E-Voyage

E-Voyage est un système de remboursement de frais de voyage conçu par Concur Technologies qui vous permet de soumettre vos demandes de remboursement de frais de voyage en ligne. Sur cette page, les utilisateurs peuvent trouver des guides de référence et vidéos de formation. 

E-travel

Guides de l'utilisateur
Nouvelles E-Voyage
Mars 2017

Lignes directrices - reçus électroniques fournis avec les demandes de remboursement Concur

En novembre 2015, l’Université d’Ottawa lançait le système e-voyage (système Concur de remboursement de frais de voyage). Ce système est déployé aujourd’hui dans toutes les facultés et tous les services. Dans le cadre de nos efforts constants pour améliorer les services et pour rationaliser nos processus, nous perfectionnons continuellement la configuration et la conception du système Concur à l’Université d’Ottawa.

Nous avons donc le plaisir de vous annoncer que des changements seront apportés au processus de présentation des reçus originaux pour les demandes de remboursement Concur. Un spécialiste externe a examiné les exigences techniques de l’Agence du revenu du Canada et les agences subventionnaires concernant la présentation des reçus électroniques. Cet expert a confirmé que l’Université répondait aux normes techniques pouvant nous dispenser de l’obligation de conserver sur support papier les reçus stockés électroniquement dans le système de remboursement Concur.

Par conséquent, les membres du corps professoral et du personnel qui présentent une demande de remboursement dans Concur ne sont plus tenus d’envoyer leurs reçus originaux à leur bureau des finances. Par contre, l’annexion des reçus originaux est encore exigée pour les demandes de remboursement présentées manuellement (format papier) (p. ex. non‑employés, étudiants et invités).

Pour en savoir plus sur les nouvelles lignes directrices sur la présentation des reçus, consultez le tableau ci‑dessous.

Type de demande

Comment joindre vos reçus à votre demande

Conservation des reçus originaux après l’approbation de votre demande

Demande de remboursement Concur

  1. Capturez les images de vos reçus avec votre téléphone intelligent ou un numériseur et mettez-les sur votre disque dur ou stockez-les dans Concur. Vérifiez la qualité de l’image.
  2. Joignez les images des reçus aux éléments correspondants de la demande Concur.
  3. Présentez la demande électroniquement pour approbation et traitement.
  1. Conservez les reçus originaux  pendant les 90 jours suivant la date du remboursement.
  2. Après cette date, détruisez les reçus originaux.

Demande présentée manuellement – format papier (non-employés, étudiants, invités, etc.)

  1. Faites des copies de tous vos reçus originaux pour vos dossiers (et en cas de perte des reçus originaux lors de la transmission de votre demande).
  2. Agrafez les reçus originaux au formulaire papier.
  3. Transmettez la demande pour approbation.

Les copies peuvent être détruites.

IMPORTANT : Pour obtenir de plus amples renseignements sur les reçus acceptables, consultez les Lignes directrices pour la présentation de reçus originaux dans les demandes de remboursement Concur.

Juin 2016

E-Voyage a enfin atteint son altitude de croisière!

Le système e-voyage est à présent en phase de déploiement complet. Nous prévoyons d’avoir terminé celui-ci dans tous les services et facultés d’ici le 31 décembre 2016.

L’équipe du projet a publié la Procédure de déploiement afin d’aider tous les services et facultés qui restent à mettre en place e-voyage. L’équipe a présenté cette procédure lors de plusieurs réunions de gestionnaires et continue à collaborer avec nos partenaires sur tout le campus afin de parachever le déploiement.

Politique et procédure de voyage

Le règlement 21 sur les frais de voyage et la Méthode 16-11 qui s’y rapporte ont été révisés et mis à jour, de manière à ce que leur contenu et leur terminologie concordent avec e-voyage. L’une des modifications importantes concerne les cartes d’embarquement : celles-ci, ne sont plus requises À CONDITION que d’autres preuves valables attestant que le transport a eu lieu tels que des reçus pour des coûts encourus à la destination du voyage, mesure qui correspond à la politique des trois conseils (IRSC, CRSNG, CRSH).

