« Mais où est ce fameux dossier? Quelle est la dernière version? » Le Service de la gestion de l'information est là pour vous aider

Publié le mardi 5 octobre 2021

Nina Carter

Nina Carter, directrice principale du Service de la gestion de l’information et des archives.

Si vous êtes comme la plupart des membres du personnel de l’Université, vous avez probablement tendance à conserver trop d’information inutilement. Vous avez peut-être même développé avec vos collègues une méthode de classement ou de partage de dossiers de travail et une convention de dénomination qui n’a de sens que pour vous. Il y a aussi fort à parier que vous prenez rarement le soin de supprimer les versions préliminaires de vos documents ainsi que vos nombreuses copies… (Ne vous sentez pas trop mal : nous avons tous et toutes ces documents intitulés « final-final-FINAL » qui traînent un peu partout.)

« La plupart des gens ignorent que la législation provinciale et fédérale et les meilleures pratiques régissent la durée de conservation de certains documents. Chaque document est régi par le Calendrier de classification et de conservation qui précise ce qui doit être gardé ou non et sa période de rétention. Dans le doute, n’hésitez pas à nous interpeller », explique Nina Carter, directrice principale du Service de la gestion de l’information et des archives (GIA), dont l’expérience en gestion de l’information s’étend sur près de 30 ans.

Au cours de sa carrière, Mme Carter a aidé de nombreuses sociétés d’État et des municipalités partout en Amérique du Nord à élaborer une stratégie de gestion de l’information électronique et à la mettre en œuvre. Maintenant, c’est au tour de l’Université d’Ottawa de bénéficier de ses vastes connaissances.

« Un des éléments qui m’a poussée à rejoindre l’Université d’Ottawa était les objectifs de Transformation 2030. Dès les tout débuts, j’avais la conviction que je pouvais contribuer à améliorer la gestion de l’information, et que cela aurait pour résultat de nous rendre plus connectés, plus agiles de façon pérenne. Notre équipe veut être un partenaire de confiance pour l’Université. Cela dépasse la gestion des archives papier et de nos archives historiques; on touche à tout ce qui est numérique », affirme-t-elle.

Bâtir ensemble de beaux succès

Depuis son arrivée à la tête du service, Mme Carter s’est familiarisée avec la gestion de l’information et la gouvernance des données à l’Université dans le but de trouver des solutions intégrant les dernières technologies et d’établir les meilleures pratiques pour aider le personnel à trouver la bonne information au bon moment.

En travaillant avec plusieurs groupes sur le campus, Mme Carter et son équipe ont déjà mis sur pied plusieurs projets empreints de succès. Une formidable collaboration avec le Service des immeubles a donné lieu à un projet pilote d’envergure qui a confirmé l’approche de la GIA et la pertinence de l’encadrement qu’elle offre.

« Nina et son groupe de spécialistes ont vraiment tout mis en œuvre pour que notre transition de DocuShare à une solution modulaire dans SharePoint se fasse sans douleur. Nous disposons désormais d’un cadre qui nous permet de rendre beaucoup plus accessibles, visibles et organisés les dossiers de projets qui peuvent rapidement devenir très complexes », explique Marc-Antoine Joly, vice-recteur associé du Service des immeubles.

L’équipe de la GIA peut vous aider à bien classer votre contenu, à créer une convention de dénomination efficace et à vous conformer à la législation. Elle peut aussi vous accompagner dans la classification (l’organisation) de documents qui se trouvent sur des lecteurs réseau ou dans DocuShare et leur migration vers un site de collaboration SharePoint Online.

Améliorez vos compétences en gestion de l’information

« En plus des disques réseau, on utilise maintenant OneDrive et Teams. Il faut donc se familiariser avec ces technologies pour optimiser nos processus de travail, améliorer nos pratiques et nous conformer aux règlements et politiques. Notre équipe est là pour rendre cette transition aussi douce que possible pour vous », déclare Mme Carter.

Dans les prochains mois, l’équipe concentrera ses énergies à peaufiner ce processus d’accompagnement et à actualiser les outils de référence et de formation. Une première série de vidéos sur les principaux concepts de la gestion de l’information sera suivie de deux autres sur la conformité et la collaboration à l’ère numérique.

« Je suis vraiment passionnée par la gestion de l’information et émerveillée de constater à quel point les bonnes pratiques peuvent améliorer notre façon de travailler et nous rendre plus efficients. Mon équipe aura un rôle consultatif et d’appui à la communauté universitaire. Nous pouvons guider toute équipe désireuse d’en apprendre plus, de se doter de bonnes pratiques ou d’un site de collaboration. N’hésitez pas à communiquer avec nous », ajoute-t-elle.

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