Dernièrement, Microsoft a annoncé la mise en place de nouvelles limites de stockage à l’échelle mondiale pour les outils M365 (données OneDrive, SharePoint et de messagerie). Pour assurer la gestion des données et éviter toute dépense supplémentaire, l’Université d’Ottawa imposera, à compter du 14 mai prochain, de nouveaux quotas de stockage pour M365.
Aidez l’Université à respecter les nouvelles limites de stockage et contribuez au maintien d’un environnement numérique efficace, durable et sécurisé. Passez donc en revue les données que vous stockez et supprimez dès maintenant toutes celles qu’il n’est pas nécessaire de garder afin de poser un geste utile.
Nouvelles limites de stockage pour les outils M365
Les limites de stockage sont établies en fonction de l’admissibilité aux outils M365. Voici, de façon générale, les nouvelles limites de stockage qui seront imposées à l’Université d’Ottawa dès le 14 mai prochain :
| Appli Microsoft | Personnel | Population étudiante | Personnes retraitées | Communauté diplômée |
| OneDrive | 1 To | 50 Go | S.O. | S.O. |
| Outlook (messagerie) | 100 Go | 25 Go | 5 Go | 5 Go |
La plupart des utilisatrices et utilisateurs ne dépassent pas les limites et n’auront donc aucune mesure à prendre. Si vous excédez la limite de stockage dans OneDrive, Teams ou Outlook, nous vous enverrons un courriel. Il vous sera alors impossible d’ajouter ou de modifier des fichiers tant que vous n’aurez pas retiré ou supprimé suffisamment de fichiers pour être en deçà des limites imposées.
- Fin d’emploi ou départ : Quand les étudiantes et étudiants ou les membres du personnel quittent l’Université, leursdonnées sont assujetties aux règlements de l’établissement sur la conservation des données.
- Données OneDrive et Outlook des personnes à la retraite et de la communauté diplômée : Quand les étudiantes et étudiants ou les membres du personnel mettent un terme à leur affiliation à l’Université, le statut de leurs compteschange en fonction de leur admissibilité aux outils M365. Les données stockées dans OneDrive sont supprimées, tandis que leur compte Outlook devient un compte de membre de la communauté diplômée ou retraitée. Si vous êtes dans cette situation, sauvegardez ou déplacez vos données avant que survienne ce changement de statut.
- Microsoft Teams : Après 180 jours d’inactivité, un courriel automatisé est envoyé aux responsables d’équipe pour confirmer la suppression de l’équipe et des fichiers connexes.
Ressources utiles
- Service de la gestion de l’information et des archives : Disposition de l’information
- Service de la gestion de l’information et des archives : Manuel pour la gestion de l’information
- Université d’Ottawa : Méthode 20-4 – Disposition de l’information
- Microsoft : Gérer votre espace de stockage OneDrive professionnel ou scolaire
- Microsoft : Supprimer des fichiers ou des dossiers dans OneDrive