Pour présenter une demande de voyage, les demandeurs doivent envoyer un courriel au Bureau de l'internationalisation et de la santé mondiale ([email protected])  et ajouter en pièce jointe les documents suivants:

• Photocopie de la page du passeport comportant la photo (le passeport doit être valide pendant au moins 6 mois après le retour prévu au Canada)
• Liste de contrôle relative à l’assurance voyage complémentaire (s’il y a lieu)
• Curriculum vitæ

Une fois que ces documents sont reçus, le BISM fait parvenir la demande de voyage au leadership de la Faculté de médecine, qui l’approuve ou non. La demande est également envoyée aux Ressources humaines de l’Université d’Ottawa, qui vérifie l’admissibilité du demandeur à des voyages :

• Durée (le personnel de soutien ne peut séjourner à l’étranger plus de 90  jours d’affilée par année, ou plus de 120  jours de total cumulatif)
• Statut d’emploi (s’il y a lieu)
• Assurance de voyage et de soins de santé d’urgence répondant aux besoins
• Assurance contre les accidents du travail (s’il y a lieu)

Veuillez noter que le processus de vérification des RH s’applique à tous les demandeurs et qu’il doit être réalisé au moins 30 jours avant le départ.

Tous les demandeurs qui ont reçu une autorisation de voyage doivent satisfaire aux exigences suivantes avant le départ :

Préautorisation financière (si le voyage est payé par un des départements de la faculté) 

Les voyageurs doivent faire parvenir leur demande de préautorisation aux Services financiers de la Faculté de médecine au moins sept jours ouvrables avant le départ. Tout manquement à cet égard risque de retarder le remboursement des frais de voyage après le retour au Canada.

Pour toute question sur les formulaires de remboursements, veuillez communiquer avec le Bureau des ressources financières. Vous trouverez également des ressources utiles sur la page Web E-Voyage .

Réservation de vol

Les voyageurs ont la possibilité d’acheter eux-mêmes leurs billets d’avion (communiquez avec BISM au [email protected] pour des agents de voyage).

Le Service des finances est également en mesure d’acheter des billets pour les voyageurs (communiquez avec [email protected] en fournissant les renseignements pertinents sur le vol). Remarque : pour s’assurer d’obtenir le tarif le plus avantageux, les voyageurs doivent réserver leur vol au moins un mois avant le départ.

Processus de demande de visa

Beaucoup de destinations internationales exigent des lettres d’invitation et des visas de voyageurs avant d’autoriser l’entrée sur leur territoire. Les demandeurs peuvent consulter le site Web du gouvernement du Canada pour connaître les plus récentes exigences en matière de visas :

Si vous voyagez en Chine chez un des partenaires de la Faculté de Médecine, le BISM pourra obtenir une lettre d'invitation pour vous.

Formation prédépart

Les voyageurs ont parfois l’obligation avant le départ de participer à une forme ou à une autre de formation de prédépart, si le pays destinataire pose un péril pour leur santé ou leur vie. La formation est donnée dans le cadre d’une séance en personne ou une présentation PowerPoint que nous vous faisons parvenir. Le BISM communiquera avec vous au sujet des possibilités de formation.

Gestion du risque

L’Université d’Ottawa est dans le processus de développer un cadre de gestion du risque plus formelle qui va être appliqué à l’Université entièrement.

Pour mieux préparer votre voyage, veuillez lire le Plan de gestion du risque en matière de voyages à l’étranger de l'Université d'Ottawa. 

COVID-19 : les membres du corps professoral ainsi que le personnel de la Faculté doivent s'assurer de s'enregister au registre des voyages internationaux de l'uOttawa, et de respecter la politique de voyage de l'uOttawa (informations disponibles ici : Mobilité internationale à Faculté de médecine - Professeurs et personnel de soutien).

Liste de vérification avant le départ

• J’ai envoyé au service des finances de la Faculté de médecine ma demande de préautorisation financière pour les besoins de l’autorisation d’avant le départ.
• J’ai reçu la lettre d’invitation du Bureau de l’internationalisation.
• Je me suis inscrit(e) au registre des voyages internationaux de l'uOttawa. 
• Mon passeport est valide pendant au moins six mois après la date de mon retour.
• J’ai vérifié les exigences en matière de visas et obtenu tous les visas et documents nécessaires.
• J’ai consulté un professionnel de la santé dans une clinique du voyageur au sujet des vaccins nécessaires.
• J’ai réservé un vol et fourni mon itinéraire à [email protected] 
• J’ai confirmé ma réservation d’hôtel pour mon séjour à l’étranger.
• J’ai obtenu une assurance médicale santé de voyageur convenant aux besoins et j’ai une assurance contre les accidents du travail s’il y a lieu.
• J’ai fourni mes coordonnées à ma famille, à mes amis et à mon établissement ou organisme d’origine. Un bon ami ou un membre de ma famille a également une copie de mes documents de voyage, les renseignements sur mon stage et des renseignements sur mes déplacements.
• Je me suis inscrit auprès du service d’Inscription des Canadiens à l’étranger ou du Smart Traveler Enrollment Program (États-Unis) et j’ai confirmé mes coordonnées aux ambassades et aux consulats du Canada, du Royaume-Uni ou d’Australie de la région, selon le cas.
• J’ai fait renouveler mes ordonnances, y compris les ordonnances de produits ophtalmiques.
• J’ai de l’argent en dollars canadiens et dans les devises étrangères qui me seront utiles.

Reçus et cartes d’embarquement

Les voyageurs doivent conserver tous leurs reçus et tous leurs documents de voyage (y compris les cartes d’embarquement) pour les besoins du remboursement à leur retour au pays.

Carte de coordonnées d’urgence

Nous recommandons aux voyageurs d’avoir en leur possession leurs coordonnées personnelles en cas d’urgence médicale ou autre. Le modèle suivant (en anglais) a été conçu pour prendre note de ces renseignements:  Emergency Contact Tag (pdf, 91,31 Ko)

Photos

Le BISM souhaite promouvoir les visites à l’étranger dans des supports de communication en ligne. Veuillez envoyer les photos avec une description d’une ou deux phrases à i[email protected]. Merci d’avance de votre contribution.

Séances de compte rendu

Le Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale (BISM) organise parfois des réunions pour résumer les résultats d’une mission et cerner les mesures de suivi qu’il convient de prendre.

Remboursement des frais de voyage

Les voyageurs doivent présenter leur demande de remboursement des frais de voyage dans les 10 jours de leur retour au pays. La présentation des demandes de remboursement se fait selon la même méthode que pour la demande de préautorisation :

• Par Concur (pour le corps professoral et le personnel de soutien de l’Université d’Ottawa)
• Par formulaire de demande (pour les non-utilisateurs de Concur)

Pour toute question sur les formulaires de remboursement ou sur [email protected] Concur, veuillez communiquer avec le Bureau des ressources financières. Vous trouverez également des ressources utiles sur la page Web E-Voyage .

Sondage de post-mission

Les voyageurs reçoivent un sondage par courriel à leur retour à Ottawa. Les renseignements obtenus aideront le BISM à faire rapport des résultats généraux des déplacements et à recueillir les commentaires des voyageurs sur leur niveau de satisfaction ainsi que leurs suggestions d’améliorations pour les prochains voyages.