Un espace de travail flexible qui favorise la mobilité du personnel

Publié le mardi 25 février 2020

Un homme et une femme sont debouts et discutent devant un bureau de travail surélevé.

Les Technologies de l’information (TI) disposent d’un nouvel espace de travail dans le sous-sol du pavillon Vanier. Ces locaux modernisés sont conçus spécialement pour le personnel mobile d’aujourd’hui et encouragent la consolidation des équipes et la collaboration.

Si vous visitez le nouvel espace, vous verrez des zones de collaboration et des zones de silence, différents types d’éclairage et diverses aires de travail et salles de réunion.

Bien que l’espace soit impressionnant et hors du commun pour une université, la vraie réussite réside dans le travail accompli pour concevoir et aménager un endroit qui favorise l’agilité et la flexibilité tout en améliorant le bien-être et la satisfaction professionnelle du personnel. Unique à l’Université, cet espace illustre la vision des TI.

« Notre plan stratégique repose sur quatre piliers, indique le recteur et vice-chancelier Jacques Frémont. Ce que je trouve formidable dans votre initiative, c’est qu’elle répond bien à nos quatre priorités stratégiques pour l’avenir. Autrement dit, vous donnez à toute l’Université un exemple de ce que nous voulons accomplir et des moyens que nous emploierons pour y arriver. »

Jacques Frémont en compagnie de membres du personnel des TI lors de l'inauguration du nouvel espace de travail.

À son arrivée ici en 2018, le dirigeant principal de l’information Martin Bernier a commencé à se familiariser avec l’Université, son équipe et son nouveau milieu de travail. Il s’est aperçu que les membres de l’équipe – laquelle baignait pourtant dans l’univers des technologies – étaient limités par leur séparation géographique, leurs outils de travail et de communication, ainsi que leur environnement de travail. C’est ainsi que sont nées des initiatives d’employés qui transforment le contexte de travail à l’Université.

Par exemple, l’année où M. Bernier est arrivé, les TI ont mené un projet pilote de travail mobile. Le personnel pouvait alors travailler d’à peu près n’importe où, comme à la maison, à la bibliothèque ou au café du coin. Les membres de l’équipe se sont chargés de préparer des lignes directrices, une foire aux questions et des séances d’information sur le sujet, et ils ont collaboré à la révision des règlements avec les syndicats et les Ressources humaines. Cette mobilité permettrait d’optimiser les espaces de travail sur le campus en fonction d’absences ou d’horaires variables, en plus d’améliorer le bien-être des employés et la conciliation travail-vie personnelle.

Les outils technologiques qu’ont adoptés les TI offrent aussi certaines possibilités. Pensons à Microsoft Teams, qui venait avec la mise à niveau vers Office 365 : cette plateforme comporte de nombreuses fonctions de collaboration qui améliorent la façon dont les gens travaillent ensemble et à distance.

Ensuite, le défi était de réunir deux équipes sous un même toit. M. Bernier a d’abord soumis l’idée de maximiser l’espace de travail aux Immeubles, qui ont aussitôt adhéré au projet. Pour assurer la participation et le soutien des employés, on les a invités à s’impliquer dès le début en les encourageant à se charger des aspects qui les intéressaient. L’équipe a immédiatement pris le dossier en main et mis en place des comités qui se pencheraient sur divers sujets : santé et bien-être, zonage et acoustique, étiquette professionnelle et organisation du travail, matériel et outils des postes de travail, disposition et design du mobilier, et places non assignées.

Deux femmes discutent alors que l'une d'entre-elles utilise un bureau de travail avec tapis-roulant.

Des mesures ont été prises pour atténuer le bruit et améliorer la qualité de l’air, l’impression d’ouverture et les technologies en général. Avec des réunions, des ateliers et des sondages, l’équipe a travaillé sans relâche pour comprendre les besoins du personnel. Elle a ensuite collaboré avec les Immeubles pour trouver des solutions convenant à chaque type d’employé. Comme l’espace s’inscrit dans une optique de flexibilité et d’agilité, les membres de l’équipe continuent de consulter leurs collègues et partenaires en vue de l’améliorer. Les possibilités d’innovation sont infinies.

Au final, il s’agit d’une véritable initiative « par les employés, pour les employés.

« Si tout le monde a vu ce nouvel espace de travail vraiment épatant, certains de nous ont aussi observé l’émergence d’une nouvelle culture, d’une nouvelle façon de faire, d’une nouvelle façon d’être de l’Université. Merci de nous montrer ce qui est possible et de prouver qu’il ne suffit pas d’occuper l’espace, mais qu’on doit aussi en tirer parti. »

— Guy Levesque, vice-recteur associé, soutien à la recherche et infrastructure.

Un espace qui favorise la collaboration et la mobilité, en quelques chiffres

  • 100 heures de réunions concernant l’espace
  • 79 postes de travail à réserver
  • 40 membres volontaires de comités
  • 17 semaines écoulées entre la conception et le déménagement au pavillon Vanier
  • 9 salles de réunion
  • 5 comités dirigés par des employés
  • 3 aires avec sièges à usage polyvalent
  • 4 loges de collaboration
  • 2 postes de travail qui encouragent le mouvement (un bureau à tapis roulant et un bureau à vélo stationnaire)
  • 1 espace de travail modernisé et collaboratif
Un groupe d'employés travaillent dans une salle de réunion.

 

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