La période de transfert : Votre faculté ou votre service sera transféré de DocuShare vers SharePoint Online conformément au calendrier de déploiement. 

Le gel du contenu : Est défini comme débutant le jour précédant le début du transfert jusqu’au jour suivant sa fin. Durant cette période, la faculté ou le service pourra toujours accéder aux documents dans DocuShare, mais en mode lecture uniquement.  

La liaison du projet au sein de la faculté ou du service : La faculté ou le service désigne une ressource qui agira en tant que liaison pour communiquer avec l’équipe du projet et l’aider dans le processus de transfert.

Les préparations requises par la liaison du projet au sein de la faculté ou du service : 

• La réunion de lancement du projet : Une ressource experte de la Gestion de l’information et des archives rencontrera la liaison du projet de la faculté ou du service et lui fournira des renseignements généraux sur le projet, les échéances, et confirmera les collections DocuShare qui appartiennent à la faculté ou au service. La réunion durera généralement 30 minutes. 

• La préparation des renseignements : La liaison du projet et tous les contributeurs de la faculté ou du service examineront les renseignements contenus dans les collections DocuShare de la faculté ou du service afin de déterminer ce qui peut être supprimé et ce qui doit être transféré conformément aux meilleures pratiques. 

• La cartographie des renseignements : La liaison du projet dirigera les efforts avec les contributeurs de la faculté ou du service, s’il y en a, et fournira les renseignements nécessaires pour configurer le nouveau site SharePoint Online à l’aide des lignes directrices de la Gestion de l’information et des archives. 

L’équipe du projet s’occupera : 

• Des renseignements relatifs à la configuration du site : L’équipe du projet complétera les renseignements nécessaires au transfert.  

• De la préparation de l’exportation : L’équipe chargée du transfert prépare les fichiers DocuShare nécessaires au nouveau site de SharePoint Online. 

• De la création du site de SharePoint Online : L’équipe en charge du transfert crée le site et transfère les fichiers dans SPO. 

• De la vérification finale de SharePoint Online : L’équipe du projet effectuera un contrôle de qualité du site et communiquera avec la liaison du projet lorsque le site sera prêt.