Mandat

Dispositions Générales

Ce comité est créé pour examiner les questions liées au professionnalisme des résidentes et résidents et des fellows de la Faculté de médecine et rendre des décisions à leur sujet. Le terme professionnalisme comporte une gamme d’attitudes, de compétences et de comportements, d’attributs et de valeurs dont doivent faire preuve ceux que la société privilégie et reconnaît comme professionnels. De façon générale, voici quelques principes pouvant servir de guide dans les cas où le professionnalisme est remis en question.

• L’apprenante ou l’apprenant est traité avec le même respect et la même compassion dont il ou elle doit faire preuve envers les patients.
• La Faculté est responsable envers la société d’assurer que les apprenantes et apprenants diplômés de ses programmes soient des professionnels compétents.
• Les processus sont justes, cohérents et transparents, et respectent également la confidentialité de l’apprenante ou l’apprenant.

Membres 

• Président, élu par le Comité des études postdoctorales (mandat de trois ans, renouvelable une fois)
• Membre d’office : directeur de l’évaluation et de l’agrément, ÉMP
• Les membres suivants sont choisis par le Comité des candidatures de la Faculté pour un mandat de trois ans, renouvelable une fois :
  • vice-président, provenant d’un des hôpitaux participants,
  • deux membres du corps professoral,
  • deux apprenantes/apprenants. 

Réunions

Le Comité se réunit mensuellement de septembre à juin ou à la prérogative du président. Le quorum est de 50 %. En l’absence du président, le vice-président assume la présidence.

Notes

Participants non membres : Le président invite des membres du corps professoral, du personnel administratif ou des professionnels de la santé qui ne sont pas membres du Comité à assister aux réunions, au besoin, aux fins de préparation et de présentation de l’information relative à chaque cas. Ces participants quittent la rencontre après avoir présenté leur matériel.

CONFLITS d'Intérêts

Un membre du Comité doit déclarer un conflit d’intérêts potentiel en lien avec n’importe quel cas. Il explique alors sa préoccupation au président, qui décide de la ligne de conduite à adopter.

Fonctions des comités

En lien avec les programmes d’Études médicales postdoctorales et au nom du Comité des études postdoctorales :

• À la demande du directeur de l’évaluation et de l’agrément, ÉMP, examiner les cas des apprenantes et apprenants au sujet desquels le programme de résidence ou l’hôpital a exprimé des préoccupations en matière de professionnalisme, et déterminer la ou les lignes de conduite à adopter, dont l’adoption de mesures correctrices, la probation, la suspension ou le renvoi.
• L’évaluation du rendement de l’apprenante ou de l’apprenant met l’accent sur son rendement scolaire, comportemental, éthique et professionnel au sein du programme, ou sur l’évaluation ou les recommandations découlant d’un processus indépendant.
• Le Comité est informé du rendement scolaire et de tout facteur de rendement pouvant avoir des répercussions sur le professionnalisme de l’apprenante ou de l’apprenant.

Processus du Comité

• Le président et le vice-président ou leurs délégués examinent la préoccupation exprimée avec toutes les personnes ayant des connaissances par rapport à la situation, dont l’apprenante ou l’apprenant concerné. Cet examen est fait dans les 15 jours civils qui suivent la réception de la préoccupation.
• Si la préoccupation n’est pas fondée, aucune information sur l’incident n’est consignée au dossier de l’apprenante ou de l’apprenant.
• Si les examinateurs décident qu’une audience formelle devant le Comité est requise, l’information est transmise à l’apprenante ou l’apprenant et à son directeur de programme.
• L’apprenante ou l’apprenant dont le rendement fait l’objet d’un examen par le Comité dispose de 15 jours civils pour présenter des observations écrites au Comité par l’entremise du président.
• Suite à la réception des observations écrites de l’apprenante ou de l’apprenant, une audience a lieu à la prochaine réunion du Comité. Cependant, les membres du Comité doivent disposer d’au moins cinq jours pour revoir le matériel.
• Le Comité présente un rapport annuel au doyen sur les cas examinés et les décisions prises.

Appels d'une décision

Les décisions du Comité sont finales et exécutoires pour la Faculté et le Comité du programme de résidence. Les apprenantes ou apprenants peuvent faire appel des décisions du Comité au Conseil de la Faculté.

Confidentialité

Toutes les délibérations doivent avoir lieu lors de réunions en personne des membres du Comité. Le directeur de l’évaluation et de l’agrément doit garder tous les documents remis aux membres du Comité lors des réunions. Toutes les délibérations du Comité et toute l’information reçue par le Comité doivent être confidentielles, sauf les renseignements nécessaires pour le rapport du Comité.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le Comité d’attribution des postes en résidence de première année est un sous-comité permanent du Comité des études postdoctorales (CEP) jouant un rôle consultatif sur l'attribution des postes en résidence dans chacun des programmes d'études médicales postdoctorales (EMP) de première année offerts à l'Université d'Ottawa, et faisant rapport sur toute question liée à la planification du placement des résidents de première année.

MEMBRES

Le Comité d’attribution des postes en résidence de première année se compose des  huit (8) membres suivants :

1. Vice-doyen, EMP (membre d'office), qui siégera à titre de président;

2. Doyen adjoint, EMP (membre d’office);
3. Trois (3) directeurs de l’un ou l'autre des programmes de sous-spécialitésou d'un domaine de compétences spécialisées;
4. Un (1) résident; et
5. Un (1) membre du corps professoral.
6. Un (1) membre du communauté.

REMARQUE : Les directeurs de programmes de première année, les directeurs de département et les chefs de division ne peuvent pas siéger en tant que représentant du corps professoral.

Les membres sont nommés pour un mandat de trois (3) ans, renouvelable une seule fois. Les mandats commenceront normalement le 1er janvier.

