Énoncé de politique : Changement à l'horaire des stages procédure administrative 

Il est attendu que les résidentes et résidents suivront l’horaire des stages affiché au début de l’année universitaire. 

Cependant, un directeur de programme peut muter un résident à un autre stage en donnant un préavis d’au moins six semaines au programme qui le reçoit. Sinon, le résident ne peut être muté à moins que le programme qui le reçoit soit capable de fournir un résident en échange. 

Les exceptions à cette politique qui permettraient une mutation à un autre stage sans préavis ou sans remplacement sont : 

1. Une maladie grave et imprévue du résident.
2. Des difficultés scolaires, comme l’échec d’un stage ou l’exigence d’une période de remédiation ou de probation.
3. Redéploiement en cas de pandémie ou d'autres catastrophes.

*aucune modification n'a été apportée par rapport à la version précédente, aucune autre approbation n'est donc nécessaire.

Règlement sur la gestion de l’information

Politique concernant un conflit d'intérêts possible durant la supervision clinique en raison d'une relation personelle

La Faculté de médecine reconnaît le potentiel de conflit d’intérêts et les difficultés inhérents à la participation d’un proche au processus de supervision et d’évaluation d’un étudiant ou d’un résident.

Selon le contexte de la Politique en matière d’éthique professionnelle de l’Université d’Ottawa, un proche peut être un parent, un époux, un fils, une fille, un frère ou une sœur, ou toute autre personne résidant avec le membre de la Faculté, ou un médecin traitant, ou une personne avec laquelle le stagiaire entretient un lien étroit.

La politique de la Faculté convient donc qu’aucun membre de la Faculté ne devrait superviser ou évaluer le travail d’un proche ou de toute autre personne avec laquelle il entretient des liens étroits, dans un contexte pédagogique ou professionnel, sauf dans le cas d’une supervision occasionnelle durant une fonction de garde s’il est impossible de faire autrement. La Faculté doit demeurer à l’affût de tout conflit d’intérêts possible en matière de supervision et les traiter avec professionnalisme.

*aucune modification n'a été apportée par rapport à la version précédente, aucune autre approbation n'est donc nécessaire.

Politique de dispense de formation après un congé

PRÉAMBULE

Le bureau des Études médicales postdoctorales (bureau des ÉMPD) permet aux résidents de bénéficier d’une dispense de formation après un congé autorisé. Les dispenses de formation peuvent être accordées aux résidents dans le cadre de programmes de formation fondés sur la durée et de programmes de formation fondés sur les compétences. Bien que la fin de la formation soit fonction des résultats obtenus dans le cadre des programmes de formation axés sur les compétences, la durée de formation peut également y conduire, compte tenu des ententes officielles que le bureau des ÉMPD de l’Université d’Ottawa a conclues avec le ministère de la Santé de la province et les organismes de réglementation.

Le CRMCC et le CMFC déclarent tous deux que les résidents doivent satisfaire à toutes les exigences de formation du programme.
 

• Pour satisfaire aux exigences d’admissibilité à l’examen de certification du CMFC, les résidents en médecine familiale doivent rattraper les heures perdues en raison d’un congé afin de s’assurer que la durée totale de la formation de vingt-quatre (24) mois est atteinte. Des dispenses de formation de quatre (4) semaines peuvent être accordées à la discrétion du directeur de programme, mais seulement à titre exceptionnel et dans des circonstances extraordinaires. Le CMFC doit être informé de la dispense avant de soumettre au Collège l’avis d’achèvement de la formation.
• Lorsqu’un résident d’un programme du CRMCC aura atteint le niveau de compétence requis à la fin de la dernière année de formation, une dispense de quatre à douze (4-12) semaines peut être demandée par le programme et doit être approuvée par le vice-doyen des ÉMPD ou son représentant.

OBJET ET CONTEXTE

Fournir des conseils aux directeurs de programmes et aux résidents sur l’étude, la demande et l’octroi de dispenses de formation.

Le vice-doyen des ÉMPD ou son représentant peut accorder une dispense de formation sur recommandation du directeur du programme du résident à la suite d’un congé approuvé du résident, conformément aux politiques du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) et du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC), à condition que le résident réponde aux critères énoncés ci-dessous pour être considéré comme un résident exceptionnel. Aucune dispense de formation ne peut être accordée dans d’autres circonstances.

SECTION 1 : PROCÉDURE DE DEMANDE D’UNE DISPENSE DE FORMATION

1. Les résidents qui souhaitent savoir s’ils peuvent être dispensés de formation doivent en discuter avec leur directeur de programme. Il peut exister des lignes directrices propres au programme, en plus des exigences du CRMCC/CMFC et des exigences du bureau des ÉMPD. Les résidents ont le droit de savoir à l’avance comment leur rendement sera évalué pour déterminer s’ils sont admissibles à une dispense de formation. Les résidents n’ont pas automatiquement droit à une dispense de formation.
2. Un résident peut bénéficier d’une dispense de formation après un congé s’il a satisfait à toutes les exigences de formation du CRMCC/CMFC et à toutes les exigences de formation du programme, et si le directeur de programme est convaincu que le résident aura atteint le niveau de compétence requis à la date de fin de la formation. Chaque programme doit mettre à la disposition des résidents des informations sur les exigences en matière de formation.
3. Lorsqu’il envisage une dispense de formation, le directeur du programme doit prendre en compte les éléments suivants :
   1. toute évaluation de stage insatisfaisante, moyenne ou incomplète;
   2. la présence irrégulière aux activités pédagogiques;
   3. les changements apportés à la formation qui ont entraîné une détérioration générale de l’expérience éducative;
   4. toute préoccupation concernant le rendement scolaire, professionnel, comportemental et éthique du résident;
   5. le rendement dans les évaluations objectives (p. ex. examen clinique objectif structuré, mini-exercice d’évaluation clinique, examens à choix multiples, examens oraux, questions à réponse courte et examens d’évaluation);
   6. l’assurance que tous les objectifs de formation définis par le Collège concerné seront atteints à la fin de la formation;
   7. l’évaluation sur le lieu de travail, telle que les ERE.
4. Le directeur de programme peut recommander une dispense de formation jusqu’à la durée maximale autorisée par le CRMCC et le CMFC (voir les exigences qui suivent).
   1. Il incombe au Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) et au Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) de fixer les durées maximales autorisées pour les dispenses de formation qui permettent de maintenir l’admissibilité à la certification.
   2. Les durées maximales autorisées pour les dispenses sont les suivantes :
      1. Médecine familiale – quatre semaines.
      2. Programmes d’un an – aucune dispense n’est autorisée.
      3. Moins d’un an pour la remédiation ou l’amélioration des compétences – aucune dispense n’est autorisée.
      4. Programmes de deux ans (à l’exception de la médecine familiale) – six semaines.
      5. Programmes de trois ans – six semaines.
      6. Programmes de quatre ans – douze (12) semaines.
      7. Programmes de cinq ans – douze (12) semaines.
      8. Programmes de six ans – douze (12) semaines.
      9. Pour les résidents qui suivent une formation en sous-spécialité au cours de la dernière année d’un programme de spécialité (p. ex. médecine interne et pédiatrie), un maximum de douze (12) semaines est autorisé au cours de la 4e année uniquement si les directeurs du programme de spécialité et du programme de sous-spécialité conviennent qu’une dispense peut être recommandée.
5. Au début de la dernière année de formation, un résident peut faire une demande de dispense de formation par écrit au directeur de programme.
   1. Dans le cadre d’une formation fondée sur la durée, la décision d’accorder une dispense de formation ne peut être prise après que le résident a passé les examens de certification.
   2. Dans les programmes de formation fondée sur les compétences, l’admissibilité à l’examen étant déterminée par le programme au cours de la troisième étape de la formation, le cœur de la discipline, les demandes de dispense peuvent être soumises après l’examen de certification. Dans les programmes où l’examen oral a lieu au cours des six (6) derniers mois de la dernière année de formation, aucune nouvelle demande de dispense ne peut être soumise après l’achèvement de l’examen oral.
6. Si le programme approuve la demande de dispense de formation, le directeur de programme doit alors soumettre une lettre de soutien au doyen des études postdoctorales. La lettre du directeur de programme doit contenir les renseignements suivants :
   1. le nom du résident, le programme, le niveau, les dates du congé du programme faisant l’objet de la dispense et la date de fin révisée recommandée.
   2. la confirmation que le résident a satisfait à toutes les exigences de formation du programme, y compris les examens en cours de formation, les projets d’assurance de la qualité, les registres de cas, etc.
7. Le vice-doyen des ÉMPD ou son représentant examine la demande et, si elle est approuvée, le coordonnateur des inscriptions des ÉMPD met à jour la confirmation de l’achèvement de la formation et la transmet au Collège royal ou au Collège des médecins de famille.

Si la demande est approuvée, le programme doit soumettre un formulaire de changement de statut indiquant la nouvelle date de fin de formation du résident.

SECTION 2 : APPELS

Il ne peut être interjeté appel d’une décision de ne pas accorder une dispense de formation.

SECTION 3 : LIENS VERS LES POLITIQUES PERTINENTES

• Politique du CMFC  
• Politique du CRMFCC

SECTION 4 : RÉSIDENT EXCEPTIONNEL

CRITÈRES MINIMAUX AUX FINS DE L’OCTROI D’UNE DISPENSE DE FORMATION

REMARQUE : Chaque programme peut définir ses propres critères supplémentaires.

Responsabilité décisionnelle

• Directeur de programme, sur la base de la recommandation du Comité du programme de résidence.
• Le vice-doyen, ÉMPD, ou son représentant, approuve la décision.

Critères

• Doit intervenir après la première année de service (à l’exception des résidents en médecine familiale) :
  • évaluations objectives (par exemple, examen clinique objectif structuré, mini-exercice d’évaluation clinique, examens à choix multiples, examens oraux, questions à réponse courte et examens d’évaluation);
    • doit réussir tous les examens,
    • doit se situer au-dessus du niveau « répond aux attentes » au moins 75 % du temps.
  • rapports d’évaluation en cours de formation des deux types (en anglais, ITER ou ITAR) – « répond aux attentes » ou plus dans au moins 75 % des cas pour toutes les évaluations.
• Aucun problème concernant le rendement scolaire, le comportement professionnel et l’éthique du résident.
• Avoir terminé avec succès toutes les étapes de la formation conformément aux exigences de l’organisme d’agrément [pour les programmes de formation fondée sur les compétences].
• Aucun comportement en zone rouge ou jaune sur le système d’enquête PULSE 360°.
• Assister régulièrement aux activités scolaires.
• Contribution tangible dans ce qui suit :
  • administration (p. ex. chef des résidents, représentant du CPR, représentant de PARO);
  • recherche (p. ex. publication d’articles ou présentation d’affiches pendant la résidence);
  • éducation (p. ex. prix pour l’enseignement aux résidents, excellentes évaluations constantes de l’enseignement).
• Aucun des éléments suivants (chaque élément ci-dessous est un motif d’exclusion) :
  • activités éducatives supplémentaires telles que définies dans la politique d’évaluation des ÉMPD (formelles ou informelles).
  • remédiation (formelle ou informelle).
  • mise à l’épreuve.
  • suspension.
  • interruption de la formation en résidence de plus de douze (12) mois.
  • échec de stages.
• « Early consultant level competency » (Compétence de niveau consultant précoce)
  • Est prêt à se présenter à l’examen de certification en même temps que sa cohorte de résidents, malgré la diminution du temps de formation.
  • Au moment où la dispense est accordée, est capable de faire la transition vers une pratique indépendante ou une formation clinique avancée.

Politique de formation des études médicales postdoctorales

Préambule

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et le Collège des médecins de famille du Canada sont les organismes nationaux qui fixent les normes de formation en résidence pour les programmes de formation médicale postdoctorale agréés pour les médecins au Canada. Le Comité des études médicales postdoctorales de la Faculté de médecine a la responsabilité de surveiller les programmes de résidence et au comité de fellowship clinique (CFC) de la Faculté de médecine de superviser les programmes de fellowship et les programmes de domaines de compétences ciblées (DCC) formation pour assurer le maintien des normes minimales.

Ces comités supervisent chacun les modifications occasionnelles des exigences de formation demandées par le comité de formation des programmes de résidence, de fellowship et de DCC. Cette politique couvre toutes les modifications requises qui ne s'appliquent pas aux règles et règlements généraux existants. Toute modification devra être guidée par les principes de la justice naturelle et du bien-fondé pédagogique. Ces décisions devront faire l'objet d'un consensus au sein du PGEC ou du CFC.

Politique

Le Comité des études médicales postdoctorales est responsable d'approuver les exigences modifiées du programme de résidence, exigences qui s'ajoutent aux exigences minimales de la formation spécialisée définies par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada ou le Collège des médecins de famille du Canada dans les cas où l'incapacité d'un résident à atteindre de telles exigences accrues entraînerait une prolongation de sa formation.

La commission des études cliniques postdoctorales est chargée d'approuver les exigences en matière de formation des boursiers et des AFC qui sont demandées par des programmes de formation individuels ou par des programmes relevant d'un département qui nécessite une modification.

Processus

1. Les programmes qui réclament des exigences de formation accrues doivent faire une demande, par écrit et au moyen d'une présentation à huis clos, au Comite des études médicales postdoctorales ou du CFC. Ils doivent y inclure ce qui suit :
   1. la nature de la formation
   2. la logique de l'exigence;
   3. le processus et le calendrier du suivi donné a l'incapacité d'un résident à répondre aux exigences de la formation selon l'échelle établie.
2. L’approbation n’exigera que la simple majorité du Comité des études médicales postdoctorales ou CFC.
3. Les résidents recevront un avis d'au moins un an avant la mise en application de tout changement.
4. En ce qui concerne les modifications apportées aux programmes de bourses ou d'AFC, les boursiers et les stagiaires AFC seront informés des changements au début de leur période de formation.

Politique de professionnalisme

Politique de sélection des résidents

APPLICATION

L’Université d’Ottawa estime que les meilleurs résidents sont ceux qui ont pu explorer l’étendue de la profession médicale au moyen de divers stages tout en étant inscrits dans une école de médecine. Nous encourageons les résidents à utiliser le temps des stages au choix pour établir un large portefeuille de compétences plutôt que de se concentrer exclusivement dans une seule spécialité.
  
Chaque programme est responsable d’établir son propre processus de sélection des futurs résidents en conformité avec les normes d’agrément générales, le Code des droits de la personne de l’Ontario, les Pratiques exemplaires en matière de demande et de sélection (PEDS) et le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine. Le fait de répondre à ces normes assure la mise en place d’un processus de sélection équitable, transparent et exempt de discrimination, de harcèlement et de traitement de faveur.

Pour le jumelage des résidents de première année de niveau débutant, du programme de compétences avancées en médecine familiale de troisième année, ainsi que d’autres sous-spécialités, les programmes doivent aussi respecter les politiques et procédures du Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS), de l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC) et administrer leur processus en conformité avec les politiques et les lignes directrices de l’organisme. Le non-respect de ces conditions peut entraîner des sanctions infligées au programme responsable, qui peuvent se traduire par le retrait forcé du programme de jumelage.

Tous les membres des comités de sélection des résidents doivent avoir suivi un module ou une session de formation sur les préjugés inconscients, tel que celui proposé par le PGME, dans les deux ans précédant leur participation à un comité de sélection.

Politique de Supervision des Stagiaires en Médecine de Niveau Postdoctoral

OBJECTIFS

La présente politique établit les exigences et les lignes directrices pour la supervision des stagiaires en médecine de niveau postdoctoral. Les programmes de résidence peuvent élaborer leurs propres politiques et lignes directrices en fonction de leurs besoins particuliers, à condition d’y inclure tous les points énoncés dans la présente politique. Les politiques des hôpitaux et des cliniques pourraient également avoir leurs propres exigences en matière de disponibilité et de responsabilités pour les superviseures et superviseurs facultaires en milieu diagnostique ou de soins.

La présente politique est conforme aux politiques, lignes directrices et normes suivantes, sans toutefois les remplacer :

• Politique sur les responsabilités professionnelles en matière de formation médicale – OMCO
• Convention collective PARO-OTH
• Bonnes pratiques de l’ACPM – délégation et supervision
• CanRAC – Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence
• Normes générales d’agrément des programmes de résidence (version 3.0)

DÉFINITIONS

CEP : Comité des études postdoctorales de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.

EMPD : Études médicales postdoctorales à l’Université d’Ottawa.

Stagiaire en médecine de niveau postdoctoral (ci-après « stagiaire ») : Stagiaire en médecine de niveau postdoctoral (résidente ou résident, stagiaire de DCC, boursière ou boursier) suivant un programme postdoctoral supervisé par le Bureau des études médicales postdoctorales.

1. Les stagiaires en médecine doivent obligatoirement détenir un permis de l’OMCO.
2. Les résidentes ou résidents sont des stagiaires assujettis à la convention collective PARO-OTH.
3. Quel que soit leur statut d’inscription ou leur étape/niveau de formation, les stagiaires sont réputés être en formation et doivent être supervisés.
4. Les stagiaires peuvent superviser des apprenantes et apprenants moins expérimentés, mais ne peuvent agir à titre de MPR, et doivent bénéficier d’une supervision lors des soins à la patientèle.
5. Les stagiaires peuvent enseigner aux étudiantes et étudiants en médecine du premier cycle.

