Remboursement des dépenses

Il est possible de demander le remboursement de vos frais de voyage, frais d’accueil et autres dépenses professionnelles autorisées, légitimes et raisonnables engagées pour le compte de l’Université. Les renseignements rassemblés ici vous aideront à faire votre demande.

Nouvelles et mises à jour

Système de gestion des dépenses Concur

Le système de gestion des dépenses (Concur) permet aux employés réguliers de soumettre toutes leurs demandes de remboursement en ligne.

Frais de voyage

Lorsqu’un employé se déplace à l’extérieur des limites des villes d’Ottawa et de Gatineau, les frais associés sont considérés comme des frais de voyage. Les dépenses admissibles liées à ses déplacements sont remboursées à l’aide de Concur pour tous les employés ayant un contrat de travail actif. Pour toute demande de remboursement de voyage, une préapprobation doit être jointe à la réclamation Concur (sauf pour les membres de l’APUO).

Vous pouvez consulter l’aide-mémoire suivant pour vous aider à naviguer dans le système Concur. Des guides de l’utilisateur, par étapes et sujets, sont aussi disponibles sous le menu « Guides du voyageur ».

Remboursement des dépenses professionnelles (RDP)

 

Remboursement des dépenses professionnelles

Conformément à la clause 40.9 de la convention collective de l’APUO, les membres doivent demander un remboursement des dépenses professionnelles (RDP) encourues pour l’exécution de leurs tâches. Il est à noter qu’afin que le remboursement d’une dépense soit admissible, le bien ou le service reçu en échange doit être livré ou rendu. Également, le reçu original doit être attaché à la réclamation dans le système SAP Concur.

Modalités du RDP

Le 1er mai de chaque année, l’Université d’Ottawa dépose 1 625 $ dans votre compte (que vous pouvez consulter en ouvrant une session dans le Système de gestion des congés FAST (accès limité au campus). Vous pouvez dépenser ce montant au fur et à mesure ou l’accumuler pendant une période d’au plus trois ans jusqu’à un maximum de 4 875 $ (3 fois 1 625 $). Exceptionnellement, en 2020, un montant supplémentaire de 1 000 $ a été déposé dans chaque compte RDP, donc le maximum cumulable est de 5 875 $.

Dépenses RDP admissibles

Les dépenses admissibles peuvent inclure ce qui suit :

  • Cotisations à des sociétés professionnelles
  • Frais d’inscription et de déplacement pour participer à des conférences
  • Frais liés aux services de téléphonie cellulaire et d’internet. -  *** Seul le pourcentage d’utilisation à des fins professionnelles peut être réclamé. (ex : si 50% de votre utilisation est liée au travail et que votre facture est de 80 $, le montant admissible au remboursement est de 40 $) ***
  • Coûts liés à la publication et à l'acquisition de matériel d'enseignement ou de recherche :
  • Livres, manuels et publications professionnelles
  • Équipements de bureau
  • Logiciels et abonnements en ligne
  • Ordinateurs et tablettes
  • Accessoires informatiques
  • Formation professionnelle
  • Matériel d’enseignement, de recherche et de laboratoire

Autres renseignements importants

  • Pour les biens commandés en ligne, il faut s’assurer d’inclure la preuve de livraison. Celle-ci peut prendre la forme d’un courriel de confirmation de livraison, ou une attestation de la part de l’acheteur.
  • En application de la clause 40.9.5 de la convention collective, si le montant des dépenses est supérieur à la limite du remboursement, le montant excédentaire pourra être reporté sur une période maximale de trois ans. Après cette période, la somme en question ne pourra plus être réclamée. Il est aussi important de noter qu’une dépense est admissible au remboursement à partir de vos fonds RDP pour une période maximale de trois ans après l'achat.
  • La clause 40.9.3 de la convention collective énonce clairement que les fonds affectés au RDP ne doivent pas remplacer les allocations facultaires pour les déplacements. Ainsi, des fonds du RDP ne peuvent pas être transférés vers les comptes de recherche.
  • Aux termes de la clause 40.9.6 de la convention collective, les équipements achetés avec les fonds RDP restent la propriété de l’Université. Conformément au Règlement 65, vous pouvez acheter ces équipements à l’Université si vous le souhaitez.

