Planification
- Organisez une réunion de planification pour parler d’écoresponsabilité
- Établissez d’un commun accord les objectifs d’écoresponsabilité
- Désignez des responsables des initiatives d’écoresponsabilité
Communications
- Publiez la liste des initiatives écologiques sur le site Web de l’événement
- Utilisez un système d’inscription en ligne qui envoie des invitations et des rappels par voie électronique
- Créez des codes QR pour les documents liés à l’événement (programme, menu, etc.)
- Utilisez un générateur de codes QR gratuit
- Précisez dans l’invitation que l’événement respecte les principes de l’écoresponsabilité
- Expliquez aux fournisseurs vos objectifs d’écoresponsabilité et insistez sur ce point
- Avant l’événement, informez les bénévoles de ses aspects écoresponsables
Lieu et hébergement
- Si possible, tenez l’événement à l’extérieur ou dans une salle baignée de lumière naturelle
- Réservez un espace extérieur auprès de Congrès et réservations
- Encouragez les personnes invitées à choisir des hôtels et des restaurants écoresponsables
- Si possible, organisez les activités sur le même campus (campus principal, Lees ou pavillon Roger-Guindon)
- Choisissez un lieu accessible à vélo et offrant un nombre suffisant de supports à vélos à proximité
- Enclos à vélo de l’Université d’Ottawa
- Carte des enclos à vélos de l’Université d’Ottawa
- Invitez des conférencières et conférenciers ou des artistes locaux
- Distribuez la liste des chambres d’hôtes et des hôtels à distance de marche (essayez d’obtenir un tarif réduit)
Transport
- Encouragez les participantes et participants à faire du covoiturage pour se rendre à l’événement
- Covoiturage à l’Université d’Ottawa
- Encouragez les personnes qui vivent dans un rayon de 500 km d’Ottawa à prendre le train ou l’autocar
- VIA Rail offre des tarifs de groupe réduits pour les conférences et autres événements.
- Les services d’autocar de BookARide et de Flixbus desservent l’Université d’Ottawa.
- Affrétez un autobus par Bus.com pour transporter de nombreuses personnes provenant d’une même région ou pour mettre en place un service de navette vers un événement hors campus.
Nourriture
- Demandez aux participantes et participants d’apporter leurs propres assiettes, couverts, gobelets, récipients, etc.
- Demandez au service de traiteur quelle est sa politique de don d’aliments non consommés et quels organismes en bénéficient
- Faites le compte exact des participantes et participants avant de commander les boissons et la nourriture
- Demandez que les boissons soient servies dans des pichets ou des carafes, et non en bouteilles
- Choisissez autant que possible des aliments de saison
- Procurez-vous des boissons et des produits locaux pour limiter le coût de leur transport
Déchets
- Achetez en vrac les produits comme les vinaigrettes et les condiments
- Choisissez des mets qui se mangent sans couverts (pizzas, sandwichs, etc.)
- Donnez au service de traiteur la liste des matières recyclables ou compostables sur le campus
- Demandez que les aliments soient servis sur de petits plateaux pour pouvoir donner des restes intacts
- Demandez au service de traiteur d’éviter les articles jetables (pailles, bâtonnets à café ou petits contenants de crème)
- Mettez à disposition des contenants réutilisables pour celles et ceux qui souhaitent emporter des restes
- N’utilisez pas de condiments en sachets individuels (préférez les distributeurs de produits en vrac)
- Évitez les boîtes à lunch individuelles
- Trouvez des moyens d’éviter les emballages inutiles, même s’ils sont recyclables ou compostables
- Distribuez aux fournisseurs et aux exposants la liste des produits promotionnels préférables
- Invitez les participantes et participants à apporter leurs propres tasses, couverts, bouteilles réutilisables, papiers et stylos
Énergie et changements climatiques
- Évitez si possible de programmer l’événement au milieu ou à la fin de l’après-midi, pendant les pics de demande énergétique
- Choisissez un lieu dans un bâtiment certifié LEED
Équité et santé
- Demandez la certification équitable pour votre événement
- Veillez à l’accessibilité des lieux et des commodités
- Veillez à ce que les documents et le matériel de présentation soient conformes aux lignes directrices d’accessibilité
- Faites entendre les voix de diverses populations dans le cadre de votre événement
- Consultez la liste des salles approuvées pour la tenue de cérémonies (comme la purification par la fumée)
- Prévoyez des mets pour les personnes ayant des restrictions alimentaires (posez la question au moment de l’inscription)
- Si possible, offrez une tarification flexible
Télécharger la liste de contrôle pré-événement
