Dépenses de petite caisse

Cette page permet de télécharger le formulaire utilisé pour inscrire les détails des transactions comptables de dépenses de Petite Caisse. Ce formulaire doit être soumis au secteur comptabilité avec la demande de renflouement. Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour compléter le formulaire.

Marche à suivre pour compléter le formulaire de dépenses de Petite Caisse

Ce formulaire sert à indiquer toutes les dépenses de Petite Caisse encourues pour une certaine période et doit être utilisé en conformité avec le Règlement 26 'Petite caisse'. Lorsque complété, ce formulaire doit être utilisé pour faire l'écriture de journal dans le système financier Banner.

 

Date

  • Date à laquelle le formulaire est complété. Ce champ est protégé et la date est générée automatiquement.

 

No d'écriture

  • Indiquez le numéro généré lorsque l'écriture de journal est faite dans le système financier Banner.

 

Montant avant les taxes

  • Indiquez le montant avant les taxes, tel qu'indiqué sur le reçu.

 

TVH

  • Indiquez le montant de la taxe de vente harmonisée (13%) tel qu'indiquée sur le reçu.

 

TPS (5%) - récupérable à 100%

  • Indiquez le montant de la taxe sur les produits et services pour les achats dont le montant de la TPS est récupérable à 100% (principalement les livres).

 

TPS (5%) - récupérable à 67%

  • Indiquez le montant de la taxe sur les produits et services pour les achats dont le montant de la TPS est récupérable à 67% (majorité des achats).

 

TVP

  • Indiquez le montant total de la taxe de vente provinciale tel qu'indiquée sur le reçu.

 

Montant total

  • Montant total qui doit correspondre au total du reçu. Ce champ est protégé et le calcul se fait à partir d'une formule.

 

Montant imputé au FOAP (incluant les rabais de taxes)

  • Montant comptabilisé par écriture de journal à la clé comptable indiqué sur le formulaire. Ce champ est protégé et le calcul se fait à partir d'une formule.

 

Fonds/Orgn/Compte/Prog

  • Indiquez la clé comptable à laquelle la dépense doit être comptabilisée.

 

78% de la composante provinciale de la TVH

  • Rabais de 78% de la composante provinciale de la TVH comptabilisé au compte à recevoir 11851 par écriture de journal. Ce champ est protégé et le calcul se fait à partir d'une formule.

 

67% de la composante fédérale de la TVH et TPS

  • Rabais de 67% de la composante fédérale de la TVH et de la TPS comptabilisé au compte à recevoir 11801 par écriture de journal. Ce champ est protégé et le calcul se fait à partir d'une formule.

 

100% de la TPS (principalement sur les livres)

  • Rabais de 100% de la TPS comptabilisé au compte à recevoir 11802 par écriture de journal. Ce champ est protégé et le calcul se fait à partir d'une formule.

 

Total des déboursés (Orgn et compte de la Petite Caisse de la faculté/école/service)

  • Indiquez le fonds ou l'organisation ainsi que le compte de bilan de Petite Caisse auquel le montant calculé doit être comptabilisé par écriture de journal. Le montant calculé est dans un champ protégé et le calcul se fait à partir d'une formule.

 

Argent en main

  • Indiquez le solde d’argent qui reste à la Petite Caisse.

 

Total Petite Caisse

  • Montant total (incluant les déboursés et les argents en main) de la Petite Caisse. Ce montant doit correspondre au solde de Petite Caisse indiqué au Grand Livre. Ce champ est protégé et le calcul se fait à partir d'une formule.

 

Gardien

  • Personne responsable de faire les déboursés de Petite Caisse. Le gardien doit dater et signer le formulaire, et doit indiquer son poste téléphonique.

 

Approbateur

  • Personne ayant une autorité d'approbation, généralement le superviseur du gardien. L'approbateur doit dater et signer le formulaire, et doit indiquer son poste téléphonique.

 

 


Le Service des finances est responsable de la mise à jour de ce formulaire

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