Rétroaction importante de l’utilisateur

Plus de 600 documents ont été traités à ce jour. Le système fonctionne tel qu’il a été configuré. Toutefois, comme il s’agit d’un nouveau processus, les utilisateurs ont besoin de temps pour s’adapter à ce changement important. L’équipe tient à assurer l’utilisation efficace du système et à soutenir pleinement les utilisateurs pendant cette transition. C’est pourquoi elle a récemment envoyé un questionnaire aux utilisateurs actuels, ce qui a donné lieu à une précieuse rétroaction.

Reçus papier

De nombreux utilisateurs ont manifesté leur frustration quant à l’obligation de soumettre encore des reçus papier.

À cet égard, nous avons le plaisir d’annoncer que nous avons entamé une démarche pour obtenir une certification qui éliminerait notre obligation légale de conserver les reçus papier relatifs aux demandes de remboursement de frais de voyage. Cependant, pour obtenir cette certification, nous devons démontrer la solidité de notre système et de nos procédures. Étant donné qu’e-voyage a été déployé depuis plus de six mois maintenant, nous pouvons aller de l’avant. La nouvelle procédure devrait donc être en vigueur dans les prochains mois, mais en attendant, nous devons encore nous conformer à la procédure actuelle. À suivre!

Communication et formation

La page de l’utilisateur d’e-voyage est votre meilleure source d’information. Elle contient également des outils. Nous avons mis au point des guides de l’utilisateur détaillés et nous avons aussi créé une série de guides pour ceux qui désirent comprendre à fond leur rôle particulier. Veuillez consulter les Guides de l’utilisateur par rôle.

Sur la droite de la page de l’utilisateur d’e-voyage, les utilisateurs peuvent se connecter au système, voir dans quels services et facultés ce dernier a été déployé, s’inscrire à une formation de mise à jour, et trouver nos coordonnées dans la section « Nous joindre ».

Février 2016

E-Voyage prend de l'altitude!

Nous sommes fiers d’annoncer que les groupes pilotes des facultés de Médecine et des Arts, de même que du cabinet de la vice-rectrice à la recherche et des vice-recteurs associés aux ressources humaines et aux ressources financières sont montés à bord le 1er novembre. Leur vol s’est déroulé sans grandes turbulences. Jusqu’à présent, plus de 130 demandes remboursements de frais de voyage provenant des employés membres de nos groupes pilotes ont été traitées avec Concur!

Juste avant Noël, une table ronde réunissant à la fois utilisateurs, testeurs et membres du comité a permis à tous d’échanger sur leur expérience respective en tant qu’utilisateurs du système, de même que de formuler des commentaires et des suggestions d’amélioration.

À la suite des observations, fort pertinentes, recueillies au cours de cet exercice, plusieurs correctifs mineurs ont été apportés pour huiler les engrenages du système, augmentant le degré d’aisance des utilisateurs… et l’achalandage. L’équipe du projet désire adresser un gros merci aux participants du projet pilote et aux membres du comité pour leur énorme contribution au succès du lancement.

Depuis le début de 2016, l’équipe du projet rencontre les autres services et les facultés pour voir s’ils sont prêts à adopter le système. La bibliothèque de l’Université d’Ottawa est le plus récent ajout sur la liste des utilisateurs.

Transformation de la page E-Voyage

Comme vous pourrez le voir, nous avons transformé la page E-voyage en page de l’utilisateur E-voyage.

Vous y trouverez le matériel de formation, les renseignements à l’intention des utilisateurs et un lien pour ouvrir une session dans Concur. N’oubliez pas que les seuls les employés dont la faculté ou le service a reçu la configuration Concur peuvent commencer à l’utiliser. Nous vous invitons à rester à l’affût pour connaître la date de déploiement de Concur dans votre faculté ou service. 

Octobre 2015

Qui seront les premiers à monter à bord le 1er novembre?