Les directeurs de programme et de département sont invités à présenter des candidates et candidats. Les membres votants du CEP examinent les candidatures aux postes vacants et procèdent à un vote au CEP de décembre de chaque année. Les qualités importantes des membres potentiels de la CAPRP comprennent, sans s'y limiter, les suivantes :

• Expérience dans l'enseignement médical postuniversitaire
• Une historique de collaboration et d'impartialité démontré

RÉUNIONS

Le Comité se réunira une fois par année pour examiner et déterminer l'attribution des postes en résidence selon les rapports du ministère de la Santé et des Soins de longue durée (MSSLD). Des réunions supplémentaires pourraient se tenir, au besoin, afin que le Comité puisse donner suite aux appels, communiquer avec le CEP au sujet des dossiers en cours, etc.

Le quorum est de trois (3) membres ayant droit de vote, en plus du président du Comité.

CONFLIT D'INTÉRÊTS

Si un membre du Comité d’attribution des postes en résidence de première année est nommé à la direction d’un programme d’entrée R1 , d’un département ou d’une division, on demandera à cette personne de quitter le Comité.

FONCTIONS DU COMITÉ

Le Comité assumera les responsabilités suivantes :

1. Examiner l’attribution actuelle des postes en résidence financés par le Ministère de la Santé (MS) aux programmes d’entrée R1 de formation postdoctorale.
2. Assurer un rapport équitable entre les postes de DFMC : DI d'entrée R1 pour tous les programmes. Revoir l’information liée aux besoins ainsi qu’aux forces et aux faiblesses des programmes postdoctoraux au sein de la Faculté et recommander des changements, au besoin.
3. Déterminer et évaluer les postes à attribuer à de nouveaux programmes de première année.
4. Communiquer au CEP ses décisions quant au nombre de postes en résidence attribué à chacun des programmes postdoctoraux selon les besoins, les forces et les faiblesses, et gérer les appels à mesure qu’ils sont interjetés.
5. Évaluer les critères de rationalisation et inclure dans le rapport définitif remis au CEP et au MS des recommandations sur les changements à apporter aux critères.

PROCESSUS DU COMITÉ

REMARQUE : Les processus opérationnels du Comité sont appelés à changer en fonction du moment auquel l'information du MS est reçue et les dates de réunion du CEP. Les changements aux processus décrits ci-après ne doivent pas nécessiter l'approbation d’autres comités, sauf celle du Comité d’attribution des postes en résidence de première année.

Les processus du Comité d’attribution des postes en résidence de première année comprennent, entre autres, les suivants : 

1. Chaque année à l'automne, les critères de rationalisation existants font l'objet de discussions au cours de la réunion plénière des directeurs de programme.
2. En janvier et février, on demande aux directeurs de programmes de première année de remettre une proposition sur l'attribution des postes en résidence de premier échelon du MSSLD à leur programme selon les critères de rationalisation. Les directeurs de département reçoivent un exemplaire de ce document. Tous les responsables de programmes d’entrée de premier échelon doivent transmettre leur réponse.
3. Les réponses des programmes sont transmises aux membres du Comité d’attribution des postes en résidence de première année deux (2) semaines avant leur réunion. Les réponses doivent être accompagnées des documents suivants :
   • Note au Comité mettant en évidence les enjeux sur lesquels les membres devront se pencher pendant l'examen des documents;
   • Critères de rationalisation;
   • Données de l'Université d'Ottawa (c'est-à-dire un résumé des postes classés par programme, échelon et type de financement, distribution entre les postes de DFMC : DI);
   • Historique des attributions des postes de première année, y compris les quotas, les données réelles, les départs, les transferts et le nombre de diplômés en médecine étrangers et de stagiaires titulaires d'un visa inscrits;
   • Données provinciales (c'est-à-dire un résumé des postes classés par université et programme);
   • Recommandations du Comité d’attribution des postes en résidence de première année (des deux dernières années).
4. Les recommandations sont rédigées puis transmises aux membres du Comité afin qu’ils les approuvent.
5. Les recommandations sont transmises aux directeurs de programme (et un exemplaire de celles-ci est envoyé au directeur de département) et font état du processus d’appel du Comité d’attribution des postes en résidence de première année.

PROCESSUS D’APPEL

Si les responsables d’un programme n'approuvent pas les recommandations, le directeur du programme doit transmettre par écrit un avis d'appel dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la réception du rapport annuel d'attribution des postes en résidence de première année. L'avis écrit doit présenter les motifs de l'appel.

Si une décision est changée comme suite à l'appel d’un programme et a des répercussions négatives sur un autre programme, le vice-doyen invitera également le directeur du programme touché à rencontrer le Comité.

Le Comité rencontre les directeurs de programme ayant interjeté appel des recommandations. Seuls les directeurs de programme ont le droit de rencontrer le Comité

RECOMMANDATIONS FINALES

Le Comité d’attribution des postes en résidence de première année se réunira, au besoin, pour mettre la dernière main aux recommandations.

Les recommandations finales sur l'attribution des postes en résidence sont présentées à titre d'information seulement à la réunion du CEP de juin; un exemplaire des recommandations doit être acheminé aux directeurs de département et au doyen. Après avoir présenté les recommandations, le Comité n'aura plus le droit de les modifier.

