Étudiants de lycée levant la main sur une classe

Politique en matière d’assiduité au préexternat

Politique en matière d’assiduité au préexternat

Numéro de la demande au Sénat : 2019 :UGRD-MED :05

Approbation du Comité du programme d’études de premier cycle : 13 décembre 2018

Approbation du Conseil d’administration de la Faculté : 29 janvier 2019

Approbation du Conseil des études de premier cycle : 4 avril 2019

Approbation du Comité exécutif du Sénat : 21 mai 2019

A.  PRÉAMBULE

 PRÉSENCE OBLIGATOIRE

  • Toute absence à une activité obligatoire doit être « motivée ». Une absence est dite motivée lorsqu’elle est approuvée par le Bureau des études médicales de premier cycle (EMPC).

  • Toutes les absences seront consignées.

  • La présence est obligatoire aux séances interactives en petits groupes, à certaines séances plénières (en grand groupe) et aux séances cliniques y compris, sans toutefois s’y limiter, l’apprentissage par cas (APC), le développement des aptitudes cliniques (DAC), le cours La Société, l’individu et la médecine (SIM), la Semaine en milieu communautaire (première année) et la Semaine obligatoire de stage clinique (deuxième année).

  • De plus, certaines séances en grands groupes sont obligatoires, comme indiqué dans le système de planification.

  • Les présences seront prises régulièrement, ce qui comprend des vérifications ponctuelles durant les séances obligatoires. Toute absence non autorisée constatée dans le cadre d’une vérification ponctuelle sera portée à l’attention de la vice-doyenne.

ABSENCE NON AUTORISÉE

  • Une absence non autorisée est une absence n’ayant pas reçu l’approbation du Bureau des EMPC.

  • Les étudiants pourraient devoir faire des travaux de rattrapage à la discrétion du directeur du préexternat. Toute absence non autorisée sera considérée comme un manque de professionnalisme et sera portée à l’attention de la vice-doyenne des EMPC ou de son délégué et pourrait constituer un motif d’échec.

PÉRIODES D’INTERDICTION

  • Examen

    • Les étudiants NE PEUVENT PAS prendre de congé personnel, ni de congé pour congrès ou un congé de représentation le jour d’un examen.

  • Semaine d'obésité

JOURS CONSÉCUTIFS D’ABSENCES MOTIVÉES

  • Les étudiants peuvent s’absenter un maximum de TROIS (3) jours consécutifs pour participer à un congrès (congé pour congrès).

  • Les étudiants peuvent s’absenter un maximum de DEUX (2) jours consécutifs pour des raisons personnelles (congé personnel).

  • Une combinaison de congés pour congrès et de congés personnels ne peut excéder TROIS (3) jours consécutifs.

NOMBRE MAXIMAL D’ÉTUDIANTS AUTORISÉS À S’ABSENTER

  • Pas plus de 10 % de la classe sera autorisée à s’absenter pour participer à un congrès, ou pour des raisons personnelles ou pour un congé de représentation en tout temps.

  • Les congés seront approuvés selon le principe du premier arrivé, premier servi, en fonction de la date de réception des demandes présentées au Bureau des EMPC par le biais du système électronique de gestion des absences.

NOMBRE MAXIMAL D’ABSENCES MOTIVÉES PERMISES

  • Le nombre maximal cumulatif de journées d’absences motivées permises est de DIX (10) par année scolaire. Les noms et les dossiers des étudiants s’étant absentés pendant plus de dix (10) jours seront portés à l’attention du directeur du préexternat. Le cas de ces étudiants sera examiné par un comité. Le non-respect de cette politique peut entraîner les conséquences suivantes, sans toutefois s’y limiter : travaux supplémentaires, satisfaction des exigences, mesures de rattrapage, échec à un cours.   

  • Les membres du personnel ou du corps professoral qui ont des inquiétudes concernant le rendement ou le professionnalisme, entre autres, d’un étudiant s’étant absenté moins de dix (10) jours pourront communiquer avec le directeur du préexternat.

  • Pour recevoir ses crédits universitaires, un étudiant ne doit pas s’absenter plus de la moitié de la durée d’un cours. Une absence dépassant plus de la moitié de la durée d’un cours obligera l’étudiant à reprendre ce cours dans le cadre d’une autre année scolaire selon la décision du Comité principal des promotions (CPP).

EXAMENS DU PRÉEXTERNAT

  • Seuls la vice-doyenne des EMPC ou un délégué sont en mesure d’approuver le report d’un examen.

  • L’étudiant qui se présente à un examen durant la période d’invalidité précisée sur un certificat médical ne peut pas faire appel de la note reçue à l’examen en invoquant la maladie ou des raisons de santé.

B.  CONGÉ PERSONNEL

  • Définition : Un « congé personnel » est une absence motivée permettant à l’étudiant de participer à des activités personnelles qui ne seraient pas autorisées autrement (p. ex. mariage, événements spéciaux).

  • Nombre de congés personnels par année scolaire

    • Les étudiants ont droit deux (2) congés personnels par année scolaire au cours de la première et la deuxième année du programme d’études.  

  • Périodes d’interdiction

    • Les congés personnels ne sont pas permis durant les périodes d’interdiction.

  • Avis en cas d’absence

    • Les étudiants ont l’obligation professionnelle d’aviser leur professeur d’une absence motivée. En cas d’absence prévue, l’avis doit être envoyé dans les 48 heures suivant l’obtention de l’autorisation du Bureau des EMPC.

  • Délai de présentation des demandes

    • Les étudiants doivent présenter leur demande de congé personnel au Bureau des EMPC au moins deux (2) semaines avant la date prévue du congé.

