Congés autres que les congés de maladie du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué

Service responsable:
Ressources humaines

Date et instance d'approbation
13 mars 2023 - Vice-rectrice aux finances et à l'administration
14 juillet 2023 - Vice-rectrice aux finances et à l'administration

1.    OBJET

1.1    La présente méthode administrative établit les pratiques et procédures existantes pour l’administration des congés autres que les congés de maladie du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué de la catégorie d’emploi Confidentielle (NC) ou Gestion (NM), aux termes du Règlement 9.

2.    DÉFINITIONS

2.1    Les termes suivants ont la signification correspondante aux fins de l’interprétation de la présente méthode et du Règlement 9. La présente méthode peut aussi contenir des termes définis dans le Règlement 9.

Affectation temporaire : Nomination temporaire d’une ou un membre du personnel de son poste d’attache à un autre poste tel que défini dans la Méthode 18-9 du Règlement 3 portant sur l’administration des salaires du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué.

Conjointe ou conjoint : S’entend :

a)    soit d’une conjointe ou d’un conjoint au sens de l’article 1 de la Loi sur le droit de la famille;

b)    soit de l’une ou l’autre de deux personnes qui vivent ensemble dans une union conjugale hors du mariage.

Date de service ajustée : Date de service continu aux fins de l’accumulation des vacances et de l’administration de la rémunération, des avantages sociaux et du régime de retraite, c’est-à-dire la date correspondant à la date de début dans un poste régulier ou contractuel, rajustée pour tout bris du lien d’emploi ou pour les congés non prévus par la loi de plus de trois mois, à l’exclusion de l’invalidité de longue durée.

Parent : S’entend notamment d’une personne auprès de qui une ou un enfant est placé en vue de son adoption et d’une personne qui vit dans une relation d’une certaine permanence avec le parent d’une ou un enfant et qui a l’intention de traiter l’enfant comme la sienne ou le sien. Le terme « enfant » a un sens correspondant.

3.    PORTÉE ET APPLICATION

3.1    La présente méthode s’applique aux membres du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué occupant un poste des catégories d’emploi NC ou NM.

3.2     La présente méthode doit être lue et appliquée conjointement avec le Règlement 9 portant sur l’administration des congés pour le personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué.

4.    RÔLES

Vice-rectrice associée ou vice-recteur associé aux ressources humaines : Lorsque requis, recommande des changements au règlement ou à la méthode.

Vice-rectrice ou vice-recteur aux finances et à l’administration : Approuve les changements proposés à la méthode.

Gestionnaire : Administre les demandes de congé des membres de son personnel en assurant la conformité à la présente méthode et au Règlement 9.

Service des ressources humaines : Administre le système des congés et assure une application uniforme et conforme des règles et lois applicables aux divers congés.

5.    VACANCES (CONGÉS ANNUELS)

5.1    L’accumulation des vacances est déterminée par catégorie (NC ou NM) et se fait en fonction de la période de service continu définie au moyen de la date de service ajustée selon l’annexe A ci-dessous. L’accumulation se fait de janvier à décembre et est répartie sur chacune des paies à raison d’un vingt-quatrième (1/24) de l’accumulation annuelle.

5.2    Dans le cas d’une affectation temporaire, l’accumulation des vacances se fait selon la catégorie d’emploi du poste de l’affectation temporaire.

5.3    Les vacances peuvent être utilisées au fur et à mesure qu’elles sont accumulées au cours de l’année.

5.4    Jusqu’à dix (10) jours de vacances non accumulés peuvent être empruntés de l’année qui suivra, sauf pour les membres du personnel en période de probation.

5.5    Chaque faculté et service doit établir une procédure quant à l’organisation des vacances (dates limites pour choisir les périodes de vacances; périodes où les vacances sont limitées; nombre maximum de jours consécutifs; etc.). Entre autres, l’Université a l’obligation de s’assurer que tous les membres de personnel prennent le minimum de vacances requises selon la LNE. S’il y a conflit parmi le personnel d’une unité relativement aux périodes de vacances désirées et que les membres du personnel ne réussissent pas à s’entendre sur la priorité à accorder à l’un ou à l’autre, la ou le membre du personnel ayant la date de service ajustée la plus ancienne aura la priorité.