La Faculté de médecine, la Faculté des arts, le Cabinet de la vice-rectrice à la recherche, les Ressources humaines et les Ressources financières ont déjà bouclé leur ceinture et sont prêts pour le décollage! Ces facultés et services seront les premiers à prendre les commandes du système Concur dans un environnement réel à l’Université d’Ottawa. Pour se préparer à ce moment excitant, les membres de ces facultés et services suivent tous actuellement une formation en classe et en ligne au moyen de vidéos et de guides de l’utilisateur.

Une fois le système déployé, les utilisateurs désirant obtenir des réponses à leurs questions, résoudre les difficultés techniques ou recevoir toute forme de soutien pourront s’adresser aux ressources suivantes : les champions dûment formés de E-voyage de chaque faculté et service, le soutien technique de Concur et, à l’Université d’Ottawa, le soutien technique et le laboratoire de E-voyage.

Et ensuite?

Après la période d’évaluation du groupe pilote, l’équipe E-voyage procédera à l’ « embarquement » des autres facultés et services pour poursuivre le déploiement du système dans tout le campus. Les guides de l’utilisateur et les vidéos seront alors mis à la disposition de tous les futurs utilisateurs pour les aider à se familiariser avec le système avant son déploiement dans leur faculté ou service.

Comme toujours, n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions!

Août 2015

L’Équipe du projet ne chôme pas cet été!

Soucieuse d’assurer une transition réussie vers le nouveau système, l’Équipe du projet a voulu sensibiliser la communauté universitaire et répondre à toutes les questions qu’elle pouvait soulever. Ainsi, ces huit dernières semaines, elle a rencontré des centaines de membres du personnel de l’Université dans le cadre de séances d’information, de démonstrations et de rencontres individuelles.

L’Équipe s’est associée à 45 personnes sur le campus, futurs utilisatrices et utilisateurs de Concur, qui ont accepté de le soumettre à des essais préliminaires. Ces testeurs nous ont signalé quantité de détails qui nous ont aidés à améliorer et peaufiner les choses. Grâce à leur aide et à leur minutie, la configuration de Concur est désormais achevée. Ce mois d’août sera consacré à une série d’essais plus exhaustifs en vue de mettre la dernière main au nouveau système.

Et ensuite?

En septembre, plusieurs groupes formés de personnes qui seront les premières à se servir du système collaboreront avec l’Équipe du projet à l’évaluation d’une version pilote du nouveau logiciel. Le lancement officiel de Concur est prévu pour le 1er novembre 2015.

Ces groupes pilotes seront préparés à leur rôle d’évaluateurs par la distribution d’une documentation, l’organisation de séances de formation théorique et pratique, de même que des démonstrations adaptées à leurs besoins particuliers. Après l’évaluation que feront les groupes pilotes, le logiciel sera graduellement mis en service sur le campus en offrant la même démarche aux différentes personnes amenées à l’utiliser.

En adoptant ce système, l’Université d’Ottawa rejoint les rangs de centaines d’établissements nord-américains où il est déjà en usage, entre autres plusieurs universités en Ontario, à savoir York, Lakehead et Queen’s ainsi que les universités de la Saskatchewan et du Manitoba.

Merci de votre soutien et de toutes vos observations sur la mise en œuvre de ce projet. Comme toujours, n’hésitez pas à communiquer avec nous! Nous ne saurions réussir sans vous!

Juin 2015

Convivialité et efficacité

Le mois de mai a été très occupé pour nos évaluateurs. L’équipe de projet a reçu une rétroaction exceptionnelle de l’équipe d’évaluation, ce qui a permis d’adapter la configuration du système. 

Les évaluateurs et l’équipe de projet tiendront des rencontres pendant le mois de juin pour mettre à l’essai les modifications importantes apportées au système en fonction des commentaires reçus ainsi que les nouveaux éléments ajoutés. 

Le module d’indemnité de déplacement présente un intérêt particulier : les voyageurs n’auront plus besoin de consulter le site du Conseil du Trésor pour calculer leurs allocations de repas, étant donné que Concur calculera automatiquement l’allocation de repas maximale pour chacune des destinations du voyageur! Pour en savoir plus sur les caractéristiques du nouveau système, venez assister à l’une des séances d’information offertes partout sur le campus.