Composition

Président: Membre du corps professoral, nommé par le vice-doyen, EMPD

Membres ayant droit de vote:

• Médecine familiale
• College royal - spécialité ou surspécialité chirurgicale
• College royal - spécialité ou surspécialité non chirurgicale

Deux résidents nommés par la PARO

Membres sans droit de vote:

• Doyen adjoint, EMPD
• Doyenne adjointe, Programme de promotion de la santé à la Faculté
• Directrice de soutien scolaire
• Vice-doyen, EMPD (d'office)

Le président invitera la directrice de soutien scolaire, ou son délégué, à présenter au comité tous les nouveaux plans d’intervention concernant un stagiaire lorsque ceux-ci sont proposés, y compris la prolongation de la formation, la réintégration, la remédiation, la probation et la reclassification. Veuillez noter que le directeur de programme invité, ou son délégué, sera présent à la réunion afin de fournir des renseignements généraux et répondre aux questions relatives à ses stagiaires en particulier. À l'issue de son exposé et après avoir répondu aux questions, il lui sera demandé de quitter la réunion, afin que les membres du comité puissent poursuivre l’examen des plans d’intervention ou des décisions.  Les stagiaires seront invités à présenter des observations écrites au comité.

DURÉE DU MANDAT

5 ans, renouvelable une fois
Résidents members - 1 an (renouvelable)

QUORUM

Le président et quatre membres du comité ayant droit de vote, dont un doit être un stagiaire.

FRÉQUENCE AUX RÉUNIONS

Il est attendu que les membres du sous-comité participent au moins à 75% des réunions régulières.  Le défaut de participer au nombre requis de réunions entraînera le retrait du membre du sous-comité.

FONCTIONS DU SOUS-COMITÉ

Au nom du Comité des Études médicales postdoctorales (CEMPD):

• Examiner la politique d’évaluation des stagiaires postdoctoraux au moins une fois par année et proposer des recommandations aux fins de révision, au besoin.
• Veiller à ce que les règlements et les politiques soient respectés et que les stagiaires soient traités de façon équitable.  Le président du sous-comité de l’évaluation recevra une lettre de la part du doyen adjoint, EMPD, soulignant qu’il a rencontré le stagiaire, qu’il s’est assuré que le stagiaire avait eu la possibilité de s’adresser au comité du programme de résidence (CPR), en personne ou par écrit, qu’il s’est assuré que le stagiaire a été informé de la possibilité de présenter des observations écrites au sous-comité de l’évaluation, et qu’il a examiné la politique d’évaluation des EMPD et les politiques relatives aux appels avec le stagiaire.
• À la demande du doyen adjoint, EMPD, examiner les cas de stagiaires qui rencontrent des difficultés scolaires et passer en revue les recommandations du directeur de programme en vue d’une prolongation de la formation, d’une réintégration, d’une remédiation, d’une probation et d’une reclassification, afin de formuler des recommandations relatives au progrès des stagiaires tout au long du programme. L'examen peut comprendre soit l'evaluation des résultats scolaires, du comportement, de l’éthique et du professionnalisme du stagiaire dans le cadre du programme, soit l’évaluation ou la recommandation d’un processus indépendant. Le sous-comité peut accepter (ratifier) ou refuser (ne pas ratifier) les recommandations du programme.  Si les recommandations du programme sont refusées, le comité définira un autre plan d’intervention, qui liera le programme et le CPR. Le sous-comité peut également formuler des recommandations aux fins de modification de plans d’intervention proposés par le programme.

VOTE

Le président vote uniquement en cas d’égalité des voix.

CONFLIT D’INTÉRÊTS

Un membre du comité peut déclarer un conflit d’intérêts apparent lié à n’importe quel cas présenté. Le membre doit faire part des préoccupations au président, qui décidera des mesures à prendre les plus adéquates. Le président examinera également la demande du résident dont le cas est présenté sollicitant l’exclusion d’un membre du sous-comité des délibérations, si le résident déclare un conflit d’intérêts apparent lié au membre du sous-comité.  Si un résident membre du sous-comité est exclu des délibérations en raison d’un conflit d’intérêts apparent, le président cherchera un remplaçant temporaire du résident afin de respecter la représentation des résidents au sous-comité.

Si le président du comité déclare un conflit d’intérêts, un président intérimaire sera nommé par le doyen adjoint, EMPD, parmi les membres du corps facultaire du comité.

CONFIDENTIALITÉ

Le comité se réunira à huis clos.  Les documents communiqués au comité lors de réunions seront conservés par l’adjointe exécutive et superviseure de l'administration, EMPD. Toutes les délibérations du comité et tous les renseignements reçus par le comité sont confidentiels, à l’exception des divulgations nécessaires au rapport du comité.

Dispositions générales

Le Sous-comité de l’agrément est un comité permanent du Comité des Études médicales postdoctorales (CÉMP), qui est chargé d’examiner tous les documents d’agrément internes et de maintenir les normes générales du processus d’examen interne de l’Université.

Membres

Le Sous-comité de l’agrément est composé de seize (16) membres. Le président du Sous‑comité siège pour un mandat de 5 ans, renouvelable une fois. Le mandat des autres membres du Sous-comité est d’une durée de 3 ans, renouvelable deux fois. Le Sous-comité doit être formé des membres suivants :

1. Président – membre du corps professoral nommé par le vice-doyen des Études médicales postdoctorales (ÉMPD) et approuvé par le Comité des Études médicales postdoctorales;
2. Vice-doyen, ÉMPD (d’office);
3. Doyen adjoint, ÉMPD (d’office);
4. Dix (10) membres du corps professoral supplémentaires ayant de l’expérience ou qui s’engagent à engranger de l’expérience concernant les normes d’enseignement et d’agrément requises par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC)et par le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) :
   1. Au moins un membre du corps professoral ayant un certificat du Collège royal dans les catégories suivantes : Médecine interne (générale ou surspécialité), chirurgie (générale ou surspécialité), médecine de laboratoire et pédiatrie (générale ou surspécialité)
   2. Au moins deux (2) membres du corps professoral ayant un certificat du CMFC
   3. Jusqu’à trois (3) membres du corps professoral ayant un certificat du Collège royal dans toute autre spécialité (p. ex., anesthésie, médecine d’urgence, radiologie diagnostique, psychiatrie, etc.)
   4. Un (1) membre du corps professoral ayant un certificat du Collège royal  dans un programme de DDC
5. Deux (2) représentants des résidents, sélectionnés parmi l’ensemble des résidents après consultation avec le Conseil général de l’APIRO de l'Université d’Ottawa, dont le mandat sera d’une année minium et de trois ans maximum.
6. L’administrateur du programme de l’agrément (sans droit de vote)

Il est attendu que les membres du Sous-comité participent par téléconférence à 75 % au moins des réunions prévues. Le défaut de participation au nombre minimum de réunions résultera dans le retrait du membre du sous-comité.