Étape de formation : Terme employé pour désigner l’une des quatre étapes de perfectionnement des programmes adaptés à l’approche par compétences en formation médicale du Collège royal (CR) :

1. Progression vers la discipline
2. Acquisition des fondements de la discipline
3. Maîtrise de la discipline
4. Transition vers la pratique

Chaque étape comporte ses propres critères d’apprentissage et d’évaluation, et le passage d’une étape à une autre permet d’assumer davantage de responsabilités de supervision.

Superviseur ou superviseure : Membre du corps professoral ayant la responsabilité de superviser directement le travail de stagiaires en médecine de niveau postdoctoral dans un service ou un milieu de pratique précis. Ce rôle peut être assumé par les personnes suivantes :

1. Médecin la plus ou le plus responsable (MPR)
2. Superviseur consultant ou superviseure consultante
3. Médecin de garde

PRINCIPES

Les superviseures et superviseurs ont une responsabilité professionnelle double : offrir des soins de qualité, sécuritaires et éthiques, et former les stagiaires. Elles et ils doivent évaluer rigoureusement le niveau de responsabilité pouvant être délégué aux stagiaires, les superviser adéquatement et leur confier des tâches qui correspondent à leurs connaissances, compétences et aptitudes ainsi qu’à leur étape de formation.

Les superviseures et superviseurs doivent s’efforcer d’offrir une expérience de formation positive dans un milieu d’apprentissage sécuritaire sur le plan psychologique, c’est-à-dire propice aux comportements comme s’exprimer ou demander de l’aide (AMC).

Les stagiaires en médecine de niveau postdoctoral sont des médecins autorisés qui ont toutefois la responsabilité professionnelle d’informer leur patientèle (et les familles) que leur travail est supervisé, et de faire rapport à leur superviseure ou superviseur quant aux cas pris en charge.

1. Le degré d’indépendance accordé à chaque stagiaire est déterminé d’un commun accord avec sa superviseure ou son superviseur, afin que l’environnement d’apprentissage favorise à la fois la qualité des soins et un soutien pédagogique adéquat. La disponibilité et l’accessibilité (par téléphone, par téléavertisseur ou en personne) des MPR et des superviseures et superviseurs doivent être adéquates et tenir compte des facteurs suivants :
   1. La situation de la patiente ou du patient (état clinique, soins requis).
   2. Le milieu de soins ainsi que les ressources et le soutien disponibles.
   3. Les études, la formation et l’expérience de la ou du stagiaire de niveau postdoctoral.

DIRECTIVES GÉNÉRALES POUR UNE SUPERVISION CLINIQUE ADÉQUATE

1. Les stagiaires et leurs superviseures ou superviseurs doivent d’abord et avant tout agir dans l’intérêt de la patientèle.
2. Pour assurer la qualité des soins offerts, toutes les interactions dans l’environnement d’apprentissage doivent être empreintes de professionnalisme et s’inscrire dans une approche éthique et bienveillante qui favorise un cadre d’apprentissage sécurisé, accueillant et collaboratif exempt de toute forme d’intimidation, de harcèlement ou de discrimination.
3. L’environnement d’apprentissage doit encourager l’échange d’idées, les questions, la discussion et la rétroaction entre stagiaires et superviseures ou superviseurs afin d’optimiser les soins à la patientèle et l’apprentissage.
4. Les superviseures et superviseurs doivent encourager les stagiaires à exprimer leurs inquiétudes à propos des tâches déléguées et à demander de l’aide en tout temps.
5. Le degré de supervision requis est déterminé en fonction du niveau de formation, de la situation clinique et du programme.
6. Les stagiaires doivent savoir comment joindre leurs superviseures ou superviseurs (et vice-versa) en tout temps pendant leur quart de travail.
7. L’horaire de garde doit être conçu de manière à ce que les stagiaires bénéficient d’une supervision constante et suffisante pour leur niveau de compétence, et ce, en tout temps.
8. Tout travail clinique effectué par les résidentes et résidents, notamment durant les heures de garde, doit respecter la convention collective PARO-OTH. Les superviseures et superviseurs doivent veiller à ce que les stagiaires soient relevés après leur garde conformément aux modalités de la convention.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Obligations des superviseures et superviseurs facultaires

9. Lire et connaître les objectifs d’apprentissage des stagiaires pour la durée du jumelage avant de les superviser.
10. Rédiger des évaluations et relever les lacunes cliniques à l’aide des formulaires adéquats (APC, FECF, formulaire d’évaluation quotidienne, O-SCORE, etc.).
11. Évaluer régulièrement les besoins de formation et la compétence clinique (connaissances, compétences, jugement) de chaque stagiaire pour lui confier des responsabilités de soins suffisantes et adéquates.
12. Passer en revue sans tarder toutes les nouvelles admissions et consultations effectuées par les stagiaires.
13. Vérifier régulièrement l’exactitude des documents médicaux remplis par les stagiaires, et fournir la rétroaction et l’encadrement nécessaires à leur amélioration.
14. Avant de déléguer des tâches à une ou un stagiaire, évaluer, en plus de la situation clinique, ses compétences et son étape de formation afin de déterminer le degré de supervision requis, notamment pour les interventions :
    1. Veiller à ce que les stagiaires effectuent uniquement des interventions correspondant à leur niveau de compétence.
    2. Superviser directement les interventions, si nécessaires, pour la sécurité de la patientèle, ou à la demande des personnes soignées ou des stagiaires.
    3. S’assurer de leur propre compétence pour toute tâche ou intervention clinique nécessitant leur supervision.
15. Comprendre en quoi la délégation de tâches inappropriées et la mauvaise supervision des stagiaires engagent leur responsabilité professionnelle.
16. Veiller à ce que la patiente ou le patient, ou la personne ayant reçu le mandat de prendre les décisions à sa place connaisse :
    1. l’identité de la ou du MPR;
    2. la responsabilité de la ou du MPR (elle ou il assume la responsabilité ultime des décisions de soins);
    3. l’identité du ou de la stagiaire membre de l’équipe de soins et sa participation au traitement.
17. Soutenir et encadrer les stagiaires, notamment en :
    1. réglant les conflits en matière de soins;
    2. proposant des stratégies de résolution de conflit efficaces;
    3. intervenant au nom des stagiaires, au besoin.
18. Être accessible, disponible et d’accord pour évaluer la patientèle lorsque la résidente ou le résident le demande, ou si l’état clinique l’exige.
    1. Les superviseures et superviseurs doivent veiller à ce que d’autres membres du corps professoral puissent les remplacer en cas d’indisponibilité, notamment dans leurs fonctions de supervision.
    2. L’ensemble de l’équipe doit être avisée rapidement du transfert des responsabilités en matière de soins et de supervision, le cas échéant.
19. Communiquer efficacement sur les soins à la patientèle, notamment en :
    1. étant disponible pour le transfert des responsabilités de garde;
    2. transmettant les renseignements nécessaires sur l’état de la patientèle à la résidente ou au résident;
    3. répondant aux alertes, aux messages texte ou aux appels dans un délai raisonnable pour la discipline et le contexte clinique.
20. Signaler et expliquer les problèmes de sécurité concernant les éléments suivants au programme ou à l’administration de la division, du département ou de l’hôpital :
    1. Sécurité de la patientèle
    2. Sécurité des stagiaires
    3. Mauvais traitements
    4. Supervision
    5. Environnement d’apprentissage
    6. Professionnalisme
21. Créer et maintenir un environnement d’apprentissage sécuritaire pour l’acquisition des connaissances et des compétences énoncées dans les objectifs de formation et d’apprentissage.
22. Avoir conscience que les stagiaires ne reconnaissent pas toujours leurs limites et peuvent accepter des responsabilités trop importantes pour leur compétence. Les superviseures et superviseurs doivent savoir quand les stagiaires ne sont pas en mesure d’offrir des soins sécuritaires en raison de divers facteurs, notamment le nombre et la complexité des cas assignés, et leur offrir le soutien nécessaire pour rectifier la situation.
23. Savoir reconnaître les signes de fatigue susceptibles d’altérer le jugement des stagiaires, et y porter attention. Les superviseures et superviseurs ont l’obligation d’intervenir pour assurer la qualité des soins offerts et le bien-être des stagiaires.
24. Avoir connaissance de la convention collective PARO-OTH et connaître les exigences particulières à respecter.
25. Avoir conscience que les stagiaires peuvent bénéficier de mesures d’adaptation, et les appliquer le cas échéant.
26. Savoir reconnaître et prévenir la maltraitance envers les stagiaires, et pouvoir indiquer où et quand signaler les problèmes de professionnalisme.

Obligations des stagiaires

27. Passer en revue les objectifs d’apprentissage avec leur superviseure ou superviseur au début de chaque stage, quart de travail ou période de garde.
28. Informer chaque patiente ou patient, ou membre de la famille, de leur statut de stagiaire et préciser les noms de la personne qui les supervise et de la ou du MPR (s’il s’agit d’une autre personne).
29. Connaître et respecter les limites de leurs connaissances et de leurs compétences cliniques et interventionnelles.
    1. Exercer dans les limites de leurs compétences et demander de l’aide au besoin.
    2. Informer leur superviseure ou superviseur de ces limites lors de la délégation de tâches cliniques.
    3. Faire part de leurs inquiétudes lorsqu’on leur confie une tâche qui dépasse leurs compétences.
    4. Demander une supervision directe lorsqu’on leur confie une tâche peu familière.
30. Communiquer immédiatement avec leur superviseure ou superviseur si :
    1. l’état d’une patiente ou d’un patient se détériore considérablement;
    2. la situation est urgente et pose un risque pour la patientèle;
    3. une intervention potentiellement très risquée est envisagée;
    4. la patientèle ou la famille exprime des inquiétudes;
    5. le traitement est susceptible de causer préjudice ou a déjà causé préjudice à la patientèle.
31. Communiquer rapidement avec leur superviseure ou superviseur conformément à la politique du programme quand :
    1. une patiente ou un patient est hospitalisé;
    2. une patiente ou un patient reçoit son congé de l’hôpital;
    3. le diagnostic de la patiente ou du patient est remis en cause ou il y a risque de lui causer préjudice;
    4. il y a incertitude quant au plan de traitement et aux risques de préjudice pour la patiente ou le patient;
    5. une patiente ou un patient externe (p. ex., urgences ou clinique) a reçu un examen ou un traitement.
32. Afin de préserver la sécurité de la patientèle, informer leur superviseure ou superviseur de toute incapacité à prendre en charge l’ensemble des cas assignés.
33. Informer la direction du programme et la personne agissant à titre de déléguée (p. ex., chef de division ou de département, responsable de la formation du site) lorsque la supervision fournie semble insuffisante ou que leur superviseure ou superviseur ne répond pas à leurs demandes d’aide.
34. Informer la direction du programme et leur superviseure ou superviseur, ou l’administration du programme, de tout manquement ponctuel à la convention collective PARO-OTH.
35. Informer la direction du programme, le programme d’EMPD et la PARO de tout manquement récurrent à la convention collective PARO-OTH.
36. Savoir quand, à qui et comment signaler les problèmes de professionnalisme et de maltraitance (outil de signalement).
37. Préciser les mesures d’adaptation ou questions de bien-être touchant aux limitations fonctionnelles, dans la mesure où elles pourraient entraîner une modification des horaires ou des objectifs d’apprentissage.

Obligations des directions et des comités de programme

38. Réviser, ratifier et diffuser la politique du programme d’EMPD ainsi que toute politique ou ligne directrice connexe propre au programme concerné.
    1. Chaque programme peut élaborer ses propres politiques et lignes directrices de supervision connexes, qui refléteront sa nature et son organisation.
    2. Ces politiques et lignes directrices connexes devraient préciser les facteurs propres au stage et les attentes en matière de supervision pour le travail en dehors des heures normales, notamment pour les visites en clinique ou à domicile.
    3. Définir les attentes du programme en matière de communication entre les stagiaires et les superviseures ou superviseurs.
    4. Définir les attentes du programme en matière de communication dans les cas où les stagiaires n’arrivent pas à rejoindre la personne désignée pour les superviser durant les heures de garde.
39. Veiller à ce que les politiques du programme d’EMPD et des divers programmes en matière de supervision soient présentées lors des séances d’orientation officielles et les rendre accessibles aux stagiaires.
    1. Veiller à ce que les stagiaires comprennent leurs rôles et responsabilités dans la prestation de soins cliniques.
    2. Veiller à ce que les stagiaires connaissent et comprennent les politiques exigeant la divulgation de leur statut à la patientèle.
    3. Veiller à ce que les stagiaires comprennent leur rôle et les attentes en matière de communication avec leur superviseure ou superviseur pour la prise de décisions cliniques.
    4. Veiller à ce que les stagiaires et les superviseures et superviseurs sachent clairement comment transmettre adéquatement les renseignements sur la patientèle lors du changement de garde.
    5. Veiller à ce que les stagiaires sachent comment signaler les cas de supervision inadéquate.
40. Veiller à ce que les politiques du programme d’EMPD et des divers programmes en matière de supervision soient fournies et facilement accessibles à l’ensemble des superviseures et superviseurs.
    1. Veiller à ce que l’ensemble des superviseures et superviseurs connaissent et respectent les politiques du programme d’EMPD en matière de supervision ainsi que toutes politiques connexes propres aux divers programmes.
    2. Fournir aux superviseures et superviseurs les objectifs d’apprentissage et les exigences d’évaluation des stagiaires, notamment l’échéancier.
41. Veiller à ce que les stagiaires bénéficient d’une supervision adéquate, et à ce que les superviseures et superviseurs soient évalués correctement.
    1. Mettre en place une procédure équitable et non punitive pour évaluer les superviseures et superviseurs, notamment dans leur travail de supervision.
    2. Fournir aux superviseures et superviseurs des évaluations écrites régulières sur leur travail d’enseignement et de supervision.
    3. Mettre en place un mécanisme clair permettant aux stagiaires de signaler leurs préoccupations sur la qualité et le niveau de supervision offerts.
    4. Assurer la mise en place d’un processus de signalement de la maltraitance pour les stagiaires.
42. L’ensemble des membres du corps professoral et des directions de programme ont la responsabilité de signaler tout comportement manifestement dangereux ou non professionnel au sein du corps professoral.
    1. Dans le cas où une superviseure ou un superviseur échouerait systématiquement à fournir une supervision adéquate aux stagiaires, on en avisera la ou le chef de division ou la direction du département, qui collaborera avec les responsables hospitaliers (bureau du chef de cabinet), le programme d’EMPD et les Affaires professorales pour traiter la question conformément à l’article 7.3 du Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine.

Obligations du Bureau des EMPD

43. Faire réviser la politique centrale du programme d’EMPD en matière de supervision tous les trois ans, et l’approuver afin d’en garantir la conformité avec la réglementation et les normes applicables.
44. Veiller à ce que la politique centrale soit diffusée et facilement accessible à l’ensemble des programmes, des stagiaires et des membres du corps professoral.
45. Aider les programmes à élaborer leurs propres lignes directrices connexes.
46. Mettre en place un processus accessible et adéquat permettant aux stagiaires de signaler tout problème de supervision, et leur offrir le soutien nécessaire pour appliquer la politique, le cas échéant.
47. Contribuer à la création d’un environnement sûr et accueillant qui permet aux stagiaires qui estiment ne pas bénéficier d’une supervision suffisante de le signaler sans risque d’intimidation ni de représailles.
48. Offrir un soutien aux programmes en cas de problèmes avec l’application de la présente politique.
49. Travailler en collaboration avec les directions de programmes et d’hôpitaux ainsi que les Affaires professorales pour remédier aux comportements de supervision non professionnels au sein du corps professoral.

Politique en matière de mieux-être

ÉNONCÉ

La présente politique concrétise l'engagement de la Faculté de médecine de l'Université d'Ottawa (uOttawa) à assurer un environnement d'apprentissage sécuritaire, positif et sain pour tous les stagiaires des Études médicales postdoctorales (ÉMPD) en créant, en favorisant et en soutenant une culture du mieux-être et de la résilience au sein de celui-ci.

Le Programme de promotion de la santé de la Faculté de médecine (PPSF) propose et soutient des programmes axés sur le mieux-être qui aident les stagiaires des ÉMPD à améliorer leur mieux-être physique, mental et émotionnel. Le PPSF aide également les programmes des départements cliniques à établir et à maintenir un environnement d'apprentissage positif afin d'optimiser l'apprentissage, le moral et l'atteinte des objectifs de carrière.

PERSONNES AUXQUELLES LA POLITIQUE S’APPLIQUE

La présente politique s'applique à tous les stagiaires (résidents et stagiaires postdoctoraux) des ÉMPD. Les membres du corps professoral qui participent à la formation des stagiaires des ÉMPD sont également soutenus par les dispositions de la présente politique dans le but de leur permettre de fournir l’encadrement approprié en matière de sécurité et de mieux-être.

