Objectifs
La faculté de génie reconnaît l'importance de diffuser dans la communauté scientifique les résultats des recherches ses étudiants et étudiantes au doctorat et des programmes accélérés. À cette fin, la faculté offre des subventions de voyage pour leur permettre de présenter les résultats de leur recherche étroitement liés à leur thèse dans des conférences d'envergure. Le programme crée aussi des occasions d'échanges avec des universitaires travaillant dans le même domaine.
Admissibilité
Les étudiantes et étudiants de la faculté de génie au doctorat désirant faire une demande pour cette subvention doivent :
- Être inscrits à la Faculté de génie à temps plein à un programme de doctorat au moment de la conférence;
- Avoir terminé au moins deux trimestres dans leur programme de doctorat
- Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des 15 premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans le programme de doctorat (le premier trimestre du transfert au doctorat sert de référence pour les étudiants dans un programme accéléré).
Conditions
Pour les étudiantes et étudiants au doctorat :
- Un étudiant peut recevoir un maximum de trois subventions pendant le cadre d'un programme de doctorat régulier;
- Un étudiant peut recevoir un maximum de quatre subventions dans le cadre d'un programme accéléré, incluant toute subvention de voyage pour conférence reçue pendant qu'il était inscrit à la maîtrise;
- Pas plus de deux subventions ne seront accordées dans une même année financière (1er mai au 30 avril);
- Les subventions ne peuvent servir qu'aux frais de transport (train, avion, autobus, taxi, kilométrage ou autre), selon le tarif le plus économique offert. Les autres frais de voyage ne sont pas remboursés;
- Le montant maximum de chaque subvention varie selon l'endroit de la conférence (voir la carte PDF, 734KB);
- Les conférences ayant lieu dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas admissibles;
- Pour les étudiants qui ne partent pas d'Ottawa pour participer à la conférence ( par ex. échange, internat, mobilité ou en cotutelle à une autre institution hôte), le montant maximum alloué varie selon la distance parcourue à partir de l'institution hôte;
- Tout déplacement approuvé peut avoir lieu à l'extérieur du Canada ou des États-Unis (zones C,D, ou E). Toutefois, un seul voyage pourra être remboursé jusqu'au montant maximal indiqué pour la zone où la conférence a lieu (voir la carte pour les détails). Tout autre déplacement subséquent approuvé dans les zones A, B, ou autres sera remboursé jusqu'à un maximum de 550$.
- La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus dans le cadre du programme d'études actuel et être liés à la thèse;
- La personne qui fait la demande doit être le premier auteur ou la première auteure (tel qu'indiqué sur la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ou la présentatrice;
- La personne qui fait la demande doit obtenir de son unité scolaire ou du directeur ou de la directrice de recherche une contribution financière (un minimum de 100 $ est exigé) pour le coût du voyage.
Date limite
- La demande doit être soumise avant la date officielle de début de la conférence. Aucune demande ne sera considérée admissible si elle est reçue au bureau des études supérieures de la faculté de génie après le début de la conférence. Il est recommandé de soumettre la demande 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ.
- Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront refusées. L'étudiant ou l'étudiante est entièrement responsable de s'assurer que toute la documentation requise, la confirmation de la contribution financière, et toutes les signatures sont fournies avec la demande. Si la demande est refusée, l'étudiant a la possibilité de renvoyer une seconde demande complète.
- Les étudiant(e)s ne peuvent déposer qu'une seule demande par conférence.
Marche à suivre
- Soumettre la demande par courriel en faisant parvenir les documents numérisés à l’adresse suivante : [email protected]. Utiliser "Subvention de voyage pour conférence" comme titre pour le courriel.
- Attendre la lettre d’acceptation ou de refus du vice-doyen aux études gradués par courriel (copie envoyée aussi à l’unité scolaire et au directeur ou à la directrice de recherche).
- Au retour de la conférence, remplir la Demande de remboursement de frais de voyage et la retourner à votre unité scolaire avec les reçus originaux (y compris les cartes d'embarquement) et une preuve de participation à la conférence.
- Inclure une preuve des taux de change utilisés s'il y a lieu.
- Le montant accordé est le moins élevé des montants suivants :
- les coûts réels de transport ; ou
- la somme indiquée sur la carte des zones.
Documents d'appui à soumettre
Documents d'appui à soumettre avec la demande (avant le début de la conférence) :
- Un formulaire de demande complet et signé, incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche;
- Un résumé de la publication à être présentée;
- Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs);
- Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence);