Réunions

Le sous-comité se réunit au moins quatre (4) fois par année et à d’autres occasions supplémentaires, au besoin. La communication avec les ÉMPD de la Faculté se fera en fonction des besoins, lorsque des problèmes surviennent.

Le quorum a lieu lorsque quatre (4) membres sont présents, y compris le président du Sous‑comité et son délégué.

Conflit d'intérêt

Un membre du sous-comité ne doit pas participer à l’examen de son propre programme d’études. Le membre du Sous-comité doit déclarer qu’il y a conflit d’intérêts lorsque son programme fait l’objet d’un examen. Le membre s’absentera de la réunion durant la discussion au sujet du programme et s'abstiendra d’ajouter des commentaires écrits supplémentaires sur les documents faisant l’objet de l’examen.

Fonctions du Sous-comité

1. Passer en revue tous les examens internes mandatés et préparatoires, ainsi que les rapports d’étape, en vue de l’agrément, et formuler des recommandations au sujet des programmes individuels, au besoin.
2. Rendre compte au vice-doyen des ÉMPD et au CÉMPD des questions qui se posent concernant les normes d’agrément du CRMCC et du CMFC. Le président du Sous-comité présentera au minimum un rapport annuel à tous les membres, mais peut présenter des rapports à d’autres réunions si le besoin se fait ressentir.
3. Assumer la responsabilité pour l’ensemble des normes du processus d’examen interne des ÉMPD et formuler des recommandations au CÉMPD, au besoin.
4. Veiller à ce que les rapports produits par les équipes d’examen soient de grande qualité.
5. Formuler des commentaires aux équipes d'examen concernant la qualité des rapports.
6. Offrir membres du corps professoral des formations et du soutien relativement aux activités d’agrément.

Procédures

1. Le président du Sous-comité, avec le doyen adjoint des ÉMPD, établit un calendrier de huit (8) ans qui énonce l’échéancier des examens internes pour tous les programmes de formations du CRMCC et du CMFC à l’Université d’Ottawa. Il est attendu qu’entre chaque examen externe complet de tous les programmes de cycle supérieur de l’Université d’Ottawa (mené par le  CRMCC et le CMFC tous les huit ans), chaque programme soit assujetti à au moins un examen interne complet selon le format d’agrément du Collège royal ou du CMFC. Les programmes peuvent également faire l’objet d’examens préparatoires supplémentaires lorsque cela d’avère nécessaire. À la discrétion du président du Sous-comité, du doyen adjoint et du vice-doyen, les programmes peuvent faire l’objet d’un examen plus approfondi, y compris, sans s’y limiter, à un examen interne supplémentaire, particulièrement si les programmes sont destinés à un rapport sur les résultats du plan d'action ou à un examen externe.
2. Les examinateurs sont affectés à des examens par l'administrateur du programme d’agrément et son supervisés par le président et le doyen adjoint. Les examens internes sont menés par deux (2) médecins membres de la Faculté et un (1) stagiaire postdoctoral de la Faculté de Médecine de l’Université d’Ottawa.  Dans la plupart des cas, l’examinateur du corps professoral le plus expérimenté sera désigné en tant qu’examinateur responsable par l’administrateur du programme d’agrément et sera l’auteur principal du rapport.
3. Le Sous-comité est responsable de passer en revue tous les rapports d’examen internes et de fournir une rétroaction formative à l’équipe d’examen. Les membres du Sous‑comité peuvent accéder aux documents dans un environnement numérique sécurisé. Les membres se serviront des commentaires ou du suivi des modifications pour demander des clarifications ou pour fournir des commentaires dans l’ébauche du rapport. Il incombe au président de résumer les commentaires ou les changements avant de remettre le rapport à l’équipe d’examen aux fins de révision. Le Sous-comité se rencontre trimestriellement pour s’assurer que les rapports du programme satisfont aux normes générales d’agrément établies par le CRMCC et le CMFC. Le président du sous-comité fournit des commentaires au sujet de tout déficit du programme au vice-doyen et au doyen adjoint après chaque examen interne, et chaque directeur de programme et de département a accès au rapport afin de pouvoir guider les changements du programme.

