Cette nouvelle solution, basée sur le portail existant des accommodements scolaires (Ventus), a été développée pour permettre aux étudiants de déclarer une absence à une évaluation (questionnaire, devoir, examen de mi-session, examen) et de fournir des documents justificatifs, le cas échéant.
Bien que cette initiative ait pour but d’aider les étudiants, elle soutient également les professeurs et les facultés afin :
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D'accroître la transparence des demandes des étudiants afin de mieux les soutenir en cas de besoin et de veiller à ce qu’ils remplissent les conditions requises pour suivre les cours.
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De normaliser et rationaliser le processus de notification et de révision, en particulier entre les facultés dont les flux de travail sont différents.
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De réduire la charge administrative liée au suivi des demandes actuelles et antérieures.
Malgré le concept de base simple du projet, l’échéancier représentait un défi de taille en raison du délai de livraison serré d’à peine quatre mois. Cette contrainte n’offrait qu’une flexibilité limitée pour accomplir plusieurs phases critiques du projet, telles que la collecte des exigences finales, l’obtention des approbations nécessaires, le développement de la solution, les tests et le lancement de la production, qui devaient toutes être achevées avant septembre 2023. De plus, les variations dans les processus de notification et d’approbation des déclarations à différents niveaux de l’organisation ont augmenté le niveau de complexité du projet.
Améliorer l’expérience étudiante
L’introduction du formulaire centralisé de Déclaration d’absence en ligne représente une avancée significative dans l’amélioration de l’expérience étudiante et est conforme avec les changements du Règlement académique A-8.6 ainsi que tous les piliers du Plan de transformation numérique du campus (PTNC).
Ce formulaire incarne le principe d’agilité (PTNC Agilité 3.5) en permettant aux étudiants de déclarer facilement leurs absences aux évaluations, en favorisant la flexibilité et les accommodements scolaires réceptifs. Il contribue à optimiser l’écosystème informatique et l’expérience d’apprentissage numérique des étudiants (PTNC Connexion 3.5), en garantissant un accès transparent aux ressources et en favorisant un environnement d’apprentissage connecté et rationalisé. De plus, il améliore l’engagement des étudiants, des professeurs et des employés lors des projets technologiques menés par les entreprises (PTNC Connexion 3.6), ce qui favorise la collaboration, la compréhension et l’amélioration des résultats des projets. Par ailleurs, en recueillant et en organisant les données relatives aux absences, ce formulaire joue un rôle essentiel dans l’élaboration d’un système et d’une plateforme d’intégration des données dans l’ensemble de l’institution (PTNC Performance 1.1), ce qui facilite la prise de décisions opérationnelles et stratégiques. Conformément aux objectifs de durabilité, il automatise, normalise et simplifie les processus de prestation de services (GSTI) (PTNC Soutien 1.4), en supprimant les formulaires spécifiques aux facultés afin de réduire la complexité et d’améliorer l’efficacité. En somme, le nouveau formulaire incarne les piliers du PTNC, rendant notre institution plus agile, connectée, performante et durable tout en améliorant l’expérience globale des étudiants.
La réussite de ce projet peut être attribuée aux contributions de personnes clés, notamment Véronic Tardif (Gestionnaire, expérience universitaire), Zachary Read (chef de projet) et Alain St-Amant (commanditaire du projet). De plus, les réalisations du projet ont pu être accomplies grâce au dévouement et aux efforts de collaboration de nombreux employés de diverses facultés et services, tout en accordant une mention spéciale à Lee-Anne Hupé (analyste des processus opérationnels), Louis-Philippe Basque (Talisma), ainsi que les programmeurs analystes Rodrigo Moura et Nabil Slimani. Sans oublier les équipes de la Sécurité des TI, Architecture des TI et le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (BAIPVP), sans qui le projet n’aurait pas été possible.
« Ce projet a permis aux étudiants d’avoir facilement accès à un seul formulaire, peu importe leur faculté. Il s’agit d’une énorme amélioration et l’équipe des TI y est parvenue en un temps record! »
Véronic Tardif
— Gestionnaire, Expérience universitaire