Comment faire une demande et se connecter à Concur

Toutes les demandes de remboursement des dépenses professionnelles (RDP) se font en ligne à l’aide de Concur. Vous pouvez facilement y soumettre vos demandes et en faire le suivi. Vous trouverez ici quelques mini-guides très courts et pratiques pour vous aider à remplir votre demande de façon rapide et efficace.

 

Se connecter à Concur.

Guides

 

Pour toutes questions, écrivez-nous un courriel à remboursement@uOttawa.ca.

Autres dépenses

L’équipe de remboursement des dépenses des Ressources financières a ajouté un nouveau type de réclamation dans Concur, sous Dépense > Créer un nouveau compte de frais > Type de réclamation > 3 – Autres dépenses. Au total, 30 types de dépenses ont été ajoutés de façon permanente pour assurer aux employés réguliers un remboursement électronique de bout en bout rapide et efficace jusqu’à 1 000 $ (Règlement 36 – Approvisionnement). La foire aux questions ci-dessous explique la nature de cet ajout.

 

Choisir le bon type de réclamation dans Concur

Points à vérifier avant de choisir le type de réclamation « Autres dépenses » dans Concur.


Foire aux questions

  1. Quels sont les types de dépenses ajoutés?
  2. Qu’advient-il des 13 types de dépenses liés à la COVID-19 qui se trouvaient dans la section « Voyage/Travel » de Concur?
  3. Dans quelles circonstances puis-je utiliser cette nouvelle section?
  4. Quel est l’avantage d’utiliser Concur pour demander le remboursement de ces dépenses?
  5. Quel est le processus d'approbation de ces dépenses dans Concur?
  6. Est-il obligatoire d’utiliser Concur pour demander le remboursement de ces dépenses?
  7. Qu’advient-il des autres méthodes d’achat, des pratiques et des règlements?
  8. Qui peut accéder à Concur pour demander le remboursement de ces dépenses?
  9. Que dois-je inscrire dans le champ « Ville de l’achat »?

1. Quels sont les types de dépenses ajoutés?

Au total, 30 types de dépenses ont été ajoutés sous Dépense > Créer un nouveau compte de frais > Type de réclamation > 3 – Autres dépenses.

Le document Choisir le bon type de réclamation dans Concur énumère toutes les dépenses ajoutées sous ce nouveau type de réclamation.

2. Qu’advient-il des 13 types de dépenses liés à la COVID-19 qui se trouvaient dans la section « Voyage/Travel » de Concur?

Les 13 types de dépenses qui avaient été ajoutés en avril pour tenir compte de certaines dépenses urgentes liées à la pandémie de COVID-19 se trouvent maintenant dans la nouvelle section Dépense > Créer un nouveau compte de frais > Type de réclamation > 3 – Autres dépenses.

3. Dans quelles circonstances puis-je utiliser cette nouvelle section?

Vous pouvez utiliser cette nouvelle section lorsque votre réclamation n’est pas liée à un voyage. Nous avons préparé le document Choisir le bon type de réclamation dans Concur afin de vous aider à choisir le bon type de réclamation.

4. Quel est l’avantage d’utiliser Concur pour demander le remboursement de ces dépenses?

Concur permet un remboursement électronique de bout en bout rapide et efficace jusqu’à 1 000 $ (Règlement 36 – Approvisionnement), comme c’est déjà le cas pour le remboursement des frais de voyage et d’accueil, en plus d’assurer une meilleure visibilité de ces dépenses et une meilleure reddition de comptes.

5. Quel est le processus d'approbation de ces dépenses dans Concur?

Le processus d'approbation peut demeurer le même que celui qui est déjà en place dans Concur pour votre faculté ou service pour le remboursement des frais de voyage et d’accueil, ou être modifié au besoin.