PROGRAMME DE PROMOTION DE LA SANTÉ DE LA FACULTÉ

Le PPSF encourage et soutient l'instauration d'une culture de la santé et du mieux-être des médecins dans le but de maintenir un niveau élevé de professionnalisme et une qualité optimale de soins aux patients. Une partie distincte du mandat du PPSF consiste à aménager pour les stagiaires des ÉMPD un espace sûr, où la confidentialité est de mise et où ils peuvent trouver des ressources qui leur permettent de préserver et d'améliorer leur santé et leur bien-être.

Les stagiaires peuvent y discuter librement de leurs préoccupations personnelles, scolaires ou professionnelles. Aucun membre de l'équipe du PPSF, notamment le vice-doyen du PPSF et le directeur du mieux-être des apprenants, ne joue un rôle dans l'évaluation du stagiaire. Par conséquent, le directeur du programme n’intervient pas dans les discussions, pas plus que les autres membres du corps professoral qui participent à l’évaluation du stagiaire.

Soutien en matière de mieux-être

L’équipe du PPSF offre un soutien qui prend les formes suivantes :

• Séances de formation (ateliers, formations, discussions animées) sur des sujets liés au mieux-être, adaptées aux besoins des groupes, des programmes ou des services.
• Conseils individuels.
• Mesures d’adaptation.
• Réponse aux besoins en matière de mieux-être des résidents (individuels ou collectifs) pour les DP.
• Soutien à l’élaboration de sujets liés au mieux-être et à leur intégration dans le contenu du programme d’études.
• Orientation vers des fournisseurs de soins de santé, des conseillers, des formateurs et prestation du programme de santé des médecins de l’Ontario Medical Association.
• Administration du comité du mieux-être des résidents.

Équipe du PPSF :

• 1 doyen adjoint, Programme de promotion de la santé de la Faculté
• 1 Directeur du mien-être des apprenants, Programme de promotion de la santé de la Faculté
• 2 conseillers cliniques
• 1 gestionnaire de programme
• 1 agent de programme

Les conseillers de l’équipe du PPSF appartiennent à un ordre professionnel et sont soumis à un code de déontologie strict. Ce code prévoit notamment le respect des règles de confidentialité et de conflit d’intérêts. Les conseillers proposent des consultations de courte durée (généralement 8 à 12 séances) aux stagiaires des ÉMPD et peuvent accepter des rendez-vous en journée ou en soirée (du lundi au vendredi) afin d’apporter un soutien individuel en matière de mieux-être. De plus, les conseillers animent des groupes de soutien et des ateliers conçus pour améliorer la résilience et le mieux-être des résidents. Les services de conseil sont proposés en personne ou virtuellement sur une plateforme sécurisée.

Le PPSF travaille avec les ÉMPD et les stagiaires pour soutenir les actions liées au mieux-être menées par les pairs afin de renforcer le mieux-être des stagiaires et d’améliorer l’environnement de leur programme respectif.

Vous pouvez contacter le Programme de promotion de la santé de la Faculté en appelant le 613-562-5211, ou en envoyant un courriel à [email protected].

Confidentialité

Les renseignements sont recueillis et conservés conformément au règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels de l’Université d’Ottawa

• Les dossiers électroniques des clients sont confidentiels et conservés en toute sécurité – conformément aux règles de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Les dossiers sont conservés pendant une période de 10 ans, après quoi ils sont supprimés.
• Les fichiers sont protégés par un mot de passe.
• Les renseignements sur les clients ne peuvent être divulgués qu’avec leur consentement écrit.
• L’accès aux notes cliniques confidentielles des dossiers de nos clients est limité au(x) conseiller(s) clinique(s).
• Les documents administratifs confidentiels sont gérés uniquement par le personnel autorisé du PPSF.

Conflits d’intérêts

Lorsqu’un médecin du PPSF doit fournir des soins médicaux à un stagiaire et qu’il existe également une relation pédagogique dans le cadre universitaire entre les deux, le stagiaire est informé qu’il a le droit de s’assurer que le médecin du PPSF se récuse de toute évaluation ultérieure du stagiaire. Le stagiaire est encouragé à demander un changement de superviseur ou de lieu d’enseignement lorsque ce conflit existe. Le stagiaire peut également continuer à suivre l’enseignement de ce médecin, à condition qu’il soit explicitement convenu qu’il ne participe pas au processus d’évaluation du stagiaire.

Comité consultatif sur le mieux-être des résidents :

Le comité du mieux-être des résidents (CMER) agit à titre de conseiller en fournissant une orientation stratégique au bureau des ÉMPD et au PPSF dans les domaines de soutien au mieux-être.

Le CMER contribuera à l’élaboration des objectifs et à la mise en œuvre de stratégies visant à encourager les comportements sains dans l’environnement d’apprentissage. Le CMER encouragera le renforcement de la sensibilisation et de l’expertise des médecins en matière de santé au sein des programmes des ÉMPD, tout en préconisant des changements de politique visant à améliorer le mieux-être des médecins résidents.

Université d’Ottawa, Faculté de médecine, Mandat du Comité du mieux-être des résidents (en anglais seulement)

POLITIQUE CONCERNANT LES MESURES D’ADAPTATION

Le programme des ÉMPD de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa s’engage à veiller à ce que des mesures d’adaptation appropriées soient fournies aux stagiaires atteints d’un handicap, dans la mesure du possible. L’objectif est de créer des environnements d’apprentissage sans obstacle en fournissant des soutiens et des services conformes aux obligations en matière de droits de la personne et conformes aux principes relatifs aux mesures d’adaptation de l’Université d’Ottawa.

Les mesures d’adaptation sont une responsabilité partagée. Les mesures d’adaptation sont plus efficaces lorsque les personnes concernées abordent le processus avec équité, sensibilité, respect de la confidentialité et coopération. Cela nécessite l’échange de renseignements pertinents entre les parties concernées et une discussion constructive sur les mesures d’adaptation appropriées dans les circonstances. Les mesures d’adaptation favorisent la diversité sur le lieu de travail et dans l’environnement d’apprentissage. Elles créent un environnement de formation juste et équitable dans lequel tous les stagiaires peuvent s’épanouir.

Une politique en matière de mesures d’adaptation des ÉMPD décrit le processus, notamment le rôle du Comité de planification des mesures d’adaptation (CPMA), qui est formé au besoin pour élaborer, surveiller et réviser la planification des mesures d’adaptation pour les stagiaires des ÉMPD de l’Université d’Ottawa.

Politique et procédures en matière de mesures d’adaptation pour les stagiaires des ÉMPD atteints d’un handicap

Mandat du Comité de planification des mesures d’adaptation (CPMA) des ÉMPD (en anglais seulement)

RESPONSABILITÉS DES STAGIAIRES ET DES PROGRAMMES DES ÉMPD

Responsabilités du stagiaire des ÉMPD

• S’efforcer de trouver un équilibre approprié entre vie professionnelle et vie privée.
• Comprendre ses propres limites en matière de fatigue, de stress, de difficultés émotionnelles ou physiques et d’autres problèmes liés à l’autogestion de la santé, qui ont une incidence sur sa capacité à travailler et à s’entraîner.
• Comprendre les dangers de la dépendance à l’alcool ou aux produits pharmaceutiques sur la santé personnelle et la capacité à travailler et à s’entraîner.
• Être conscient des collègues qui peuvent avoir des difficultés et réagir selon ses possibilités et ses besoins. Reconnaître et informer le DP ou d’autres membres du corps professoral des difficultés individuelles ou générales liées au mieux-être dans l’environnement d’apprentissage.
• Prendre connaissance des soutiens et ressources disponibles en matière de mieux-être.
• Connaître les politiques et les processus des ÉMPD en matière de soutien au mieux-être, y compris ceux liés aux mesures d’adaptation, au professionnalisme, à l’intimidation et au harcèlement.
• Accéder aux ressources disponibles appropriées et les utiliser pour obtenir des soins – y compris (mais sans s’y limiter) le conseil en santé/psychologie, les ressources des ÉMPD, le médecin de premier recours.
• Signaler au directeur du programme, en temps opportun, les problèmes de sécurité dans l’environnement d’apprentissage. Les problèmes concernés peuvent être, entre autres, le travail après les heures de travail, la gestion des risques liés à la fatigue, l’exposition à des matières dangereuses/agents infectieux/rayonnements ionisants, la divulgation de la sécurité des patients, la violence sur le lieu de travail, etc.
• Communiquer les incidents d’intimidation ou de harcèlement dans l’environnement d’apprentissage au directeur du programme, à d’autres membres du corps professoral ou soumettre l’outil de signalement du professionnalisme de la Faculté de médecine en temps opportun.
• Identifier ses propres besoins en matière de mesures d’adaptation, le cas échéant, conformément à la politique en matière de mesures d’adaptation des ÉMPD.

Responsabilité du programme de formation

• Reconnaître que les problèmes de santé physique et émotionnelle de tous les stagiaires constituent une priorité, et y répondre.
• Établir une culture de soutien au bien-être et de promotion de la santé au sein du programme et dans l’environnement d’apprentissage.
• S’assurer qu’il existe une stratégie de gestion des risques liés à la fatigue au sein du programme.
• Maintenir une tolérance zéro à l’égard de l’intimidation et du harcèlement dans le cadre du programme et de l’environnement d’apprentissage.
• Veiller à ce que les stagiaires connaissent les politiques, les mécanismes de signalement et les aides nécessaires en cas de manquement à la sécurité ou au professionnalisme, et y aient accès.
• Maintenir la confidentialité et la discrétion pour tous les stagiaires.
• Permettre aux stagiaires de discuter des questions de bien-être et de sécurité auprès de plusieurs interlocuteurs.
• Permettre un programme et un environnement d’apprentissage sans jugement.
• Permettre l’accès au soutien en matière de mieux-être et de sécurité par le biais de ressources au sein de la structure des organismes suivants : Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, Hôpital (santé au travail), organismes de réglementation des résidents (p. ex., PARO, RDocs), organismes communautaires et régionaux (p. ex., OMA, médecin de soins primaires).
• Fournir des conseils sur la carrière et soutenir les transitions au besoin pour assurer une formation ou des pratiques futures adaptées.

GESTION DES RISQUES LIÉS À LA FATIGUE (GRF)

Les stagiaires des ÉMPD ont la responsabilité professionnelle de se présenter au travail en étant bien reposés et doivent gérer leur temps avant, pendant et après les tâches cliniques afin d’éviter une fatigue excessive. Les stagiaires sont responsables de l’évaluation et de la reconnaissance des signes de faiblesse, y compris ceux qui sont dus à la maladie ou à la fatigue. Les stagiaires qui ressentent une telle déficience doivent en informer leur directeur de programme ou son représentant.

Les ÉMPD et les programmes des ÉMPD offrent des ressources éducatives et des informations sur les stratégies de prévention, d’atténuation et de reconnaissance de la fatigue à l’intention des stagiaires et des fournisseurs de soins de santé. Les programmes d’études et les politiques de sécurité en matière de GRF devraient être intégrés dans tous les programmes. Les voies établies pour identifier et prévenir de façon proactive les incidents liés à la fatigue devraient être incluses dans le processus d’assurance de la qualité du programme dans l’environnement d’apprentissage.

Dans le cadre de cette responsabilité partagée, les stagiaires ont un rôle clé à jouer dans la gestion et le signalement de leur propre fatigue à leurs superviseurs, à leurs pairs et à l’équipe soignante. À cette fin, les responsables de la formation médicale doivent s’assurer que des pratiques sont en place pour permettre et protéger la capacité de chaque stagiaire à jouer son rôle dans la gestion du risque de fatigue.

Un module sur la gestion du risque de fatigue est disponible pour les stagiaires sur Brightspace.

GESTION DES PLAINTES

Tous les membres de la communauté universitaire ont le droit d’évoluer dans un environnement d’apprentissage et de travail respectueux, sécuritaire, sain et exempt de harcèlement et de discrimination, conformément au règlement 67a – Prévention du harcèlement et de la discrimination de l’Université d’Ottawa.

Les stagiaires des ÉMPD sont encouragés à signaler les incidents de mauvais traitements par l’entremise de l’outil de signalement du Bureau du professionnalisme, ou de façon privée et confidentielle au vice-doyen, ÉMPD ou au doyen adjoint, ÉMPD. Les incidents de harcèlement sexuel ou de violence sexuelle sont reportés et gérés par le Bureau des droits de la personne (BDP) de l’Université d’Ottawa, conformément au règlement 67b sur la prévention de la violence sexuelle.

Les apprenants de tous les niveaux (premier cycle, deuxième cycle, diplômés, TMM, stagiaires postdoctoraux, stagiaires cliniques) et les membres du corps professoral ont le devoir d’adhérer à la politique de professionnalisme de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa dans tous les contextes cliniques, universitaires et de recherche. Cette politique s’applique à toutes les interactions, que ce soit en personne, par écrit ou par voie électronique (par exemple, courriel, médias sociaux, Internet).

L’Université d’Ottawa et la Faculté de médecine réaffirment leur engagement continu à fournir, promouvoir et maintenir un environnement de travail et d’apprentissage professionnel et respectueux.

Notre objectif est de créer et de maintenir une culture d’équité, de diversité, d’inclusion et d’appartenance pour tous les membres de la communauté de la Faculté de médecine. Tous les membres de la Faculté ont le droit de travailler dans un environnement exempt de mauvais traitements ou d’exclusion fondés sur des motifs de distinction illicites tels que définis par la Loi sur les droits de la personne de l’Ontario (p. ex. l’âge, la race perçue, l’appartenance ethnoreligieuse, l’identité sexuelle, le handicap, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial). Les principes d’équité, de diversité et d’inclusion doivent être respectés afin de respecter les droits, la dignité et la pleine participation de tous les stagiaires des ÉMPD, des membres du personnel et du corps professoral de la Faculté de médecine.

Politique en matière de sécurité pour les stagiaires postdoctoraux

INTRODUCTION

Le bureau des Études médicales postdoctorales (ÉMPD) reconnaît qu’il lui incombe en partie de fournir aux stagiaires des ÉMPD un environnement sûr pendant leur formation. La responsabilité d’instaurer une culture et un environnement de sécurité pour les stagiaires postdoctoraux incombe à l’Université, à la Faculté de médecine, à la direction du programme, aux lieux de formation affiliés, aux départements cliniques et aux stagiaires eux-mêmes. La notion de sécurité des stagiaires postdoctoraux englobe la sécurité physique, la sécurité psychologique et la sécurité professionnelle. Cette politique générale est renforcée par des mesures prises au niveau du comité du programme de résidence (CPR) pour répondre au contexte spécifique du programme.

Les stagiaires qui estiment que leur sécurité personnelle est menacée dans l’exercice de leurs tâches de formation doivent se désengager le plus rapidement possible, chercher une assistance immédiate et signaler l’incident à leur superviseur.

Les politiques et procédures de sécurité doivent être disponibles auprès du programme, du directeur du programme ou du chef clinique, selon le cas. Dans le cadre de l’orientation normale du programme, il convient d’informer le stagiaire de ces politiques et de faire en sorte que les informations pertinentes puissent être facilement accessibles à tout moment.

SIGNALEMENT

Les stagiaires qui constatent une menace pour leur sécurité personnelle doivent la signaler à leur superviseur immédiat ou au directeur du programme. Ils peuvent également s’adresser à la direction de la division ou du département, à un ombudsman ou directement au bureau des études supérieures, selon le cas.  
Les incidents liés à l’environnement d’apprentissage et à une conduite perturbatrice ou non professionnelle peuvent également être signalés à l’aide de l’outil de signalement du professionnalisme de l’Université d’Ottawa. Les rapports peuvent être soumis de façon anonyme si nécessaire, mais l’anonymat peut limiter la possibilité de suivi ou de mesures correctives.

Les accidents, les incidents et les maladies environnementales qui surviennent pendant la formation doivent être signalés et gérés conformément aux politiques et aux procédures de déclaration de l’Université, de l’hôpital ou du lieu de formation clinique. Les politiques et procédures doivent être disponibles auprès du responsable du programme ou de la clinique, selon le cas.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

1. Pour les stagiaires postdoctoraux :
   1. fournir des informations et communiquer les problèmes de sécurité au programme;
   2. se conformer aux politiques de sécurité.
2. Pour les programmes de formation postdoctorale :
   1. Agir rapidement pour répondre aux problèmes de sécurité et aux incidents identifiés.
3. Agir de façon proactive pour instaurer un environnement d’apprentissage sûr.