5.6    Les membres du personnel peuvent reporter à l’année suivante jusqu’à dix (10) jours de vacances de plus que leur allocation annuelle. Toute journée de vacances accumulée et non prise au-dessus de ce nombre sera automatiquement perdue au 31 décembre de l’année courante.

5.7    Si un décès, prévu à la section 7 ci-dessous, survient durant la période de vacances, la ou le membre du personnel peut convertir ses jours de vacances en congés de deuil.

5.8    Les membres du personnel en congé non rémunéré non prévu par la loi ou en absence non autorisée de plus de dix (10) jours ouvrables consécutifs n’accumulent pas de vacances durant leur congé.

6.    JOURS FÉRIÉS, AUTRES CONGÉS RECONNUS À L’UNIVERSITÉ ET CONGÉ POUR LA PÉRIODE DES FÊTES

6.1    Les membres du personnel ont droit aux jours fériés rémunérés suivants et à tout autre jour prescrit comme jour férié par la LNE :

•    Jour de l’An
•    Jour de la Famille
•    Vendredi saint
•    Fête de la Reine    
•    Fête du Canada
•    Fête du Travail
•    Action de grâce
•    Jour de Noël
•    Lendemain de Noël

6.2    L’Université offre également aux membres du personnel les congés rémunérés suivants :

6.2.1    Le lundi de Pâques.

6.2.2    Le premier lundi d’août.

6.2.3    La période des Fêtes commençant le 22 décembre à 17 h (ou à l’heure prévue à l’horaire de travail) et se terminant le 3 janvier à 8 h 45 (ou à l’heure régulière de début du travail).

a)    Si le 1er janvier est un samedi, le retour au travail s’effectue le mardi 4 janvier.

b)    Si le 3 janvier est un samedi ou un dimanche, le retour au travail s’effectue le lundi qui suit.

c)    Si le 23 décembre et/ou le 24 décembre sont un samedi ou un dimanche, des jours de congés additionnels seront ajoutés à la banque de vacances dans l’année civile qui suit, selon les modalités suivantes :
•    la ou le membre du personnel doit être à l’emploi de l’Université au 31 décembre;
•    une journée additionnelle sera accordée pour le 23 décembre;
•    une demi-journée additionnelle sera accordée pour le 24 décembre.

6.3    Aux termes de la LNE, le personnel à qui on demande de travailler lors d’un jour férié mentionné ci-haut sera rémunéré en temps ou en salaire, au taux et demi (1 ½) du taux horaire normal en plus de son salaire de base.

6.4    Le personnel à qui on demande de travailler un jour de congé rémunéré prévu au paragraphe 6.2 a le choix d’obtenir un congé rémunéré de durée équivalente au temps travaillé ou d’être rémunéré au taux horaire normal en plus de son salaire de base.

7.    CONGÉ DE DEUIL

7.1    Les membres du personnel ont droit à un congé rémunéré de cinq (5) jours ouvrables pour cause de décès de l’une des personnes suivantes :  

a)    leur conjointe ou conjoint;

b)    leur enfant ou enfant par alliance ou celui de leur conjointe ou conjoint, ou l’enfant placé en famille d’accueil chez l’un ou l’autre;

c)    leur petit-enfant ou petit-enfant par alliance ou celui de leur conjointe ou conjoint;

d)    leur parent ou parent par alliance ou celui de leur conjointe ou conjoint, ou le parent de famille d’accueil de l’un ou l’autre;

e)    leur frère ou sœur.

7.2    Les membres du personnel ont droit à un (1) jour de congé rémunéré en cas de décès d’une personne ayant avec eux-mêmes, ou avec leur conjointe ou conjoint, le lien de parenté suivant : belle-sœur, beau-frère, gendre, bru, grands-parents, oncle ou tante, neveu ou nièce.

7.3    Si les funérailles (ou l’équivalent) ont lieu à plus de 320 kilomètres (200 milles) d’Ottawa, un (1) jour supplémentaire de congé rémunéré sera accordé pour y assister.

