Tous les demandeurs qui ont reçu une autorisation de voyage doivent satisfaire aux exigences suivantes avant le départ :
Préautorisation financière (si le voyage est payé par un des départements de la faculté)
Les voyageurs doivent faire parvenir une demande de préautorisation aux Services financiers de la Faculté de médecine :
Remarque : les voyageurs doivent faire parvenir leur demande de préautorisation aux Finances au moins sept jours ouvrables avant le départ. Tout manquement à cet égard risque de retarder le remboursement des frais de voyage après le retour au Canada.
Pour toute question sur les formulaires de remboursement ou sur Concur, veuillez communiquer avec le Bureau des ressources financières. Vous trouverez également des ressources utiles sur la page Web E-Voyage .
Réservation de vol
Les voyageurs ont la possibilité d’acheter eux-mêmes leurs billets d’avion (communiquez avec BISM au [email protected] pour des agents de voyage).
Le Service des finances est également en mesure d’acheter des billets pour les voyageurs (communiquez avec [email protected] en fournissant les renseignements pertinents sur le vol). Remarque : pour s’assurer d’obtenir le tarif le plus avantageux, les voyageurs doivent réserver leur vol au moins un mois avant le départ.
Processus de demande de visa
Beaucoup de destinations internationales exigent des lettres d’invitation et des visas de voyageurs avant d’autoriser l’entrée sur leur territoire. Les demandeurs peuvent consulter le site Web du gouvernement du Canada pour connaître les plus récentes exigences en matière de visas :
Si vous voyagez en Chine chez un des partenaires de la Faculté de Médecine, le BISM pourra obtenir une lettre d'invitation pour vous.
Réservation d’hôtel
Le Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale s’occupe des réservations d’hôtel lorsqu’il s’agit de voyageurs prenant part à des partenariats internationaux. Les voyageurs reçoivent alors leur confirmation de réservation par courriel et doivent organiser eux-mêmes le transport entre l’aéroport et l’hôtel.
Formation prédépart
Les voyageurs ont parfois l’obligation avant le départ de participer à une forme ou à une autre de formation de prédépart, si le pays destinataire pose un péril pour leur santé ou leur vie. La formation est donnée dans le cadre d’une séance en personne ou une présentation PowerPoint que nous vous faisons parvenir. Le BISM communiquera avec vous au sujet des possibilités de formation.
Gestion du risque
L’Université d’Ottawa est dans le processus de développer un cadre de gestion du risque plus formelle qui va être appliqué à l’Université entièrement.
Pour mieux préparer votre voyage, veuillez lire le Plan de gestion du risque en matière de voyages à l’étranger de l'Université d'Ottawa.
COVID-19 : les membres du corps professoral ainsi que le personnel de la Faculté doivent s'assurer de s'enregister au registre des voyages internationaux de l'uOttawa, et de respecter la politique de voyage de l'uOttawa (informations disponibles ici : Mobilité internationale à Faculté de médecine - Professeurs et personnel de soutien).
Liste de vérification avant le départ
- J’ai envoyé au service des finances de la Faculté de médecine ma demande de préautorisation financière pour les besoins de l’autorisation d’avant le départ.
- J’ai reçu la lettre d’invitation du Bureau de l’internationalisation.
- Je me suis inscrit(e) au registre des voyages internationaux de l'uOttawa.
- Mon passeport est valide pendant au moins six mois après la date de mon retour.
- J’ai vérifié les exigences en matière de visas et obtenu tous les visas et documents nécessaires.
- J’ai consulté un professionnel de la santé dans une clinique du voyageur au sujet des vaccins nécessaires.
- J’ai réservé un vol et fourni mon itinéraire à [email protected]
- J’ai confirmé ma réservation d’hôtel pour mon séjour à l’étranger.
- J’ai obtenu une assurance médicale santé de voyageur convenant aux besoins et j’ai une assurance contre les accidents du travail s’il y a lieu.
- J’ai fourni mes coordonnées à ma famille, à mes amis et à mon établissement ou organisme d’origine. Un bon ami ou un membre de ma famille a également une copie de mes documents de voyage, les renseignements sur mon stage et des renseignements sur mes déplacements.
- Je me suis inscrit auprès du service d’Inscription des Canadiens à l’étranger ou du Smart Traveler Enrollment Program (États-Unis) et j’ai confirmé mes coordonnées aux ambassades et aux consulats du Canada, du Royaume-Uni ou d’Australie de la région, selon le cas.
- J’ai fait renouveler mes ordonnances, y compris les ordonnances de produits ophtalmiques.
- J’ai de l’argent en dollars canadiens et dans les devises étrangères qui me seront utiles.
