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À propos du projet

Positionner stratégiquement un système central de gestion des documents et des dossiers électroniques, permettra à l'Université de disposer d'une plateforme offrant une solution intégrée en un seul système. La mise en œuvre de Microsoft SharePoint Online (SPO) permettra d'achever cette vision.

Taillé pour le succès

Objectifs :

  1. Améliorer la capacité de partager et d'échanger des informations au sein de l'Université.
  2. Améliorer les pratiques de gestion de l'information conformément aux exigences légales
  3. Optimiser la collaboration au sein des équipes.

  4. Accroître la productivité du personnel de soutien.

  5. Permettre un meilleur partage des connaissances.
cubes en bois avec des gravures de fichiers numériques

Pourquoi

Pourquoi ce changement?

Positionner de manière stratégique un système central de gestion des documents et des dossiers électroniques permettra à l'Université de disposer d'une plateforme offrant une solution intégrée en un seul système.

L'information n'est pas centralisée. Par conséquent, la gestion de l'information numérique à l'université d'Ottawa est exposée à des risques. La mise en œuvre de SharePoint Online garantira la protection de l'information, son accessibilité, son partage et sa disponibilité pour les équipes.  En tirant parti de l'investissement effectué par l'Université dans Microsoft 365, son implémentation améliorera considérablement la collaboration et la gestion de l'information.

Pourquoi maintenant?

Le contrat de l'Université avec Xerox pour DocuShare prend fin en juin 2024.

Afin d'être en alignement avec le plan Transformation 2030 de l'Université, le projet mettra en œuvre une solution impactante pour contribuer à bâtir l'Université de Demain. La migration de DocuShare vers SharePoint Online (SPO) constitue la première étape de la vision stratégique que l'Université a pour la mise en place d'un système central de gestion des documents et des dossiers électroniques.

Notre approche

La première phase consistera à transférer tous les fichiers dans Docushare vers SharePoint Online.  Une entreprise externe a été engagée pour analyser le processus de travail et les fichiers DocuShare, elle mettra en place un site SharePoint Online pour chaque faculté/service et procédera au transfert des fichiers. ​

Deux flux de travail importants ont été identifiés, nécessitant une expertise élevée et une analyse approfondie : les promotions titularisation des professeures et professeurs, ainsi que la gouvernance. Les complexités liées à ces processus exigent une analyse approfondie pour les intégrer pleinement dans SharePoint Online.

Les sites restants seront transférés par vagues. Ceci, afin de garantir que l'ensemble des collections et des fichiers de DocuShare soient hors de la plateforme de Xerox d'ici la fin du mois de mai 2024.

Les collections des facultés et des services seront regroupées par secteurs présentant des caractéristiques similaires.