Échéances attendues pour les examens internes 

1. L’administrateur du programme d’agrément reçoit soit un questionnaire préalable à l’enquête, ainsi que des documents à l’appui (pour les programmes de DCC) ou des données de CanAMS (Système de surveillance de l’agrément) concernant le programme au moins un (1) mois avant l’examen.
2. Le président de l’agrément, le vice-doyen des ÉMPD et le doyen adjoint des ÉMPD disposent d’une (1) semaine pour examiner et formuler des commentaires sur les renseignements soumis.
3. Le programme dispose d’une (1) semaine pour effectuer les derniers changements avant de soumettre la documentation définitive à l’administrateur du programme d’agrément.
4. Les membres de l’équipe d’examen obtiennent l’accès à la documentation du programme deux (2) semaines avant la date de l’examen. L’ébauche du rapport doit être soumise dans les deux (2) semaines suivant la visite relative à l’enquête.
5. La rétroaction formative au sujet de la qualité du rapport et toutes les demandes de clarifications du Sous-comité de l’agrément sont retournées à l’équipe de l’examen dans les dix (10) jours.
6. Il est demandé que toutes les dernières modifications effectuées par l’examinateur principal soient soumises à nouveau dans les dix (10) jours.
7. Une fois que le rapport a été approuvé par le président du Sous-comité de l’agrément ou par le vice-doyen, le rapport définitif est envoyé au directeur de programme et au directeur du département clinique responsable.
8. L’administrateur du programme d’agrément traitera la rémunération des examinateurs pour la réalisation de l’examen et du rapport final. 
9. Les examinateurs doivent présenter une facture à [email protected] afin d’indiquer à qui les fonds doivent être versés.

But

Agir à titre de juge concernant les bourses et prix annuels suivants :

• Prix de l’avancement de l’éducation et de l’innovation pour les membres du corps professoral;
• bourses postdoctorales;
• bourses d’études de la Faculté de médecine (EMPD);
• PARO;
• SCRC-IRSC.

Membres

Le vice-doyen aux Etudes médicales postdoctorales (EMPD) ou son représentant sera élu à titre de membre permanent, et participera comme étant le président du comité (ex-officio; sans droit de vote).

Par ailleurs, le sous-comité comptera cinq membres élus chacun pour un mandat de trois ans, renouvelable pour une autre période de trois ans sous réserve de l’acceptation du membre en question et de l’accord de la majorité du sous-comité.

Fréquence des réunions

Le sous-comité se réunira au moins deux fois par an. Si la réunion ne peut avoir lieu, le sous-comité pourra délibérer par courriel.

Critères d’éligibilité

Pour être pris en considération pour une bourse d'EMPD, les candidats doivent répondre aux critères suivants:

- être inscrit à un programme d'EMPD à l'Université d'Ottawa;

- être en règle (par exemple le professionnalisme); et

- répondre aux critères d'éligibilité du prix ou de la bourse (conditions préalables et exigences supplémentaires).

Décisions du sous-comité

Toutes les décisions du sous-comité seront consignées dans le procès-verbal de la réunion. Ces décisions ne sont pas sujettes à appel.

Préambule

Le Comité des études postdoctorales est un comité permanent de la Faculté de médecine chargé de coordonner l’éducation médicale postdoctorale dans tous les programmes reconnus, qu’il s’agisse :

1. Programmes de formation de résidence du Collège royal
2. Programmes de résidence en médecine familiale

Membre

• Les plénières du CEP de la Faculté comprennent tous les membres de l’exécutif du CEP (comme indiqué ci-dessous) et tous les directeurs de programmes de résidence (ou leur mandataire).
• Les membres de l’exécutif du CEP sont :
  • Vice-doyen aux études médicales postdoctorales (président)
  • Doyen adjoint aux études médicales postdoctorales (avec droit de vote)
  • Doyen, Faculté de médecine (sans droit de vote)
  • Doyen adjoint à la responsabilité sociale (sans droit de vote)
  • Directeur du soutien scolaire (sans droit de vote)
  • Président du sous-comité de l’agrément (sans droit de vote)
  • Président du sous-comité sur le professionnalisme (sans droit de vote)
  • Directeurs de programmes, ou leurs mandataires, qui représentent les 12 programmes de résidence suivants, à titre de membres permanents (avec droit de vote).
    • Anesthésiologie
    • Médecine d’urgence
    • Programme de chercheur clinicien
    • Médecine familiale
    • Médecine familiale, compétences avancées
    • Chirurgie générale
    • Médecine interne
    • Anatomopathologie
    • Obstétrique et gynécologie
    • Chirurgie orthopédique
    • Pédiatrie
    • Psychiatrie
• Sept directeurs de programme, ou leur mandataire, qui représentent tous les autres programmes. Ces directeurs sont nommés à tour de rôle, pour un mandat de deux ans (avec droit de vote).
  • Directeur de l’Éducation médicale régionalisée (EMR) (sans droit de vote)
  • Directeur du Département d’innovation en éducation médicale (DIEM) (sans droit de vote)
  • Des représentants de l’administration des principaux centres hospitaliers universitaires (sans droit de vote)
    • L’Hôpital d’Ottawa
    • Centre hospitalier pour enfants de l’Est de l’Ontario (CHEO)
    • Hôpital Royal d’Ottawa
    • L’Hôpital Montfort
    • Soins continus Bruyère
• Deux représentants des résidents, nommés par la PARO (sans droit de vote)
• Les représentants d’organismes affiliés, qui sont invités aux réunions au besoin, au gré de la présidence (sans droit de vote)

Fréquence des réunions

L’exécutif du CEP se réunit dix fois dans l’année, de septembre à juin. Quatre de ces réunions se tiennent avec les directeurs de tous les programmes (ou leurs mandataires) et sont connues sous le nom de « plénières du CEP ».

On s’attend à ce que les membres de l’exécutif du CEP assistent à toutes les réunions (plénières et de l’exécutif) et à ce que tous les autres directeurs de programmes de résidence assistent à toutes les réunions plénières du CEP. Ces derniers sont invités à assister également aux réunions de l’exécutif.

Quorum

Le quorum pour les réunions de l’exécutif du CEP et des plénières est d’au moins le tiers du nombre total de membres avec droit de vote ou tout autre nombre supérieur que fixe le CEP.

