Procédure pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités

Pour commencer, il faut trouver un membre du corps professoral de l’Université d’Ottawa qui travaille dans le même domaine d’intérêt et le contacter pour s’enquérir des possibilités de stage et d’encadrement.

La superviseure ou le superviseur de recherche doit occuper un poste à temps plein à l’Université. Les personnes suivantes peuvent diriger des recherches : les membres réguliers du corps professoral, ceux qui ont un poste à temps plein permanent ou menant à la permanence, les professeures et professeurs émérites toujours actifs en recherche, et les chercheuses et chercheurs à temps plein dans un institut de recherche hospitalier affilié à l’Université d’Ottawa.

Voici quelques ressources pour faciliter la recherche d’une superviseure ou d’un superviseur de recherche :

• Centres et instituts de recherche, y compris les hôpitaux affiliés et grappes d’intérêts de recherche de l’Université
• Bureaux de recherche des facultés (créés pour assurer le soutien et la promotion des initiatives de recherche)

Au moment d’approcher une superviseure ou un superviseur de recherche potentiel, il est important de lui présenter un plan clair de la visite comprenant les dates de début et de fin, la portée du projet et la portion qui peut être menée à l’Université d’Ottawa. Il faut indiquer clairement les ressources financières qui serviront à couvrir les frais de subsistance, ainsi que les ressources et le soutien attendus de la superviseure ou du superviseur de recherche et de l’Université.

La superviseure ou le superviseur pourrait désirer recevoir un curriculum vitae, un relevé de notes et le résultat à un examen de français ou d’anglais.

N.B. : Aux éventuels ECI et aux superviseures et superviseurs de recherche : attention aux délais pour obtenir les documents de voyage. Les délais de traitement varient selon le pays d’origine et peuvent avoir une incidence sur la date d’arrivée. Pour obtenir les documents de voyage à temps, informez-vous des délais de traitement d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Lorsque l’éventuelle ou éventuel ECI et la personne qui dirigera sa recherche auront conclu une entente, cette dernière devra fournir à l’étudiante ou l’étudiant en provenance du Canada ou d'ailleurs une lettre d’invitation officielle confirmant sa visite. La lettre d’invitation confirmera les détails de la visite en établissant les modalités.

Gabarits de lettre d'invitation à télécharger pour les superviseures et superviseurs de recherche invitant une étudiante ou un étudiant du Canada ou de l’étranger.

Il est obligatoire d’utiliser ces gabarits officiels pour éviter les retards et les refus éventuels dans les processus d’immigration.

Une fois la lettre d'invitation remise, l'ECI peut passer à l'étape suivante.

NOTE 1 : Il n’est pas nécessaire de conclure une entente de recherche officielle, ou un protocole d’entente, pour accueillir une ou un ECI à l’Université d’Ottawa. Toutefois, certains établissements étrangers pourraient exiger une entente de stage de recherche ou un formulaire en fonction de la situation. Une fois que le stage commence, que les dates de début et de fin ont été confirmées et que les documents de voyage ont été obtenus, RIEX peut examiner les modalités d’une entente de stage établie par l’établissement d’attache pour s’assurer que l’Université et la superviseure ou le superviseur les acceptent, avant approbation au niveau facultaire (décanat ou vice-décanat à la recherche). 

NOTE 2 : C’est le Cabinet du vice-recteur à la recherche et à l’innovation, et non RIEX, qui délivre les certificats d’achèvement de stage. Le meilleur document à utiliser pour confirmer l’achèvement d’un stage de recherche à l’Université d’Ottawa est le relevé de notes officiel sur lequel la cote de cours RCH (stage de recherche) figurera. Les ECI peuvent obtenir des copies du relevé de notes officiel auprès d’InfoService après avoir passé une commande en ligne. En outre, certains établissements étrangers pourraient demander un autre certificat attestant que l’ECI a satisfait aux exigences du stage. Ce document peut être produit au niveau facultaire (décanat ou vice-décanat à la recherche) ou sous la forme d’une lettre d’attestation préparée par la superviseure ou le superviseur de recherche. 

Cette section ne concerne que les ECI provenant d’un autre pays. Les étudiantes et étudiants qui détiennent la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente peuvent passer à la prochaine étape.

Les éventuels ECI internationaux peuvent venir à l’Université d’Ottawa dans deux situations :

Situation 1 : Stage de recherche de 120 jours ou moins, avec ou sans bourse¹ qui couvre les coûts pour la durée du séjour au Canada.

Situation 2 : Stage de recherche de 120 jours ou plus (jusqu’à 12 mois), avec une bourse¹ qui couvre les coûts pour la durée du séjour au Canada.

