Demande de subvention de voyage pour conférence

Une somme peut vous être attribuée pour rembourser vos frais de déplacement si vous présentez une publication directement liée à votre thèse à une conférence. Vous pourriez être admissible à cette subvention si vous êtes étudiante ou étudiant à la maîtrise avec thèse, au doctorat ou dans un programme « accéléré ». Les conditions d'admissibilité sont détaillées dans les sections plus bas sur cette page.

Valeur

Maîtrise avec thèse: Jusqu'à 550$

Doctorat ou programme accéléré: jusqu'à 800$

Date limite

Avant le séjour

Avant la conférence

  • Télécharger le formulaire correspondant à votre statut
  • Faites-nous parvenir une demande par écrit. Lorsque vous remplirez le formulaire, vous devrez identifier votre zone géographique.

Dernière mise à jour de cette page: 13 janvier 2017 

Étudiants à la maîtrise avec thèse

Objectifs 

Le Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales reconnaît l'importance de diffuser dans la communauté scientifique les résultats des recherches des étudiants et étudiantes à la maîtrise avec thèse. À cette fin, le Cabinet offre des subventions de voyage pour leur permettre de présenter les résultats de leur recherche étroitement liés à leur thèse dans des conférences d'envergure. Le programme crée aussi des occasions d'échanges avec des universitaires travaillant dans le même domaine. 

Admissibilité

Les étudiantes et étudiants à la maîtrise avec thèse désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

  • Être inscrits à temps plein à un programme de maîtrise avec thèse au moment de la conférence; 
  • Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des six premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans les programmes de maîtrise.

Conditions 

  • Un étudiant peut recevoir une seule subvention au cours de sa maîtrise;
  • La subvention ne peut servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés;
  • Le montant maximum de chaque subvention varie selon l'endroit de la conférence (voir la carte des zones);
  • Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
  • Pour les étudiants qui ne partent pas d'Ottawa pour participer à la conférence (par ex. échange, internat, mobilité ou en cotutelle à une autre institution hôte), le montant maximum alloué varie selon la distance parcourue à partir de l'institution hôte (voir la carte);
  • La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel et être liés à la thèse; 
  • La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice; 
  • La personne qui fait la demande doit obtenir de son unité scolaire ou du directeur ou de la directrice de recherche une contribution financière (un minimum de 100 $ est exigé) pour le coût du voyage.

Date limite 

  • La demande doit être soumise avant la date officielle de début de la conférence. Aucune demande ne sera considérée admissible si elle est reçue au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales après le début de la conférence. Il est recommandé de soumettre la demande 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ.
  • Seules les demandes complètes seront traitées. L'étudiant ou l'étudiante est entièrement responsable de s'assurer que toute la documentation requise, la confirmation de la contribution financière, et toutes les signatures sont fournies avec la demande. Aucune documentation ou approbation supplémentaire ne seront acceptées après le dépôt de la demande au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales. Les demandes incomplètes seront refusées.
  • Les étudiants ne peuvent déposer qu'une seule demande par publication et par conférence. La soumission d'une demande préalablement jugée incomplète n'est pas permise. 

 

Marche à suivre

  1. Soumettre le formulaire de demande complet et signé et tous les documents d'appui au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales, pavillon Hagen, 115, rue Séraphin-Marion ( pièce 209), Ottawa (Ontario) K1N 6N5. Vous pouvez également nous soumettre la demande par courriel en faisant parvenir les documents clairement numérisés à l'adresse etudesup.bourses@uottawa.ca
  2. Attendre la lettre d'acceptation ou de refus du Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales (une copie sera aussi envoyée à l'unité scolaire, au directeur ou à la directrice de recherche, au Service des ressources humaines et à la GSAÉD). 
  3. À l'intérieur d'un délai de 90 jours suivant la fin de la conférence, remplir le formulaire Demande de remboursement de frais de voyage et le retourner à au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales avec les reçus originaux (y compris les cartes d'embarquement) et une preuve de participation à la conférence. Inclure une preuve des taux de change utilisés s'il y a lieu. Les réclamations soumises plus de 90 jours après la conférence ne seront pas traitées et la subvention de voyage sera annulée. 
  4. La personne qui a fait la demande recevra par la poste un chèque à son nom. Le montant accordé est le moins élevé des montants suivants : 
  • les coûts réels de transport ; ou 
  • la somme indiquée sur la carte des zones. 

Documents d'appui à soumettre avec la demande (avant le début de la conférence) 

  • Un formulaire de demande complet et signé, incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche;
  • Un résumé de la publication à être présentée;
  • Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs); 
  • Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence);  

 

Télécharger le formulaire

Étudiants au doctorat ou des programmes accélérés

Objectifs 

Le Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales reconnaît l'importance de diffuser dans la communauté scientifique les résultats des recherches des étudiants et étudiantes au doctorat et des programmes accélérés. À cette fin, le Cabinet offre des subventions de voyage pour leur permettre de présenter les résultats de leur recherche étroitement liés à leur thèse dans des conférences d'envergure. Le programme crée aussi des occasions d'échanges avec des universitaires travaillant dans le même domaine.

