* La présidente ou le président vote uniquement en cas d’égalité. 

** Les membres du Comité doivent se retirer des discussions et des décisions des comités de sélection et de promotion si celles-ci concernent le dossier d’une apprenante, d’un apprenant, d’une stagiaire ou d’un stagiaire qui a été soumis au Comité.

Le quorum est fixé à cinq (5) membres ayant droit de vote, dont la présidente ou le président et l’un ou l’une des membres représentant les résidentes et les résidents.

La doyenne adjointe ou le doyen adjoint de l’unité scolaire concernée (EMPC ou EMPD) doit être présent lors des réunions du Comité afin de donner une interprétation exacte des règlements et politiques.

Les membres du corps professoral sont nommés par le Comité de présentation des candidatures de la Faculté (CPCF).

Les résidentes et résidents sont nommés par la Professional Association of Residents of Ontario (PARO). Pour siéger au Comité, ces résidentes et résidents doivent être membres en règle de la PARO. Si une résidente ou un résident perd son statut de membre en règle au cours de son mandat, la PARO en est informée et est invitée à désigner une autre personne en remplacement.

L’étudiante ou l’étudiant en médecine est nommé par la Société d’Esculape. Pour siéger au Comité, cette personne doit être membre en règle de la Société d’Esculape et n’avoir aucun problème de professionnalisme à son dossier. Si elle perd son statut de membre en règle au cours de son mandat, la Société d’Esculape en est informée et est invitée à désigner une autre personne en remplacement. 

* Les membres du Comité siègent jusqu’à l’échéance de leur mandat ou jusqu’à leur départ volontaire.*

• Le Comité se réunit pour examiner les signalements de niveau 2 qui lui sont transmis ainsi que tous les signalements de niveau 3 visant des étudiantes ou étudiants en médecine ou des stagiaires au postdoctorat, et statuer à leur sujet, conformément au Règlement sur le professionnalisme.

• Au besoin, le Comité se réunit à plusieurs reprises afin de rencontrer la personne à l’origine du signalement, la personne visée par celui-ci, les témoins et toute autre partie concernée.

• Les membres du Comité doivent assister à au moins 75 % des réunions tenues au cours de l’année universitaire. Les membres qui ne peuvent assister au pourcentage de réunions requis pourraient avoir à se retirer du Comité à la demande de la présidence.

Doivent se récuser d’un dossier les membres du Comité qui :

• ont pris activement part à une évaluation; 

• ont émis une recommandation ou rendu une décision dans l’affaire à l’origine du signalement; 

• entretiennent une relation personnelle avec la personne visée par le signalement.

Avant d’examiner une affaire, la présidente ou le président dévoile tout conflit d’intérêts qu’elle ou qu’il pourrait avoir et demande aux membres du Comité d’en faire autant. Les membres pourraient également avoir à se récuser si le Comité estime qu’il existe un risque raisonnable de partialité. Tout conflit d’intérêts ou risque possible de partialité est évalué par le Comité, qui décide par un vote si les déclarations donnent lieu à des motifs de récusation. Ces déclarations et les décisions connexes sont consignées dans le procès-verbal officiel du Comité.  

À la demande du vice-décanat aux EMPD ou du vice-décanat aux EMPC (ou de leur personne déléguée respective) lorsqu’une étudiante ou un étudiant en médecine ou une stagiaire ou un stagiaire au postdoctorat est visé par un rapport sur un manquement au professionnalisme de niveau 2 ou 3, le Comité :

• détermine le déroulement de l’enquête; 

La réunion est présidée par la présidente ou le président du Comité. En cas de conflit d’intérêts personnel ou d’apparence de partialité, la présidente ou le président désigne quelqu’un pour présider la réunion en son nom. La personne ainsi désignée est sélectionnée parmi les cinq membres du corps professoral ayant droit de vote.

Le Comité statue sur toute question concernant la procédure suivie ou la preuve communiquée lors de ses réunions.   

L’avis, l’aide, les déclarations orales ou écrites et les déclarations sous serment des tierces parties peuvent être obtenus préalablement à la réunion.

Au moins dix (10) jours civils avant la réunion, la personne visée par le signalement (étudiante ou étudiant en médecine, ou stagiaire au postdoctorat) reçoit les éléments de preuve recueillis par le Comité à ce stade et a la possibilité d’y répondre par écrit cinq (5) jours civils avant la réunion prévue. Ces déclarations écrites doivent être transmises au Comité cinq (5) jours civils avant la réunion prévue.

