Service responsable: Service de gestion de la recherche
Date: 14 février 2024
Instance d'approbation: Vice-rectorat à la recherche et à l'innovation
1. OBJET
1.1 La présente méthode est établie en vertu du Règlement 48 – Administration des subventions et des contrats de recherche (le Règlement 48), et traite du recouvrement et de l’imputation des coûts indirects.
2. DÉFINITIONS
2.1 Les mots ou expressions en majuscules utilisés dans la présente procédure sont définis dans le Règlement 48. Les mots et expressions suivants ont la signification correspondante aux fins de l'interprétation de la présente procédure :
Taux de coûts indirects : Taux appliqué par l’Université aux subventions et contrats de recherche pour couvrir les coûts indirects d’un projet, qui sera remboursé par le commanditaire de la recherche. On l’appelle aussi « frais généraux et couts administrative ».
3. TAUX DE COÛTS INDIRECTS
3.1 Le taux de coûts indirects est établi périodiquement par le CVRRI en fonction des normes nationales et provinciales et, autant que possible, du total des coûts indirects de l’Université. Ces taux sont publiés sur le site Web du CVRRI. Dans le cas des subventions et des contrats de recherche, les taux de coûts indirects doivent être conformes aux politiques et exigences du commanditaire de la recherche, qui sont appliquées de manière uniforme à l’ensemble des universités canadiennes. Certains commanditaires de la recherche autorisent les coûts indirects en pourcentage de l'ensemble des coûts directs, alors que certains n'autorisent les coûts indirects que pour certains coûts directs (par exemple, les salaires).
3.2 Les taux de coûts indirects sont des estimations et ne reflètent pas les coûts indirects réels encourus par l'université pour un projet de recherche.
4. Distribution des coûts indirects recouvrés
4.1 Les coûts indirects doivent être récupérés dans le cadre des subventions et des contrats de recherche, si possible, et inscrits sur une ligne budgétaire.
4.2 Les fonds reçus par l’Université pour couvrir les coûts indirects dans le cadre de contrats de recherche seront imputés par l’unité pertinente du CVRRI de la manière suivante :
i. 60% à l'administration centrale de l'université.
ii. 40 % à la faculté de la chercheuse principale ou du chercheur principal:
a. Si un projet de recherche implique plusieurs facultés, il leur incombe de s’entendre sur le partage des fonds en fonction de la répartition des coûts directs et indirects engagés.
b. Si le projet de recherche est administré par un centre ou un institut de recherche de l’Université, il incombe à ce dernier et à la faculté de la chercheuse principale ou du chercheur principal de s’entendre sur le partage des fonds en fonction de la répartition des coûts directs et indirects engagés.
Les fonds seront transférés aux facultés par les Ressources financières. S’il a été entendu de procéder à un partage supplémentaire, il incombe à la faculté de veiller au transfert des fonds.
4.3 Le chercheur principal ou la chercheuse principale a la responsabilité d'inclure les coûts indirects dans les budgets des demandes de subventions et des contrats de recherche, quand éligible. Si des coûts indirects sont omis dans une demande, l’unité responsable du CVRRI a le pouvoir d'ajouter des coûts indirects au budget final de l'accord de recherche avant son approbation. Par ailleurs, la vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche et à l’innovation peut, à son gré, décider de ne pas approuver un projet ou de refuser une demande de financement si les coûts indirects ne peuvent pas être suffisamment financés par le budget du projet de recherche.
4.4 Il n’est possible de demander une dérogation aux taux de coûts indirects qu’à l’égard de la contribution de la faculté. La personne demandeuse doit présenter sa requête à la doyenne ou au doyen de la faculté où elle a une affectation principale. Il faut prévoir un délai suffisant avant la date limite de dépôt du projet ou de la demande de subvention pour permettre une évaluation adéquate. La doyenne ou le doyen fera part de la décision à la personne demandeuse et à l’unité concernée au CVRRI.
4.5 Les coûts indirects recouvrés dans le cadre des programmes de subventions, tels que ceux des trois organismes, sont conservés de manière centralisée et ne sont pas distribués. Les coûts indirects de nombreux programmes des trois organismes sont acheminés séparément par le Fonds de soutien à la recherche.
4.6 Les coûts indirects recouvrés sont normalement distribués une fois que les fonds ont été reçus par l’Université.
4.7 Il incombe aux facultés d’administrer les fonds qui leur sont versés au titre des coûts indirects.