Admissibilité 

Les étudiantes et étudiants au doctorat désirant faire une demande pour cette subvention doivent : 

  • Être inscrits à temps plein à un programme de doctorat au moment de la conférence;
  • Avoir terminé au moins deux trimestres dans leur programme de doctorat 
  • Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des 15 premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans le programme de doctorat (le premier trimestre  du transfert au doctorat sert de référence pour les étudiants dans un programme accéléré).

Conditions

Pour les étudiantes et étudiants au doctorat : 

  • Un étudiant peut recevoir un maximum de trois subventions pendant le cadre d'un programme de doctorat régulier;
  • Un étudiant peut recevoir un maximum de quatre subventions dans le cadre d'un programme accéléré, incluant toute subvention de voyage pour conférence reçue pendant qu'il était inscrit à la maîtrise;
  • Pas plus de deux subventions ne seront accordées dans une même année financière (1er mai au 30 avril);
  • Les subventions ne peuvent servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés; 
  • Le montant maximum de chaque subvention varie selon l'endroit de la conférence (voir la carte des zones);
  • Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
  • Pour les étudiants qui ne partent pas d'Ottawa pour participer à la conférence ( par ex. échange, internat, mobilité ou en cotutelle à une autre institution hôte), le montant maximum alloué varie selon la distance parcourue à partir de l'institution  hôte (voir la carte);
  • Tout déplacement approuvé peut avoir lieu à l'extérieur du Canada ou des États-Unis (zones C,D, ou E). Toutefois, un seul voyage pourra être remboursé jusqu'au montant maximal indiqué pour la zone où la conférence a lieu (voir la carte pour les détails). Tout autre déplacement subséquent approuvé dans les zones A, B, ou autres sera remboursé jusqu'à un maximum de 550$. 
  • La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel et être liés à la thèse; 
  • La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice;
  • La personne qui fait la demande doit obtenir de son unité scolaire ou du directeur ou de la directrice de recherche une contribution financière (un minimum de 100 $ est exigé) pour le coût du voyage.

Date limite

  • La demande doit être soumise avant la date officielle de début de la conférence. Aucune demande ne sera considérée admissible si elle est reçue au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales après le début de la conférence. Il est recommandé de soumettre la demande 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ.
  • Seules les demandes complètes seront traitées. L'étudiant ou l'étudiante est entièrement responsable de s'assurer que toute la documentation requise, la confirmation de la contribution financière, et toutes les signatures sont fournies avec la demande. Aucune documentation ou approbation supplémentaire ne seront acceptés après le dépôt de la demande au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales. Les demandes incomplètes seront refusées.
  • Les étudiant(e)s ne peuvent déposer qu'une seule demande par publication et par conférence. La soumission d'une demande préalablement jugée incomplète n'est pas permise. 

Marche à suivre 

  1. Soumettre le formulaire de demande complet et signé et tous les documents d'appui au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales, pavillon Hagen, 115, rue Séraphin-Marion ( pièce 107), Ottawa (Ontario) K1N 6N5. Vous pouvez également nous soumettre la demande par courriel en faisant parvenir les documents clairement numérisés à l'adresse etudesup.bourses@uottawa.ca
  2. Attendre la lettre d'acceptation ou de refus du Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales (une copie sera aussi envoyée à l'unité scolaire, au directeur ou à la directrice de recherche, au Service des ressources humaines et à la GSAÉD). 
  3. À l'intérieur d'un délai de 90 jours suivant la fin  de la conférence, remplir le formulaire Demande de remboursement de frais de voyage (.xls) et le retourner au Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales avec les reçus originaux (y compris les cartes d'embarquement) et une preuve de participation à la conférence.Inclure une preuve des taux de change utilisés s'il y a lieu. Les réclamations soumises plus de 90 jours après la conférence ne seront pas traitées et la subvention de voyage sera annulée. 
  4. La personne qui a fait la demande recevra par la poste un chèque à son nom. Le montant accordé est le moins élevé des montants suivants : 
  • les coûts réels de transport ; ou 
  • la somme indiquée sur la carte des zones.

Documents d'appui à soumettre avec la demande (avant le début de la conférence) 

  • Un formulaire de demande complet et signé, incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche;
  • Un résumé de la publication à être présentée;
  • Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs); 
  • Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence); 

 

Télécharger le formulaire

Après la conférence

Faites nous parvenir un relevé de vos frais de déplacement et les documents à l’appui.

Télécharger le formulaire suivant Demande de remboursement de frais de voyage (.xls)

Renseignements supplémentaires

etudesup.bourses@uottawa.ca

* L'information présentée sur cette page est sujette à changement sans préavis et ne représente pas un engagement de la part de l'Université d’Ottawa.

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