SÉCURITÉ PHYSIQUE

1. Déplacements
   1. Lorsque les stagiaires postdoctoraux se déplacent en véhicule privé pour effectuer des tâches cliniques ou d’autres tâches scolaires, on s’attend à ce qu’ils entretiennent adéquatement leur véhicule et qu’ils emportent les provisions et fournissent les coordonnées nécessaires.
   2. Pour les déplacements sur de longues distances dans le cadre d’affectations cliniques ou universitaires, les stagiaires postdoctoraux doivent s’assurer qu’un collègue ou le bureau du programme d’attache connaît leur itinéraire.
   3. Les stagiaires postdoctoraux ne doivent pas être de garde la veille d’un déplacement de longue distance en voiture pour effectuer des tâches cliniques ou autres tâches scolaires. Lorsqu’un déplacement de longue distance est nécessaire pour entreprendre une nouvelle période de stage, le stagiaire doit demander à ne pas être de garde le dernier jour de la période de stage précédente. Si cela ne peut être fait, le stagiaire doit bénéficier d’un jour de déplacement désigné le premier jour de la nouvelle période de stage avant le début de toute activité clinique.
   4. Il ne doit pas être attendu des stagiaires postdoctoraux qu’ils parcourent de longues distances par mauvais temps pour effectuer des tâches cliniques ou autres tâches scolaires. Si ces conditions météorologiques empêchent le déplacement, le stagiaire doit contacter le bureau du programme dans les plus brefs délais. L’attribution d’une autre activité est laissée à la discrétion du directeur du programme.
   5. Les stagiaires postdoctoraux, lorsqu’ils se rendent au travail ou en reviennent ou dans le cadre de leurs tâches cliniques, doivent analyser leur environnement s’ils marchent seuls, en particulier la nuit. Les stagiaires ne sont pas censés marcher seuls dans des zones qu’ils jugent dangereuses. Si nécessaire, le stagiaire doit demander à être accompagné par le service de sécurité pertinent.
   6. Il est attendu des stagiaires postdoctoraux qu’ils prennent des dispositions pour rentrer chez eux en toute sécurité s’ils se sentent excessivement fatigués après leurs heures de travail.
   7. Les programmes de formation pour lesquels le transport terrestre ou aérien (à voilure fixe ou à rotor) fait partie de la formation clinique doivent être régis par la politique de sécurité qui leur est propre.
2. Soins aux patients
   1. Les stagiaires postdoctoraux ne doivent pas travailler seuls après les heures d’ouverture des établissements de soins de santé ou des établissements universitaires sans le soutien accessible des services de sécurité.
   2. Les stagiaires postdoctoraux ne sont pas censés effectuer des visites à domicile non accompagnées, sauf s’ils ont reçu une formation adaptée à ce contexte.
   3. Les stagiaires postdoctoraux ne doivent téléphoner aux patients qu’à partir de la ligne téléphonique d’une clinique ou d’un hôpital. Si un appel doit être effectué à partir d’un appareil personnel ou mobile, il doit être fait en utilisant le blocage d’appel ou un autre outil pour empêcher la divulgation des renseignements de la personne qui appelle.
   4. Les stagiaires postdoctoraux ne doivent pas évaluer des patients potentiellement violents ou psychotiques sans le soutien de la sécurité et sans connaître les sorties accessibles.
   5. Une formation spéciale doit être dispensée aux stagiaires postdoctoraux qui sont susceptibles de rencontrer des patients agressifs ou violents.
   6. Un espace physique nécessaire, y compris l’accès à une porte de sortie sans obstacle, pour la prise en charge de patients potentiellement violents doit être disponible, le cas échéant.
3. Installations
   1. Les salles de garde et les salles de repos doivent être propres, exemptes de fumée, situées dans des endroits sûrs et équipées d’un éclairage adéquat, d’un lit, d’une chaise, d’un bureau et d’un téléphone fonctionnels. Les alarmes incendie et les détecteurs de fumée doivent être en bon état de fonctionnement et entretenus de manière appropriée. Les installations générales doivent également comprendre des toilettes et des douches. Les appareils fournis doivent être en bon état de fonctionnement. Un service de linge quotidien et un service de ménage pour le changement des lits et le nettoyage des chambres doivent être fournis le cas échéant. Il doit y avoir des serrures adéquates sur les portes pour assurer la sécurité et l’intimité.
   2. Les orientations sur le site doivent inclure un examen des procédures de sécurité locales. Comme tout employé de l’établissement, les stagiaires postdoctoraux doivent connaître et suivre les politiques et procédures de l’établissement, qui doivent être facilement accessibles à tous les stagiaires. Cela comprend une formation appropriée sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) afin de comprendre les protocoles à suivre en cas de contact avec divers types de déchets dangereux, y compris les substances qui sont :
      1. Inflammables;
      2. Corrosives;
      3. Radioactives;
      4. Toxiques;
      5. Réactives;
      6. Infectieuses.
   3. Les stagiaires postdoctoraux doivent connaître l’emplacement et les services offerts par le bureau de santé et de sécurité au travail de l’établissement. Ils doivent notamment connaître les politiques et procédures de lutte contre les infections et autres protocoles à la suite d’une exposition à :
      1. des fluides contaminés ou autres;
      2. des blessures par piqûre d’aiguille;
      3. des maladies infectieuses à déclaration obligatoire.
   4. Ils doivent également connaître les protocoles concernant, entre autres, les éléments suivants :
      4. Alarmes incendie et urgences
      5. Évacuation de l’hôpital/de l’établissement
      6. Catastrophe (externe ET interne)
      7. Situation violente/comportementale
      8. Menace de bombe ou colis suspect
      9. Déversement de matières dangereuses
      10. Prise d’otage/situation de tireur actif
4. Soins personnels
   1. Les stagiaires postdoctoraux doivent respecter les précautions élémentaires et les procédures d’isolement.
   2. Les stagiaires postdoctoraux doivent maintenir à jour leurs vaccins obligatoires et les signaler sans délai au bureau de gestion du risque, stage clinique. Le fait de ne pas maintenir les vaccins à jour entraîne la suspension de la formation et l’arrêt de la rémunération.
   3. Les vaccins et les conseils relatifs aux voyages à l’étranger doivent être demandés bien à l’avance lorsque l’on se rend à l’étranger pour effectuer des stages ou assister à des réunions, conformément aux politiques décrites par le Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale de la Faculté de médecine.
      1. Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale
      2. Apprenant(e)s de la Faculté de médecine
   4. Les stagiaires postdoctoraux travaillant dans des zones d’exposition élevée ou de longue durée à des substances toxiques, notamment des agents chimiothérapeutiques, des colorants pour réactifs, etc. doivent suivre les politiques de sécurité de l’établissement.
   5. Les stagiaires postdoctoraux travaillant dans des zones d’exposition élevée ou de longue durée à des radiations doivent suivre les politiques de sécurité en matière de radiations et minimiser leur exposition conformément aux directives actuelles.  
   6. Des vêtements de protection contre les radiations, tels que des tabliers et des protège-cou, doivent être disponibles et utilisés en fonction de l’exposition par tous les stagiaires postdoctoraux lors des interventions fluoroscopiques.
   7. Les stagiaires enceintes doivent être conscientes des risques spécifiques pour elles-mêmes et leur fœtus dans l’environnement de formation et demander des mesures d’adaptation le cas échéant.

SÉCURITÉ PSYCHOLOGIQUE

5. Les environnements d’apprentissage doivent être exempts d’intimidation, de harcèlement, de discrimination et de violence.
   1. Règlement 67a de l’Université d’Ottawa – Prévention du harcèlement et de la discrimination
   2. Règlement 67b de l’Université d’Ottawa – Prévention de la violence sexuelle
   3. Règlement 66 de l’Université d’Ottawa – Prévention de la violence
   4. Règlement 67 de l’Université d’Ottawa – Harcèlement sexuel
6. Tous les stagiaires postdoctoraux ont le droit de travailler dans un environnement exempt de mauvais traitements ou d’exclusion fondés sur tout motif de distinction illicite tel que défini par la Loi sur les droits de la personne de l’Ontario (p. ex. âge, race perçue, appartenance ethnoreligieuse, identité sexuelle, handicap, orientation sexuelle, état matrimonial ou familial). Les principes d’équité, de diversité et d’inclusion doivent être respectés afin de respecter les droits, la dignité et la pleine participation de tous les stagiaires postdoctoraux de la Faculté de médecine.
7. Lorsque les résultats d’un stagiaire postdoctoral sont affectés ou menacés par un mauvais état de santé ou un état psychologique, on s’attend à ce que le stagiaire bénéficie d’un congé et reçoive un soutien adéquat. Ces stagiaires ne doivent pas retourner au travail avant qu’un évaluateur compétent ne les ait déclarés prêts et que des mesures d’adaptation appropriées ne soient mises en place, le cas échéant.
8. Les stagiaires postdoctoraux devraient connaître et avoir facilement accès aux sources disponibles d’aide immédiate et à long terme pour les problèmes psychologiques, les problèmes de toxicomanie, le harcèlement et les questions d’iniquité. Les ressources comprennent, entre autres, le Programme de santé des médecins de l’OMA, le Bureau du bien-être de la faculté de médecine, le Bureau des droits de la personne de l’Université d’Ottawa, la Professional Association of Residents of Ontario et le programme d’aide aux employés de l’hôpital d’attache ou de base du stagiaire (ou l’Hôpital d’Ottawa par défaut pour les stagiaires en milieu communautaire).

SÉCURITÉ PROFESSIONNELLE

9. Mesures d’adaptation pour l’observance des obligations religieuses
   1. Les stagiaires postdoctoraux peuvent être confrontés à des conflits entre leurs croyances éthiques ou religieuses et les exigences de formation et les obligations professionnelles des médecins. Des ressources doivent être mises à la disposition des stagiaires par le programme ou le service clinique pour gérer de tels conflits.
   2. Les programmes doivent prévoir des mesures d’adaptation raisonnables pour les fêtes religieuses.
10. Gestion des risques liés à la fatigue
    1. Les stagiaires postdoctoraux considérés comme excessivement fatigués ne devraient pas se voir confier la responsabilité de tâches critiques ou devraient être invités à la céder à une personne capable de les accomplir. On peut demander au stagiaire de faire une pause pour reprendre des forces avant de reprendre ses fonctions.
    2. Les stagiaires postdoctoraux qui se déclarent excessivement fatigués doivent en informer le superviseur compétent afin d’atténuer le risque de prodiguer des soins aux patients dans des conditions dangereuses.
11. Incidents critiques
    1. Les stagiaires postdoctoraux fournissant des soins ou des consultations après les heures de travail doivent avoir un accès adéquat à un superviseur compétent. Si nécessaire, la présence du MRP  peut être requise pour aider le stagiaire.
    2. Les stagiaires postdoctoraux doivent bénéficier d’un soutien adéquat de la part du programme à la suite d’un événement indésirable ou d’un incident critique.
    3. Les programmes doivent promouvoir une culture de la sécurité dans laquelle les stagiaires postdoctoraux sont en mesure de signaler et de discuter des événements indésirables, des incidents critiques, des « quasi-incidents » et des préoccupations relatives à la sécurité des patients sans crainte de récrimination.
12. Confidentialité
    1. Les programmes et le bureau des ÉMPD recueillent et doivent conserver de manière responsable et sécurisée les renseignements personnels confidentiels des stagiaires postdoctoraux, y compris les renseignements médicaux. La divulgation est indiquée lorsqu’elle est nécessaire pour faciliter le soutien personnel requis du stagiaire.
    2. Les programmes doivent connaître et respecter la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée en ce qui concerne les dossiers des stagiaires postdoctoraux.
    3. Les informations relatives à l’évaluation des stagiaires postdoctoraux doivent être traitées de manière à garantir la confidentialité, à moins que le stagiaire ne consente explicitement à ce qu’il en soit autrement. La divulgation peut être nécessaire pour assurer la sécurité des patients et du lieu de travail ou pour soutenir le stagiaire en difficulté, mais elle doit être limitée aux personnes qui fournissent des conseils pédagogiques continus, dans la mesure du possible.
    4. Dans le cas d’une plainte portée contre le stagiaire qui doit être traitée en raison de la gravité de la menace qu’elle représente pour autrui, ou conformément au projet de loi 18 (Loi de 2014 sur l’amélioration du lieu de travail au service d’une économie plus forte), un directeur de programme peut être obligé de divulguer des renseignements contre la volonté du stagiaire. Selon la nature de la plainte, l’établissement affilié ou l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario peuvent être impliqués. Le directeur de programme doit servir de personne-ressource et de défenseur du stagiaire postdoctoral pendant ce processus.
13. Protection médicolégale
    1. a.    Les stagiaires postdoctoraux doivent être membres de l’ACPM et suivre les recommandations de l’ACPM dans le cas d’une action en justice réelle, menacée ou anticipée.
    2. b.    En plus de la couverture de l’ACPM pour les actions des patients, les stagiaires sont couverts, soit par l’Université elle-même, soit par son assureur, pour les actions découlant de leur participation (en agissant raisonnablement) aux comités de l’Université (p. ex. titularisation, appels, formation en résidence) auxquels ils peuvent siéger.

RÉVISION

14. La présente politique sera révisée un an après son adoption et tous les trois ans par la suite.

• Politique et procédure d'évaluation des résidentes et résidents au postdoctorat

• 1. INTRODUCTION

• 1.1 La présente politique de la Faculté de médecine vise à s’assurer que les résidentes et résidents de troisième cycle participant à un programme de résidence au postdoctorat de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa font l’objet d’évaluations équitables et transparentes.   Elle ne s’applique pas aux stagiaires des programmes de domaine de compétence ciblée (DCC) et de fellowship clinique (voir la Politique et procédure d’évaluation des stagiaires de DCC et des fellows cliniques).
• 1.2 La présente politique a été élaborée conformément aux normes d’agrément du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) et du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC).  Elle est également conforme aux politiques universitaires de l’Université d’Ottawa et des organisations médicales suivantes :
• a) le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa;
• b) la Politique sur les responsabilités professionnelles en matière de formation médicale de l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario (OMCO);
• c) le Code de déontologie de l’Association médicale canadienne (AMC);
• d) les politiques applicables du Conseil des universités de l’Ontario et du Conseil des facultés de médecine de l’Ontario.

• 2. BUT

• 2.1 La présente politique et procédure a pour objet de décrire les procédures régissant l’évaluation des résidentes et résidents au postdoctorat qui participent à un programme de résidence agréé de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.  

• 3. PORTÉE

• 3.1 La présente politique définit les procédures d’évaluation des résidentes et résidents. Il incombe aux résidents et résidentes ainsi qu’aux comités de programme de résidence d’en connaître les principes.
• 3.2 Cette politique s’applique à la fois aux expériences et aux programmes d’enseignement fondés sur le temps et sur la compétence.
• 3.3 Cette politique ne s’applique pas aux résidentes et résidents pendant la période de vérification de l’évaluation (PVE), la période de prolongation ou de remédiation de la PVE ou le programme d’évaluation préalable à l’admission (PEPA). Les politiques pertinentes de l’OMCO s’appliquent toutefois.
• PVE
• PEPA
• 3.4 Dans la présente politique, les termes « doit » et « doivent » désignent quelque chose d’obligatoire, alors que les termes « devrait » et « devraient » désignent quelque chose de fortement recommandé.