6. Est-il obligatoire d’utiliser Concur pour demander le remboursement de ces dépenses?

Non, ce n’est pas obligatoire. Cet outil s’ajoute aux mesures déjà mises en place par les Ressources financières ainsi que par les facultés et services.

La décision d’utiliser Concur revient aux approbateurs autorisés. Il faut également que les autres méthodes d’achat, les pratiques et les règlements soient respectés.

7. Qu’advient-il des autres méthodes d’achat, des pratiques et des règlements?

Les autres méthodes d’achat, les pratiques et les règlements prévalent.

Le Règlement 36 – Approvisionnement s’applique à ces types de dépenses. Les catalogues de l'Université (SciQuest), les cartes d’achat (pCard), les bons d’achat ou toute autre méthode utilisée par votre faculté ou service demeurent les méthodes d’achat privilégiées. Comme toujours, les produits soumis à des restrictions – achats restreints (comme les produits chimiques ou dangereux) ne peuvent pas être achetés à l’aide de la pCard.

Par exemple :

  • Certains articles, dont les fournitures de bureau, le papier, le matériel informatique et l’équipement de laboratoire, devraient être achetés à l’aide d’un catalogue, et ce, même si la dépense est inférieure à 1 000 $.
  • L’achat de matériel informatique et les frais de téléphone cellulaire ou d’Internet devraient avoir été approuvés par les Technologies de l’information d’abord, quel que soit le montant. SciQuest peut gérer ce processus d’approbation.
  • Certaines facultés n’acceptent pas de rembourser certains équipements de laboratoire. Il est donc préférable pour les utilisateurs de vérifier auprès de leur équipe des achats avant d’acheter l’équipement en question.

Pour vous aider et aider vos utilisateurs à identifier les méthodes d'achat privilégiées, veuillez consulter le document Points à vérifier avant de choisir le type de réclamation « Autres dépenses » dans Concur.

8. Qui peut accéder à Concur pour demander le remboursement de ces dépenses?

Les accès à Concur n’ont pas été modifiés. Seuls les employés réguliers peuvent utiliser cet outil.

Les personnes qui ne sont pas un employé ou une employée de l’Université d’Ottawa (p. ex. employé temporaire sans contrat, employé retraité, étudiant ou invité) n’ont pas accès au système de gestion des dépenses Concur. Ainsi, pour obtenir le remboursement de leurs dépenses, ces personnes doivent consulter leur faculté ou leur service afin de déterminer les procédures à suivre.

9. Que dois-je inscrire dans le champ « Ville de l'achat »?

Pour les biens achetés en ligne et livrés à la maison ou au travail, vous devez choisir la ville de livraison du bien. Pour les autres scénarios, la ville d'achat s'applique.

Guides de l'utilisateur et pour de l'aide

Guides de l'utilisateur

Après avoir ouvert une session dans Concur, le système de gestion des dépenses, vous pouvez consulter les guides dans les sections ci-dessous. Ils expliquent en détails, avec des captures d'écran à l'appui, l'utilisation de Concur.

L'aide-mémoire suivant est un résumé de ces guides et énumère, en deux pages seulement, les étapes à suivre pour créer une demande ou une note de frais, ou approuver une dépense dans Concur.

Avant de créer un rapport de dépense
Créer un rapport de dépense
Approuver des rapports de dépense

Pour de l'aide avec votre demande

Pour de l’aide avec votre demande d’approbation ou de remboursement de frais, veuillez communiquer avec la personne-ressource de votre faculté ou service.

Personnes-ressources par faculté
Personnes-ressources par service

Si vous avez des questions, des commentaires, des suggestions ou souhaitez apporter un changement aux personnes-ressources, veuillez envoyer un courriel à l’équipe de remboursement des dépenses.

Formulaires de remboursement

Si vous n’êtes pas un employé ou une employée de l’Université d’Ottawa (p. ex. employé temporaire sans contrat, employé retraité, étudiant ou invité), vous n’avez pas accès au système de gestion des dépenses Concur. Pour obtenir le remboursement de vos frais de voyage, il vous faut remplir le formulaire approprié se trouvant dans les boîtes ci-dessous.

