Méthode 20-4

Disposition de l’information

Adoption
Date : 1989-10-11

Instance d’approbation : Cabinet de la secrétaire générale

Modifications:

2022-03-17
2021-09-23
2007-08-22

Service responsable : Archives de l’Université

1.0 Objet

1.1 Appuyant le Règlement 23 – Règlement sur la gestion de l’information, la présente méthode sert de ligne directrice pour la conservation et la destruction définitive des ressources informationnelles de l’Université, conformément au calendrier de classification et de conservation de l’Université.

2.0 Interprétation

2.1 La présente méthode encadre le personnel, les membres du corps professoral et les directions d’unité de l’Université d’Ottawa dans la gestion de l’information, conformément au calendrier de classification et de conservation de l’Université, et oriente la préparation des ressources informationnelles en vue de leur destruction définitive.

2.2 Son établissement relève du Règlement 23 – Règlement sur la gestion de l’information, qui accorde à la direction principale, gestion de l’information et des archives, le pouvoir d’établir et de tenir un calendrier de conservation et de destruction pour toutes les ressources informationnelles en fonction des exigences juridiques, réglementaires, financières, opérationnelles, archivistiques, historiques et en matière de preuve.

3.0 Portée

3.1 La présente méthode s’applique à toutes les ressources informationnelles, quel qu’en soit le support ou le format, dont l’Université a la garde et le contrôle.

3.2 Elle ne s’applique pas à l’information éphémère, qui peut être détruite de manière sécurisée dès qu’elle ne sert plus.

4.0 Termes et définitions

4.1 Aux fins de la présente méthode, les définitions suivantes s’appliquent :

« ressources informationnelles » – Information produite ou gérée par l’Université et qui représente une valeur pour celle-ci.

« disposition » – Action posée par le bureau de première responsabilité à l’égard de ressources informationnelles de l’Université lorsque la période de conservation est terminée. Le calendrier de classification et de conservation de l’Université fait état de trois types de destruction

« destruction » – Toute l’information du code de catégorie est détruite ou effacée irréversiblement de manière à ce qu’il soit impossible de la rétablir ou reconstruire, par les modes énoncés à l’article 7 des présentes.

« envoi aux archives » – Toute l’information du code de catégorie est envoyée aux archives de l’Université aux fins de préservation et d’accès permanents.

« sélection pour les archives » – Certaines ressources informationnelles du code de catégorie peuvent être admissibles à une conservation dans les archives de l’Université. C’est l’archiviste de la Gestion de l’information et des archives qui se chargera de la sélection finale.

« calendrier de classification et de conservation de l’Université » – Outil de l’Université servant à gérer les ressources informationnelles créées ou reçues par celle-ci. L’application systématique d’une structure de classification aux fins de gestion de l’information permet un meilleur contrôle des ressources informationnelles tout au long de leur cycle de vie (de la création à la destruction). Le calendrier de classification et de conservation s’applique à la gestion de l’information, quel que soit son format : papier, numérique, visuel, audio ou vidéo.

« catégorie principale » – S’entend d’un ensemble de fonctions principales de l’Université lui permettant d’atteindre ses objectifs et de réaliser ses fonctions et opérations.

« code de catégorie » – Code numérique utilisé pour identifier la catégorie d’information.

« catégorie secondaire » – S’entend d’une mesure ou d’une tâche importante entreprise pour réaliser une fonction donnée.

« bureau de première responsabilité » – Unité (ou unités) de l’Université ayant l’autorité et la responsabilité de gérer, de préserver et de détruire la version la plus complète des ressources informationnelles d’un code de catégorie.

« déclencheur de conservation » – Début de la période de conservation.

« période de conservation » – Durée pendant laquelle les ressources informationnelles doivent être conservées par le bureau de première responsabilité.

« information éphémère » – Information dont l’utilité n’est que temporaire, quel qu’en soit le format ou le support, et qui n’a aucune valeur à long terme au-delà d’une transaction immédiate et mineure ou de la préparation d’une autre ressource informationnelle. L’information éphémère peut être détruite de manière sécurisée quand elle n’est plus utile.

5.0 Responsabilités

5.1 Responsabilités du personnel, des membres du corps professoral et des directions d’unité :

traiter les ressources informationnelles sous leur garde et leur contrôle conformément à la présente méthode;
détruire de manière sécurisée l’information éphémère qui ne sert plus;
remplir le formulaire d’autorisation de destruction d’information pour toutes les ressources informationnelles qui sont parvenues à la fin de leur période de conservation et sont détruites de manière sécurisée par l’unité;
donner suite à tous les envois de Formulaires d’autorisation de destruction des ressources informationnelles aux directions ou gestionnaires principaux et les approuver dans un délai raisonnable;
préparer les ressources informationnelles en vue de leur destruction.

5.2 Responsabilités de la direction principale, Gestion de l’information:

exercer une surveillance relative aux périodes de conservation des ressources informationnelles sous leur garde et, s’il y a lieu, demander à la direction principale de l’unité concernée de fournir un Formulaire d’autorisation de destruction des ressources informationnelles;
veiller à la conservation et à l’accessibilité sécurisées des ressources informationnelles ayant une valeur à long terme, conformément au calendrier de classification et de conservation de l’Université (et au règlement sur la gestion des archives à venir);
établir, surveiller et tenir à jour les pratiques exemplaires et les outils nécessaires à l’application de la présente méthode, et plus particulièrement du calendrier de classification et de conservation de l’Université, ainsi que conseiller, sensibiliser et former le personnel, le corps professoral et les directions d’unité à leur égard.