Places ajoutées pour les séances d'information

En raison de la forte demande, nous avons augmenté le nombre de places pour chacune des séances d’information. Si la séance qui vous intéressait était complète, veuillez consulter à nouveau le système d’inscription en ligne pour vous inscrire. L’équipe de projet se réjouit de vous rencontrer à l’une des séances! 

Mai 2015

Réservez votre place : Séance d’information et démonstration sur le système

Le déploiement de votre nouveau système automatisé de remboursement des frais de voyage aura lieu à la fin de l’automne 2015. Nous tenons à ce que vous soyez informés de sa progression. Afin d’être fin prêt pour la transition, inscrivez-vous à l’une des nombreuses séances d’information et démonstrations.

Mise à l'essai sur tout le campus!

La configuration initiale du système est terminée. La première phase d’essai sur le campus a bénéficié d’un taux de participation inattendu! Les responsables de la mise à l’essai avaient assisté à une séance de formation sur les fonctionnalités du système Concur et sur le rôle qu’ils auraient à jouer tout au long de cette phase d’essai. Au cours du mois de mai, ils enregistreront des cas de test précis et fourniront à l’équipe du projet de la rétroaction sur tous les éléments du système. Nous les remercions de leur précieuse contribution. 

Avril 2015

La mise à l’essai et la configuration se poursuivent

Les vaillants membres de nos groupes de discussion ont commencé à se servir de leurs nouveaux comptes d’utilisateur du système Concur, ce qui leur permet de fournir une précieuse rétroaction à notre équipe durant cette étape du projet. Nous sommes sur le point de mettre à l’essai la transmission des données au système de gestion financière de l’Université d’Ottawa – un autre grand pas en avant, d’une importance clé.

Nous organisons des séances d’information, de démonstration et de formation à votre intention!

Nous tenons à ce que vous soyez à l’aise avec le nouveau système quand viendra le temps de vous en servir. Nous organiserons donc plusieurs activités pour vous y préparer :

  1. Séances d’information et démonstrations : Ces séances vous inviteront à découvrir le nouveau système de remboursement de frais de voyage en ligne, conçu par Concur Technologies. Elles se dérouleront aux pavillons Tabaret et Roger Guindon à partir de juin 2015. Vous pourrez vous y inscrire par l’entremise du Centre d’apprentissage et de développement organisationnel (CADO) dès le mois de mai. Laissez-vous expliquer le fonctionnement du nouveau système et venez nous poser toutes les questions que vous voudrez!
  2. Formation en ligne : Tous les utilisateurs du système Concur auront l’occasion de suivre une formation en ligne avant d’avoir accès au système. Comme le nouveau système devrait en principe être opérationnel à l’automne 2015, cette formation sera disponible à la mi-septembre.
  • Formation des agentes et agents d’approbation et de conformité : Les responsables de l’approbation des dépenses (c.-à-d., les approbateurs Banner) ou de la vérification de leur conformité à la politique des demandes de remboursement de l’Université (c.-à-d., les payeurs Banner) devront suivre, en personne, une séance de formation d’une durée de deux heures. Ces séances seront offertes tout au long du mois d’octobre dans les laboratoires informatiques du pavillon Desmarais, afin que tout le monde soit prêt le jour du lancement officiel du système. Le prérequis pour la participation à une telle séance sera d’avoir suivi la formation en ligne. L’inscription à l’une de ces séances pourra se faire en septembre, par l’intermédiaire du CADO.

Nous vous tiendrons au courant de la suite du projet et de la manière de vous inscrire à ces activités sur cette page, dans la Gazette et par l’entremise de la liste d’envoi UOAR-L.

Mars 2015

L’étape de la configuration est commencée. Lors de cette étape, nous évaluerons si la configuration du système répond aux besoins de notre organisation, puis apporterons les changements nécessaires pour l’application de notre règlement. Des tests sont en cours et dureront plusieurs semaines.