Attributions

• Admissions et inscriptions
• S’assurer que des critères et des procédures d’admission appropriés existent pour les programmes de résidence de tous les niveaux.
• Veiller à l’application des conditions d’inscription appropriées, qu’il s’agisse d’exigences locales ou provinciales (c.-à-d. PRP, AVP, PEAP, immunisation, autorisation d’exercer et assurance-responsabilité professionnelle).

Évaluation:

• Veiller à la conformité aux normes d’agrément du CRMCC et du CMFC.
• Veiller à l’application de politiques et pratiques productives d’évaluation et de promotion.
• Suivi des programmes

Administrer un sous-comité de l’agrément aux fins suivantes:

Préparer les visites d’agrément du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et du Collège des médecins de famille du Canada ainsi que celle du Comité de liaison sur l’éducation médicale (LCME).

• Effectuer des évaluations internes; étudier et approuver des rapports.
• S’assurer que les sites didactiques répondent aux normes d’agrément.
• Responsabilité Le CEP rend des comptes au doyen et au conseil de faculté de la Faculté de médecine.

Le CEP est également tenu de rendre compte au besoin :

• au Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada;
• au Collège des médecins de famille du Canada;
• Sous-comités.

Si nécessaire, le CEP peut établir des sous-comités chargés d’appliquer les politiques et procédures mentionnées précédemment. Chaque sous-comité décide de ses attributions, qui doivent être approuvées par le CEP.

Le président de chacun de ces sous-comités, ou son mandataire, présente un rapport annuel au CEP. Ces sous-comités comprennent :

• Sous-comité de l’évaluation
• Sous-comité sur le professionnalisme
• Sous-comité de l’agrément
• Sous-comité d’attribution des postes en résidence de première année
• Sous-comité sur le transfert des résidents
• Sous-comité sur la formation médicale postdoctorale fondée sur les compétences

Reconnaissance

On convient que la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa est liée à chaque hôpital par des ententes définissant l’affiliation de celui-ci à l’Université. On reconnaît aussi que les hôpitaux affiliés au Council of Academic Hospitals of Ontario (CAHO) représentent les centres hospitaliers universitaires et l’Université d’Ottawa dans la négociation des modalités administratives applicables aux résidents membres de la Professional Association of Residents of Ontario (PARO). Pour ce qui est des questions concernant leurs états de service, les résidents relèvent de leur employeur.

Mandat

Fournir un soutien axé sur la collaboration, une orientation et des connaissances essentielles en ce qui concerne le rôle d’administrateur de programme (AP) dans la formation médicale. Favoriser le perfectionnement professionnel de tous les AP des études médicales postdoctorales (EMP) de l’Université d’Ottawa conformément aux rôles CanMEDS‑ATA.

Composition

Le Comité exécutif des AP est formé d’un noyau de 10 administrateurs de programme du domaine des études médicales de l’Université d’Ottawa et d’un représentant du Bureau des EMP.

Membres des AP:

• Président
• Président sortant ou vice‑président
• Trésorier
• Secrétaire
• Membres correspondants ou membres actifs

Représentants des études médicales postdoctorales :

• Gestionnaire
• Représentant des EMP

Les membres des AP du Comité exécutif des AP sont nommés pour une période de trois ans.

Les membres qui souhaitent que leur mandat soit reconduit doivent en informer la présidence au moins deux mois avant la fin de l’année universitaire. Les membres des AP du comité voteront pour signifier leur accord à l’égard de la reconduite du mandat.

Si les membres n’arrivent pas à une entente et que le mandat n’est pas reconduit, le poste est ouvert au recrutement.

Recrutement

Le recrutement se fait à la fin de chaque année universitaire. Un appel de candidatures est lancé à l’occasion de la réunion semestrielle du printemps des administrateurs de programme. Chaque candidat doit alors présenter une biographie et/ou une lettre d’intérêt, que le Comité exécutif des AP examinera. Les participants à l’assemblée générale des PA votent pour choisir un ou plusieurs membres, selon le cas, parmi les candidats.

L’on s’attend à ce que les membres du comité s’acquittent des tâches qui leur sont confiées pour la planification des ateliers de perfectionnement professionnel et qu’ils participent aux groupes de travail ou sous‑comités spéciaux mis sur pied.

Admissibilité

Pour être membre du comité, le candidat doit être l’administrateur de programme d’études postdoctorales désigné d’un programme agréé de CCMF ou de résidence du CRMCC à l’Université d’Ottawa. Il ne peut y avoir qu’un seul représentant par programme au sein du comité.

Responsabilités particulières des AP

Président

• Le mandat habituel est de deux ans, plus un an à titre de président sortant (trois ans en tout). Le mandat peut être prolongé sur approbation du comité.
• Définir l’orientation stratégique pour l’année universitaire à venir, en collaboration avec les autres membres du Comité.
• Établir l’ordre du jour des réunions, en consultation avec le gestionnaire responsable des EMP.
• Agir comme principal agent de liaison entre le Bureau des EMP et le Comité exécutif des AP.
• Examiner annuellement le mandat du Comité exécutif des AP et en présenter une version à jour au comité pour examen et approbation.
• Participer à toutes les réunions.
• Attribuer des tâches supplémentaires aux membres du comité afin de s’assurer que les buts globaux du comité sont atteints.
• Collaborer avec les autres groupes chargés du perfectionnement professionnel afin d’harmoniser les buts et les objectifs.
• Présenter un bilan des activités du Comité exécutif des AP à tous les AP à l’occasion de la réunion semestrielle des AP (assemblée générale).
• Représenter le Comité exécutif des AP auprès du Comité des directeurs de programme pour les études postdoctorales.
• Apporter des idées (sujets, conférenciers) pour les activités de perfectionnement professionnel et jouer le rôle de personne‑ressource pour les autres membres du comité qui ont des questions.
• Solliciter les commentaires des organisations des autres membres à propos des préoccupations du moment. Veiller à la défense des questions touchant les AP.
• Accepter les tâches confiées par le Comité en matière de planification et de perfectionnement professionnel.