6.0 Méthode

6.1 L’approbation de le/la directeur/directriceion ou de le/laa gestionnaire principal(e) du bureau de première responsabilité est essentielle à la destruction de ressources informationnelles [AB1] créées par le département ou l’unité visés. Cette approbation doit reposer sur le calendrier de classification et de conservation actuel approuvé.

6.2 Les unités ne doivent pas détruire l’information relative à une enquête, à une action en justice, à une poursuite, à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), à un audit ou à un examen de programme, en cours ou raisonnablement prévus, même si la période de conservation est terminée ou si la date de destruction est passée.

6.3 Les ressources informationnelles doivent être conservées pour toute la période de conservation, comme la définit le calendrier de classification et de conservation. Une fois la période de conservation terminée, les ressources informationnelles peuvent être détruites de manière sécurisée ou transférées aux archives.

6.4 La période de conservation est lancée par le déclencheur de conservation prévu au calendrier de classification et de conservation.

6.5 Étapes de destruction de l’information

Suivre les étapes ci-après pour la destruction des ressources informationnelles sous votre garde ou votre contrôle :

Étape	Mesure	Oui	Non
1. Consulter le calendrier de classification et de conservation.	Consulter le calendrier de classification et de conservation pour connaître les mesures de conservation ou de destruction applicables à vos ressources informationnelles.		Pour toute question, communiquer avec le Service de la gestion de l’information et des archives.
2. Déterminer la catégorie principale.	Les ressources informationnelles en question s’inscrivent-elles dans une catégorie principale?	Voir l’étape 3.	Communiquer avec le Service de gestion de l’information et des archives. Nous vous aiderons à déterminer où s’inscrit votre information, ou adapterons le calendrier de classification et de conservation s’il y a lieu.
3. Déterminer la catégorie secondaire.	Les ressources informationnelles en question s’inscrivent-elles dans une catégorie secondaire?	Voir l’étape 4.	Communiquer avec le Service de gestion de l’information et des archives. Nous vous aiderons à déterminer où s’inscrit votre information, ou adapterons le calendrier de classification et de conservation s’il y a lieu.
4. Déterminer qui est le bureau de première responsabilité.	Votre unité est-elle le bureau de première responsabilité (BPR) pour l’information qualifiée à l’étape 3?	Voir l’étape 5.	Vous n’êtes pas le BPR et vous n’êtes pas responsable de gérer la version la plus complète de l’information. Le BPR responsable de la catégorie s’occupe de gérer la version la plus complète. Vous pouvez détruire vos exemplaires de manière sécurisée lorsqu’ils ne servent plus, conformément aux modes énoncés à l’article 7 – Modes de destruction approuvés.
5. Déclencheur de conservation	Le déclencheur de conservation a-t-il eu lieu?	Voir l’étape 6.	L’unité doit continuer de gérer les ressources informationnelles jusqu’au déclencheur de conservation.
6. Déterminer la période de conservation.	La période de conservation pour les ressources informationnelles est-elle terminée, ou est-elle à « zéro »? Comme il est expliqué au paragraphe 6.4, la période de conservation est lancée par le déclencheur de conservation prévu au calendrier de classification et de conservation.	Voir l’étape 7.	L’unité doit continuer de gérer les ressources informationnelles jusqu’à la fin de la période de conservation.
7. Mode de destruction	Le mode requis est-il la destruction?	Voir l’étape 8.	L’action requise pour l’information est « sélection pour les archives » ou « envoi aux archives ». Communiquer avec le Service de gestion de l’information et des archives.
8. Remplir le formulaire d’autorisation de destruction d’information.	Avez-vous rempli le Formulaire d’autorisation de destruction des ressources informationnelles et obtenu l’approbation de la gestion principale des ressources informationnelles en question?	Voir l’étape 9.	Obtenir l’autorisation ou communiquer avec le Service de gestion de l’information et des archives.
9. Effectuer la destruction.	Détruire les ressources informationnelles de manière sécurisée, conformément à l’article 7 – Modes de destruction approuvés. Consigner l’information sur la destruction dans la section prévue à cette fin du Formulaire d’autorisation de destruction des ressources informationnelles. Envoyer le formulaire rempli au Service de gestion de l’information et des archives.

7.0 Modes de destruction approuvés

Le mode de destruction dépendra du support et de la nature de l’information. Il y a cinq modes de destruction acceptés :

suppression sécurisée (fichiers, répertoires et données) : suivre les méthodes recommandées par les Technologies de l’information dans le Règlement 117;
expurgation des appareils de stockage d’information avant leur réutilisation ou élimination (serveur externe, ordinateur portable, tablette électronique, cellulaire et autres biens de TI) : suivre les méthodes recommandées par les Technologies de l’information dans le Règlement 117;
déchiquetage sécurisé dans les bacs de recyclage cadenassés pour les documents papiers confidentiels, et, s’il s’agit de petites quantités, pour les photographies, négatifs, diapositives, vidéos, clés USB, DVD, CD, disquettes, microfiches, microfilms (aussi confidentiels), etc. Utiliser un bac cadenassé réservé aux documents confidentiels qui ne sont pas en papier si vous en détruisez une grande quantité (communiquer avec le Service des immeubles pour obtenir un bac cadenassé);
recyclage des documents papier non confidentiels dans les bacs à recyclage habituels;
mise à la poubelle des photographies, négatifs, diapositives, vidéos et DVD non confidentiels.