• 4. DÉFINITIONS

• Aux fins de la présente politique :
• 4.1 « Évaluation » désigne le processus de collecte et d’analyse d’information destiné à mesurer la compétence ou le rendement des résidentes et résidents selon des critères prédéfinis.
• 4.2 « PVE » signifie « période de vérification de l’évaluation ».  Cette période permet de déterminer si les personnes ayant un diplôme international en médecine (DIM) peuvent suivre le niveau de formation qui leur a été attribué avant d’être officiellement acceptées dans le programme de résidence auquel elles ont été admises. Pour obtenir un certificat d’inscription à des études médicales postdoctorales (permis d’études) de l’OMCO, il faut avoir réussi cette période. Une PVE réussie devrait être créditée du temps de formation en résidence. La prolongation d’une PVE, qui doit être accompagnée d’une remédiation, peut ou non être prise en compte dans le cadre d’une formation en résidence.
• 4.3 « Comité de compétence », comme défini par le CRMCC, est un sous-comité du Comité du programme de résidence (CPR). Le Comité de compétence fait des recommandations sur la promotion et le soutien pédagogique des résidentes et résidents au CPR, ainsi qu’à la direction du programme. Les recommandations sont formulées à l’aide de données hautement intégratives provenant d’observations multiples et d’autres sources de données, ainsi que de la rétroaction de la pratique clinique. Toutes les recommandations doivent être examinées et approuvées par le CPR et la direction du programme.
• 4.4 « Outils d’évaluation désignés » désigne les outils d’évaluation approuvés par le CPR de chaque programme aux fins d’inclusion dans le plan d’évaluation des résidentes et résidents. Ces outils sont adaptés à la spécialité, au niveau ou au stade de formation, ainsi qu’aux normes nationales de formation.  
• 4.5 « Expérience formative » désigne l’activité ou le cadre dans lequel les résidentes et résidents ont acquis l’expérience qui leur permet de réaliser des buts et des objectifs prédéfinis, des activités professionnelles confiables (APC), des jalons ou des compétences. Voici des exemples de termes couramment utilisés pour décrire des expériences de formation clinique distinctes : stages, cliniques longitudinales, gardes, etc.
• 4.6 « APC » signifie « activité professionnelle confiable », soit la tâche authentique d’une discipline.
• 4.7 « Évaluation formative » désigne les évaluations effectuées pour suivre les progrès des résidentes et résidents et leur donner une rétroaction continue.
• 4.8 « DIM » signifie « diplôme international en médecine » et désigne un diplôme qui n’est pas issu d’une école de médecine agréée par le Liaison Committee on Medical Education ou le Comité d’agrément des facultés de médecine du Canada, qui est détenu par une personne ayant la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente, et qui répond aux critères d’un DIM tels que définis par l’OMCO.
• 4.9 Un « jalon » est un marqueur observable des habiletés d’une personne dans une trajectoire de développement de la compétence.
• 4.10 « CEMPD » signifie « Comité des études médicales postdoctorales ». Ce comité, qui est présidé par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD, est responsable de la définition, de la surveillance et de l’examen de tous les aspects de la formation médicale postdoctorale à la Faculté de médecine.
• 4.11 « PEPA » signifie « programme d’évaluation préalable à l’admission ». Le PEPA sert à évaluer les résidentes et résidents détenant un visa afin de déterminer si leurs acquis leur permettent de suivre le niveau de formation désigné.  La réussite du PEPA détermine leur admissibilité à la formation en résidence et ne s’inscrit donc pas dans le programme de formation en résidence.  
• 4.12 « Direction du programme » désigne les membres du corps professoral responsables du déroulement général du programme résidence dans une discipline donnée. Ces personnes relèvent de la direction du département universitaire concerné et du vice-décanat aux EMPD.
• 4.13 « Programme de résidence » désigne le programme de résidence postdoctorale du CRMCC ou du CMFC.
• 4.14 « CPR » signifie « Comité du programme de résidence ». Ce comité aide la direction du programme de résidence à planifier, à organiser et à superviser le programme de formation en résidence, et comprend des personnes représentant les résidentes et résidents du programme et d’autres parties prenantes au programme.
• 4.15 Le terme « résidentes et résidents » désigne les médecins qui participent à un programme de résidence agréé par le CRMCC ou le CMFC et qui ont effectué les démarches d’inscription auprès du Bureau des études médicales postdoctorales de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.
• 4.16 « Médecin-chef » désigne la personne occupant le rôle de chef du personnel médical, quel que soit le titre du poste, nommée par l’établissement de santé (hôpitaux, cliniques, organismes de soins primaires, régions sanitaires, établissements de soins de longue durée, services de santé publique, etc.) en tant que principale responsable devant le conseil d’administration ou l’organe directeur supérieur de l’établissement de santé pour ce qui est de la qualité des soins à la patientèle ou des questions relatives à la santé publique.
• 4.17 « Grilles de notation » désigne les guides de notation utilisés pour évaluer le rendement des résidentes et résidents.
• 4.18 « Étapes de formation » désigne les quatre étapes de perfectionnement des programmes adaptés à l’approche par compétences en formation médicale (ACFM) du CRMCC : progression vers la discipline, acquisition des fondements de la discipline, maîtrise de la discipline et transition vers la pratique.  Chaque étape comporte des APC et des jalons d’apprentissage et d’évaluation.
• 4.19 « Évaluation sommative » désigne un résumé écrit officiel du rendement des résidentes et résidents en fonction d’attentes établies. Elle est effectuée à des intervalles précis dans le cadre de chaque programme et dans les plans d’évaluation.
• 4.20 « Superviseure » ou « superviseur » désigne une personne qui assume, dans le cadre de son programme de formation, la responsabilité de diriger, d’observer et d’évaluer les activités d’apprentissage des résidentes et résidents.
• 4.21 Un « programme fondé sur la durée » désigne un programme dont la structure, les buts, les objectifs et les expériences formatives sont fondés sur la durée.
• 4.22 Le terme « stagiaires détenant un visa » désigne les personnes dont le diplôme n’est pas issu d’une école de médecine agréée par le Liaison Committee on Medical Education ou le Comité d’agrément des facultés de médecine du Canada, et qui suit une formation à l’Université d’Ottawa sans statut juridique canadien (c.-à-d. qui n’a ni la citoyenneté canadienne ni la résidence permanente, et qui suit sa formation en vertu d’un visa).

• 5. NORMES D’ÉVALUATION

• 5.1 Il incombe au CEMPD d’appliquer des normes pour l’évaluation, la promotion, la reclassification, la remédiation, la probation, la suspension, la prolongation de la formation, la réintégration et le renvoi des résidentes et résidents dans tous les programmes de résidence.  Le CEMPD examine régulièrement le processus d’évaluation de chaque programme de résidence, comme défini par les normes d’agrément, afin de s’assurer que les processus et pratiques d’évaluation sont conformes à la présente politique et aux normes minimales établies par les organismes professionnels connexes tels que l’OMCO, le CMFC et le CRMCC.  Le CEMPD surveille le rendement des programmes soit directement, soit par l’intermédiaire du sous-comité pertinent du CEMPD.

• 6. PRINCIPES D’ÉVALUATION DES RÉSIDENTES ET RÉSIDENTS

• Structure

• 6.1 Chaque programme doit comporter un cadre d’évaluation comprenant des outils d’évaluation désignés et des grilles de notation adaptées à la spécialité ainsi qu’au niveau ou à l’étape de la formation répondant aux normes nationales de formation.
• 6.2 Les objectifs du cadre d’évaluation sont les suivants :
• 6.2.1 fournir un cadre pour l’évaluation des connaissances, aptitudes, attitudes et compétences des résidentes et résidents par la superviseure ou le superviseur;
• 6.2.2 faciliter la rétroaction aux résidentes et résidents par une superviseure ou un superviseur ou la direction du programme;
• 6.2.3 servir de repère pour le rendement et les progrès des résidentes et résidents dans le cadre du programme;
• 6.2.4 permettre à la direction du programme d’aider les superviseures et superviseurs à assurer la supervision continue des résidentes et résidents;
• 6.2.5 établir une base pour la confirmation des progrès, la détermination des besoins, la documentation à l’appui de la promotion, la réévaluation et la reclassification, la prolongation de la formation, la remédiation et la probation.

• Évaluation et rétroaction

• 6.3 Au cours de leur programme de formation postdoctorale, les résidentes et résidents reçoivent des évaluations formatives et sommatives justes, opportunes, équitables et impartiales, ainsi qu’une rétroaction régulière. Les principes régissant l’évaluation sont les suivants :
• 6.3.1 Le processus d’évaluation doit être lié à des objectifs d’apprentissage, ou à des APC et à des jalons.
• 6.3.2 Les buts et objectifs, les APC et les jalons doivent être évalués à l’aide de différents outils d’évaluation.
• 6.3.3 Les buts et objectifs, ou les APC et les jalons, doivent être mis à la disposition des résidentes et résidents et du corps professoral au début de chaque stage ou expérience formative afin de guider les stratégies d’apprentissage et d’évaluation des résidentes et résidents. Les résidentes et résidents devraient examiner les buts et les objectifs, ou les APC et les jalons.
• 6.3.4 L’évaluation et la rétroaction sont la responsabilité conjointe des résidentes et résidents et du programme.  Une fois la rétroaction formulée par écrit, les résidentes et résidents devraient la lire dans les 14 jours suivant la réception de l’avis.
• 6.3.5 Chaque résidente et résident doit recevoir une évaluation sommative écrite au moins une fois par trimestre.  L’évaluation sommative doit décrire les progrès réalisés par les résidentes et résidents dans le traitement de tout sujet de préoccupation ayant été relevé.
• 6.3.5.1 Lorsqu’elles tiennent lieu d’évaluations sommatives, les fiches d’évaluation en cours de formation (FECF) devraient être terminées dans les 14 jours suivant la fin du stage ou de l’expérience formative.
• 6.3.5.2 Dans les programmes classiques fondés sur la durée, il devrait y avoir une rétroaction formative documentée à mi-parcours du stage lorsque celui-ci comporte deux blocs ou plus.
• 6.3.5.3 Dans les situations où les résidentes et résidents « progressent comme prévu », la direction du programme (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit discuter des évaluations sommatives avec les résidentes et résidents au moins deux fois par année.  Cette discussion devrait avoir lieu en personne. Lorsque la logistique ne permet pas une communication en personne, la communication doit tout de même se faire en temps réel (p. ex. par téléphone, FaceTime, Skype, Zoom, Teams).
• 6.3.5.4 Dans les situations où les résidentes et résidents « ne progressent pas comme prévu », la direction du programme (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit discuter de l’évaluation sommative avec les résidentes et résidents.  Cette discussion devrait avoir lieu dans les 14 jours après que la FECF a été remplie ou suivant l’évaluation sommative. Elle doit avoir lieu en personne. Lorsque la logistique ne permet pas une communication en personne, la communication doit tout de même se faire en temps réel (p. ex. par téléphone, FaceTime, Skype, Zoom, Teams).
• 6.3.6 Dans le cadre des programmes adaptés à l’approche par compétences en formation médicale, le Comité de compétence doit fournir au CPR des évaluations sommatives et des recommandations au terme de chaque étape de formation ou au minimum tous les six mois.    
• 6.3.7 Comme l’exige la présente politique, une rétroaction verbale informelle et régulière doit être fournie aux résidentes et résidents, ainsi qu’une rétroaction et une évaluation officielles.
• 6.3.8 Les résidentes et résidents doivent être informés en temps opportun des lacunes en matière de rendement afin d’avoir la possibilité d’y remédier avant la fin de l’expérience formative.  La rétroaction doit être consignée au dossier des résidentes et résidents.
• 6.3.9 Les médecins assurant la supervision, la direction du programme (ou la personne agissant à titre de déléguée) et les résidentes et résidents devraient signer ou valider l’évaluation sommative dans les 14 jours. La signature ou la validation des résidentes et résidents ne constitue pas nécessairement une acceptation de l’évaluation sommative, mais confirme qu’elle a été lue.  Le fait que les résidentes et résidents n’aient pas signé ou validé le formulaire n’invalide pas l’évaluation sommative ni la discussion.  
• 6.4 Le Comité du programme de résidence décide de la réussite ou de l’échec d’une période d’évaluation, d’une expérience formative, d’un stage, d’une année universitaire et du programme, ainsi que du respect ou du non-respect des exigences de certification applicables.
• 6.5 Le Comité de compétence a pour mandat d’analyser le rendement et les progrès des résidentes et résidents en vue de les conseiller, d’orienter leur apprentissage et de favoriser leur perfectionnement, de modifier leurs plans d’apprentissage, de juger de la réussite des APC et de recommander au Comité du programme de résidence des changements au statut des résidentes et résidents, conformément aux critères du CRMCC.
• 6.6 Les décisions concernant la réussite du programme, la réévaluation et la reclassification, la prolongation de la formation, la remédiation, la probation, la suspension ou le renvoi doivent être ratifiées par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).  Les décisions de cette nature que prend le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD n’ont pas besoin d’être ratifiées par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).    Au besoin, la ou le médecin-chef de l’établissement de santé où se déroule l’expérience de formation peut être avisé des décisions prises par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) et par le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD concernant la remédiation, la probation, la réévaluation et la reclassification, la suspension ou le renvoi.  

• Bien-être des résidentes et résidents

• 6.7 Les résidentes et résidents qui se voient imposer une mesure de remédiation devraient faire l’objet d’une évaluation du mieux-être (p. ex. par le biais du Programme de mieux-être de la Faculté, du Physician Health Program de l’Ontario Medical Association, d’un programme de la Professional Association of Residents of Ontario ou d’un programme d’aide aux employés) dans le cadre du soutien fourni au cours de ce processus. La direction du programme (ou la personne agissant à titre de déléguée) devrait passer en revue le processus d’aiguillage avec les résidentes et résidents et spécifier que celui-ci est strictement confidentiel.

• 7. PROMOTION

• 7.1 La direction du programme, en concertation avec le CPR, détermine les exigences du stage ou de l’expérience formative pour chaque année ou étape du programme. Les exigences relatives aux stages et aux expériences formatives peuvent changer au fil du temps. Elles doivent être communiquées aux résidentes et résidents.
• 7.2 Les résidentes et résidents sont promus à l’année universitaire ou à l’étape suivante lorsque toutes les exigences du niveau ou de l’étape de formation sont remplies. Cette décision incombe ou CPR (ou à la personne agissant à titre de déléguée).
• 7.3 La promotion des résidentes et résidente à l’année ou à l’étape suivante de leur programme de formation peut être retardée pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :
• 7.3.1 La résidente ou le résident est en période de remédiation ou de probation, ou doit reprendre un stage qu’elle ou qu’il a échoué.
• 7.3.2 La résidente ou le résident fait l’objet d’une suspension.
• 7.3.3 La résidente ou le résident ne satisfait pas aux exigences de formation pour l’année ou l’étape de formation postdoctorale en question.
• 7.3.4 La résidente ou le résident est en congé de formation prolongé et n’a pas été en mesure d’achever une expérience formative pour l’année ou l’étape de la formation.
• 7.4 La formation des résidentes et résidents dont la promotion est retardée en raison d’un rendement insatisfaisant est traitée conformément aux mesures décrites plus loin dans la section 10.
• 7.5 Les résidentes et résidents ne peuvent être promus pendant une période de réévaluation et reclassification, de remédiation, de probation ou de suspension.  
• 7.6 Pour ce qui est des résidentes et résidents qui terminent une période de remédiation ou de probation, le Comité du programme de résidence examine les expériences formatives et les stages effectués au cours de cette période et détermine si l’un d’eux peut être pris en compte dans les exigences de formation du CRMCC ou du CMFC.  Si les crédits obtenus sont suffisants, une promotion rétroactive peut être accordée si une promotion aurait pu être octroyée pendant la période de remédiation ou de probation.

• 8. RÉINTÉGRATION

• 8.1 Une période de réintégration peut être accordée aux résidentes et résidents qui terminent un congé prolongé (plus de 12 mois) afin de leur permettre de se réhabituer au milieu d’apprentissage avant la reprise de la formation structurée.
• 8.1.1 Pendant cette période de réintégration, les résidentes et résidents ne reçoivent pas de crédits de formation.
• 8.1.2 La période de réintégration dure généralement de deux semaines, mais ne devrait pas dépasser quatre semaines.
• 8.1.3 Le programme doit prendre en compte les mesures d’adaptation dont les résidentes et résidents pourraient avoir besoin.

• 9. RÉÉVALUATION ET RECLASSIFICATION

• 9.1 Une période de réévaluation et reclassification peut être accordée aux résidentes et résidents qui terminent un congé prolongé (plus de 12 mois) afin d’évaluer leurs connaissances, leurs aptitudes et leurs compétences avant la reprise de la formation structurée.  À l’issue de cette période de réévaluation et reclassification, les résidentes et résidents se verront attribuer le niveau ou l’étape de formation approprié, à la discrétion du CPR.  Si les résidentes et résidents ont perdu des connaissances, des aptitudes ou des compétences, il peut être déterminé qu’ils doivent être reclassés à un niveau de formation inférieur (année ou étape), qu’ils ont besoin d’une période de remédiation, ou que ces deux mesures sont nécessaires.
• 9.2 Les résidentes et résidents peuvent obtenir des crédits pour une formation réussie au cours d’une période de réévaluation et reclassification, à la discrétion du CPR, mais cette décision ne peut être prise qu’au terme de cette période.
• 9.3 La nature et la durée de la période de réévaluation et reclassification sont déterminées par le CPR. La période de réévaluation et reclassification dure généralement de quatre à huit semaines, mais ne devrait pas dépasser douze semaines. Les résidentes et résidents doivent être consultés concernant le plan et doivent en recevoir une copie avant le début de la période de réévaluation et reclassification.
• 9.4 Un plan de réévaluation et reclassification doit être mis sur pied par le programme et doit comprendre les renseignements suivants :
• 9.4.1 les motifs justifiant une période de réévaluation et reclassification;
• 9.4.2 les buts et objectifs, ou les APC et les jalons que la résidente ou le résident doit réaliser;
• 9.4.3 les buts et objectifs, ou les APC et les jalons qui seront évalués pour déterminer l’étape ou le niveau de formation de la résidente ou du résident;
• 9.4.4 les méthodes d’évaluation qui seront employées pendant la réévaluation et reclassification;
• 9.4.5 la durée de la période de réévaluation et reclassification;
• 9.4.6 les résultats possibles de la réévaluation et reclassification;
• 9.4.7 les méthodes par lesquelles la décision finale sera prise pour déterminer si la résidente ou le résident a réussi la période de réévaluation et reclassification et pour déterminer l’étape ou le niveau de formation qui lui sera attribué.
• 9.5 Le plan doit être ratifié par le CPR (ou la personne agissant à titre de déléguée) et doit également être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).