7.4    L’Université peut exiger que la ou le membre du personnel qui prend un congé de deuil en vertu de la présente méthode lui fournisse une preuve qu’elle ou il y a droit.

8.    CONGÉ POUR MARIAGE

8.1    Une fois durant leur emploi à l’Université, les membres du personnel ont droit à un congé rémunéré de cinq (5) jours ouvrables à l’occasion de leur mariage.

a)    Les congés doivent être pris dans la semaine qui précède ou qui suit la date du mariage.

b)    La demande de congé doit être faite au moins quatre (4) semaines à l’avance.

9.    CONGÉ DE NAISSANCE OU D’ADOPTION

9.1    Une ou un membre du personnel qui n’est pas la mère naturelle a droit à un congé de naissance ou d’adoption rémunéré de trois (3) jours ouvrables. Ce congé doit être pris dans les cinq (5) jours civils qui suivent la naissance ou l’adoption de l’enfant.

10.    CONGÉ SPÉCIAL

10.1    Un congé spécial rémunéré peut être accordé jusqu’à un maximum annuel de cinq (5) jours ouvrables aux membres du personnel par la direction d’une faculté ou d’un service pour tout autre événement jugé exceptionnel, sauf ceux mentionnés ci-haut pour lesquels une durée de congé prédéterminée est spécifiée aux articles précédents.

10.2    Parmi les événements jugés exceptionnels se trouvent certaines urgences ou obligations familiales telles que prodiguer des soins temporaires à une ou un membre malade de sa famille, un rendez-vous d’une personne à charge de la famille chez le médecin ou le dentiste lorsque cette personne est incapable de s’y rendre de son propre chef, et les rendez-vous avec les autorités scolaires. Certaines autres demandes de congé comme un déménagement, un service religieux obligatoire et/ou des cérémonies spirituelles autochtones peuvent être considérées parmi les cinq (5) jours rémunérés.

10.3    Les membres du personnel doivent faire tout effort raisonnable pour réduire ce type d’absences au minimum.

11.    CONGÉ POUR COMPARUTION

11.1    Un congé rémunéré est accordé à tout membre du personnel qui est tenu de faire partie d’un jury ou de comparaître comme témoin devant un tribunal judiciaire ou devant tout organisme judiciaire ou constitué par une loi au Canada qui a le pouvoir d’exiger la présence de témoins dans une cause où elle ou il n’est pas une des parties intéressées.

11.2    Les membres du personnel doivent informer leur gestionnaire par écrit le plus tôt possible et justifier leur comparution par un document approprié.

11.3    Les membres du personnel tenus de faire partie d’un jury ou de comparaître comme témoin seront relevés de leurs fonctions pour la période nécessaire.

11.4    Toute somme payée par la cour pour la comparution sera soustraite de la rémunération reçue durant le congé de comparution.

11.5    Le congé de comparution ne s’applique pas aux membres du personnel qui purgent une peine.

11.6    Les membres du personnel dont la présence est requise devant un tribunal civil, administratif ou pénal, dans une cause où elles ou ils sont partie, sont admissibles à un congé non rémunéré, ou peuvent utiliser des jours de vacances à cet effet.

12.    CONGÉ DE MATERNITÉ (GROSSESSE) ET PARENTAL

12.1    La LNE définit les règles applicables pour le congé de maternité et le congé parental en Ontario. On peut également consulter le Guide de la Loi sur les normes d’emploi.


12.2    Les membres du personnel qui ont droit à la rémunération supplémentaire définie au paragraphe 12.7 ci-dessous doivent (si applicable) maintenir leur participation au régime d’assurance collective et/ou au régime de retraite et sont tenus de verser leur part des cotisations sur 100 % du salaire de base de leur poste d’attache.

12.3    À défaut de demander au Service des ressources humaines de suspendre leur participation, les membres du personnel qui n’ont pas droit à la rémunération supplémentaire définie au paragraphe 12.7 ci-dessous ou pour toute partie du congé non admissible à la rémunération supplémentaire continueront (si applicable) de participer au régime d’assurance collective et/ou au régime de retraite de l’Université et seront tenus de verser leurs cotisations sur 100 % du salaire de base de leur poste d’attache.

