Ce n’est un secret pour personne que la direction des Technologies de l’information suit les meilleures pratiques de nombreux lieux de travail afin de rester vigilante et de suivre le rythme effréné de leur vie quotidienne.
Cependant, Martin Bernier, Dirigeant principal de l’information, a une approche du travail très pratique que tout le monde peut utiliser pour rester productif, elle est centrée autour de l’atteinte de ses objectifs. « Dressez une liste de petits objectifs au début de la journée, et à la fin, cochez la dernière case (terminé!). Cela fait toujours du bien de terminer une tâche, aussi petite soit-elle! » Martin rend ses objectifs tangibles clairs et concis et les classe par ordre décroissant en ce qui concerne le degré d’urgence. Il suggère également d’utiliser des filtres pour les courriels lorsque cela est possible. Cette fonction sert à catégoriser les renseignements et les données par sujet ou par projet afin de rester organisé et à économiser du temps lorsque vous devrez consulter quelque chose par la suite.
Daniel Trottier, Dirigeant principal adjoint de l’information, lui, a une approche différente. « J’utilise principalement la méthode de travail GTD, la méthode “Getting Things Done” (Faire en sorte que les choses se fassent), un grand merci à Jean-Ray, qui m’a fait découvrir la GTD il y a un million d’années! Cela fonctionne vraiment très bien. Elle est vieille, mais la plupart des systèmes modernes que nous connaissons et utilisons aujourd’hui sont vaguement basés sur des concepts liés à la GTD. Cela vaut la peine de s’y intéresser. » La GTD est un système populaire de gestion des tâches créé par le consultant en productivité David Allen. Cette méthodologie est basée sur le rangement de l’encombrement mental dans un système externe afin de le revoir plus tard pour repérer et tirer le moment et les dates exactes où vous aurez besoin de l’utiliser. Parfois, les outils sont plus puissants lorsqu’ils sont utilisés en parallèle avec un autre outil ou une autre pratique numérique. « Kanban » est l’outil secondaire actuel de Daniel pour soutenir la GTD, qui fonctionne de manière similaire à la fonction Planificateur de la plateforme largement utilisée MS Teams. Concept japonais, Kanban est un concept de travail moderne fondé sur la transparence générale du lieu de travail. Pour que cette méthode fonctionne, il faut que chaque individu communique en temps réel la nature de sa capacité de travail. Cette méthode exige que chaque membre de l’équipe apporte un état d’esprit de « transparence totale du travail et des projets » pour maximiser les résultats.
Quoi qu’il en soit, le Chef de la sécurité de l’ìnformation actuel, Mathieu Bertrand, a une astuce précieuse qui consiste à maximiser l’efficacité en restant totalement absorbé par les priorités immédiates. « Mon conseil en matière de productivité serait centré sur l’état d’esprit général qui consiste à travailler avec un but précis, combiné à la technique Pomodoro. J’utilise la technique Pomodoro pour diviser mon temps de concentration quotidien en périodes de 25 minutes. Au début de chaque période, je me demande ce que je veux accomplir au cours des 25 prochaines minutes et j’en fais mon objectif pour 25 minutes. Cela m’oblige à définir ce que je veux accomplir au cours de chaque période au lieu d’être amené à traiter chaque nouvelle tâche immédiatement. »
Jean-Ray Arseneau, le directeur principal de l’Infrastructure et des opérations des TI, décrit son expertise concernant le conseil le plus facile à mettre en œuvre jusqu’à présent : la règle des deux minutes. « Si quelque chose vous tombe dessus et que vous pouvez la terminer en moins de 2 minutes, ne remettez pas cette tâche à plus tard. Faites-la tout simplement. Il vous faudra plus de temps et d’efforts cognitifs pour la noter et vous souvenir de la faire plus tard que de la faire tout de suite. Cette astuce aide vraiment à faire avancer les choses! » En plus de cela, Jean-Ray suggère également d’utiliser la fonction Sieste d’Outlook pour gérer les occasions où vous avez reçu un courriel, mais ne pouvez pas y donner suite immédiatement. Avec cette fonction, vous pouvez « mettre en veille » un courriel jusqu’au lendemain, la semaine prochaine, etc. Vous pouvez l’utiliser comme un minuteur. Par exemple, si vous voulez vous assurer qu’un suivi est effectué, vous pouvez l’utiliser pour la durée qui vous convient. « Nous recevons tellement de courriels chaque jour qu’il est facile de s’y perdre. La fonction “mettre en veille” rapportera le courriel en haut de votre boîte de réception à la date ou à l’heure que vous avez choisie et servira de doux rappel. »
Quels conseils magnifiques! Nous avons à notre disposition des outils qui nous rendent la vie plus facile et nous permettent de travailler de manière plus intelligente.