• 10. RENDEMENT INSATISFAISANT ET FORMATION INCOMPLÈTE

• Le rendement est jugé insatisfaisant, ou la formation jugée incomplète, lorsque les résidentes et résidents ne réalisent pas les objectifs d’apprentissage définis, les APC ou les jalons.
• 10.1 Le rendement pourrait être jugé insatisfaisant pour diverses raisons, par exemple :
• 10.1.1 Une évaluation sommative ou une décision du Comité de compétence démontre que la résidente ou le résident n’a pas atteint les objectifs établis ou acquis les compétences nécessaires.
• 10.1.2 La résidente ou le résident ne satisfait pas aux normes de professionnalisme énoncées dans le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté et le manque de professionnalisme est jugé de niveau 2 ou 3.
• 10.1.3 La résidente ou le résident a enfreint les politiques de l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience de formation.
• 10.1.4 La résidente ou le résident s’est absenté sans obtenir l’autorisation de la direction du programme comme l’exigent la convention collective PARO-OTH et la politique relative aux absences des EMPD.
• 10.1.5 La direction du programme, le CPR ou le Comité de compétence détermine que la résidente ou le résident n’a pas effectué le stage ou l’expérience formative de manière satisfaisante.
• 10.1.6 On peut reconnaître un stage insatisfaisant ou une expérience formative insatisfaisante à l’une des expressions suivantes (lesquelles sont définies dans les normes du programme et décrites dans les évaluations) : anecdotique, à la limite de l’acceptable, incohérent, répond partiellement aux attentes de la formation, insatisfaisant, ne répond pas aux attentes de la formation, hors de propos, ou toute autre formule explicitement définie par le programme pour indiquer un rendement insatisfaisant.
• 10.1.7 Tout problème ou motif de préoccupation grave concernant la sécurité de la patientèle peut être défini comme un rendement insatisfaisant aux fins du stage ou de l’expérience formative et pourrait même donner lieu à une décision de remédiation, de probation ou de renvoi. Tout problème ou motif de préoccupation de cette nature doit être consigné au dossier des résidentes et résidents.
• 10.1.8 Peu importe le type d’évaluation utilisé, les lacunes de rendement qui ne sont pas corrigées peuvent se solder par un résultat insatisfaisant aux fins du stage ou de l’expérience formative et pourraient même donner lieu à une décision de prolongation de la formation, de remédiation, de probation ou de renvoi.
• 10.2 En cas de stage incomplet :
• 10.2.1 Dans les programmes classiques, si la superviseure ou le superviseur de stage ne peut procéder à une évaluation exhaustive et en bonne et due forme parce que le temps consacré par la résidente ou le résident à l’expérience formative était insuffisant pour permettre une évaluation rigoureuse, il convient de prolonger l’expérience formative pour satisfaire à l’exigence. La durée de la prolongation est déterminée par le Comité de compétence, par le CPR, ou les deux.
• 10.2.2 La décision d’évaluer ou non les résidentes et résidents devrait être prise au cas par cas. L’évaluation devrait tenir compte de divers facteurs tels que le rendement et l’expérience des résidentes et résidents, la durée totale du stage ou de l’expérience formative, le temps que les résidentes et résidents devraient consacrer au même stage ainsi que la nature de l’expérience formative manquée.
• 10.2.3 Dans les cas où la formation est jugée incomplète, la résidente ou le résident pourrait se voir imposer une prolongation de la formation.
• 10.3 En cas de rendement insatisfaisant ou de formation incomplète, le CPR doit décider des mesures à prendre et recommander, s’il y a lieu, que l’une des mesures rectificatives décrites plus loin soit imposée aux résidentes et résidents.  Si le programme est doté d’un comité de compétence, cette décision est guidée par les recommandations du comité.  Lorsque le cas d’une résidente ou d’un résident est déféré au Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD, celui-ci peut décider que la résidente ou le résident fera l’objet de l’une des mesures rectificatives décrites plus loin.  La décision du Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD n’a pas besoin d’être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
• 10.4 Lorsque des préoccupations sont soulevées concernant le rendement d’une résidente ou d’un résident, la direction du programme (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit examiner ces préoccupations avec la résidente ou le résident.  L’objectif de cette communication est de garantir une évaluation complète des problèmes ainsi que la divulgation des preuves et de la justification des préoccupations.
• 10.5 Le CPR examine toutes les pièces justificatives pertinentes avant de prendre une décision concernant le rendement insatisfaisant ou la formation incomplète.  Les résidentes et résidents doivent avoir la possibilité d’aborder leurs préoccupations avec le CPR; cette communication peut être verbale ou écrite.

• 
  11. MESURES RECTIFICATIVES

• 11.1 Dans les cas où le rendement est jugé insatisfaisant, ou la formation jugée incomplète, la résidente ou le résident pourrait se voir imposer l’une des mesures suivantes :
• 11.1.1 une prolongation de la formation;
• 11.1.2 une remédiation;
• 11.1.3 une probation.
• 11.2 Ces mesures rectificatives ont pour objet de régler les problèmes qui seraient difficiles à rectifier dans le cadre normal du programme de résidence.
• 11.3 Les résidentes et résidents peuvent se voir imposer une ou plusieurs de ces mesures rectificatives, en fonction de leur situation universitaire.
• 11.4 En général, il est recommandé d’employer une approche progressive en faisant précéder une période de probation d’une période de remédiation.  Cela dit, dans certaines circonstances (p. ex. en cas de rendement insatisfaisant dans plusieurs domaines CanMEDS, de manque de professionnalisme de niveau 2 ou 3 ou de problèmes liés à la sécurité de la patientèle), les résidentes et résidents peuvent se voir imposer directement une période de probation, sans période de remédiation préalable.

• 
  12. PROLONGATION DE LA FORMATION

• 12.1 Dans les programmes fondés sur le temps, une prolongation de la formation peut être accordée pour permettre aux résidentes et résidents d’atteindre un niveau de compétence requis avant d’être promus au niveau de formation suivant et d’assumer davantage de responsabilités cliniques. Cette mesure peut être prise lorsque les résidentes et résidents éprouvent des difficultés en cours d’année, peinent à atteindre le niveau de responsabilité suivant dans le programme ou tardent à acquérir les compétences requises sans que ces difficultés soient insuffisantes pour justifier une période formelle de remédiation ou de probation, ou lorsque les résidentes et résidents doivent reprendre un stage ou une expérience formative à la suite d’un échec. Dans de tels cas, les résidentes et résidents sont tenus de poursuivre leur formation au même niveau pendant une période prédéterminée, qui ne dépasse généralement pas douze semaines.  Une prolongation de la formation peut également être nécessaire à la suite d’une réévaluation, lorsqu’une résidente ou un résident est reclassé à une année ou un niveau de formation inférieur et qu’une prolongation est nécessaire pour satisfaire aux exigences de formation du programme.
• 12.2 Les recommandations de prolongation doivent être présentées au CPR par la direction du programme ou le Comité de compétence. La décision concernant la prolongation revient toutefois au CPR.  Elle doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
• 12.3 La nature et la durée de la prolongation sont déterminées par le CPR.  Les résidentes et résidents doivent être consultés concernant le plan et doivent en recevoir une copie avant le début de la prolongation.
• 12.4 Un plan de prolongation de la formation doit être mis sur pied par le programme et doit comprendre les renseignements suivants :
• 12.4.1 les motifs de prolongation de la formation;
• 12.4.2 les lacunes particulières par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
• 12.4.3 les objectifs que la résidente ou le résident doit atteindre au cours de la prolongation de la formation pour rattraper son décalage par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
• 12.4.4 les méthodes d’évaluation qui seront employées pendant la prolongation de la formation;
• 12.4.5 la durée de la prolongation de la formation;
• 12.4.6 les résultats possibles de la prolongation de la formation.
• 12.5 Si des stages ou des expériences formatives doivent être effectués en dehors du programme de résidence, ceux-ci seront examinés et organisés avec la superviseure ou le superviseur du stage (ou de l’expérience formative) avant que les derniers détails du plan de prolongation de la formation soient réglés.
• 12.6 Le plan de prolongation de la formation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) avant s’être mis à exécution.
• 12.7 À la fin de la période de prolongation de la formation, le CPR (ou la personne agissant à titre de déléguée) examine le rendement de la résidente ou du résident et détermine les résultats appropriés conformément à cette politique.

• 13. REMÉDIATION

• 13.1 La remédiation est un programme structuré de formation personnalisée au cours duquel les résidentes et résidents doivent corriger les faiblesses ou les lacunes relevées qui sont susceptibles de pouvoir être corrigées afin de satisfaire aux normes de la formation. La période de remédiation dure normalement de deux à six blocs cliniques (équivalant approximativement à deux mois à six mois).
• 13.2 Les recommandations de remédiation doivent être présentées au CPR par la direction du programme ou le Comité de compétence. La décision concernant la remédiation revient toutefois au CPR. Elle doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
• 13.3 Un plan de remédiation doit être mis sur pied par le programme et doit comprendre les renseignements suivants :
• 13.3.1 les motifs de la remédiation;
• 13.3.2 les lacunes particulières, ou les APC et les jalons manquants, par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
• 13.3.3 les objectifs, les APC, les jalons ou les résultats que la résidente ou le résident doit réaliser au cours de la période de remédiation pour rattraper son décalage par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
• 13.3.4 les méthodes d’évaluation qui seront employées pendant la remédiation;
• 13.3.5 la durée de la période de remédiation;
• 13.3.6 les résultats possibles de la remédiation.
• 13.4 Si des stages ou des expériences formatives doivent être effectués en dehors du programme de résidence, ceux-ci seront examinés et organisés avec la superviseure ou le superviseur du stage (ou de l’expérience formative) avant que les derniers détails du plan de remédiation soient réglés.
• 13.5 Le plan de remédiation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée dans l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience de formation) avant s’être mis à exécution.
• 13.6 À la fin de la période de remédiation, le CPR (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit remplir un formulaire sur le résultat final de la remédiation. La direction du programme informe la résidente ou le résident en personne et par écrit du résultat de la remédiation et des recommandations du CPR. Le résultat de la remédiation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
• 13.7 Les résidentes et résidents peuvent obtenir des crédits pour une formation réussie au cours d’une période de remédiation, à la discrétion du CPR.
• 13.8 Si le rendement demeure insatisfaisant pendant la remédiation, les résidentes et résidents sont réinstaurés dans leur programme d’attache en attendant les délibérations du CPR, ou peuvent faire l’objet d’une interruption de formation avec rémunération.  Si la remédiation se conclut par un échec, le CPR peut recommander à la vice-doyenne ou au vice-doyen aux EMPD (ou à la personne agissant à titre de déléguée) d’imposer aux résidentes et résidents une nouvelle période de remédiation ou une période de probation.
• 13.9 Les résidentes et résidents ont droit au maximum à deux périodes de mesures rectificatives à tout moment au cours d’un programme de résidence.  La probation et le renvoi peuvent être envisagés à l’issue de la deuxième période de mesures rectificatives; ces deux périodes n’ont pas nécessairement à être consécutives.

• 14. PROBATION

• 14.1 Les résidentes et résidents se voient imposer une période de probation si l’on estime que cette mesure leur permettra de corriger certains problèmes graves qui ne peuvent être rectifiés au moyen de la remédiation, par exemple : problèmes touchant les études, le professionnalisme ou la sécurité de la patientèle qui sont susceptibles de compromettre la réussite du programme de résidence. Une période de probation peut être imposée dans les circonstances suivantes :
• 14.1.1 une résidente ou un résident échoue une période de remédiation;
• 14.1.2 une résidente ou un résident qui a réussi deux périodes de remédiation au cours de sa formation éprouve subséquemment des difficultés;
• 14.1.3 une résidente ou un résident éprouve de graves problèmes touchant les études, le professionnalisme ou la sécurité de la patientèle qui, de l’avis du CPR, justifie une période de probation immédiate.
• 14.2 Les recommandations de probation doivent être présentées au CPR par la direction du programme ou le Comité de compétence. La décision concernant la probation revient toutefois au CPR. Elle doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
• 14.3 La nature et la durée de la probation sont déterminées par le CPR.  La période de probation ne devrait pas dépasser trois blocs (mois). Dans les cas de manque de professionnalisme, la probation est gérée conformément au Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine.
• 14.4 Un plan de probation doit être mis sur pied par le programme et doit comprendre les renseignements suivants :
• 14.4.1 les motifs de la probation;
• 14.4.2 les lacunes particulières, ou les APC et les jalons manquants, par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
• 14.4.3 les objectifs, les APC, les jalons ou les résultats que la résidente ou le résident doit réaliser au cours de la probation pour rattraper son décalage par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
• 14.4.4 les méthodes d’évaluation qui seront employées pendant la période de probation;
• 14.4.5 la durée de la période de probation;
• 14.4.6 les résultats possibles de la probation.
• 14.5 Si des stages ou des expériences formatives doivent être effectués en dehors du programme de résidence, ceux-ci seront examinés et organisés avec la superviseure ou le superviseur du stage (ou de l’expérience formative) avant que les derniers détails du plan de probation soient réglés.
• 14.6 Le plan de probation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée dans l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience de formation) avant s’être mis à exécution.  Au besoin, la ou le médecin-chef de l’établissement de santé peut en être avisé.
• 14.7 Au terme de la probation, les résidentes et résidents se voient imposer une interruption de formation avec rémunération dans l’attente des délibérations du CPR.
• 14.8 À la fin de la période de probation, le CPR doit remplir un formulaire sur le résultat final de la probation. La direction du programme informe la résidente ou le résident en personne et par écrit du résultat de la probation et des recommandations du CPR. Le résultat de la probation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
• 14.9 Les résidentes et résidents peuvent obtenir des crédits pour une formation réussie au cours d’une probation, à la discrétion du CPR.
• 14.10 Si la période de probation se conclut par un échec, la direction du programme peut, après avoir consulté le CPR, recommander à la vice-doyenne ou au vice-doyen aux EMPD (ou à la personne agissant à titre de déléguée) de procéder au renvoi des résidentes et résidents.

• 15. SUSPENSION

• 15.1 La suspension est une interruption temporaire de la participation au programme de résidence, y compris aux activités cliniques et éducatives.
• 15.2 La conduite des résidentes et résidents est régie par les politiques des ordres professionnels tels que l’OMCO et par le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.  Le non-respect de l’une ou l’autre de ces normes et politiques peut constituer une conduite inappropriée justifiant une suspension. Un seul incident grave de manque de professionnalisme ou une série d’incidents de cette nature peut justifier une suspension.  
• 15.3 Les superviseures et superviseurs peuvent immédiatement retirer aux résidentes et résidents leurs responsabilités cliniques ou non cliniques s’ils jugent que leur conduite présente un risque pour la sécurité de la patientèle, du personnel, de population étudiante ou du public,  et doivent en aviser la direction du programme dès que possible.  Seuls la direction du programme, la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) et le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD peuvent officiellement suspendre les résidentes et résidents.  Si la direction du programme suspend une résidente ou un résident, la suspension doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).          
• 15.4 La vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit aviser la résidente ou le résident par écrit de sa suspension. L’avis doit comprendre les motifs et la durée de la suspension.  La résidente ou le résident continue de toucher une rémunération pendant la période de suspension conformément aux modalités de la convention PARO-OTH en attendant que la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou le Sous-comité sur le professionnalisme procède à une évaluation.
• 15.5 Le Bureau des EMPD informe la ou le médecin-chef de l’établissement de santé (vice-directrice ou vice-directeur à la formation ou personne agissant à titre de déléguée) où se déroule le stage ou l’expérience formative que la résidente ou le résident est suspendu de ses fonctions cliniques en attendant la tenue d’une enquête et le règlement de la question menant à la suspension.

• 16. RENVOI DU PROGRAMME

• 16.1 Les résidentes et résidents s’exposent à un renvoi advenant l’une ou l’autre des situations suivantes :
• 16.1.1 les résidentes et résidents échouent la remédiation par deux fois;
• 16.1.2 les résidentes et résidents échouent une période de probation;
• 16.1.3 les résidentes et résidents ne respectent pas les normes de la profession décrites dans le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté;
• 16.1.4 les résidentes et résidents satisfont aux critères d’incompétence clinique ou d’incapacité de la Loi sur les professions de la santé réglementées de l’Ontario;
• 16.1.5 il n’y a pas de membre du corps professoral ou de lieu disponible pour la formation en raison de préoccupations liées au professionnalisme ou à la sécurité de la patientèle.
• 16.2 Une décision concernant le renvoi d’une résidente ou d’un résident ne peut être prise par le CPR que sur recommandation de la direction du programme ou du Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD. Lorsqu’elle est prise par le CPR, une telle décision doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).  Lorsqu’elle est prise par le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD, une telle décision n’a pas besoin d’être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD.
• 16.3 La résidente ou le résident doit être informé de la décision par écrit.  L’avis doit comprendre les motifs du renvoi.
• 16.4 Le Bureau des EMPD informe la ou le médecin-chef de l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience formative que la résidente ou le résident est renvoyé du programme.

