenant compte du nombre de membres qui restent et de l’état d’avancement des travaux du comité. Si le recteur ou le vice-recteur aux études et provost (le cas échéant) remplacent le membre qui s’est retiré, la nomination s’effectue de la même manière que celle du membre qui s’est retiré.
3.1.4 Quorum
Il y a quorum lorsque la majorité des membres sont présents.
3.1.5 Réunions
Le comité se réunit sur convocation de son président. Le comité tient ses réunions à huis clos et sous le sceau du secret. Les procès-verbaux sont strictement confidentiels et gardés sous scellé dans le bureau du président du comité.
3.2 Profil de poste et critères de sélection
Le président du comité procède à la consultation des bibliothécaires, des professeurs réguliers et des membres du Sénat dans le but de recueillir leurs commentaires en ce concerne les qualités, les qualifications, les caractéristiques et l’expérience requises pour le poste de bibliothécaire en chef. Les commentaires reçus demeurent strictement confidentiels. Le comité tient compte de ces commentaires dans le cadre du processus de consultation en vue d’élaborer le profil du poste.
3.3 Sélection des candidats potentiels
Le président du comité invite les bibliothécaires, les professeurs réguliers, les membres du Sénat et les associations étudiantes de l’Université à proposer des candidats potentiels, provenant de l’Université ou non, pour le poste de bibliothécaire en chef.
Le comité peut aussi solliciter des candidatures potentielles par les moyens qu’il juge appropriés, notamment en faisant appel à des spécialistes externes.
Le comité vérifie si les personnes proposées qui répondent aux critères du poste acceptent de poser leur candidature.
3.4 Liste courte, entrevues et réunions de la Bibliothèque
Une fois la recherche de candidatures terminée, le comité analyse la liste des candidats, dresse une courte liste de personnes candidates à interviewer et mène des entrevues. Après avoir interviewé les candidats dont le nom figure sur la courte liste, le comité décide quels candidats (les « candidats retenus ») seront invités à rencontrer le Comité de gestion de la Bibliothèque (à l’exception du bibliothécaire en chef actuel), les bibliothécaires ainsi que les membres permanents du personnel de soutien de la Bibliothèque. Les réunions entre la Bibliothèque et les candidats retenus sont organisées par la Bibliothèque.
3.5 Consultations de la Bibliothèque
À la suite des réunions de la Bibliothèque, organisées en vertu du paragraphe 3.4. ci-dessus, le président du comité consulte les membres du Conseil des bibliothèques ainsi que les membres permanents du personnel de soutien de la Bibliothèque au sujet des candidats retenus. Les consultations de la Bibliothèque doivent se faire par écrit et comprendre la distribution ou la collecte de rapports, de sondages et d’autres types d’évaluation de la performance. Chaque personne consultée doit placer les noms des candidats retenus par ordre de préférence, ajouter tout commentaire qu’elle juge approprié et faire parvenir ses commentaires au président du comité, sous pli confidentiel. Sans dévoiler l’identité des répondants, le président du comité fournit un résumé des résultats des consultations au comité.
3.6 Recommandation du comité
À la suite de l’examen des résultats des consultations de la Bibliothèque, fournis en vertu du paragraphe 3.5. ci-dessus, le comité recommande une personne candidate au recteur ou détermine qu’il n’est pas en mesure de faire une recommandation. Si le comité recommande une personne candidate, le mandat du comité est réalisé et ses travaux prennent fin. Si le comité n’est pas en mesure de faire une recommandation, le recteur doit décider, en consultation avec le comité, soit de reprendre la recherche d’une candidature pour le poste en question ou de mettre fin au mandat du comité. Dans ce dernier cas, la procédure visant une nomination intérimaire s’applique (voir article 4 ci-dessous).
3.7 Rapport et recommandation du recteur au Comité exécutif
Si le comité recommande une candidature, en vertu du paragraphe 3.6. ci-dessus, le recteur rend compte au Comité exécutif, en toute confidentialité, des activités du comité de sélection et de sa recommandation. Le recteur présente aussi sa propre recommandation au Comité exécutif de façon confidentielle.
3.8 Nomination
Il appartient au Comité exécutif de procéder à la nomination recommandée par le recteur, le cas échéant. Si le Comité exécutif accepte cette nomination, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, prend les dispositions nécessaires pour en informer toutes les personnes candidates, les bibliothécaires, les membres du personnel de soutien de la Bibliothèque ainsi que la communautaire universitaire. Si le Comité exécutif n’accepte pas cette nomination, la procédure de nomination intérimaire présentée à l’article 4 ci-dessous s’applique.