Au sujet du projet E-Voyage
Nos collaborateurs

Les universités de l’Ontario dépensent annuellement plus de 150 millions en frais de déplacement liés à la recherche et aux activités connexes. La majorité des universités se servent de systèmes manuels inefficaces, sur support papier, pour traiter les demandes de remboursement. De plus, vu l’obligation de fournir des reçus pour toutes les dépenses aux termes de la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic (2011), la charge de travail liée au traitement des demandes de remboursement s’est alourdie considérablement.

Dans un contexte de contraintes financières et de pressions budgétaires, l’Université d’Ottawa se doit de travailler le plus efficacement possible. En septembre 2013, sept universités ontariennes ont présenté une proposition conjointe au Fonds pour la productivité et l’innovation de l’Ontario visant à obtenir le financement nécessaire à la mise en place d’un système automatisé de remboursement des frais de voyage.

En plus de souligner l’inefficacité évidente d’un système sur support papier, les universités ont fait valoir que ce système ne permettait pas de recueillir les statistiques sur les compagnies aériennes, en particulier l’identification et la fréquence des itinéraires choisis, le volume, la durée et les fournisseurs sélectionnés en fonction des besoins. Il a donc été établi que l’utilisation d’un système automatisé aiderait les universités à maximiser leur pouvoir d’achat.

Le gouvernement de l’Ontario a accepté la proposition et a octroyé au projet un financement partiel.

Qu’est-ce que « Concur »? Pourquoi choisir cette solution?

Concur Technologies est un fournisseur de solutions Web et mobiles pour la gestion des frais de déplacement et d’autres frais connexes. Les services offerts par cette entreprise, qui possède une vaste expérience dans le secteur de l’éducation, sont utilisés dans plusieurs universités canadiennes.

Parmi les propositions présentées, l’Université a choisi la solution offerte par le fournisseur Concur Technologies pour répondre à ses besoins en matière de gestion des frais de déplacement.

La mise en place du système automatisé permettra à l’Université de renforcer sa position comme établissement moderne et efficace donnant accès aux usagers à des outils améliorés.

Les avantages de Concur
  • Réduction des coûts – L’automatisation réduit le nombre de transactions et les coûts par transaction.
  • Meilleure gestion du temps – Les divers rapports financiers générés permettent des économies de temps.
  • Transparence accrue et meilleure application des règlements. 
  • Réduction du délai de remboursement.
  • Possibilité de créer des rapports de dépenses n’importe où et de saisir et télécharger des pièces justificatives avec l’appareil photo d’un téléphone intelligent.
  • Élimination du papier par le traitement en ligne des demandes de remboursement.
  • Envoi d’avis par courriel sur l’état des approbations et des paiements.
Les phases du projet

Pour atteindre les objectifs et réaliser le projet dans sa pleine mesure, la solution se mettra en place de façon progressive. 

#

LES ÉTAPES CLÉS

DATE

1

Sélection du fournisseur pour le système automatisé de remboursement

Été 2014

2

Signature du contrat de service

Automne 2014

3

Établissement des rôles et des responsabilités

Automne 2014

4

Planification de la mise en œuvre

Automne 2014

5

Mise en œuvre de l’outil

Hiver 2015

6

Coup d’envoi du projet pilote

Été 2015

7

Révision du règlement 21 et formation

Automne 2015

8

Mise en production progressive

Automne 2015/Hiver 2016

Répercussions

La mise en place d’un système de remboursement de frais de voyage automatisé est un projet d’envergure qui touchera, de près ou de loin, toute la communauté universitaire.

Ce changement aura des répercussions sur nos façons de faire à l’Université d’Ottawa. Nous devrons assurément changer certains de nos processus. Cependant, pour vous aider à surmonter les défis et répondre à vos questions, vous aurez accès à une formation et un soutien personnalisés tout au long de la mise en œuvre du nouveau système.

Les ressources humaines

Le succès de la mise en place de ce système est tributaire de la participation des principaux acteurs de la communauté universitaire. Leur collaboration est particulièrement déterminante pour la réalisation d’un processus durable et convivial dans une perspective d’ensemble à l’Université d’Ottawa. Des membres du personnel des Ressources financières, du Service des approvisionnements, des Technologies de l'information, ainsi que des représentants de la communauté universitaire (usagers, employés et professeurs) travaillent au sein des divers comités créés pour le projet.  