¹ Exemples de bourses : bourse à processus concurrentiel d’un gouvernement ou d’autres organismes de financement, bourse à processus concurrentiel ou non concurrentiel de l’établissement d’attache de l’ECI, allocation de la superviseure ou du superviseur de recherche à l’Université d’Ottawa. 

N.B. : Les personnes qui seront rémunérées par l'Université d'Ottawa à titre d'employés à contrat, à temps partiel ou à temps plein ne sont pas des ECI. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le bureau administratif de la faculté concernée.

L’obtention des documents de voyage (permis et visas) requis pour un stage de recherche au Canada peut s’avérer difficile, car le statut des ECI n’est pas clairement défini dans les politiques d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Bien que le séjour se déroulera dans le cadre d’un programme d’études de l’établissement d’attache, l’ECI pourrait se faire considérer comme une travailleuse ou un travailleur plutôt que comme une étudiante ou un étudiant. Prière de lire cette section attentivement pour éviter les retards et les refus.

RAPPEL : Aux ECI et aux superviseures et superviseurs de recherche : attention aux délais pour obtenir les documents de voyage. Les délais de traitement varient selon le pays d’origine et peuvent avoir une incidence sur la date d’arrivée. Pour obtenir les documents de voyage à temps, informez-vous des délais de traitement d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. La pandémie de COVID-19 peut aussi entraîner des restrictions de voyage.

Les renseignements ci-dessous sont offerts à titre indicatif seulement. À noter que les critères d’admissibilité et leurs interprétations sont susceptibles de changer et ne relèvent pas de l’Université d’Ottawa. Pour obtenir l’information la plus récente et trouver réponse à la plupart des questions, consulter le Centre d’aide d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Situation 1 : Autorisation de voyage électronique et visa de visiteur

Pour un stage de recherche de 120 jours ou moins, avec ou sans une bourse qui couvre les coûts pour la durée du séjour au Canada, il est habituellement recommandé d’obtenir une autorisation de voyage électronique (AVE) ou un visa de visiteur. Les pages Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada offrent plus d’information sur l’admissibilité à l’autorisation de voyage électronique et au visa de visiteur.

Les ECI prévoyant rester au Canada moins de 120 jours et ayant une autorisation de voyage électronique ou un visa de visiteur qui recevront une bourse ou une allocation d'une professeure ou d'un professeur pendant leur séjour doivent obligatoirement obtenir un numéro d’assurance sociale (NAS). Pour obtenir un NAS pour un séjour de moins de 120 jours, les ECI doivent, à leur arrivée au Canada, demander à l’agente ou l’agent des services frontaliers une fiche du visiteur. Les ECI ne peuvent plus obtenir cette fiche une fois entrés au Canada.

Situation 2 : Permis d’études

Les étudiantes et étudiants qui prévoient rester au Canada entre six et douze mois devraient obtenir un permis d’études. La page d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada offre plus d’information sur l’admissibilité au permis d’études.

Les ECI qui ont un permis d’études et l’autorisation de travailler au Canada ont droit à un numéro d’assurance sociale (NAS). À son arrivée à Ottawa, l’ECI doit se rendre aux bureaux de ServiceOntario avec son passeport et son permis d’études.

Quelles que soient les circonstances, le passeport doit être valide pour toute la durée du séjour au Canada et respecter les règlements en vigueur dans le pays d’origine et le pays de destination.

Une fois les documents de voyage obtenus et les dates de séjour confirmées, l’ECI peut communiquer avec sa superviseure ou son superviseur de recherche pour passer à la prochaine étape, soit son inscription à l’Université d’Ottawa. Aucun dossier d’inscription ne sera traité avant la réception de tous les documents de voyage

Une fois les dates de début et de fin du stage confirmées et les documents de voyage obtenus, la superviseure ou le superviseur de recherche pourra, avec l’ECI, remplir le formulaire de demande. 

Les documents de demande suivants doivent être envoyés à [email protected], avec la superviseure ou le superviseur de recherche en copie :

• Formulaire de demande pour ECI (rempli et signé)
• Numérisation couleur de la page des renseignements biographiques du passeport de l’ECI
• Lettre d’invitation de la superviseure ou du superviseur de recherche de l’Université d’Ottawa
• Documents d’immigration valides (le cas échéant)
• Bourse ou preuve de financement (le cas échéant)

Tous les documents doivent être reçus pour que la demande soit traitée. Ils doivent être soumis au moins cinq semaines avant la date de début escomptée afin qu’il y ait suffisamment de temps pour régler les questions d’inscription, d’approbation éthique (pour la recherche impliquant des personnes) et de couverture d’assurance maladie de l’Université. Les détails sont fournis dans les sections suivantes.

Une fois le formulaire de demande approuvé, un numéro étudiant et une adresse courriel seront attribués à l’ECI, ce qui confirmera son statut à l’Université d’Ottawa.