12.4    Dans les cas visés aux paragraphes 12.2 et 12.3, l’Université continuera de payer les parts de l’employeur sur ce même salaire.

12.5    L’ancienneté des membres du personnel en congé de maternité ou en congé parental continue de s’accumuler comme si la personne était en poste, et l’accumulation des vacances est maintenue.

12.6    À moins d’avoir droit à un congé en vertu de la LNE, les membres du personnel en congé de maternité ou en congé parental ne sont pas admissibles aux congés prévus dans le Règlement 9 et ses méthodes.

12.7    Rémunération supplémentaire

12.7.1    Pour avoir droit à la rémunération supplémentaire prévue aux paragraphes 12.7.2 et 12.7.3 ci-dessous, les membres du personnel doivent occuper un poste régulier à l’Université depuis au moins douze (12) mois continus, avoir travaillé un minimum de six cents (600) heures à l’Université et fournir une preuve de leur admissibilité aux prestations d’un programme gouvernemental.

12.7.2    Les membres du personnel qui prennent un congé de maternité ont droit à une rémunération supplémentaire équivalente à la différence entre quatre-vingt-quinze pour cent (95 %) du salaire de base de leur poste d’attache et le niveau maximum du programme gouvernemental applicable disponible pour toute personne dont le salaire correspond au leur, et ce, pour une période maximale de dix-sept (17) semaines.

12.7.3    Les membres du personnel qui prennent un congé parental ont droit à une rémunération supplémentaire équivalente à la différence entre quatre-vingt-quinze pour cent (95 %) du salaire de base de leur poste d’attache et le niveau maximum du programme gouvernemental applicable disponible pour toute personne dont le salaire correspond au leur, et ce, pour une période maximale de six (6) semaines.

12.7.4    Si l’Université détermine que la rémunération supplémentaire payée n’aurait pas dû être payée ou était trop élevée, la somme excédentaire est retenue sur les paiements ultérieurs de rémunération supplémentaire ou sur toute autre somme payable par l’Université.

12.7.5    Le plafond de quatre-vingt-quinze pour cent (95 %) pour le congé de maternité ou parental s’applique également si une augmentation salariale est accordée durant ledit congé.

12.7.6    Toute somme devant être remboursée en vertu des limites imposées par les lois applicables sera aux frais de la ou du membre du personnel.

12.7.7    Les prestations supplémentaires ne sont pas payables dans les circonstances suivantes :

a.    un avis de cessation d’emploi a été émis avant que la ou le membre du personnel ait avisé l’Université de la venue ou de l’adoption d’un enfant;

b.    la ou le membre du personnel a déjà remis sa démission avant d’avoir avisé l’Université de la venue ou de l’adoption d’un enfant;

c.    durant la période prévue d’absence s’il s’agit d’un travail saisonnier.

13.    CONGÉS NON RÉMUNÉRÉS

13.1    Congé non rémunéré avec protection du poste

13.1.1    Les membres du personnel peuvent demander un congé non rémunéré avec protection du poste pour une durée maximale d’un (1) an. Dans un tel cas, la direction de la faculté ou du service devra recommander l’approbation dudit congé au Service des ressources humaines, qui prendra la décision finale.

13.1.2    La recommandation de la direction de la faculté ou du service ainsi que la décision du Service des ressources humaines devront prendre en considération les critères suivants :

a)    le motif du congé;

b)    la durée du congé;

c)    l’ancienneté de la ou du membre du personnel;

d)    la durée de service prévue après le retour au travail;

e)    les possibilités d’obtenir, à titre temporaire, une personne remplaçante compétente;

f)    le rendement de la ou du membre du personnel.

13.1.3    Un tel congé ne peut pas être accordé pour permettre à une ou un membre du personnel d’aller travailler chez un autre employeur, sauf s’il s’agit d’un travail non rémunéré.

13.1.4    Pendant un tel congé, la ou le membre du personnel conserve son poste même si une autre personne occupe temporairement son poste durant son absence.