C.  CONGÉ POUR CONGRÈS

  • Définition : Un « congé pour congrès » est une absence permettant à l’étudiant de faire une présentation dans le cadre d’un congrès médical approuvé. Pour se prévaloir de ce type de congé, l’étudiant doit assister au congrès à titre de présentateur (présentation orale ou d’affiche).

  • Nombre de congés pour congrès par année scolaire

    • Les étudiants ont droit à trois (3) congés pour congrès par année scolaire au cours de la première et la deuxième année du programme d’études.

    • Les étudiants qui présentent leurs activités de recherche à plus d’un congrès peuvent se voir accorder un (1) congé pour congrès supplémentaire par année scolaire.

  • Périodes d’interdiction

    • Les congés pour congrès ne sont pas permis durant les périodes d’interdiction.

  • Avis en cas d’absence

    • Les étudiants ont l’obligation professionnelle d’aviser leur professeur d’une absence motivée. En cas d’absence prévue, l’avis doit être envoyé dans les 48 heures suivant l’obtention de l’autorisation du Bureau des EMPC.   

  • Délai de présentation des demandes

    • Les étudiants doivent présenter leur demande de congé pour congrès au Bureau des EMPC au moins deux (2) semaines avant la date prévue du congé. Les demandes doivent comprendre les renseignements suivants :

      1. une lettre d’acceptation du congrès;

      2. les dates du congrès;

      3. une copie du résumé avec la liste des auteurs.

D.  ABSENCES POUR RAISONS MÉDICALES (« CONGÉ DE MALADIE »)

  • Définition : Un « congé de maladie » est une absence pour cause de maladie.

  • Avis en cas d’absence : L’étudiant ou un délégué doit aviser les personnes suivantes en cas de congé de maladie :

    • Bureau des EMPC

    • Les étudiants ont l’obligation professionnelle d’aviser leur professeur d’une absence motivée. En cas d’absence prévue, l’avis doit être envoyé dans les 48 heures suivant l’obtention de l’autorisation du Bureau des EMPC. En cas d’absence imprévue, l’avis doit être envoyé avant la session obligatoire.

  • Certificat médical

    • Périodes d’interdiction : Peu importe la durée de l’absence, les étudiants qui s’absentent pour cause de maladie durant une période d’interdiction doivent remettre un certificat médical au Bureau des EMPC dans un délai de 24 heures.

    • À tout autre moment : Les demandes de congés de maladie concernant une absence de plus de deux (2) jours consécutifs doivent être accompagnées d’un certificat médical et remises au Bureau des EMPC dans un délai de 24 heures.

E.  ABSENCES POUR FÊTES RELIGIEUSES

  • Les étudiants doivent se conformer aux règlements scolaires de l’Université d’Ottawa, section 15. Les étudiants du préexternat doivent présenter leur demande au Bureau des EMPC au moins deux (2) semaines avant la date prévue du congé.

  • Avis en cas d’absence

    • Les étudiants ont l’obligation professionnelle d’aviser leur professeur d’une absence motivée. L’avis d’absence doit être envoyé dans les 48 heures suivant l’obtention de l’autorisation du Bureau des EMPC.   

F.  CONGÉ DE REPRÉSENTATION

  • Les étudiants qui représentent la Faculté de médecine dans un rôle de direction/leadership approuvé (p. ex. fonctions au sein de la Société d’Esculape, de la FEMC, etc.) peuvent se voir accorder des congés de représentation. Les demandes de congé pour des activités de leadership approuvées seront traitées cas par cas et doivent être présentées deux (2) semaines avant l’événement en question.

  • Périodes d’interdiction

    • Les congés de représentation NE SONT PAS permis durant les périodes d’examen.

G.  ABSENCE AUTORISÉE

  • CONGÉ À COURT TERME : Un congé à court terme est une absence préautorisée d’une durée inférieure à 50 % d’un cours. L’étudiant pourrait être autorisé de poursuivre ses études au cours de la même année scolaire.    

  • CONGÉ À LONG TERME : Un congé à long terme est une absence préautorisée entraînant la répétition de l’année scolaire en cours.

Motifs de congé acceptables

  • Un congé à court ou à long terme peut être accordé dans des circonstances exceptionnelles, telles :

  • un congé de maternité ou un congé parental;

  • des problèmes de santé (personnels ou d’un membre de la famille);

  • des motifs personnels impérieux (p. ex. décès d’un membre de la famille, séparation ou divorce).

  • Approbation des congés à court et à long terme

    • CONGÉ À COURT TERME (CCT)

      • Les étudiants doivent présenter leur demande de CCT au Bureau des services aux étudiants.

      • Les demandes de CCT seront examinées par le Comité principal des promotions (CPP).

    • CONGÉ À LONG TERME

      • Les étudiants doivent présenter leur demande de CLT au Bureau des services aux étudiants.

      • Les demandes de CLT seront examinées par le CPP, qui peut les accorder ou les refuser.

Réintégration du programme des EMPC après une absence autorisée

  • Le but du plan de réintégration est de permettre à l’étudiant de satisfaire aux objectifs du programme des EMPC.

  • Lorsque l’étudiant est prêt à retourner aux études après un CLT :

    • le CPP déterminera les dispositions concernant sa réintégration au programme;

    • un plan de réintégration sera élaboré; ce plan peut comprendre, sans s’y limiter : plan(s) d’évaluation, accommodement(s), mesures de redressement, répétition de certains éléments du curriculum, programmes de santé obligatoires et examens.