Pourquoi ce changement?

Il s’agit d’un autre élément fondamental dans la vision que l’Université a de Microsoft Office, qui offrira plus d’agilité à l’ensemble de l’Université, augmentera la productivité et fournira une solution durable et évolutive.

Teams offre la plupart des fonctionnalités de collaboration et de communication dont une force de télétravail moderne, telle que l’Université, a besoin. La réduction des lignes téléphoniques, là où elles ne sont pas nécessaires, permettra de réaliser des économies qui sont indispensables pour faire preuve de responsabilité financière compte tenu des prévisions économiques. Nous mettrons en œuvre une solution de Bell, notre partenaire industriel dans le cadre du projet de Communications unifiées.

L’impact du passage à la communication en ligne uniquement est important. Approximativement 3 000 téléphones sont concernés. Environ 1000 autres téléphones resteront en place pour les ascenseurs, les téléphones d’urgence, les salles de classe à podium, etc.

Pourquoi agir maintenant?

Le moment est bien choisi pour plusieurs raisons. La technologie offre aujourd’hui beaucoup plus de flexibilité qu’il y a 20 ans.

Notre système téléphonique actuel fonctionne avec des logiciels et du matériel obsolètes ou en fin de vie. En outre, notre façon de travailler, que ce soit sur le campus ou à distance, modifie notre mode de communication et la manière dont nous voulons communiquer entre nous et avec la communauté. Et nous savons que notre besoin de partager et de communiquer des informations confidentielles ne fera qu’augmenter, ce qui exige plus de flexibilité, mais aussi plus de sécurité et de conformité.

Microsoft Teams, qui s’intègre dans notre cadre technologique existant, est la plateforme de choix, une plateforme que la communauté universitaire connaît bien.

Comme de nombreux employés travaillent à distance, les Communications unifiées offrent un moyen cohérent de traiter les appels, que ce soit sur le campus, à la maison ou n’importe où ailleurs!

Notre approche

Nous utilisons une approche progressive. Pour offrir à chaque secteur l’attention dont il a besoin, nous nous occupons des facultés et des services par vagues. Dans la mesure où nous pouvons accommoder les départements dans les délais prévus par le contrat de notre fournisseur, nous établirons un calendrier de déploiement basé sur un échéancier opportun.

Certains membres de la communauté de l’Université d’Ottawa ressentiront à peine le changement s’ils utilisent Teams depuis quelques années. Plusieurs ont déjà prospéré dans l’environnement du télétravail, en se servant des réunions Teams pour communiquer et collaborer avec des partenaires et des clients.

D’autres pourraient avoir besoin d’un soutien plus important pour les aider à faire la transition. Les superutilisateurs de Teams au sein des facultés et des services répondront certainement à certains de leurs besoins. Mais en plus du soutien, nous proposerons des séances d’information, des conseils, des ressources éducatives et des ressources de formation pour les aider à se sentir plus à l’aise avec ces changements. En cours de route, nous surveillerons leur niveau de confort avec tout ce qui se passe au moyen de questionnaires de rétroaction, de sondages de satisfaction et en impliquant la liaison du projet de la faculté/du service pour nous assurer que nous faisons tout pour leur faciliter la tâche.