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Guide de meilleures pratiques, rôles et responsabilités

Vous êtes une personne étudiante à la maîtrise (option thèse) ou au doctorat ou encore directrice ou directeur de thèse, membre d’un comité d’encadrement de thèse ou responsable des études supérieures? Découvrez les meilleures pratiques et des ressources utiles en lien avec la relation d’encadrement aux études supérieures.

Relation d'encadrement aux études supérieures

Un bon encadrement est au cœur même de la réussite pour toutes les personnes étudiantes et, bien que la personne étudiante soit responsable de son cheminement académique et de son succès, elle aura besoin de personnes ressources pour l’éclairer dans ses démarches et la guider dans les exigences de la recherche.  De plus, une compréhension mutuelle des attentes des parties impliquées est essentielle pour prévenir les malentendus. La relation d’encadrement est basée sur une collaboration saine entre une personne étudiante et la directrice ou le directeur de thèse, avec des droits et des responsabilités mutuels et complémentaires.

Ces meilleures pratiques ne remplacent en rien les politiques, règlements et conventions collectives de l’Université d’Ottawa (UO), et n’ont pas valeur légale. Dans la mesure où il y a ambiguïté entre les déclarations contenues dans ce document et les politiques, règles ou règlements de l’UO, ces derniers prévalent.

Étudiante devant un ordinateur écoutant son conseiller

Contexte

Le Conseil ontarien des études supérieures a publié un document portant sur les principes d’encadrement des études supérieures dans les universités de l'Ontario (Principes d'encadrement des études supérieures dans les université de l'Ontario : Juin 26 2023). Ce document est le résultat d’une collaboration entre plusieurs établissements ontariens et se veut un reflet des meilleures pratiques à l'échelle provinciale. Ce guide des meilleures pratiques est une version adaptée pour l’UO.

Ce guide ne s’applique pas aux personnes étudiantes à la maîtrise avec option mémoire ou projet. Veuillez vous référer au Règlement académique C-8 Mémoire.

Supervisor conducting an interview with a student

Valeurs

L’Université d’Ottawa partage les valeurs citées dans la première page du document portant sur les principes d’encadrement des études supérieures dans les universités de l'Ontario (Principes d'encadrement des études supérieures dans les université de l'Ontario) produit par le Conseil ontarien des études supérieures.  En somme, toutes les parties responsables de l'encadrement des personnes étudiantes aux études supérieures sont tenues d’adhérer aux valeurs fondamentales de l'enseignement supérieur citées dans le document ainsi que les valeurs suivantes :

  1. Collaboration : les relations entre les personnes étudiantes, les directrices ou les directeurs de thèse et les comités d’encadrement de thèse doivent être axées sur la collaboration, dans le but de partager et de développer les connaissances.
  2. Respect : les interactions entre les personnes étudiantes, le corps professoral et le personnel doivent toujours être empreintes de respect et de considération envers autrui.
  3. Communication ouverte : les personnes étudiantes, les directrices ou les directeurs de thèse doivent toujours s'efforcer de communiquer de manière ouverte et transparente.
  4. Inclusion : La diversité des perspectives et des idées est essentielle à la création de nouvelles idées de recherche. L'environnement d’encadrement doit encourager les expressions de la diversité provenant de toutes les parties.
  5. Intégrité : Le maintien de normes éthiques élevées est primordial dans la relation d'encadrement. Les personnes étudiantes, ainsi que le corps professoral, doivent respecter les normes éthiques liées à la recherche, à leur profession et au traitement des uns et des autres.

Meilleures pratiques

Situations de conflits (différends relationnels)

Il arrive à l’occasion que la relation de mentorat fasse face à des défis. Un conflit peut survenir lorsqu’une action, un geste ou une parole est perçu comme une intention d’agression ou un manque de respect de l’autre envers soi. Lorsque survient une telle situation, éviter de répondre sur le coup de l’émotion, de dénigrer la personne ou de se venger. Ces réactions ne sont pas souhaitables et devraient être évitées. De plus, la personne ne devrait pas subir en silence.  Nous encourageons les étapes suivantes pour résoudre une situation conflictuelle dans la relation d’encadrement.  Quelques exemples de conflit sont : communications rares ou absentes, manques de suivis répétés, manque d’encadrement, propos blessants, critiques personnelles qui donnent le sentiment de nuire à la personne au lieu de s’intéresser exclusivement à l’œuvre, perception d'abus de pouvoir, etc.

Importance de la continuité de l'encadrement aux études supérieures

Bien que la personne étudiante soit responsable de son cheminement académique et de son succès, elle ou il aura besoin de personnes ressources pour l’éclairer dans ses démarches et la guider dans les mécanismes du monde de la recherche. Par conséquent, un changement de directrice ou de directeur de thèse n'est généralement effectué que dans des circonstances exceptionnelles, pour des raisons solides et incontournables (par exemple, un directeur de thèse en congé prolongé, un départ à la retraite, un conflit grave). Dans ces cas, comme indiqué dans la section précédente, il incombe à la directrice ou au directeur du programme d'études supérieures et à la personne étudiante de trouver un nouveau directeur de thèse. Si un comité consultatif de thèse est en place, l’encadrement de la recherche de la personne étudiante peut se poursuivre avec un ou plusieurs membres de ce comité, avec leur accord. S'il devient impossible de trouver une nouvelle directrice ou un nouveau directeur de thèse, la personne étudiante devra se retirer du programme.

Reconnaître l'excellence dans l'encadrement et l'excellence étudiante

Certains programmes d'études supérieures sur le campus accordent une reconnaissance particulière à l'excellence en matière d’encadrement aux études supérieures. En tant que personne étudiante, si vous estimez que votre directrice ou directeur de thèse est un modèle à suivre en matière de formation et d’encadrement, veuillez communiquer avec la directrice ou le directeur de votre programme d'études supérieures pour désigner votre directrice ou directeur de thèse pour une telle reconnaissance. La section remerciements dans les thèses témoigne aussi souvent de relations privilégiées, entre la personne étudiante, et sa directrice ou son directeur de thèse.

En tant que directeur ou directrice de thèse, vous devez rester informé des prix aux personnes étudiantes aux études supérieures disponibles pour votre programme. De nombreuses unités académiques décernent des prix liés, entre autres, au leadership des personnes étudiantes aux études supérieures, à l’implication communautaire et à l’excellence en recherche. Si votre personne étudiante excelle dans l’un de ces domaines, veuillez la nommer pour ces prix. L'Université d'Ottawa décerne d’ailleurs chaque année plusieurs prix pour l'excellence des thèses de maitrise et de doctorat.

Formulaires

Formulaire d'encadrement aux études supérieures

Passez en revue les points de discussion pour une relation d'encadrement optimale entre les personnes étudiantes et les directrices ou les directeurs de thèse.
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