Le comité de mise en œuvre ainsi que le groupe d’utilisateurs font partie intégrante des différentes étapes d’essai et de mise en place du système. 

Le comité de direction est engagé activement dans le processus décisionnel.

Les représentants de la communauté universitaire (groupe d’utilisateurs), quant à eux, permettront de simplifier la transition du système actuel sur support papier à un système en ligne.

À cette fin, la communauté universitaire participera à plusieurs des étapes de la mise en œuvre grâce à sa collaboration aux groupes de discussion, présentations et sondages, ainsi qu’à la conception, à l’exécution, à la mise à l’essai et, enfin, à la formation.

Équipe du projet – Comité directeur
  • Denis Cossette, vice-recteur associé, Ressources financières
  • Lynne Ladouceur, directrice, Comptabilité, Ressources financières
  • Patrick Foré, directeur, Service des approvisionnements, Ressources financières
  • Daniel Legault, directeur administratif, Bibliothèque
  • Sylvana Gandolfini, directrice administrative, Faculté de génie
  • Christian Thibault, directeur administratif, Faculté de médecine
  • Suzanne Arcand, gestionnaire des applications, Systèmes financiers, Technologies de l'information
Équipe du projet – Équipe centrale
  • Jodie McLeod, gestionnaire des opérations, mise en œuvre du projet e‑voyage, Ressources financières
  • Mélodie Sorrell, agente financière, mise en œuvre du projet e-voyage, Ressources financières
  • Suzanne Arcand, gestionnaire des applications, Systèmes financiers, Technologies de l'information
  • Alain Sauvé, gestionnaire, Comptabilité, Ressources financières
  • Guylaine McCulloch, gestionnaire adjointe, Comptabilité, Ressources financières
  • Daniel Villeneuve - Programmeur-Analyste, Technologies de l'information
Groupe des utilisateurs
  • Luc Albert, agent, Contrôle et comptabilité, Faculté de médecine
  • Nizar Ben Sedrine, directeur adjoint des finances, Recherche, fiducie et dotation, Ressources financières
  • André Beauchemin, professeur, Département de chimie, Faculté des sciences
  • France Boucher, directrice des finances, Recherche, fiducie et dotation, Ressources financières
  • Manon Dugal, directrice générale, Ressources humaines
  • Alexandre Jablonski, adjoint administratif, Faculté des sciences
  • Bernard Jean Jasmin, vice-doyen à la recherche, Faculté de médecine
  • Lucie Laroche, gestionnaire des ressources humaines et financières, Service des sports
  • Sylvie Nadon, agente administrative, Ressources physiques et financières, Gestion des effectifs scolaires
  • Jean Marc Renaud, professeur, Département de médecine cellulaire et moléculaire
  • Karine Renaud, agente administrative, Faculté des sciences sociales
  • Lise Rhéaume, gestionnaire des ressources financières, Faculté des arts
  • Chantal Sabourin, directrice, Services administratifs, Cabinets du recteur et des vices-recteurs
  • Thu Ha Tran, gestionnaire des ressources financières, Faculté des sciences de la santé
Communiquez avec nous

La mise en place de ce système nous touchera tous et nous obligera à faire preuve de polyvalence. Votre collaboration, votre soutien et votre participation active tout au long du processus assureront le succès de la mise en œuvre et de la transition.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions, n’hésitez pas à communiquer avec nous!

Champions E-Voyage par faculté ou service:

FACULTÉS

SERVICES

Concur est en cours de déploiement uniquement aux employés dans les phases à travers le campus.

CONNEXION À CONCUR

(Nom d'usager et mot de passe uOttawa Exchange requis)

Pour des renseignements sur les processus de votre faculté ou service, veuillez contacter votre ressource indiquée dans la section «Communiquez avec nous» de cette page.

 

Questions techniques?

1-866-793-4040 (disponible pour vous 24/7)

Guide de ressources

Règlement 21 - Frais de voyage

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