Le directeur de stage d’externat relève de la doyenne associée aux études médicales de premier cycle par l’entremise du directeur de l’externat (3e et 4e années) et de leurs directeurs de département respectifs, le cas échéant.

Rôle du directeur de stage d’externat

Les fonctions du directeur de stage d’externat sont les suivantes :

  1. Coordonner les placements cliniques pour tous les étudiants affectés à des stages.
  2. Étudier, avec son homologue de l’autre volet linguistique, les objectifs du stage et porter tous les changements à l’attention du directeur de l’externat. Les objectifs doivent être identiques dans le volet francophone et le volet anglophone, conformément aux normes d’agrément.
  3. Coordonner le programme d’enseignement didactique, préférablement au moyen d’une séance d’enseignement d’une demi-journée par semaine, et s’assurer qu’il est mis à la disposition des étudiants faisant leurs stages dans des sites éloignés.
  4. Surveiller l’élaboration et la révision du contenu du programme d’études en ligne du stage. Les étudiants doivent avoir électroniquement accès à tous les aspects administratifs du stage.
  5. Déterminer le contenu et faciliter le suivi des rencontres essentielles avec les patients (T-Clerk).
  6. Rencontrer tous les étudiants au début de chacun des stages aux fins d’orientation, puis une autre fois aux fins de rétroaction et de discussion vers le milieu du stage.
  7. Le directeur de stage doit veiller à ce que tous les étudiants reçoivent de la rétroaction formative écrite vers le milieu du stage. Le directeur de stage doit rencontrer tous les étudiants qui ne répondent pas aux attentes et fournir un rapport écrit, signé par l’étudiant, qui permet à ce dernier de comprendre ses lacunes et d’y remédier. Le directeur de l’externat doit être informé de tout problème concernant les aspects pédagogiques, le professionnalisme ou l’assiduité.
  8. Distribuer un examen formatif et, vers la fin du module, rencontrer tous les étudiants pour les préparer à l’examen sommatif.
  9. Résumer les évaluations cliniques des étudiants, donner à chaque étudiant la possibilité de discuter de son évaluation clinique et de préparer l’évaluation du directeur de stage pour le dossier de rendement de l’étudiant en médecine.
  10. Avec son homologue de l’autre volet linguistique, mettre au point un examen final qui comprend des questions à choix multiples, des questions à court développement et des questions de prise de décisions cliniques. Les directeurs doivent respecter les échéances du calendrier d’opérations de la Faculté pour ce qui est de la révision et de la traduction de l’examen. Le directeur francophone est responsable de revoir la traduction pour confirmer que les questions sont équivalentes dans les deux langues. Les directeurs sont aussi responsables de corriger l’examen. L’examen de tout étudiant qui n’a pas obtenu la note de passage doit être passé en revue avant la réunion du Comité de promotions de l’externat. Les directeurs examinent les évaluations de l’examen faites par les étudiants et apportent les améliorations requises pour le prochain examen.
  11. Participer aux réunions du Comité de promotions de l’externat pour présenter les notes des étudiants à l’examen et les évaluations cliniques aux fins d’approbation.
  12. Rencontrer l’étudiant et établir des mesures de rattrapage, au besoin, en préparation d’un examen de reprise, d’un examen supplémentaire ou de la reprise du temps clinique.
  13. Identifier les étudiants qui ont le mieux réussi le stage durant l’année et assister à laCérémonie de remise des prix d’excellence pour leur remettre les prix.
  14. Examiner les demandes des étudiants qui désirent effectuer leurs stages obligatoires aux sites d’EMR selon la politique des stages en milieu rural, et aider le directeur de l’EMR dans l’agrément des sites, notamment par des visites sur place au besoin.
  15. Répondre aux demandes d’absence et signaler toutes ces demandes au Bureau des études médicales conformément à la politique sur les absences.
  16. Participer aux réunions mensuelles du Comité de l’externat et aux journées de réflexion spéciales des Études médicales de premier cycle pertinentes à l’externat (habituellement une ou deux fois par année).
  17. Superviser les activités du coordonnateur administratif de stage.
  18. Demander aux étudiants les évaluations des membres du corps professoral prenant part au programme d’enseignement et des précepteurs cliniques. Envoyer individuellement les évaluations aux membres du corps professoral et fournir des données d’ensemble pour le rapport de fin d’année au directeur de l’externat.
  19. Demander aux étudiants l’évaluation du stage pour ce qui est du programme, des placements cliniques et de l’organisation. Envoyer des données d’ensemble sous forme d’un rapport de fin d’année au directeur de l’externat et inclure des suggestions sur la façon d’améliorer le stage.
  20. Préparer une analyse du stage pour l’agrément et participer à d’autres activités d’agrément selon les exigences de la Faculté de médecine.
  21. Être au courant des tendances nationales en éducation médicale de premier cycle pertinentes à sa spécialité.

    Le directeur aux études de premier cycle ou le directeur de l’externat d’un département peut aussi :
  22. Identifier les meilleurs résidents et médecins enseignants aux fins de reconnaissance au sein du département.
  23. Faciliter le placement des étudiants de la 1re à la 4e année de l’Université d’Ottawa et des étudiants visiteurs pour les stages au choix et les stages à option.
  24. Présider le Comité des études de premier cycle du département.
  25. Organiser des exposés pendant les stages dans le cadre du cours Retour aux principes essentiels en préparation à l’examen du Conseil médical du Canada (LCMC).