Frais de voyage

Tel qu'annoncé au mois d'août 2020, les formulaires de remboursement de frais de voyage ont été mis en commun et transformés en un seul formulaire. Les utilisateurs n’ont maintenant qu’un formulaire à remplir pour chaque période de 10 jours. Le calcul des taxes, même si celles-ci diffèrent, se fait dans le même formulaire. De plus, le compte des frais est déterminé automatiquement selon le type de frais sélectionné dans le menu déroulant du formulaire. Nul besoin pour l’utilisateur de connaître le compte ou de s’en souvenir!

Frais d'accueil

L’Université offre des services d’accueil quand cela sert ses intérêts, par exemple pour améliorer les relations communautaires et publiques ainsi que pour tenir des événements reconnaissant l’excellence de son personnel et de sa population étudiante.

Pour demander le remboursement de frais d’accueil, veuillez remplir le formulaire de demande de remboursement des frais d’accueil.

Autres modes d'achat

S’il n’est pas possible de demander un remboursement par le système de gestion des dépenses (Concur), ou si vous préférez ne pas utiliser vos propres ressources et cartes de crédit personnelles, veuillez communiquer avec la personne responsable des achats – acheteur désigné – de votre secteur pour de l'aide. Plusieurs de ces acheteurs ont deux types de cartes de crédit professionnelles pour simplifier les achats et les paiement.

Service central en matière de conformité au Règlement 21

Les Ressources financières offrent un service visant à veiller à ce que les frais de voyage soient conformes au Règlement 21 — Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université. Des facultés et services utilisent déjà ce service depuis son lancement en octobre 2019. Les Ressources financières continueront d’étendre ce service dans les mois à venir. Ce changement est transparent pour les utilisateurs.

La mise en place du service central en matière de conformité marque le début de la deuxième phase du projet d’amélioration du processus de remboursement des dépenses, qui porte sur la facilité d’utilisation. La phase 1 du projet, qui a eu lieu en juillet 2019, visait la mise en vigueur de la version révisée du Règlement 21. Le projet s’inscrit dans le Programme de modernisation des processus administratifs.

Objectifs et avantages

Objectifs

Le service central en matière des dépenses vise à :

  • Définir l’imputabilité, les rôles et les responsabilités des parties concernées.
  • Présenter le nouveau service offert par les Ressources financières.
  • Confirmer les responsabilités des services visés par ce changement.

Avantages

En déployant un service central de conformité, les Ressources financières prévoient : 

  • Une amélioration de l’expérience utilisateur marquée par des délais de remboursement plus courts et un accès à des spécialistes du traitement des demandes de remboursement.
  • Une meilleure utilisation des ressources en permettant aux facultés et services de se concentrer sur d’autres tâches administratives.
  • Une meilleure utilisation du système de gestion des dépenses Concur.
  • Des données plus transparentes pour la production de rapports.
Facultés et services touchés par le changement

Les Ressources financières veillent à la conformité des frais de voyage pour les facultés et les services suivants :

  • Faculté des arts
  • Faculté des sciences de la santé
  • Faculté des sciences sociales
  • Faculté de droit - Droit civil
  • Faculté de droit - Common Law
  • Bibliothèque
  • Vice-rectorat aux finances et à l'administration et tous les services affiliés
  • Vice-rectorat aux affaires académiques et tous les services affiliés
  • Vice-rectorat à la recherche

Il est prévu d'élargir cette offre de service à d’autres facultés et services dans les mois à venir.

