Ce que vous devez savoir sur l’ombudsman

Publié le mardi 17 avril 2018

Auteur : Mike Foster

La nouvelle ombudsman de l’Université d’Ottawa, Martine Conway, pose à l’entrée de son bureau devant une enseigne sur laquelle est écrit « uOttawa | Ombudsman ».

Là pour vous aider : la nouvelle ombudsman de l’Université d’Ottawa, Martine Conway. Photo : Mike Foster.

Par Mike Foster

Vous êtes passé par les voies habituelles pour résoudre un conflit, mais le résultat a laissé un arrière-goût d’injustice : qui appelez-vous?

Le Bureau de l’ombudsman! En effet, depuis 2010, l’ombudsman fait en quelque sorte office d’observateur officiel, d’arbitre et de filet de sécurité en offrant des conseils impartiaux, confidentiels et indépendants à toute la communauté universitaire. 

La nouvelle ombudsman de l’Université d’Ottawa, Martine Conway, est entrée en fonction le 9 avril 2018 après avoir occupé le poste d’ombudsman à l’Université de Victoria, en Colombie-Britannique, de 1999 à 2018.

Pour elle, son rôle est de faire le pont entre les étudiants, les membres du corps professoral, le personnel de soutien et les autres membres de la communauté universitaire, d’une part, et les politiques et les procédures de l’Université, d’autre part.

« Être ombudsman, c’est s’engager envers l’équité », déclare-t-elle. « La structure du bureau de l’ombudsman fait en sorte qu’il est indépendant. Il est le recours de ceux qui ne savent plus vers qui se tourner ou qui ont l’impression de ne pas s’être fait entendre en utilisant les voies habituelles. C’est en ce sens qu’il est un filet de sécurité. »

Voici neuf faits intéressants sur le Bureau de l’ombudsman :

1. L’ombudsman écoute et outille

Pour Martine Conway, une grande partie de son rôle consiste à être à l’écoute de quiconque communique avec le Bureau de l’ombudsman, à comprendre la situation et à trouver des solutions possibles au problème.

« Souvent, dit-elle, nous donnons aux gens les outils pour qu’ils résolvent eux-mêmes leur problème. C’est vraiment gratifiant de voir un étudiant qui jusque-là ne savait pas qu’il avait des droits, ou qui ignorait comment approcher la personne ou l’unité en cause, découvrir grâce à nous non seulement qu’il a des recours, mais comment y accéder. »

2. L’ombudsman représente l’outil démocratique par excellence 

Étudiants de premier cycle ou des cycles supérieurs, candidats à l’admission, diplômés, membres du corps professoral, chercheurs boursiers, chercheurs affiliés ou membres du personnel de soutien, y compris les administrateurs : toute la communauté universitaire peut profiter des services de l’ombudsman.

« L’ombudsman peut intervenir pour aider à clarifier de l’information, résoudre des problèmes à l’amiable et agir à titre de médiateur », affirme Martine Conway. « Si un étudiant a épuisé toutes les ressources à sa disposition, l’ombudsman peut enquêter et faire des recommandations à qui de droit à l’Université. Il peut également recommander des améliorations aux politiques et aux procédures. »

3. L’ombudsman offre des services gratuits et bilingues

Tous les services de l’ombudsman sont offerts gratuitement et dans les deux langues officielles.

4. L’ombudsman est flexible et efficace 

L’année dernière, le Bureau de l’ombudsman a traité 776 types de problèmes, de la supervision de recherche à l’admission et l’inscription, en passant par les difficultés financières, les conflits interpersonnels et les droits de la personne. Cependant, les questions qui relèvent des conventions collectives des employés ne font pas partie du mandat de l’ombudsman. 

5. L’ombudsman jouit d’une complète indépendance 

Le Bureau de l’ombudsman est financé par l’Université d’Ottawa, la FEUO et la GSAED. L’ombudsman est indépendant de toute structure administrative universitaire ou étudiante existante.

6. Ce qui se dit au Bureau de l’ombudsman reste au Bureau de l’ombudsman 

« Ceux qui se confient à l’ombudsman savent que tout ce qu’ils diront demeurera confidentiel », assure Martine Conway. « Les détails ne seront pas communiqués à qui que ce soit, à moins d’obtenir un consentement écrit. »

7. L’ombudsman répond à un besoin croissant

Le nombre de dossiers traités augmente d’année en année. L’an dernier, le Bureau de l’ombudsman a réglé 677 dossiers par rapport à 174 pendant sa première année d’existence. Les problèmes étudiants représentent la majorité des dossiers traités par l’ombudsman : 402 étudiants ont bénéficié de ses services l’an dernier.

8. L’ombudsman procède de manière transparente

L’ombudsman présente un rapport annuel au Sénat, au Bureau des gouverneurs et aux associations étudiantes de l’Université d’Ottawa. Consultez les rapports annuels et les recommandations de l’ombudsman.

9. L’ombudsman offre de l’information claire 

Découvrez les outils qu’offre le Bureau de l’ombudsman en consultant Comment traiter les plaintes, Comment porter plainte et la Foire aux questions.

Une leader étudiante affirme :

Karen Neil, commissaire aux affaires étudiantes pour l’Association des étudiants et étudiantes diplômés de l’Université d’Ottawa, croit au rôle primordial de l’ombudsman.

« L’ombudsman contribue à la protection des intérêts des étudiants qui ont besoin d’un appui supplémentaire pour résoudre les difficultés qu’ils rencontrent pendant leur cheminement universitaire », dit-elle. « En tant que membre du comité qui surveille les activités de l’ombudsman, j’ai l’impression que la plupart des étudiants et étudiantes qui acceptent l’aide offerte par le Bureau en sont satisfaits ou savent à tout le moins vers qui se diriger pour obtenir de l’aide ailleurs. » 

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