1.1 Les dépenses éligibles comprennent par exemple :
- Les frais d'inscription à la conférence;
- Frais de transport au tarif le plus économique - en dehors de la région Ottawa-Gatineau;
- Hébergement et repas; et
- Coût d'impression de l'affiche ou autre matériel promotionnel.
1.2 Subvention maximale
Jusqu'à 1 000$ disponibles.
Étudiants MSc - Une seule bourse pour la durée des études.
Étudiants PhD - Une bourse par an pour la durée des études.
1.3 Admissibilité
Étudiants MSc :
- premier auteur ou co-premier auteur;
- le matériel présenté doit être directement lié à la thèse ou au document de recherche de l'étudiant et doit avoir été obtenu pendant la période d'études;
- être inscrit à temps plein dans le programme de maîtrise au moment de la conférence;
- présenter à la conférence au cour des six premiers trimestres suivant l'inscription initiale au programme de maîtrise.
Étudiants PhD :
- premier auteur ou co-premier auteur;
- le matériel présenté doit être en relation directe avec la thèse ou le document de recherche de l'étudiant et doit avoir été obtenu durant la période d'études;
- être inscrit à temps plein dans un programme de doctorat au moment de la conférence;
- avoir terminé au moins deux trimestres dans son programme de doctorat; et
- présenter leur recherche à la conférence au cour des 15 premiers trimestres de leur inscription initiale au programme de doctorat et avoir réussi leur examen de synthèse au moment de la demande.
1.4 Fonds supplémentaires du Bureau des études supérieures et postdoctorales (BÉSP)
Le BÉSP dispose de fonds supplémentaires qui peuvent être utilisés pour couvrir les frais de transport seulement. Le montant maximal varie en fonction du lieu de la conférence.
Veuillez consulter la page Web des subventions de voyage pour conférences du BÉSP pour plus d'informations.
1.5 Processus de demande :
Soumettre les éléments suivants par courriel à l'ÉÉSP ([email protected]) au moins 30 jours avant la date de début de la conférence. Aucune demande ne sera prise en compte si elle est incomplète ou reçue après le début de la conférence :
1) Un courriel indiquant si vous faites une demande de fonds de voyage auprès de l'ÉÉSP et/ou du BÉSP (les demandes doivent être toute deux soumises à [email protected]);
2) Un formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence signé par votre superviseur :
- Étudiants à la maîtrise (PDF)
- Étudiants au doctorat ou au programme accéléré (PDF)
3) Un formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage (format Excel)
- Veuillez laisser le champ de la "clé comptable" libre, car il sera rempli par l'agent administratif
- Les indemnités journalières de repas ne peuvent être utilisées que si toutes les autres dépenses totalisent moins de 1 000$. Veuillez envoyer un courriel à l'agent administratif de l'ÉÉSP à l'adresse [email protected] pour recevoir les montants des per diem si vous souhaitez les utiliser;
4) Un résumé de la publication qui sera présenté qui inclue la liste des auteurs;
5) Une preuve écrite ou un courriel émis par la conférence confirmant que la publication a été acceptée pour être présentée à la conférence.
L'agent administratif de l'ÉÉSP examinera et soumettra vos documents remplis aux autorités compétentes pour approbation finale. Il vous informera par courriel de l'approbation de votre/vos demande(s).
Aucune avance en espèces ou par carte de crédit ne sera accordée.
1.6 Remboursement :
- Pendant votre voyage, conservez des copies de tous les reçus qui seront remboursés (cartes d'embarquement, reçus de taxi, reçus d'hôtel, etc.), ainsi qu'une copie du programme de la conférence ou de l'ordre du jour de la réunion. Ceux-ci devront être soumis avec votre demande de remboursement de frais de voyage à votre retour;
- Soumettez le formulaire de remboursement de frais de voyage dûment rempli par courriel à l'agent administratif à l'adresse [email protected] dans les 10 jours ouvrables suivant votre retour.