• 17. APPELS

• 17.1 Les résidentes et résidents peuvent faire appel d’une décision finale concernant la prolongation de la formation, la reclassification, la remédiation, la probation, la suspension ou le renvoi qu’a ratifiée la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD devant le Comité d’appel du Conseil de la Faculté. Une décision concernant l’échec d’un stage dont les conséquences se limitent à répéter le stage et/ou à réduire le temps disponible pour les cours au choix ne peut faire l’objet d’un appel.   
• 17.2 Un appel n’offre pas l’occasion aux résidentes et résidents de réitérer l’information communiquée précédemment au cours de la procédure menant à la décision finale. Un appel ne découle pas d’un droit automatique et ne sera pris en compte par le Comité d’appel du Conseil de la Faculté que s’il remplit les conditions suivantes :
• 17.2.1 L’appel au Comité d’appel du Conseil de la Faculté doit être déposé par écrit dans les dix jours ouvrables suivant la date de la décision finale visée par l’appel.
• 17.2.2 La demande d’appel doit en préciser les motifs, les raisons de l’accueillir, les arguments à l’appui et l’issue recherchée.
• 17.2.3 Les résidentes et résidents doivent démontrer ce qui suit :
• 17.2.3.1 Une erreur procédurale fondamentale a été commise dans la décision finale, et cette erreur a causé ou causera un préjudice véritable à la personne interjetant l’appel (p. ex. : manquement aux politiques et procédures, défaut de prendre en compte des faits pertinents pour la décision finale).
• 17.2.3.2 Il existe de nouveaux faits pertinents pour la décision finale qui étaient inconnus ou n’ont pu être communiqués au cours de la procédure menant à la décision finale.
• 17.3 La liste non exhaustive qui suit donne des exemples de situations dans lesquelles un appel ne remplirait pas les conditions exposées au paragraphe 17.2 :
• 17.3.1 La demande d’appel se rapporte à l’examen de conséquences ou de mesures qui n’ont toujours pas été arrêtées ou approuvées.
• 17.3.2 L’appel réitère les arguments formulés au cours du processus ayant mené à la décision finale et ne renferme pas de nouvel élément pertinent pour la décision finale.
• 17.3.3 L’appel vise seulement à contester la conclusion de faits, y compris les conclusions tirées au sujet de la crédibilité des témoins.
• 17.3.4 L’appel apporte de nouveaux arguments qui n’ont pas été présentés précédemment, mais que la résidente ou le résident aurait pu faire valoir au cours de la procédure menant à la décision finale.
• 17.3.5 L’appel se limite à de simples conjectures ou à une déclaration sommaire qu’une erreur procédurale a causé un préjudice. Il ne renferme pas d’information détaillée ou convaincante pour corroborer l’erreur et ne fait pas de lien entre l’erreur et le préjudice réel ou un risque raisonnable de préjudice pour la résidente ou le résident.
• 17.4 Les résidentes et résidents devraient consulter les procédures du Comité d’appel du Conseil de la Faculté (article 9.3 du Règlement administratif no 9 de la Faculté de médecine) concernant la préparation et la présentation d’un tel appel et les délais applicables.
• 17.5 Bien que les résidentes et résidents puissent faire appel auprès du Comité d’appel du Conseil de la Faculté d’une décision finale de prolongation de la formation, de reclassification, de remédiation ou de probation ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou par le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD, les résidentes et résidents doivent néanmoins se soumettre à une période de prolongation, de reclassification, de remédiation ou de probation en attendant les résultats de la procédure d’appel.  En cas de non-respect de cette obligation, un congé de formation sera imposé aux résidentes et résidents pour la durée de la procédure d’appel.  Si l’appel est confirmé pour les résidentes et résidents, la période de formation sera créditée dans la mesure du possible.
• 17.6 Bien que les résidentes et résidents puissent faire appel auprès du Comité d’appel du Conseil de la Faculté d’une décision finale de suspension ou de renvoi ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou par le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD, les résidentes et résidents demeurent néanmoins en congé de formation en attendant les résultats de la procédure d’appel.
• 17.7 Les résidentes et résidents peuvent faire appel de la décision du Comité d’appel du Conseil de la Faculté auprès du Comité d’appel du Sénat de l’Université.  Pour ce faire, les résidentes et résidents doivent consulter le Cabinet de la secrétaire générale concernant la préparation et la présentation d’un tel appel et les délais applicables.

• 18. NOTIFICATION

• 18.1 Lorsqu’une évaluation du CPR en fin de programme de formation indique qu’une résidente ou un résident a satisfait aux conditions préalables à la certification par le CRMCC ou le CMFC, la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) en informe le CRMMC ou le CMFC de la manière appropriée.

• 19. GÉNÉRALITÉS

• 19.1 La présente politique remplace toute version antérieure des politiques et procédures relatives aux évaluations des EMPD.

• 20. RÉVISION

• 20.1 Cette politique sera revue un an après son adoption et tous les trois ans par la suite.
   

• Comité	Date d'approbation
  CEMPD	le 14 juin 2023
  Conseil de la Faculté	le 7 novembre 2023
  Comité exécutif du Sénat	le 5 décembre 2023

Politique et procédure d'évaluation des stagiaires de DCC et des fellows cliniques

1. INTRODUCTION

1. La présente politique de la Faculté de médecine vise à s’assurer que les stagiaires au postdoctorat participant à un programme de domaine de compétence ciblée (DCC) ou de fellowship clinique de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa font l’objet d’évaluations équitables et transparentes.
2. Cette politique est conforme au règlement de l’Université d’Ottawa ainsi qu’aux politiques des organisations médicales suivantes :
   1. le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa;
   2. la Politique sur les responsabilités professionnelles en matière de formation médicale de l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario (OMCO);
   3. le Code de déontologie de l’Association médicale canadienne (AMC);
   4. les politiques applicables du Conseil des universités de l’Ontario et du Conseil des facultés de médecine de l’Ontario.

2. BUT

1. La présente politique et procédure d’évaluation des stagiaires de DCC et des fellows cliniques énonce les processus régissant l’évaluation des stagiaires au postdoctorat participant à un programme de DCC ou de fellowship clinique de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.  

3. PORTÉE

1. La présente politique définit les procédures d’évaluation des stagiaires de DCC et des fellows cliniques. Les stagiaires se doivent d’en connaître les principes.
2. Dans la présente politique, les termes « doit » et « doivent » désignent quelque chose d’obligatoire, alors que les termes « devrait » et « devraient » désignent quelque chose de fortement recommandé.

4. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente politique :

1. « DCC » signifie « domaine de compétence ciblée » et désigne un programme de formation supplémentaire qui s’effectue après la résidence et qui est agréé par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC).
2. « CPDCC » signifie « Comité du programme de DCC ». Ce comité aide la direction du programme de DCC à planifier, à organiser et à superviser le programme de formation, et comprend des personnes représentant les stagiaires du programme.
3. Le terme « stagiaires de DCC » désigne les médecins qui participent à un programme de DCC agréé par le CRMCC et qui ont effectué les démarches d’inscription auprès du Bureau des études médicales postdoctorales de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.
4. « Évaluation » désigne le processus de collecte et d’analyse d’information destiné à mesurer la compétence ou le rendement des stagiaires selon des critères prédéfinis.
5. « CFC » signifie « Comité des stages de fellowship clinique », c’est-à-dire le comité des études médicales postdoctorales (EMPD) chargé de coordonner les stages de fellowship post-résidence de la Faculté de médecine dans tous les programmes reconnus. Il est présidé par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD.
6. « Comité de compétence », comme défini par le CRMCC, est un sous-comité du Comité du programme de fellowship (CPF) ou du CPDCC. Le Comité de compétence fait des recommandations sur la promotion et le soutien pédagogique au CPF ou au CPDCC, ainsi qu’à la direction du programme. Les recommandations sont formulées à l’aide de données hautement intégratives provenant d’observations multiples et d’autres sources de données, ainsi que de la rétroaction de la pratique clinique. Toutes les recommandations doivent être examinées et approuvées par le CPF ou le CPDCC.
7. « Outils d’évaluation désignés » désigne les outils d’évaluation approuvés par le CPR et le comité de chaque programme aux fins d’inclusion dans le plan d’évaluation des stagiaires. Ces outils sont adaptés au degré de spécialité de la formation.
8. « Expérience formative » désigne l’activité ou le cadre dans lequel les stagiaires ont acquis l’expérience qui leur permet d’atteindre des buts et des objectifs prédéfinis, des jalons ou des compétences. Voici des exemples de termes couramment utilisés pour décrire des expériences de formation clinique distinctes : stages, cliniques longitudinales, gardes, etc.
9. « Fellows » désigne les stagiaires qui entreprennent une formation après la certification dans le cadre des EMPD en vue d’acquérir une expertise que le programme de résidence ne leur permet pas d’obtenir. Un stage de fellowship dépasse les exigences de spécialisation ou de surspécialisation du CRMCC et du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC), mais ne donne droit à aucun crédit en vue d’une certification nationale. Les programmes de fellowship comprennent également des stagiaires de DCC.
10. « Évaluation formative » désigne les évaluations effectuées pour suivre les progrès des stagiaires et leur donner une rétroaction continue.
11. « CPF » signifie « Comité du programme de fellowship ». Ce comité aide la direction du programme de fellowship à planifier, à organiser, à superviser et à évaluer le programme de formation, et comprend des personnes représentant les fellows du programme.  
12. « PEPA » signifie « programme d’évaluation préalable à l’admission ». Le PEPA sert à évaluer les médecins ayant obtenu leur diplôme hors Canada et États-Unis afin de déterminer si leurs acquis leur permettent de suivre le niveau de formation désigné. Le PEPA fait le bilan des connaissances générales et des compétences d’une personne candidate pour la spécialité dans laquelle elle est agréée. Si celle-ci le réussit, le PEPA peut être pris en compte pour l’obtention du diplôme de DCC ou de fellowship.
13. « CEMPD » signifie « Comité des études médicales postdoctorales ». Ce comité, qui est présidé par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD, est responsable de la définition et de l’examen de tous les aspects de la formation médicale postdoctorale à la Faculté de médecine.
14. « Direction du programme » et « direction du fellowship » désignent les membres du corps professoral responsables du déroulement général du programme de DCC ou de fellowship clinique. Ces personnes relèvent de la direction du département universitaire concerné et du vice-décanat aux EMPD.
15. « CRMCC » désigne le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.
16. « Médecin-chef » désigne la personne occupant le rôle de chef du personnel médical, quel que soit le titre du poste, nommée par l’établissement de santé (hôpitaux, cliniques, organismes de soins primaires, régions sanitaires, établissements de soins de longue durée, services de santé publique, etc.) en tant que principale responsable devant le conseil d’administration ou l’organe directeur supérieur de l’établissement de santé pour ce qui est de la qualité des soins à la patientèle ou des questions relatives à la santé publique.
17. « Grilles de notation » désigne les guides de notation utilisés pour évaluer le rendement des stagiaires.
18. « Évaluation sommative » désigne un résumé écrit officiel du rendement des stagiaires en fonction d’attentes établies. Elle est effectuée à des intervalles précis dans le cadre de chaque programme et dans les plans d’évaluation.
19. « Superviseure » ou « superviseur » désigne une personne qui assume, dans le cadre de son programme de formation, la responsabilité de diriger, d’observer et d’évaluer les activités d’apprentissage des stagiaires.
20. « Stagiaire titulaire d’un visa » désigne une personne qui suit une formation à l’Université d’Ottawa sans statut juridique canadien (c.-à-d. qui n’a ni la citoyenneté canadienne ni la résidence permanente, et qui suit sa formation en vertu d’un visa).

5. NORMES D’ÉVALUATION

1. Il incombe au CFC d’appliquer des normes pour l’évaluation, la promotion, la remédiation, la probation, la suspension et le renvoi des stagiaires dans tous les programmes de DCC et de fellowship clinique.  
   1. Toute évaluation effectuée dans le cadre du PEPA doit être conforme aux directives connexes des EMPD. L’acceptation formelle dans le programme est conditionnelle à la réussite du PEAP,  après quoi la présente politique s’applique.
   2. Le CFC examine régulièrement le processus d’évaluation de chaque programme de DCC et de fellowship clinique afin de s’assurer que les processus et pratiques d’évaluation sont conformes à la présente politique et aux normes minimales établies par les organismes professionnels connexes tels que l’OMCO et le CRMCC.  Le CFC surveille le rendement des programmes soit directement, soit par l’intermédiaire de son sous-comité pertinent.

6. Structure

1. Chaque programme doit comporter un cadre d’évaluation comprenant des outils d’évaluation désignés et des grilles de notation adaptées au programme de DCC ou de fellowship clinique.
2. Les objectifs du cadre d’évaluation sont les suivants :
   1. 6.2.1    fournir un cadre pour l’évaluation des connaissances, aptitudes, attitudes et compétences des stagiaires par la superviseure ou le superviseur;
   2. 6.2.2    faciliter la rétroaction aux stagiaires par une superviseure ou un superviseur ou par la direction du programme de DCC ou de fellowship;
   3. 6.2.3    servir de repère pour le rendement et les progrès des stagiaires dans le cadre du programme;
   4. 6.2.4    permettre à la direction du programme de DCC ou de fellowship d’aider les superviseures et superviseurs à assurer la supervision continue des stagiaires;
   5. 6.2.5    établir une base pour la confirmation des progrès, la détermination des besoins, la documentation à l’appui de la promotion, la remédiation et la probation.

Évaluation et rétroaction

3. Au cours de leur programme de DCC ou de fellowship clinique, les stagiaires reçoivent des évaluations formatives et sommatives justes, opportunes, équitables et impartiales, ainsi qu’une rétroaction régulière. Les principes régissant l’évaluation sont les suivants :
   1. Le processus d’évaluation doit être lié à des objectifs d’apprentissage.
   2. Les buts et objectifs doivent être évalués à l’aide de différents outils d’évaluation.
   3. Les buts et objectifs doivent être mis à la disposition des stagiaires et du corps professoral au début de chaque stage ou expérience formative afin de guider les stratégies d’apprentissage et d’évaluation des stagiaires. Les stagiaires devraient examiner les buts et les objectifs.
   4. L’évaluation et la rétroaction sont la responsabilité conjointe des stagiaires et du programme.  Une fois la rétroaction formulée par écrit, les stagiaires devraient la lire dans les 14 jours suivant la réception de l’avis.
   5. Chaque stagiaire doit recevoir une évaluation sommative écrite au moins une fois par trimestre.  L’évaluation sommative doit décrire les progrès réalisés par les stagiaires dans le traitement de tout sujet de préoccupation ayant été relevé.
      1. Lorsqu’elles tiennent lieu d’évaluations sommatives, les fiches d’évaluation en cours de formation (FECF) devraient être terminées dans les 14 jours suivant la fin du stage ou de l’expérience formative.
      2. Il devrait y avoir une rétroaction formative documentée à mi-parcours du stage lorsque celui-ci comporte deux blocs ou plus.
      3. Dans les situations où les stagiaires « progressent comme prévu », la direction du programme de DCC ou de fellowship (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit discuter des évaluations sommatives avec les stagiaires au moins une fois par trimestre.  Cette discussion devrait avoir lieu en personne. Lorsque la logistique ne permet pas une communication en personne, la communication doit tout de même se faire en temps réel (p. ex. par téléphone, FaceTime, Skype, Zoom, Teams).
      4. Dans les situations où les stagiaires « ne progressent pas comme prévu », la direction du programme de DCC ou de fellow clinique (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit discuter de l’évaluation sommative avec les stagiaires.  Cette discussion devrait avoir lieu dans les 14 jours après que la FECF a été remplie ou suivant l’évaluation sommative. Elle doit avoir lieu en personne. Lorsque la logistique ne permet pas une communication en personne, la communication doit tout de même se faire en temps réel (p. ex. par téléphone, FaceTime, Skype, Zoom, Teams).
   6. Comme l’exige la présente politique, une rétroaction verbale informelle et régulière doit être fournie aux stagiaires, ainsi qu’une rétroaction et une évaluation officielles.
   7. Les lacunes de rendement doivent être communiquées aux stagiaires en temps opportun afin de leur donner la possibilité d’y remédier avant la fin de l’expérience formative.  La rétroaction doit être consignée au dossier des stagiaires.
   8. Les médecins assurant la supervision, la direction du programme de DCC ou de fellowship (ou la personne agissant à titre de déléguée) et les stagiaires devraient signer ou valider l’évaluation sommative dans les 14 jours. La signature ou la validation des stagiaires ne constitue pas nécessairement une acceptation de l’évaluation sommative, mais confirme qu’elle a été lue.  Le fait que les stagiaires n’aient pas signé ou validé le formulaire n’invalide pas l’évaluation sommative ni la discussion.  
4. Le Comité du programme de DCC ou de fellowship clinique décide de la réussite ou de l’échec d’une période d’évaluation, d’une expérience formative, d’un stage et d’une année universitaire pour le programme.
5. Les décisions concernant la réussite du programme, la remédiation, la probation, la suspension ou le renvoi doivent être ratifiées par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).  Les décisions de cette nature que prend le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD n’ont pas besoin d’être ratifiées par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).  Les décisions de remédiation et de probation prises par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) et par le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD doivent être ratifiées par la ou le médecin-chef de l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience de formation.   En cas de suspension ou de renvoi, la décision n’a pas besoin d’être ratifiée par la ou médecin-chef, mais le Bureau des EMPD l’informe néanmoins de la suspension ou du renvoi.

Bien-être des stagiaires

6. Les stagiaires qui se voient imposer une mesure de remédiation devraient faire l’objet d’une évaluation du mieux-être (p. ex. par le biais du Programme de mieux-être de la Faculté, du Physician Health Program de l’Ontario Medical Association ou d’un programme d’aide aux employés) dans le cadre du soutien fourni au cours de ce processus. La direction du programme de DCC ou de fellowship (ou la personne agissant à titre de déléguée) devrait passer en revue le processus d’aiguillage avec les stagiaires et spécifier que celui-ci est strictement confidentiel.

7. EXIGENCES POUR LA RÉUSSITE DU PROGRAMME

1. Dans le cas des programmes de fellowship, le CPF détermine les exigences du stage ou de l’expérience formative pour le programme. Les exigences relatives aux stages et aux expériences formatives peuvent changer au fil du temps. Elles doivent être communiquées aux stagiaires.
2. Dans le cas des programmes de DCC, le CPDCC détermine les exigences du stage ou de l’expérience formative pour le programme en fonction des normes en matière de DCC.  Les exigences relatives aux stages et aux expériences formatives peuvent changer au fil du temps. Elles doivent être communiquées aux stagiaires.
3. Les stagiaires terminent le programme de fellowship une fois que toutes les conditions ont été remplies. Cette décision incombe ou CPF ou au CPDCC (ou à la personne agissant à titre de déléguée).
4. La formation des stagiaires dont le rendement scolaire est jugé insatisfaisant est traitée conformément aux mesures décrites dans la section qui suit.