La personne visée par le signalement est invitée à la réunion au moins dix (10) jours civils avant la date prévue de celle-ci. Si elle le souhaite, elle peut se faire accompagner d’une personne la représentant, mais cette dernière aura pour seul rôle de la soutenir et ne pourra parler en son nom durant la procédure.

Si la présidente ou le président le juge utile, d’autres parties prenantes (personne à l’origine du signalement, témoins) peuvent être invitées à rencontrer le Comité.

Au début de la rencontre, la présidente ou le président résume le déroulement de la réunion et réitère le temps consacré à la séance. 

Les entretiens avec la personne à l’origine du signalement et les témoins peuvent être réalisés avant la rencontre avec la personne visée par le signalement. Au besoin, l’identité de la personne à l’origine du signalement et des témoins peut être protégée.

La personne visée par le signalement commence par se présenter, après quoi les membres du Comité sont libres de l’interroger. Elle aura ensuite l’occasion de présenter brièvement ses remarques finales.

Le Comité pourrait avoir à délibérer sur les preuves et à rendre une décision à une date ultérieure.

Un résumé du procès-verbal de la réunion est dressé par l’administratrice principale ou l’administrateur principal, Gouvernance universitaire, et validé par la présidente ou le président dans un délai de cinq (5) jours civils. Le résumé du procès-verbal examiné et approuvé est transmis aux membres du Comité aux fins d’examen et de commentaires.

Après avoir évalué la preuve selon la prépondérance des probabilités, le Comité peut :

• établir que les détails du signalement sont valides;

• établir que certains des détails du signalement sont valides;

• établir que l’incident allégué dans le signalement n’est pas bien fondé à ce stade et qu’il est nécessaire de mener une enquête plus approfondie;

• établir que l’incident allégué dans le signalement n’est pas fondé et qu’il n’est pas nécessaire de mener une enquête plus approfondie.

S’il établit que le signalement est valide, le Comité détermine s’il y a eu manquement au Règlement sur le professionnalisme.

Le Comité rend sa décision par un vote à main levée. La décision est déterminée par la majorité des membres en présence ayant droit de vote. 

La présidente ou le président vote uniquement en cas d’égalité. 

La décision est consignée dans le procès-verbal du Comité. Les votes individuels ne sont pas consignés.

Le Comité détermine la ligne de conduite à adopter, qui peut comprendre, entre autres exemples : une surveillance supplémentaire, l’orientation vers des services (p. ex. programme de promotion de la santé des médecins [Physician Health Program] de l’Ontario Medical Association), un échec de cours, la remédiation, la probation, la suspension ou le renvoi.  

La présidente ou le président du Comité prépare un rapport annuel résumant les activités du Comité et le transmet comme suit :

• Au vice-décanat aux EMPD et au Comité des études médicales postdoctorales (stagiaires au postdoctorat);  

• Au vice-décanat aux EMPC et au Comité des études de premier cycle (étudiantes et étudiants en médecine);

• Au décanat et au Conseil de la Faculté. 

Les noms des personnes à l’origine de signalements, des personnes visées par ceux-ci et des témoins ne sont jamais mentionnés dans ces rapports. Les rapports peuvent toutefois contenir des recommandations générales pour améliorer le professionnalisme au sein des unités scolaires concernées ou de la Faculté en général.

Les documents communiqués au Comité lors des réunions sont conservés par l’administratrice principale ou l’administrateur principal, Gouvernance universitaire du Comité. 

Les délibérations du Comité et les renseignements reçus par celui-ci doivent demeurer confidentiels, à moins que leur divulgation soit requise dans le cadre des enquêtes et des rapports du Comité.

Les discussions, la correspondance et les documents sont tous considérés comme confidentiels, sans égard à leur mode de transmission. Les membres du Comité doivent en respecter la confidentialité en tout temps. Les membres du Comité sont également tenus de signer une entente de confidentialité. Toute l’information reçue et transmise doit être traitée conformément au Règlement 117 de l’Université d’Ottawa. Certains renseignements peuvent être obtenus sur demande auprès du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa conformément au Règlement 90.

Hickson, G.B., Pichert, J.W., Webb, L.E. et Gabbe, S.G. (2007). A complementary approach to promoting professionalism: identifying, measuring, and addressing unprofessional behaviors. Acad Med., 82(11), 1040-1048. PubMed PMID: 17971689. Epub 2007/11/01. eng.

Ce mandat doit être revu tous les trois (3) ans.