Dans tous les milieux de travail, l’imprévu fait partie du quotidien. Quand des tâches s’ajoutent, il incombe aux gestionnaires de les répartir équitablement. La bonne gestion de la charge de travail est cruciale pour le mieux-être psychologique du personnel. L’université met tout en œuvre pour préserver la santé mentale et prévenir la souffrance psychologique des membres du personnel, et elle les encourage à faire passer leur mieux-être et leur santé avant tout. 

La gestion de la charge de travail est l’un des 13 facteurs de la santé et de la sécurité psychologiques en milieu de travail de la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail.  Pour vérifier si la charge de travail est un facteur de risque dans votre secteur, posez-vous les questions suivantes : 

• La quantité de travail que vous demandez à vos employées et employés est-elle raisonnable par rapport à leur poste?
• Acceptez-vous de discuter avec les membres du personnel au sujet de leur charge de travail (demandes, niveau d’autonomie, etc.)?
• Les membres du personnel ont-ils l’équipement, les ressources et le temps nécessaires pour s’acquitter de leurs tâches?
• Le milieu de travail est-il exempt de sources de distraction et d’interruption inutiles?
• Les employées et employés ont-ils la liberté d’établir leurs tâches et responsabilités prioritaires?
   

Vous pouvez mener une conversation collaborative sur les enjeux de la charge de travail en envisageant ces discussions sous trois perspectives différentes: du personnel, de l'équipe et de la direction. Le guide suivant, étape par étape, est utile à la fois aux gestionnaires et aux employés.

Pour vous préparer à mener une conversation constructive, suivez ces quelques conseils: 

1. Écouter activement les préoccupations et les points de vues exprimés
2. Se concentrer sur la recherche de solutions 
3. Convenir d'attentes raisonnables
4. Identifier les obstacles à la réussite

• Quels problèmes la charge de travail pose-t-elle et quelles en sont les origines? Quelles informations contextuelles peuvent vous aider à comprendre la situation?
• Les exigences et attentes liées au poste sont-elles clairement énoncées? Ont-elles évoluées?
• Y a-t-il d’autres paramètres susceptibles de mieux éclairer la situation?
• La situation a-t-elle des répercussions sur d’autres personnes? Qui d’autre pourrait participer à la recherche de solutions ou à l’élimination des obstacles?
• Quelles ressources et mesures de soutien seraient utiles?
• Comment pourrait-on améliorer la situation?
• Avons-nous toutes les cartes en main pour réussir? À quelle fréquence devrions-nous réévaluer nos pratiques?

En vous appuyant sur les informations recueillies, définissez des mesures réalisables pour remédier aux problèmes de charge de travail. Des stratégies et des ressources additionnelles sont proposées à l'annexe A. Appliquez ces suggestions en les adaptant selon vos besoins, ou adoptez d’autres options. 

Les mesures mises en œuvre doivent faire l’objet d’un suivi pour garantir leur efficacité.

Il est important d’établir un mécanisme de surveillance des mesures et d’observer ces quelques règles : 

• Clarté : définir des cibles, des indicateurs et des points de référence mesurables et compréhensibles pour toutes les personnes concernées.
• Simplicité : choisir des mesures faciles à mettre en pratique et peu coûteuses, en commençant par celles qui porteront rapidement leurs fruits.
• Flexibilité : adapter les mesures selon les besoins dans votre milieu de travail. Ne pas hésiter à innover et, s’il y a lieu, apporter les modifications nécessaires.
• Enthousiasme : promouvoir l’amélioration continue.  

Vous pouvez choisir des indicateurs qualitatifs et quantitatifs. Par exemple : 

Qualitatifs :

• Posez des questions précises sur les changements que vous avez mis en œuvre et sur leurs effets, et recueillez les commentaires.
• Soyez sensible aux émotions et apprenez à repérer les baisses de moral.

Quantitatifs :

• Faites le suivi de la productivité du personnel par des comparaisons avec les périodes antérieures.
• Mesurez la rotation du personnel et le taux de rétention.