Remboursement des dépenses

Personne qui travaille sur un laptop

Il est possible de demander le remboursement de vos frais de voyage, frais d’accueil et autres dépenses professionnelles autorisées, légitimes et raisonnables engagées pour le compte de l’Université. Les renseignements rassemblés ici vous aideront à faire votre demande.

Nouvelles et mises à jour

Séances d'information additionnelles au sujet de la révision du règlement 21

Dans le cadre du déploiement de la révision du règlement 21, les Ressources financières de l’Université d’Ottawa ont prévu la tenue de séances d’information bilingues additionnelles pour les facultés et les services. Si vous avez participé à une des séances en juin, veuillez noter que les mêmes informations seront partagées​​​​​​.

  • Le 23 octobre, de 9 h à 10 h 30, pavillon Roger-Guindon, salle 2005 (Amphithéâtre A)
  • Le 30 octobre, de 13 h à 14 h 30, pavillon STEM, salle 117
  • Le 4 novembre, de 9 h 30 à 11 h, pavillon Desmarais , salle 4101

Centralisation du service en matière de conformité au Règlement 21

En vigueur le 1er octobre 2019 — Les Ressources financières sont responsables de veiller à ce que les frais de voyage soient conformes au Règlement 21 — Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université pour les services du vice-rectorat aux ressources. Depuis 2015, cette responsabilité relevait des employés des facultés et services ayant un rôle d’agent de conformité dans le système de gestion des dépenses Concur.

Les Ressources financières projettent d’étendre ce nouveau service à d’autres facultés et services dans les mois à venir. Ce changement est transparent pour les voyageurs et ne concerne que les frais de voyage.

Pour de plus amples renseignements sur la centralisation du service en matière de conformité au Règlement 21.

Frais de voyage

Employés réguliers

Le système de gestion des dépenses (Concur) permet aux employés de soumettre toutes leurs demandes de remboursement de frais de voyage en ligne.

Après avoir ouvert une session dans le système, vous pouvez consulter les vidéos explicatives et les guides suivants pour savoir comment créer une demande ou une note de frais, ou approuver une dépense.

Vidéos explicatives
Guides de l'utilisateur

Non-employés

Si vous n’êtes pas un employé ou une employée de l’Université d’Ottawa (p. ex. employé temporaire sans contrat, employé retraité, étudiant ou invité), vous n’avez pas accès au système de gestion des dépenses Concur. Pour obtenir le remboursement de vos frais de voyage, il vous faudra remplir un ou plusieurs formulaires


Pour de l'aide avec votre demande

Pour de l’aide avec votre demande d’approbation de voyage ou de remboursement de frais de voyage, veuillez communiquer avec la personne-ressource de votre faculté ou service.

Personnes-ressources par faculté
Personnes-ressources par service

Si vous avez des questions, des commentaires, des suggestions ou souhaitez apporter un changement à cette liste, veuillez communiquer avec l’équipe des Opérations financières et de l’Administration.

Autres dépenses remboursables

Frais d'accueil

L’Université offre des services d’accueil quand cela sert ses intérêts, par exemple pour améliorer les relations communautaires et publiques ainsi que pour tenir des événements reconnaissant l’excellence de son personnel et de sa population étudiante.

Pour demander le remboursement de frais d’accueil, veuillez remplir le formulaire de demande de remboursement des frais d’accueil.

Remboursement des dépenses professionnelles (RDP)

Le remboursement des dépenses professionnelles (RDP) est un avantage offert aux membres de l’APUO et administré par les Ressources humaines. En vertu de la Convention collective de l’APUO, les membres de l’APUO peuvent demander un remboursement pour des dépenses faites dans le cadre de leurs fonctions ou pour l’acquisition de fournitures et d’équipement associés à l’exécution de telles fonctions.

Autres modes de paiement

S’il n’est pas possible de demander un remboursement par le système de gestion des dépenses (Concur), d’autres modes de paiement sont disponibles. L’Université d’Ottawa offre deux types de cartes de crédit professionnelles pour simplifier les achats et les paiements, et éviter aux titulaires d’utiliser leurs propres ressources et cartes de crédit personnelles.

Ouverture de session et aide technique

CONNEXION AU SYSTÈME DE GESTION DES DÉPENSES (CONCUR)

(Nom d’utilisateur et mot de passe Outlook uOttawa requis)

Pour des renseignements sur les processus de votre faculté ou service, veuillez communiquer votre personne-ressource, dont le nom est indiqué dans la section « Frais de voyage ».

Des questions techniques? Concur : 1-866-793-4040 (en tout temps)

Projet connexe

Amélioration de la gestion des dépenses

Image avec des graphes

Ce processus de remboursement des dépenses a été développé dans le cadre du Projet d’amélioration de la gestion des dépenses. Ce projet vise la révision, la simplification et l’uniformisation des règlements de l’Université d’Ottawa concernant les remboursements et les processus du système, ainsi que l’amélioration de l’expérience utilisateur par un accès continu à des spécialistes, des séances d’information et des outils.

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