Conséquences
Prestation de services

Les rôles et responsabilités des intervenants dans le service central de conformité

Conformité des frais de voyage

Tâches liées à la conformité des frais de voyage Secteur responsable

Révision de la conformité des dépenses

Ressources financières

Changement mineur à la demande de remboursement

Ressources financières

Changement majeur à la demande de remboursement (augmentation du montant)

Facultés et services

Approbation dans le système Banner

Fléxible

Approbation du budget

Facultés et services

Avances de fonds et suivis

Facultés et services

Carte de voyage (TCard) et carte d’achat (PCard)

Facultés et services

Formation des employés

Tâches liées à la formation des employés Secteur responsable

Séance d’information annuelle

Ressources financières

Guides

Ressources financières

Orientation sur les nouvelles fonctionnalités

Ressources financières

Accompagnement individualisé

Facultés et services

Suivi quotidien des questions liées au système de gestion des dépenses Concur et au Règlement 21

Facultés et services
Flux de production

Le flux de production du système de gestion des dépenses (Concur) pour le remboursement aux particuliers des frais de voyage engagées pour le compte de l’Université a changé. Par exemple, lorsqu’un voyageur soumet un rapport de dépenses ou une demande d’avance de voyage, la demande d’approbation de la conformité au règlement est acheminée au secteur Opérations financières et administration des Ressources financières et non à l’agent de conformité de la faculté ou du service, comme c’était le cas auparavant.

Rôle de l'utilisateur

Depuis 2015, la responsabilité de veiller à la conformité des frais de voyage relevait des employés des facultés et services ayant un rôle d’agent de conformité dans le système de gestion des dépenses Concur.

Dans le cadre du service de conformité des dépenses, les employés ayant un rôle d’agent de conformité des facultés et services touchés par le changement peuvent seulement consulter les dépenses des voyageurs de leur secteur dans le système de gestion des dépenses Concur. Ils ne peuvent pas apporter de changements aux demandes de remboursement comme c'était le cas auparavant.

Le service de conformité est offert par les Ressources financières pour les facultés et services touchés par le changement.

 

Soumission des formulaires de remboursement de frais de voyage en papier
  • Les employés réguliers peuvent continuer de présenter leurs demandes de remboursement de frais de voyage en ligne dans le système de gestion des dépenses (Concur).
  • Les employés qui ne sont pas des employés réguliers de l’Université d’Ottawa (p.ex. employé temporaire sans contrat, employé retraité, étudiant ou invité) n’ont pas accès au système de gestion des dépenses Concur. Ils doivent remplir un ou plusieurs formulaires pour obtenir le remboursement de leurs frais de voyage. Déterminer quel formulaire utiliser.

Le secteur Opérations financières et administration des Ressources financières accepte, aux fins de l’examen des demandes, les formulaires papier portant les signatures des approbateurs autorisés (gestionnaire de fonds ou superviseur immédiat) et les reçus à l’appui. Il y a trois façons de soumettre les documents :

  • En personne aux Ressources financières, pavillon Tabaret (TBT W032, à l’intérieur de TBT W021)
  • Par courriel à remboursement@uOttawa.ca. Assurez-vous de joindre une copie numérique du formulaire papier et des reçus.
  • Par courrier interne à l’attention des Ressources financières, TBT W032.

Si le formulaire de remboursement papier doit être modifié – ce qui entraîne nécessairement une modification de la facture Banner – notre équipe responsable de la conformité en informera par courriel l’approbateur Banner, le gestionnaire de fonds et le superviseur immédiat. La faculté ou le service est responsable d’informer le voyageur.

Une fois le formulaire de remboursement papier approuvé, la faculté ou le service reçoit, par courriel, une demande de confirmation de la conformité de la demande. Si le formulaire papier et les reçus ont été envoyés ou apportés au secteur Opérations financières et administration, ils seront renvoyés par courrier interne à l’attention de l’approbateur Banner.

Pour de plus amples renseignements

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet du service central en matière de conformité, veuillez envoyer un courriel à l’équipe de remboursement des dépenses.

 

Ouverture de session et aide technique

CONNEXION AU SYSTÈME DE GESTION DES DÉPENSES (CONCUR)

(Nom d’utilisateur et mot de passe Outlook uOttawa requis)

Pour des renseignements sur les processus de votre faculté ou service, veuillez communiquer votre personne-ressource, dont le nom est indiqué dans la section « Frais de voyage ».

Des questions techniques? Concur : 1-866-793-4040 (en tout temps)

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