Service responsable: Service de gestion de la recherche
Date: 14 février 2024
Instance d'approbation: Vice-rectorat à la recherche et à l'innovation
1. OBJET
1.1 La présente méthode est établie en vertu du Règlement 48 – Administration des subventions et des contrats de recherche (le Règlement 48), et traite du recouvrement des salaires et des honoraires professionnels des chercheuses principales et chercheurs principaux, des chercheuses et chercheurs, et des autres membres du personnel régulier prenant part aux travaux.
2. DÉFINITIONS
2.1 Les définitions contenues dans le Règlement 48 s’appliquent aussi à la présente méthode.
3. RECOUVREMENT ET TRAITEMENT DES SALAIRES ET DES HONORAIRES PROFESSIONNELS OU D’AUTRES FORMES DE RÉMUNÉRATION
3.1 Les fonds reçus par l’Université au titre d’un contrat de recherche, pour le travail (activités ou services) accompli par une chercheuse principale ou un chercheur principal, une chercheuse ou un chercheur, ou d’autres membres du personnel de l’établissement, dans le cadre de leurs fonctions et conformément à l’entente d’embauche, sont traités comme des salaires recouvrés. Les sommes seront détenues en fiducie dans un compte universitaire, dont le Service de gestion de la recherche est responsable, et seront créditées à la faculté, au service ou à l’unité de la chercheuse principale ou du chercheur principal, de la chercheuse ou du chercheur, ou d’autres membres du personnel, le cas échéant.
3.2 Les fonds reçus par l’Université au titre d’un contrat de recherche pour le travail (activités ou services) accompli par une chercheuse principale ou un chercheur principal, une chercheuse ou un chercheur, ou d’autres membres du personnel de l’établissement, hors du cadre de leurs fonctions, sont traités comme des honoraires professionnels ou d’autres formes de rémunération. Le traitement des fonds comme honoraires professionnels ou autres formes de rémunération est conditionnel à ce que la chercheuse principale ou le chercheur principal, la chercheuse ou le chercheur ou les autres membres du personnel de l’Université obtiennent au préalable une autorisation écrite de l’autorité concernée (doyenne ou doyen, directrice ou directeur, superviseure ou superviseur) pour mener ces activités. Ces activités doivent être conformes à la convention collective applicable ou aux règlements et méthodes de l’Université.
Les chercheurs qui reçoivent des frais honoraires ou d'autres rémunérations directement pour leurs compétences professionnelles dans le cadre d'un contrat de recherche ont l'obligation d'informer le Service de gestion de la recherche ou la division du CVRRI concernée lorsqu'ils soumettent la proposition, la demande ou le contrat de recherche pour révision et négociation. Sous réserve de l’approbation de la doyenne ou du doyen de la faculté concernée, ou de la directrice ou du directeur d’une unité administrative ou d’un service ayant le pouvoir de signature conformément aux règlements et méthodes de l’Université (notamment le Règlement administratif du Bureau no 3), la chercheuse principale ou le chercheur principal peut opter pour l’une ou l’autre des méthodes suivantes à l’égard de la gestion des honoraires professionnels ou d’autres formes de rémunération :
a) Demander que les fonds soient versés à un compte universitaire administré par la faculté, en tant que salaires recouvrés.
b) Demander que les fonds soient versés comme rémunération supplémentaire à la chercheuse principale ou au chercheur principal ou à d’autres membres du personnel; les activités liées à la recherche et aux services faisant l’objet d’une rémunération supplémentaire qui sont menées par la chercheuse principale ou le chercheur principal ou d’autres membres du personnel seront considérées comme du travail effectué pour le compte de l’Université en vertu d’un « contrat de service ».
c) Demander que les fonds soient détenus en fiducie dans un compte universitaire spécial qui sera administré par le Service de gestion de la recherche, au titre duquel la chercheuse principale ou le chercheur principal peut demander qu’une subvention de recherche interne soit créée, conformément au Règlement 48 et aux autres règlements et méthodes de l’Université (notamment ceux en lien avec l’achat d’équipement de recherche, les frais de déplacement, les ressources humaines, et l’administration des fonds de fiducie).
3.3 Toute décision de la chercheuse principale ou du chercheur principal de recevoir une rémunération supplémentaire au titre d’un contrat de recherche et de service doit être divulguée via Workday après l’ouverture du compte de recherche.
Pour ce faire, la chercheuse ou le chercheur doit présenter une demande « Paiement d’honoraires à partir d’un fonds de recherche » : Créer une demande > Types de demandes sans objet Workday > Demande de paiement d’honoraires professionnels.
Lorsque la demande est présentée par quelqu’un d’autre, elle doit être soumise pour l’approbation de la chercheuse ou du chercheur, et ensuite de la vice-doyenne ou du vice-doyen à la recherche de la faculté (qui représente la doyenne ou le doyen). La demande approuvée sera ensuite transmise par le système aux Ressources financières à des fins de traitement.
3.4 Les crédits, les paiements à titre de rémunération supplémentaire ou les subventions de recherche sont normalement versés par l’Université une fois que les fonds ont été obtenus du commanditaire de la recherche.
3.5 Dans le cas d’une demande de subvention de recherche attribuée en vertu de l’alinéa 3.2 c), la personne demandeuse doit fournir les renseignements suivants sur le projet :
a) une description du projet proposé;
b) une proposition de budget, avec justification;
c) une proposition d’échéancier.
3.6 La décision d’accorder ou non une subvention de recherche en vertu de l’alinéa 3.2 c) est prise par la doyenne ou le doyen ou encore la directrice ou le directeur ayant le pouvoir de signature dont relève la personne demandeuse, conformément aux règlements et méthodes de l’Université (y compris le Règlement administratif du Bureau no 3) ainsi que par la directrice ou le directeur (ou une personne déléguée) de l’unité responsable au CVRRI.
3.7 Lorsqu’une subvention de recherche est accordée par l’Université en vertu de l’alinéa 3.2 c), les dispositions administratives suivantes s’appliquent :
a) Les fonds de recherche, y compris dans le cas d’une subvention accordée en vertu de l’alinéa 3.2 c), sont détenus en fiducie par l’Université et lui appartiennent. Ils peuvent être utilisés par les chercheuses et chercheurs dans le cadre de leurs activités de recherche. Étant donné que ces fonds sont destinés à soutenir la recherche de la personne demandeuse, celle-ci ne doit avoir aucun conflit d’intérêts ni tirer aucun avantage personnel de la subvention.
b) Les fonds doivent uniquement servir à couvrir les coûts directs de la recherche. Tout équipement acheté avec ces fonds appartient à l’Université.
c) Toute décision relative à une demande de subvention de recherche rendue en vertu de l’alinéa 3.2 c) est irrévocable. Les fonds attribués ne peuvent être utilisés pour verser une rémunération supplémentaire ou autre aux chercheuses et chercheurs.
d) La chercheuse principale ou le chercheur principal est exclusivement et entièrement responsable de l’administration de la subvention ainsi que de la réalisation de la recherche, conformément aux règlements et méthodes de l’Université, notamment en ce qui concerne les frais (voyages, accueil, réceptions, repas d’affaires et autres dépenses) imputés au compte de recherche.
e) En ce qui a trait à la subvention de recherche, il incombe exclusivement à la chercheuse principale ou au chercheur principal de faire les déclarations appropriées et de donner les avis (concernant notamment les conflits d’intérêts) requis par une autorité de réglementation ou un organisme gouvernemental tel que l’Agence du revenu du Canada.