Depuis le coup d’envoi du projet en octobre dernier, le processus de transfert de DocuShare vers SharePoint Online se poursuit de manière soutenue, tandis que certaines facultés et services sont désormais opérationnels sur leur nouveau site.
Plusieurs initiatives ont été mises en place pour permettre aux unités de tirer profit des fonctionnalités de SharePoint Online, incluant :
- Des séances de formation pour une prise en main efficace de leur site, ces séances se font chaque semaine alternativement en français et en anglais et se poursuivront jusqu’à la fin du mois de mai.
- Un site Web SharePoint Online évolutif dédié au projet contenant des informations importantes du soutien sous forme d’aide-mémoires et de vidéos est disponible depuis fin 2023.
- Des communications en continu informant les facultés et services impliqués, de chaque étape du transfert jusqu’à la livraison finale.
"J’aime utiliser SharePoint Online ! La plateforme est plus facile à utiliser, on peut y faire des modifications aux documents selon les accès en lecture ou écriture sans devoir télécharger un document une autre fois ... et les collections que j’utilise sont plus faciles à repérer." - Johanne Doré, spécialiste, ressources humaines professorales, Faculté d’éducation
Le projet est mené conjointement par les Technologies de l’information et Gestion de l’information et des archives. En capitalisant sur nos licences Microsoft 365, nous pouvons utiliser SharePoint Online pour renforcer la collaboration et le partage de documents en interne ou en externe sans passer par un RPV et être jusqu’à huit personnes à collaborer sur un même document simultanément. Et en positionnant stratégiquement un système central de gestion des documents et des dossiers électroniques intégré à l’application permettra une gestion plus structurée de l'information et centralisée dans un référentiel unique, créant ainsi une ‘’seule version de la vérité’’ pour les documents partagés. Une double conformité aux exigences légales de la gestion de l’information et à Transformation 2030 pour plus d’agilité et de connectivité.
Le projet en chiffres
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