Président sortant ou vice‑président

• Le président sortant est en poste durant la première année du mandat du président. Un vice‑président est nommé pour la deuxième année du mandat.
• Servir de principal conseiller auprès du président.
• Participer à toutes les réunions.
• Apporter des idées (sujets, conférenciers) pour les activités de perfectionnement professionnel.

• Accepter les tâches confiées par le Comité en matière de planification et de perfectionnement professionnel.
• À titre de président sortant, transmettre ses connaissances des questions traitées et des fonctions et responsabilités du rôle de président pour soutenir le président en poste et le comité.

Trésorier

• Gérer les finances.
• Le trésorier doit être membre du comité depuis au moins un an.

Secrétaire

• Assister à toutes les réunions.
• Rédiger les procès‑verbaux du comité.

Membres correspondants et/ou membres sans affectation particulière

• Le comité compte un membre correspondant pour chaque établissement important (hôpitaux affiliés). Idéalement, des membres sont recrutés dans tous les établissements principaux et hôpitaux d’enseignement affiliés afin de faire valoir le point de vue de chacun auprès du comité. Si personne ne se porte volontaire pour représenter un établissement particulier, un membre sans affectation particulière peut être désigné à la place. Les membres correspondants ou membres sans affectation particulière participent à toutes les réunions.
• Apporter des idées (sujets, conférenciers) pour les activités de perfectionnement professionnel.
• Accepter les tâches confiées par le comité en matière de planification et de perfectionnement professionnel.

Responsabilités particulières des représentants des EMP

Gestionnaire

• Contribuer à la définition de l’ordre du jour de toutes les réunions du Comité exécutif des AP.
• Participer à toutes les réunions.
• Apporter des idées (sujets, conférenciers) pour les activités de perfectionnement professionnel et jouer le rôle de personne‑ressource pour les autres membres du comité qui ont des questions.
• Agir comme agent de liaison avec les membres des AP pour la planification du programme de perfectionnement professionnel.

Processus de vote pour les rôles au sein du Comité exécutif des AP

• Le président demande aux membres du Comité exécutif des AP de proposer des candidats pour le ou les rôles à combler.
• Le président fournit la liste des candidats proposés afin que les membres du Comité puissent voter.
• En cas d’égalité, le président a une voix prépondérante.

Quorum

• Le quorum est fixé à 50 % plus un.

Fréquence des rencontres

Le président approuve toutes les dates du calendrier des réunions. Les réunions durent deux heures (deux heures et demie au plus). Il y a au moins quatre réunions par année (et d’autres au besoin), entre septembre et juin. L’organisation des réunions incombe au président, avec l’aide du gestionnaire responsable des EMP et d’autres membres du personnel des EMP.

Présence aux réunions

Tous les membres du comité sont tenus de participer à au moins 75 % des réunions prévues au calendrier, et l’on s’attend à ce qu’ils participent aussi à la planification du programme de perfectionnement professionnel.

Renvoi

Toute préoccupation concernant les agissements d’un membre du comité révélant une incompétence, de la malhonnêteté ou de l’inconduite personnelle et qui entravent substantiellement la capacité du comité de s’acquitter de ses responsabilités et de ses fonctions (voir le code de déontologie) ou le défaut d’un membre de participer à au moins 75 % des réunions du comité peut être communiquée au président. Ce dernier (ou le vice‑président/président sortant si le président en poste est concerné) et le représentant des EMP (gestionnaire) examineront les charges et une motion de renvoi sera présentée au Comité exécutif des AP. Le résultat dépendra des accusations et du vote des membres du comité. Si l’issue du vote est le renvoi, le membre concerné en sera informé et on lui demandera de démissionner de son poste au sein du comité.

Obligation de rendre compte

Le Comité exécutif des AP rend des comptes au Bureau des EMP et à tous les administrateurs de programme et directeurs de programme de l’Université d’Ottawa.

Procédures

Tous les communiqués et documents présentés à des groupes externes au nom du Comité exécutif des AP doivent être approuvés au préalable par les membres du comité, soit à l’occasion d’une réunion du comité, soit par courriel.

Sous‑comités

Tous les sous‑comités sont présidés par un membre du Comité exécutif des AP. Le nombre de sous‑comités est déterminé chaque année en fonction des objectifs du comité pour l’année visée. Les activités de perfectionnement professionnel font exception; il n’existe pas de sous‑comité distinct pour ces activités, dont la coordination est assurée par l’ensemble des membres du Comité exécutif des AP.

Tous les AP participant à l’assemblée générale peuvent être membre d’un sous‑comité; il n’est pas nécessaire d’être membre du Comité exécutif des AP.
 

Dispositions générales

Le comité des stages de perfectionnement de type clinique est un comité relevant des Études médicales postdoctorales (EMPD). Il est chargé de coordonner les stages de perfectionnement post-résidence de la Faculté de médecine dans tous les programmes reconnus.

Il doit être clairement entendu que chaque programme de perfectionnement doit avoir un directeur de stage attitré.

Un fellow est un stagiaire clinique en études médicales postdoctorales qui entreprend une formation dont les crédits ne peuvent pas être utilisés pour satisfaire à des exigences nationales de certification ou une formation dans un domaine de compétence ciblée (DCC) post-résidence.