Une fois le formulaire d’inscription soumis et le dossier de l’ECI accepté par l’Université d’Ottawa, le projet de recherche pourrait nécessiter d’autres approbations.

L’ECI convient de respecter le Règlement 115 – Conduite responsable de la recherche et le Règlement 130 – Droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants

Si le projet, qu’il soit indépendant ou qu’il se greffe à un projet de la superviseure ou du superviseur de recherche, implique la participation de sujets humains ou l’utilisation de matières biologiques, une nouvelle approbation éthique pourrait être requise. Pour en savoir plus sur les procédures et les lignes directrices en la matière, consulter le site Web du Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche. Il est fortement recommandé de suivre le cours EPTC 2 : FER-2022 sur l’éthique de la recherche.

Si le projet de recherche recourt à des animaux ou demande d’effectuer des tâches spéciales dans les installations pour animaux, l’ECI doit communiquer avec le Service vétérinaire et animalier.

Enfin, pour obtenir des renseignements sur les formations de sécurité qui pourraient s’appliquer au projet de recherche, l’ECI doit consulter le Bureau de la gestion du risque.

Tous les ECI doivent participer à l’un des deux régimes suivants (selon le statut de résidence au Canada) :

Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU)

• Tous les ECI qui ne sont pas admissibles à l’Assurance-santé de l’Ontario doivent participer au Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU). Celui-ci est obligatoire pour les ECI de l’international et les étudiantes et étudiants non-résidents qui y sont admissibles (et leurs personnes à charge, le cas échéant). Le RAMU couvre les consultations médicales et une partie des autres frais médicaux et frais d’hospitalisation pendant le séjour au Canada. Les pages Web sur le RAMU et la couverture d’assurance contiennent de plus amples renseignements.
• Les ECI doivent confirmer leurs dates d’arrivée et de départ, leur non-admissibilité à l’Assurance-santé de l’Ontario et la couverture requise pour leurs personnes à charge (le cas échéant) par courriel à [email protected].
• Lorsque l’inscription au RAMU sera faite, les Ressources humaines de l’Université contacteront l’étudiante ou l’étudiant pour lui faire payer les frais (60 CAD/mois) et lui remettre sa carte-couverture. 
• Si la couverture du RAMU expire avant que l’ECI quitte l’Université d’Ottawa, elle doit être prolongée. Dans ce cas, il faut écrire un courriel à [email protected] trois semaines avant la date d’expiration.

Assurance-santé de l’Ontario

• Le site Web du gouvernement de l’Ontario contient l’information nécessaire sur l’admissibilité à l’assurance.

N.B. :

• Toute personne qui n’est pas admissible à l’Assurance-santé de l’Ontario doit obligatoirement s’inscrire au RAMU. Selon notre contrat avec l’assureur, les étudiantes et étudiants internationaux doivent être couverts par le RAMU en tout temps. Dans certaines circonstances exceptionnelles, il peut être possible d’obtenir une exemption; la page sur les exemptions au RAMU contient de plus amples informations à cet égard.
• Dans le cas où il y a un solde impayé et l’étudiant a quitté l’Université d’Ottawa, la superviseure ou le superviseur sera responsable de payer les frais.

L’ECI doit rencontrer sa superviseure ou son superviseur de recherche dès son arrivée.

Une fois à Ottawa, l’étudiante ou l’étudiant doit se présenter à InfoService pour activer sa carte d’identité universitaire. Cette carte sert de carte de bibliothèque, de carte de photocopie et de carte de débit sur le campus, et donne accès aux installations de l’Université.

Une fois son adresse courriel de l’Université et son numéro étudiant reçus, l’ECI doit activer son compte dans uoZone. Ce portail lui donnera accès à ses renseignements personnels, à ses relevés de compte, aux infolettres et à divers outils en ligne.

Nos partenaires sur le campus offrent une foule de services aux ECI pendant leur séjour.

Des activités d’orientation leur serviront à faire connaissance avec leurs pairs et le personnel dévoué qui, outre l’enseignement, sont là pour guider et soutenir les étudiantes et étudiants en visite à l’Université.

Pour s’inscrire à des cours, il suffit de s’inscrire en ligne ou en personne à InfoService. Les droits de scolarité des étudiantes et étudiants spéciaux et des auditrices et auditeurs s’appliquent.

Pour bien préparer leur séjour à Ottawa, les ECI peuvent se renseigner sur les ressources du campus, la bibliothèque, les cartes du campus, le Service de la protection, l’accès au transport en commun et le logement sur le campus et hors campus. À noter que pour accéder aux installations récréatives du campus, il faut s’inscrire et payer des droits supplémentaires; la page Web sur les sports et activités récréatives renferme de plus amples renseignements.