Si vous souhaitez obtenir la résiliation de votre contrat de résidence pour des raisons médicales, vous devez fournir un certificat médical accompagné de documents justificatifs remplis par leur prestataire de soins qui décrivent les besoins en mesures de soutien et d’adaptation ne pouvant plus être comblés en résidence.
Un certificat médical accompagné de documents justificatifs ne garantit pas l’acceptation de la demande de résiliation, et des documents supplémentaires pourraient être demandés. Le Service du logement et de la vie en résidence vous recommande fortement, ainsi qu’à vos parents, de chercher une personne remplaçante, car cela pourrait accélérer l’approbation de la résiliation (voir le processus de reprise de contrat de résidence).
Comprendre les politiques de résiliation du contrat de résidence
Il faut noter qu’après la date limite pour l’annulation du logement, la résiliation du contrat de résidence est différente du retrait de l’Université. Vous et vos parents devez savoir qu’une fois le contrat de résidence signé, celui-ci entraîne des obligations juridiques. Après la date limite, vous êtes responsables de tous les droits de résidence présentés dans l’offre de logement et dans le document « Contrat de résidence, code de conduite et procédure disciplinaire » jusqu’à l’approbation de la résiliation.
Marche à suivre : soumettre une demande de résiliation pour des raisons médicales
Tirer parti des ressources sur le campus
La plupart des étudiantes et étudiants qui demandent une résiliation pour des raisons médicales sans avoir recouru aux ressources sur le campus voient leur demande refusée par le Service du logement et de la vie en résidence. En effet, les ressources offertes sur le campus et dans la collectivité peuvent souvent aider ces personnes à poursuivre leurs études et à rester en résidence. Vous pouvez :
Soumettre une demande de résiliation du contrat de résidence
Dans le Portail du logement, soumettez une demande de résiliation en sélectionnant Demandes, et joignez-y tous les documents pertinents.
Envoyer la documentation médicale
Vous devez fournir des renseignements et des documents signés par la professionnelle ou le professionnel de la santé ayant effectué l’évaluation de vos besoins et des mesures d’adaptation. Ces documents doivent démontrer que l’Université est incapable d’offrir les ressources ou les mesures d’adaptation adéquates qui vous permettraient de rester en résidence.
Veuillez envoyer la documentation médicale directement à [email protected].
Exemples de billets médicaux qui pourraient ne pas être approuvés automatiquement
Souvent, les billets médicaux que nous recevons n’expliquent pas en détail les mesures de soutien et d’adaptation nécessaires, si bien que nous devons refuser ces billets. Cette situation frustrante peut ralentir le processus.
Par ailleurs, si le Comité d’examen du logement estime que la situation médicale ne vous empêche pas de rester en résidence, votre demande de résiliation du contrat de résidence pourrait être rejetée.
Voici quelques exemples de billets médicaux qui ne seraient pas jugés suffisants :
- Jules doit partir pour des raisons médicales.
- Jeanne souffre d’anxiété sévère et ne pourra pas rester en résidence.
- Jules doit partir en raison d’un handicap physique grave.
- Jeanne doit rentrer chez elle en raison de problèmes de santé.
Remarque : Un billet médical acceptable démontre clairement que l’Université est incapable d’offrir les ressources ou les mesures d’adaptation adéquates pour votre situation, ou qu’aucun traitement n’est offert à Ottawa.
Chercher une personne qui reprendra votre chambre
Veuillez suivre les directives pour la reprise de contrat sur la page Reprise de contrat et sous-location..
Remplir le formulaire de départ
Avant de quitter la résidence, rendez-vous à la réception pour l’aviser de votre départ. Vous devrez également remplir le formulaire de départ et remettre toute clé physique dont vous disposez (si c’est le cas).
Remarque : La présentation du formulaire de départ rempli ne garantit pas la résiliation, mais elle est requise quand vous quittez définitivement la résidence. Si vous ne le remplissez pas, des frais seront portés à votre compte.
Faire appel d’une demande de résiliation pour raisons médicales
Le Service du logement a établi un processus d’appel pour les étudiants dont la demande de résiliation pour raisons médicales a été refusée. Un Comité d’appel est en place pour permettre aux étudiants de contester ce refus. Le Comité se réunit selon les besoins, en fonction du nombre d’appels reçus.
Si votre première demande de résiliation pour raisons médicales est refusée, vous êtes éligible à UN appel.
Étapes à suivre pour demander un appel
Avant de demander un appel, vous devez vous être vu refuser une demande de résiliation du contrat de résidence pour des raisons médicales.
- Pour déposer une demande d’appel, écrivez à [email protected].
- La demande d’appel doit s’accompagner d’une lettre détaillant toutes les circonstances donnant lieu à l’appel, c’est-à-dire les raisons pour lesquelles la décision du Service du logement devrait être infirmée ou modifiée, et la résolution souhaitée. Tout document justificatif (p. ex., lettre d’un tiers) et toute preuve à l’appui de la demande de résiliation doivent être joints à la lettre.
- Si les documents médicaux ont été jugés insuffisants, veuillez en joindre une version plus étoffée.
- Des documents supplémentaires pourraient être exigés pour le traitement de la demande d’appel. Vous devez indiquer les renseignements suivants dans la lettre pour qu’on puisse communiquer avec vous au besoin :
- Numéro étudiant
- Adresse postale
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Tout autre renseignement supplémentaire que le Comité demande par écrit devra être fourni (par vous-même ou par vos parents) dans les sept jours civils, à défaut de quoi la demande d’appel sera rejetée, et vous ne pourrez présenter une deuxième demande.
- La demande d’appel ne peut être présentée que par vous-même ou par le parent, la tutrice ou le tuteur autorisé au titre du formulaire d’autorisation pour une personne tierce (Service du logement et de la vie en résidence).
Déroulement du processus d’appel
- Des copies de tous les documents présentés sont remises aux membres du Comité d’appel, qui en accusera réception dans les 72 heures ouvrables.
- Vous pouvez seulement faire appel d’un refus de remboursement ou de résiliation s’appliquant à l’année universitaire en cours ou précédente. Vous devez déposer la demande d’appel et tout nouveau document justificatif dans les 30 jours suivant la réception d’une confirmation écrite du refus, par le Service du logement, de la résiliation du contrat de résidence pour des raisons médicales. Aucun appel déposé après ce délai de 30 jours ne sera étudié.
- Le Comité d’appel dispose d’un mois pour étudier les demandes d’appel et transmettre sa décision finale, qu’il enverra par courriel. Cependant, s’il estime avoir besoin de plus d’information pour prendre une décision, il rendra celle-ci dans le mois suivant la réception de tous les documents demandés.
- À noter que les débuts de trimestre sont des périodes particulièrement occupées, ce qui peut allonger le délai d’attente.
- La décision du Comité d’appel est finale et sans appel.
- Si vous décidez de retirer votre appel, vous devez en informer le Comité d’appel à l’adresse [email protected]. Autrement, le processus suivra son cours, et le Comité rendra une décision concernant l’appel.
- Si l’appel est accueilli, le Service du logement vous expliquera le processus de crédit ou de remboursement. Si le solde de votre compte étudiant est en souffrance, tout crédit sera appliqué au montant impayé avant qu’un remboursement soit versé.