Composition

Le comité des stages de perfectionnement clinique comprend :

• le vice-doyen, EMPD (président)
• le doyen adjoint, EMPD (d'office)
• le doyen, Faculté de médecine (d’office)
• La gestionnaire des opérations, EMPD (d'office)
• Un représentant de chacun des départements cliniques et écoles ci-après:
  • Anesthésiologie
  • Radiologie diagnostique
  • Médecine d’urgence
  • Médecine familiale
  • Médecine
  • Chirurgie
  • Pédiatrie
  • Obstétrique et gynécologie
  • Ophtalmologie
  • Oto-rhino-laryngologie
  • Pathologie et médecine de laboratoire
  • Psychiatrie
  • o   Pathologie et médecine de laboratoire
  • Épidémiologie, santé publique et médecine de prévention
  • o   Innovation en éducation médicale
  • ·       Le président du sous-comité des directeurs de stages d’un programme de DCC
  • Un fellow

Des invités peuvent être conviés aux réunions, au besoin et à la discrétion du président

Réunions:

Le comité des stages de perfectionnement de type clinique se rencontre au moins deux (2) fois par année, de septembre à juin. Le quorum du comité des stages de perfectionnement de type clinique correspondra à un tiers au moins du nombre total des membres ou à un nombre plus élevé, déterminé par le comité des stages de perfectionnement de type clinique.

Fonctions du comité :

1. Admissions et inscriptions

a) Veiller à ce que des critères d’admission et des procédures adéquats soient établis pour tous les stagiaires. b) Veiller à ce que des conditions d’inscription appropriées soient mises en place, qu’il s’agisse d’exigences locales ou provinciales (c.-à-d. le programme d’évaluation préalable à l’admission (PEPA), compétences linguistiques en anglais).

2.  Évaluation

Normes d’évaluation établies pour tous les stages de perfectionnement.

3. Responsabilité

Le comité des stages de perfectionnement de type clinique relève des EMPD.

4. Sous-comités

Le comité des stages de perfectionnement de type clinique peut créer des sous-comités, au besoin, en vue de la mise en œuvre de politiques et procédures, comme indiqué plus haut. Les mandats doivent être déterminés par chaque sous-comité et approuvés par le comité des stages de perfectionnement de type clinique. Les présidents ou délégués de ces sous-comités doivent présenter un rapport annuel au comité des stages de perfectionnement de type clinique.

Reconnaissance :

Il est reconnu que la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa a conclu avec chaque hôpital des ententes qui définissent l’affiliation de l’hôpital avec l’Université.

Pour des questions liées à l’emploi, les stagiaires relèvent de leur employeur.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Relevant du Comité des études médicales postdoctorales (CEP), le sous-comité sur la formation médicale fondée sur les compétences (FMFC) rend des comptes au vice-doyen aux études médicales postdoctorales de la Faculté de médecine. Ce sous-comité consultatif est responsable de la supervision et de la planification stratégique de la mise en place de La compétence par conception (CPC) dans les programmes du Collège des médecins et chirurgiens du Canada à l’Université d’Ottawa en plus de veiller au respect du cursus Triple C dans nos programmes du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC). Des groupes de travail qui faciliteront la mise en œuvre du FMFC relèveront de ce sous-comité. 

FONCTIONS DU SOUS-COMITÉ

Le sous-comité du FMFC respectera la mission et les politiques de la Faculté de médecine. Il est responsable de la planification stratégique pour tout ce qui concerne le FMFC à l’Université d’Ottawa. Cela comprend les fonctions suivantes, sans toutefois s’y limiter : 

• Déterminer les ressources et les infrastructures technologiques qui permettront d’intégrer la CPC à l’Université d’Ottawa. 
• Créer des stratégies d’appui pour le corps professoral, les apprenants et le personnel administratif.
• Rédiger et proposer des politiques afin de soutenir la FMFC. 

MEMBRES

Président du Sous-comité sur la formation médicale postdoctorale fondée sur les compétences, Doyen adjoint, Études médicales postdoctorales (ÉMPD)

Vice-doyen, ÉMPD (membre d’office)

Président du Sous-comité de l’agrément (membre d’office)

Doyen adjoint, Bureau du développement professionnel continu (membre d’office)
Agents de liaison aux hôpitaux 

Membres du corps professoral :

Directeur ou représentant des programmes suivants :

• Une spécialité ou sous-spécialité non chirurgicale 
• Une spécialité ou sous-spécialité chirurgicale 
• Fondements chirurgicaux
• Programmes de spécialité ou sous-spécialité qui ont lancé la CPC en 2017 et 2018 
• Médecine familiale

Le mandat est de deux ans, renouvelable une fois.

Membres résidents :

Trois résidents (dont un élu du PARO, un d’un programme du CRMCC et un d’un programme CMFC)

Le mandat est de deux ans, renouvelable une fois.

Administrateurs de programmes :

Deux administrateurs de programmes :

• Un dont le programme CPC a été lancé ou qui a participé aux ateliers CPC donnés par le CRMCC.
• Un sans affectation particulière

Le mandat est de deux ans, renouvelable une fois.

Personnel de l’Université d’Ottawa (membre d’office) :

• Coordonnateur des ÉMPD et de la FMFC (pour offrir un soutien administratif au président)
• MedTech – Un analyste commercial assigné à Entrada 
• Coordonnateur de projets des ÉMPD
• Gestionnaire des opérations des ÉMPD

QUORUM

Président et 50 % des membres du sous-comité

FRÉQUENCE DES RENCONTRES

Le sous-comité se réunira au moins quatre fois par année.

PRÉSENCE AUX RÉUNIONS

Il est attendu des membres du sous-comité qu’ils assistent à au moins 75 % des réunions prévues. À défaut d’assister au pourcentage de réunions requis, le membre sera exclu du sous-comité. 

Comité_de_Mieux-être_des_Résidents.pdf (pdf, 159,74 KB)

Composition_du_Comité_de_Planification_des_Mesures d'Adaptation.pdf (pdf, 129,95 KB)