13.1.5    Les membres du personnel qui bénéficient d’un tel congé peuvent continuer à participer au régime d’assurance collective et/ou au régime de retraite, aux conditions suivantes :

a)    Les membres du personnel peuvent maintenir leurs couvertures d’assurance collective pour toute la durée du congé à condition d’en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente (30) jours avant le début du congé. La répartition usuelle des coûts s’appliquera pour les trois (3) premiers mois, et la ou le membre devra payer intégralement les coûts pour le reste du congé (sa part et celle de l’employeur).

b)    Les membres du personnel peuvent maintenir leur participation au régime de retraite de l’Université à condition d’en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente (30) jours avant le début du congé et de verser la cotisation de l’employeur (y compris la provision pour écart défavorable, s’il y a lieu) et la leur pour toute la durée du congé.

13.2    Congé non rémunéré sans protection du poste

13.2.1    Les membres du personnel peuvent demander un congé non rémunéré sans protection du poste. Dans un tel cas, la direction de la faculté ou du service devra recommander l’approbation dudit congé au Service des ressources humaines, qui prendra la décision finale.

13.2.2    La recommandation de la direction de la faculté ou du service ainsi que la décision du Service des ressources humaines devront prendre en considération les critères suivants :

a)    le motif du congé;

b)    la durée du congé;

c)    l’ancienneté de la ou du membre du personnel;

d)    la durée de service prévue après le retour au travail;

e)    les possibilités d’obtenir, à titre temporaire, une personne remplaçante compétente;

f)    le rendement de la ou du membre du personnel.

13.2.3    La durée maximale d’un congé non rémunéré sans protection du poste sera normalement d’un (1) an; dans des circonstances exceptionnelles seulement, ce type de congé pourra être accordé pour une période maximale de deux (2) ans.

13.2.4    Les membres du personnel peuvent maintenir leurs couvertures d’assurance collective à condition d’en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente (30) jours avant le début du congé et de s’engager à en payer intégralement les coûts pour toute la durée du congé (leur part et celle de l’employeur).

13.2.5    Les membres du personnel peuvent maintenir leur participation au régime de retraite de l’Université à condition d’en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente (30) jours avant le début du congé et de verser la cotisation de l’employeur (y compris la provision pour écart défavorable, s’il y a lieu) et la leur pour toute la durée du congé.

13.2.6    Le programme de soutien financier associé aux droits de scolarité des conjointes ou conjoints et personnes à charge (Règlement 22) ne sera pas offert durant ce type de congé.

13.2.7    Si la ou le membre du personnel ne peut obtenir un autre poste avant la fin du congé, son emploi à l’Université cesse automatiquement.

13.3    Admissibilité aux autres congés durant un congé non rémunéré

13.3.1    À moins d’avoir droit à un congé en vertu de la LNE, les membres du personnel en congé non rémunéré avec ou sans protection du poste ne sont pas admissibles aux congés prévus dans le Règlement 9 et ses méthodes.

14.    AUTRES CONGÉS PRÉVUS PAR LA LNE

14.1    Les membres du personnel ont droit à tout autre congé non rémunéré que prévoit la LNE.

14.2    Les congés prévus dans la présente méthode incluent ceux que prévoit la LNE, l’objectif n’étant pas de les accorder en sus de ceux prévus par la LNE. Dans l’éventualité où la LNE offre un droit ou un avantage supérieur aux droits et avantages décrits dans la présente méthode, l’Université appliquera la LNE.

Annexe A

Accumulation des vacances pour le personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué

Catégorie d’emploi NC

Nombre d’années de service complétées

Nombre de jours de vacances par année

Nombre de jours de vacances par période de paie

À l’embauche

15

0,625

1

16

0,667

5

20

0,833

11

21

0,875

12

22

0,917

13

23

0,958

14

24

1,000

15

25

1,042

17

26

1,083

19

27

1,125

21

28

1,167

23

29

1,208

25

30

1,250

 

Catégorie d’emploi NM

Nombre d’années de service complétées

Nombre de jours de vacances par année

Nombre de jours de vacances par paie

À l’embauche

20

0,833

1

21

0,875

3

22

0,917

5

23

0,959

7

24

1,000

10

25

1,042

12

26

1,084

14

27

1,125

16

28

1,167

18

29

1,208

20

30

1,250