4. Procédure de nomination intérimaire
4.1 Application de la procédure de nomination intérimaire
La procédure énoncée dans cet article s’applique dans l’une ou l’autre des situations suivantes :
- le comité de sélection décide, en vertu du paragraphe 3.6 ci-dessus, qu’il n’est pas en mesure de recommander une candidature, et le recteur met fin au mandat du comité;
- le recteur ne recommande pas, en vertu du paragraphe 3.7 ci-dessus, la nomination de la personne candidate recommandée par le comité;
- le Comité exécutif ne fait pas, en vertu du paragraphe 3.8 ci-dessus, la nomination recommandée par le recteur;
- la procédure de nomination normale, en vertu de l’article 3 ci-dessus, est entamée, mais, selon le jugement du recteur, risque de ne pas se terminer avant la fin du mandat du bibliothécaire en chef en fonction, et qu’il est nécessaire de faire une nomination intérimaire; ou
- le poste de bibliothécaire en chef devient vacant en raison d’incapacité, de démission ou de toute autre circonstance et, selon le jugement du recteur, il est nécessaire de pourvoir le poste par intérim en attendant le retour du ou de la titulaire ou la nomination d’un nouveau bibliothécaire en chef aux termes de la procédure énoncée dans l’article 3 ci-dessus.
4.2 Choix d’une candidature intérimaire du recteur ou du vice-recteur aux études et provost
Le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, par les moyens qu’il juge appropriés, choisit une personne candidate qui, selon lui, satisfait les exigences du poste à pourvoir et qui est disposée à occuper les fonctions par intérim.
4.3 Consultation de la Bibliothèque sur la candidature intérimaire
Le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, invite les membres du Conseil des bibliothèques, les membres permanents du personnel de soutien de la Bibliothèque et tout autre membre de la communauté universitaire, selon ce qu’il estime approprié, à fournir des commentaires par écrit, dans la plus stricte confidentialité, relativement à la candidature intérimaire proposée, le cas échéant.
4.4 Rapport et recommandation du recteur au Comité exécutif sur la nomination intérimaire
Le recteur fait rapport, en toute confidentialité, des résultats des consultations sur la candidature intérimaire et émet sa recommandation concernant la nomination intérimaire au Comité exécutif.
4.5 Nomination intérimaire
Il appartient au Comité exécutif de procéder ou non à la nomination intérimaire recommandée par le recteur. Si le Comité exécutif accepte la nomination intérimaire recommandée par le recteur, ce dernier, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, prend les mesures nécessaires pour en informer la personne candidate, les bibliothécaires, les membres du personnel de soutien de la Bibliothèque ainsi que la communauté universitaire. Si le Comité exécutif refuse de procéder à la nomination intérimaire recommandée par le recteur, la procédure énoncée dans cet article doit être reprise.
5. Confidentialité
Les délibérations du Comité de sélection doivent demeurer strictement confidentielles. Tous les documents, quelle qu’en soit la forme produite, reçue ou utilisée, découlant des délibérations et consultations du comité, des consultations du président du comité ou du recteur auprès de membres de la communauté universitaire, ou des rapports ou des recommandations du recteur au Comité exécutif doivent demeurer strictement confidentiels et être conservés conformément à la politique de conservation des documents et aux règlements applicables de l’Université. Toute information non documentaire produite, reçue ou utilisée dans le cadre des délibérations et des consultations du comité de sélection, ou des rapports ou des consultations du recteur au Comité exécutif doit demeurer strictement confidentielle.
Il est entendu que les dispositions relatives à la confidentialité s’appliquent aux procédures de renouvellement, de nomination normale et de nomination intérimaire énoncées aux articles 2 à 4 ci-dessus.
6. Exceptions et modifications
6.1 Considérations générales
Sous réserve du paragraphe 6.2 ci-dessous, les exceptions ou les modifications apportées à la présente procédure doivent être approuvées par le Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs (« Comité mixte »).
6.2 Modification du titre de bibliothécaire en chef
Le vice-recteur aux études et provost peut modifier le titre de bibliothécaire en chef tel qu’il apparaît dans cette procédure, et ce, sans l’approbation du Comité mixte.
Approuvé par le Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs le 21 décembre 2017.