1. Discussion: Toute collaboration potentielle débute par une discussion entre l’initiateur du projet à la Faculté de médecine et le partenaire potentiel. Le Bureau de l'internationalisation et de la santé mondiale (BISM) peut participer à ces discussions ou vous conseiller sur les meilleures formes de collaboration. 
2. Proposition: Veuillez remplir et soumettre le formulaire de Proposition de partenariat.
3. Évaluation: Le BISM vous demandera des clarifications au besoin et soumettra votre proposition au Comité consultatif sur l'internationalisation de la Faculté de médecine. Le comité prendra en compte la proposition eu suivant les critères dévaluation suivants :

• Alignement avec le plan stratégique de la Faculté, ainsi que la valeur ajoutée du partenariat à la direction stratégique
• Harmonisation avec la stratégie internationale de l'Université d'Ottawa
• Avantages pour la communauté de la Faculté (étudiants, professeurs, personnel de soutien)
• Risques et respect des normes éthiques
• Incidence financière (source de financement, dépenses et/ou revenus prévus)

1. Le choix du type d’entente : Si la proposition est approuvée, le Bureau de l'internationalisation et de la santé mondiale (BISM) vous aidera avec la sélection du type d’entente. Il existe plusieurs types d’ententes, la plupart durant de trois à cinq ans dans leur phase initiale. La liste ci-dessous démontre les types d’ententes les plus communs :  
   • Programmes collaboratifs : un accord entre les parties pour développer et élaborer des programmes éducatifs destinés à former des étudiants internationaux en médecine, des cliniciens, des chercheurs ou du personnel de soutien sur des sujets spécifiques.
   • Consortium : un groupe de partenaires (ex. universités, autres établissements d’enseignement postsecondaire et unités administratives) participant à un projet commun.
   • Lettre d’intention : déclaration d’intérêt écrite, mais non juridiquement contraignante, qu’on signe pour confirmer son intention de former un partenariat, de fournir des livrables ou d’agir sur un projet.
   • Ententes de mobilité étudiante (ententes d’échanges internationaux) : ententes permettant aux étudiants de completer un stage au choix dans une université partenaire ou un hôpital affilié à l'université partenaire. Il peut s’agir soit d’une entente indépendante, soit d’une annexe à un protocole d’entente entre deux établissements partenaires.  
   • Protocole d’entente : entente générale entre deux parties établissant un éventail de domaines de collaboration possibles. Le protocole peut s’appliquer à l’ensemble de la Faculté ou à un département ou unité en particulier. Le protocole d’entente n’est généralement pas un document juridiquement contraignant, mais il s’accompagne souvent d’une annexe qui l’est. Cette annexe consigne un certain nombre d’engagements (relatifs, par exemple, à la mobilité étudiante ou professorale) et précise les détails opérationnels et les responsabilités de chaque partie.
   • Convention de recherche : accord principal ou annexe au protocole d’entente stipulant les détails de la collaboration en recherche entre établissements partenaires. 
2. Rédaction de l’entente : Si la proposition d’entente est approuvée, BISM travaillera avec la faculté à la rédaction de l’entente. Dans la mesure du possible, BISM utilisera des gabarits standardisés d’uOttawa. Il est possible d’utiliser le gabarit d’entente d’un partenaire potentiel dans certains cas si BISM le juge approprié.
3. Négociation et établissement de la version définitive de l’entente : BISM et les membres de la Faculté impliqués dans l'entente négocient l’entente avec le partenaire potentiel. Il y a généralement plusieurs rondes de discussion qui peuvent durer plusieurs semaines ou mois.
4. Traduction (au besoin) : Nos modèles d’ententes sont disponibles en anglais et en français. Toutefois, de nouvelles ententes doivent parfois être traduites. Pour les langues autres que le français et l’anglais, l’établissement partenaire doit fournir la traduction. Les ententes dont il existe une version en anglais ou en français et une version dans une autre langue doivent indiquer que la version anglaise ou française fait foi.
5. Gouvernance et signature : La majorité des ententes doivent être signées par au moins un des membres du leadership de la Faculté de médecine. BISM pourra vous aider sur ce plan. Les signatures à obtenir varient selon la nature de l’entente. Les signataires de l’Université d’Ottawa inclus dans une entente fournie par BISM ne peuvent être modifiés sans l’autorisation des autorités dirigeantes de l’Université d’Ottawa.
6. Archivage : Remettez-nous votre entente et nous en conserverons une copie numérique dans la base de données de la Faculté.

1. Responsabilités : Afin d’assurer que la collaboration soit mise en œuvre avec succès, chaque partie doit adhérer aux responsabilités comme convenues dans le plan d’implémentation (voir Étape 2, point 2). Il se peut que plusieurs parties soient responsables de mettre l’entente en œuvre. Les responsabilités administratives, scolaires et stratégiques dépendent de la portée de l’entente et des parties prenantes. 
2. Promotion: Les parties qui mettent la collaboration en œuvre doivent diffuser l’information et promouvoir le projet auprès des publics cibles.
3. Opérations: Le Bureau de l'internationalisation et de la santé mondiale doit surveiller la mise en œuvre opérationnelle de l’entente.

La collaboration se poursuit après la signature de l’entente et son lancement. Les parties responsables doivent gérer la collaboration pendant la durée de l’entente.

1. Recueil des renseignements: Les responsables de la mise en œuvre de l’entente doivent conserver des données quantitatives et qualitatives sur la collaboration qui peuvent toucher, par exemple, le nombre de mobilités étudiantes et professorales, l’expérience des participants et l’utilisation des ressources.
2. Gestion de la relation et suivis : Il est important de maintenir le contact avec les parties impliquées, de donner et de recueillir de la rétroaction, et de déterminer les changements à apporter. Le plan de mise en œuvre devrait indiquer qui est responsable de gérer la relation.

Il est important d’évaluer la collaboration à court, moyen et long terme. BISM pourra vous aider à le faire.

• Court terme : Quels ont été les résultats immédiats de la collaboration? Pensez aux aspects quantitatifs et qualitatifs.
• Moyen terme: Les étudiants, les professeurs, la faculté ou l’Université dans son ensemble ont-ils surtout bénéficié de la collaboration ou en ont-ils souffert?
• Long terme: Quels résultats a-t-on obtenus (ou s’attend-on à obtenir) pour la faculté, l’Université ou la communauté?

Toute décision touchant le renouvellement d’une entente ou la création d’une autre entente similaire doit tenir compte des résultats de cette évaluation.