8. RENDEMENT INSATISFAISANT

Le rendement est jugé insatisfaisant lorsque les stagiaires n’atteignent pas les objectifs d’apprentissage définis.

1. Le rendement pourrait être jugé insatisfaisant pour diverses raisons, par exemple :
   1. Une évaluation sommative ou une décision du CPF ou du CPDCC démontre que la ou le stagiaire n’a pas atteint les objectifs établis ou acquis les compétences nécessaires.
   2. La ou le stagiaire ne satisfait pas aux normes de professionnalisme énoncées dans le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté (Règlement sur le professionnalisme – AP | Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa) et le manque de professionnalisme est jugé de niveau 2 ou 3.
   3. La ou le stagiaire a enfreint les politiques de l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience de formation.
   4. La ou le stagiaire s’est absenté sans obtenir l’autorisation de la direction du programme de DCC ou de fellowship comme l’exige la politique relative aux absences des EMPD.
   5. La direction du programme et le CPF ou le CPDCC déterminent que la ou le stagiaire n’a pas effectué le stage ou l’expérience formative de manière satisfaisante.
   6. On peut reconnaître un stage insatisfaisant ou une expérience formative insatisfaisante à l’une des expressions suivantes (lesquelles sont définies dans les normes du programme et décrites dans les évaluations) : « marginal », « limite », « irrégulier », « répond partiellement aux attentes du niveau de formation », « inférieur aux attentes », « insatisfaisant », « ne répond pas aux attentes du niveau de formation », « ne progresse pas comme prévu », ou toute autre formule explicitement définie par le programme pour indiquer un rendement insatisfaisant.
   7. Tout problème ou motif de préoccupation grave concernant la sécurité de la patientèle peut être défini comme un rendement insatisfaisant aux fins du stage ou de l’expérience formative et pourrait même donner lieu à une décision de remédiation, de probation ou de renvoi. Tout problème ou motif de préoccupation de cette nature doit être consigné au dossier des stagiaires.
   8. Peu importe le type d’évaluation utilisé, les lacunes de rendement qui ne sont pas corrigées peuvent se solder par un résultat insatisfaisant aux fins du stage ou de l’expérience formative et pourraient même donner lieu à une décision de remédiation, de probation, de suspension ou de renvoi.
2. La décision d’évaluer ou non les stagiaires devrait être prise au cas par cas. L’évaluation devrait tenir compte de divers facteurs tels que le rendement et l’expérience des stagiaires, la durée totale de la formation et la nature de l’expérience formative manquée.
3. En cas de rendement insatisfaisant ou de formation incomplète, le comité du programme doit décider des mesures à prendre et recommander, s’il y a lieu, que l’une des mesures rectificatives décrites ci-dessous soit imposée aux stagiaires.  Si le programme est doté d’un comité de compétence, cette décision est guidée par les recommandations du comité.  Lorsqu’un cas de manque de professionnalisme est déféré au Sous-comité sur le professionnalisme conformément au Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine, le Sous-comité peut décider que la ou le stagiaire fera l’objet de l’une des mesures rectificatives décrites dans la section suivante.  La décision du Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD n’a pas besoin d’être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
4. Lorsque des préoccupations sont soulevées concernant le rendement d’une ou d’un stagiaire, la direction du programme de DCC ou de fellowship clinique (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit examiner ces préoccupations avec la ou le stagiaire.  L’objectif de cette communication est de garantir une évaluation complète des problèmes ainsi que la divulgation des preuves et de la justification des préoccupations.
5. Le comité du programme examine toutes les pièces justificatives pertinentes avant de prendre une décision concernant le rendement insatisfaisant ou la formation incomplète.  Les stagiaires doivent avoir la possibilité d’aborder leurs préoccupations avec le CPF ou le CPDCC; cette communication peut être verbale ou écrite.

9. MESURES RECTIFICATIVES

1. Dans les cas où le rendement est jugé insatisfaisant, la ou le stagiaire pourrait se voir imposer l’une des mesures suivantes :
   1. une remédiation;
   2. une probation.
2. Cette mesure rectificative a pour objet de régler les problèmes qui seraient difficiles à rectifier dans le cadre normal du programme de fellowship.

10. REMÉDIATION

1. La remédiation est un programme structuré de formation personnalisée au cours duquel les stagiaires doivent corriger les faiblesses ou les lacunes relevées qui sont susceptibles de pouvoir être corrigées afin de satisfaire aux exigences de la formation. La période de remédiation dure normalement deux blocs (équivalant approximativement à deux mois) au maximum.
2. Les recommandations de remédiation doivent être présentées au CPF ou au CPDCC par la direction du programme ou le Comité de compétence. La décision concernant la remédiation revient toutefois au CPF ou au CPDCC. Elle doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
3. Un plan de remédiation doit être mis sur pied par le programme et doit comprendre les renseignements suivants :
   1. les motifs de la remédiation;
   2. les lacunes particulières par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
   3. les objectifs que la ou le stagiaire doit atteindre au cours de la période de remédiation pour rattraper son décalage par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
   4. les méthodes d’évaluation qui seront employées pendant la remédiation;
   5. la durée de la période de remédiation;
   6. les résultats possibles de la remédiation.
4. Le plan de remédiation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) avant s’être mis à exécution.
5. À la fin de la période de remédiation, le CPF ou le CPDCC (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit remplir un formulaire sur le résultat final de la remédiation. La direction du programme de DCC ou de fellowship informe la ou le stagiaire en personne et par écrit du résultat de la remédiation et des recommandations du CPF ou du CPDCC. Le résultat de la remédiation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
6. Les stagiaires peuvent obtenir des crédits pour une formation réussie au cours d’une période de remédiation, à la discrétion du CPF ou du CPDCC.
7. Si le rendement demeure insatisfaisant pendant la remédiation, les stagiaires peuvent faire l’objet d’une interruption de formation non rémunérée.  Si la mesure de remédiation se conclut par un échec, le CPF ou le CPDCC peut recommander à la vice-doyenne ou au vice-doyen aux EMPD (ou à la personne agissant à titre de déléguée) d’imposer aux stagiaires une période de probation.
8. Les stagiaires ont droit au maximum à deux (2) périodes de mesures rectificatives (période de probation comprise) à tout moment au cours d’un programme de DCC ou de fellowship.  Le renvoi peut être envisagé à l’issue de la deuxième période de mesures rectificatives; ces deux périodes n’ont pas nécessairement à être consécutives.

11. PROBATION

1. Les stagiaires se voient imposer une période de probation si l’on estime que cette mesure leur permettra de corriger certains problèmes graves, par exemple : problèmes touchant les études, le professionnalisme ou la sécurité de la patientèle qui sont susceptibles de compromettre la réussite du programme de formation. La période de probation dure au maximum deux blocs (mois).
2. Les recommandations de probation doivent être présentées au CPF ou au CPDCC par la direction du programme ou le Comité de compétence. La décision concernant la probation revient toutefois au CPF ou au CPDCC. Elle doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
3. Dans les cas de manque de professionnalisme, la probation est gérée conformément au Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine.
4. Un plan de probation doit être mis sur pied par le programme et doit comprendre les renseignements suivants :
   1. les motifs de la probation;
   2. les lacunes particulières par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
   3. les objectifs que la ou le stagiaire doit atteindre au cours de la période de probation pour rattraper son décalage par rapport au parcours d’apprentissage attendu;
   4. les méthodes d’évaluation qui seront employées pendant la période de probation;
   5. la durée de la période de probation;
   6. les résultats possibles de la probation.
5. Le plan de probation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) et par la ou le médecin-chef de l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience de formation avant s’être mis à exécution.
6. À la fin de la période de probation, le CPF ou le CPDCC (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit remplir un formulaire sur le résultat final de la probation. La direction du programme de DCC ou de fellowship informe la ou le stagiaire en personne et par écrit du résultat de la période de probation et des recommandations du CPF ou du CPDCC. Le résultat de la probation doit être ratifié par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).
7. Les stagiaires peuvent obtenir des crédits pour une formation réussie au cours d’une période de probation, à la discrétion du CPF ou du CPDCC.
8. Si la période de probation se conclut par un échec, le CPF ou le CPDCC peut recommander à la vice-doyenne ou au vice-doyen aux EMPD (ou à la personne agissant à titre de déléguée) de procéder au renvoi des stagiaires.  

12. SUSPENSION

1. La suspension est une interruption temporaire de la participation au programme de DCC ou de fellowship clinique, y compris aux activités cliniques et éducatives.
2. La conduite des stagiaires est régie par les politiques des ordres professionnels tels que l’OMCO et par le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa.  Le non-respect de l’une ou l’autre de ces normes et politiques peut constituer une conduite inappropriée justifiant une suspension. Un seul incident grave de manque de professionnalisme ou une série d’incidents de cette nature peut justifier une suspension.  
3. Les superviseures et superviseurs peuvent immédiatement retirer aux stagiaires leurs responsabilités cliniques ou non cliniques s’ils jugent que leur conduite présente un risque pour la sécurité de la patientèle, du personnel, de population étudiante ou du public,  et doivent en aviser la direction du programme dès que possible.  Seuls la direction du programme de DCC ou de fellowship, la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) et le Sous-comité sur le professionnalisme des EMPD peuvent officiellement suspendre les stagiaires.  Si la direction du programme suspend une ou un stagiaire, la suspension doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).        
4. La vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) doit aviser la ou le stagiaire par écrit de sa suspension. L’avis doit comprendre les motifs et la durée de la suspension.  La ou le stagiaire continue de toucher une rémunération pendant la période de suspension conformément aux modalités de son entente de stage en attendant que la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou le Sous-comité sur le professionnalisme procède à une évaluation.
5. Le Bureau des EMPD informe la ou le médecin-chef de l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience formative que la ou le stagiaire est suspendu de ses fonctions cliniques en attendant la tenue d’une enquête et le règlement de la question menant à la suspension.

13. RENVOI DU PROGRAMME

1. Les stagiaires s’exposent à un renvoi advenant l’une ou l’autre des situations suivantes :
   1. les stagiaires échouent une période de probation;
   2. les stagiaires ne respectent pas les normes de la profession décrites dans le Règlement sur le professionnalisme de la Faculté;
   3. les stagiaires satisfont aux critères d’incompétence clinique ou d’incapacité de la Loi sur les professions de la santé réglementées de l’Ontario;
   4. il n’y a pas de membre du corps professoral ou de lieu disponible pour la formation en raison de préoccupations liées au professionnalisme ou à la sécurité de la patientèle.
2. Une décision concernant le renvoi d’une ou d’un stagiaire ne peut être prise par le CPF ou le CPDCC que sur recommandation de la direction du programme ou du Sous-comité sur le professionnalisme. Lorsqu’elle est prise par le CPF ou le CPDCC, une telle décision doit être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée).  Lorsqu’elle est prise par le Sous-comité sur le professionnalisme, une telle décision n’a pas besoin d’être ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD.
3. La ou le stagiaire doit être informé de la décision par écrit.  L’avis doit comprendre les motifs du renvoi.
4. Le Bureau des EMPD informe la ou le médecin-chef de l’établissement de santé où se déroule le stage ou l’expérience formative que la ou le stagiaire est renvoyé du programme.

14. APPELS

1. Les stagiaires peuvent faire appel d’une décision finale concernant la remédiation, la probation, la suspension ou le renvoi qu’a ratifiée la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou le Sous-comité sur le professionnalisme devant le Comité d’appel du Conseil de la Faculté. Une décision concernant l’échec d’une seule expérience de formation dont les conséquences se limitent à répéter la formation ne peut faire l’objet d’un appel.   
2. Un appel n’offre pas l’occasion aux stagiaires de réitérer l’information communiquée précédemment au cours de la procédure menant à la décision finale. Un appel ne découle pas d’un droit automatique et ne sera pris en compte par le Comité d’appel du Conseil de la Faculté que s’il remplit les conditions suivantes :
   1. L’appel au Comité d’appel du Conseil de la Faculté doit être déposé par écrit dans les dix jours ouvrables suivant la date de la décision finale visée par l’appel.
   2. La demande d’appel doit en préciser les motifs, les raisons de l’accueillir, les arguments à l’appui et l’issue recherchée.
   3. Les stagiaires doivent démontrer ce qui suit :
      1. Une erreur procédurale fondamentale a été commise dans la décision finale, et cette erreur a causé ou causera un préjudice véritable à la personne interjetant l’appel (p. ex. : manquement aux politiques et procédures, défaut de prendre en compte des faits pertinents pour la décision finale).
      2. Il existe de nouveaux faits pertinents pour la décision finale qui étaient inconnus ou n’ont pu être communiqués au cours de la procédure menant à la décision finale.
3. La liste non exhaustive qui suit donne des exemples de situations dans lesquelles un appel ne remplirait pas les conditions exposées au paragraphe 14.2 :
   1. La demande d’appel se rapporte à l’examen de conséquences ou de mesures qui n’ont toujours pas été arrêtées ou approuvées.
   2. L’appel réitère les arguments formulés au cours du processus ayant mené à la décision finale et ne renferme pas de nouvel élément pertinent pour la décision finale.
   3. L’appel vise seulement à contester la conclusion de faits, y compris les conclusions tirées au sujet de la crédibilité des témoins.
   4. L’appel apporte de nouveaux arguments qui n’ont pas été présentés précédemment, mais que la ou le stagiaire aurait pu faire valoir au cours de la procédure menant à la décision finale.
   5. L’appel se limite à de simples conjectures ou à une déclaration sommaire qu’une erreur procédurale a causé un préjudice. Il ne renferme pas d’information détaillée ou convaincante pour corroborer l’erreur et ne fait pas de lien entre l’erreur et le préjudice réel ou un risque raisonnable de préjudice pour la ou le stagiaire.
4. Les stagiaires devraient consulter les procédures du Comité d’appel du Conseil de la Faculté (article 9.3 du Règlement administratif no 9 de la Faculté de médecine; Politiques et règlements | Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa) concernant la préparation et la présentation d’un tel appel et les délais applicables.
5. Bien que les stagiaires puissent faire appel auprès du Comité d’appel du Conseil de la Faculté d’une décision finale de probation ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou par le Sous-comité sur le professionnalisme, les stagiaires doivent néanmoins se soumettre à une période de probation en attendant les résultats de la procédure d’appel.  En cas de non-respect de cette obligation, un congé de formation sera imposé aux stagiaires pour la durée de la procédure d’appel.  Si l’appel est confirmé pour les stagiaires, la période de formation sera créditée dans la mesure du possible.
6. Bien que les stagiaires puissent faire appel auprès du Comité d’appel du Conseil de la Faculté d’une décision finale de probation ratifiée par la vice-doyenne ou le vice-doyen aux EMPD (ou la personne agissant à titre de déléguée) ou par le Sous-comité sur le professionnalisme, les stagiaires doivent néanmoins se soumettre à une période de probation en attendant les résultats de la procédure d’appel.
7. Les stagiaires peuvent faire appel de la décision du Comité d’appel du Conseil de la Faculté auprès du Comité d’appel du Sénat de l’Université.  Pour ce faire, les stagiaires doivent consulter le Cabinet de la secrétaire générale concernant la préparation et la présentation d’un tel appel et les délais applicables.

15. NOTIFICATION

1. Lorsqu’une évaluation du CPDCC en fin de programme de formation indique qu’une ou qu’un stagiaire a satisfait aux conditions préalables à la certification par le CRMCC, le vice-décanat aux EMPD en informe le CRMMC de la manière appropriée au moyen d’une attestation d’acquisition des compétences (AAC). À la demande de la direction du programme de DCC, le Bureau des EMPD délivre une attestation de réussite.
2. Lorsqu’une évaluation du CPF en fin de programme de formation indique qu’une ou qu’un stagiaire a atteint les objectifs d’apprentissage du programme de fellowship clinique, le Bureau des EMPD délivre, à la demande de la direction du programme de fellowship, une attestation de réussite.

16. GÉNÉRALITÉS

1. La présente politique remplace toute version antérieure des politiques et procédures relatives aux évaluations des EMPD.

17. RÉVISION

1. Cette politique sera revue un an après son adoption et tous les trois ans par la suite.

Politique et procédure d'adaptation

Politique et procédure relatives aux congés autorisés des résidents

PRÉAMBULE

Les programmes de résidence fixent des exigences précises en matière de temps consacré à la formation. Il est entendu qu’un résident peut être amené à interrompre sa formation une ou plusieurs fois pour des motifs personnels ou professionnels. Ces interruptions sont appelées « congés autorisés ». La présente politique expose les processus et procédures des Études médicales postdoctorales (ÉMPD) applicables à l’examen et à l’octroi des demandes d’autorisation de congé, et notamment les répercussions sur le niveau de salaire et sur l’admissibilité à l’examen de certification. 

PORTÉE

• La présente politique s’applique à tous les résidents financés par le ministère de la santé (MS) et inscrits auprès du bureau des ÉMPD.
• Les stagiaires des domaines de compétences ciblées (DCC), les stagiaires postdoctoraux en clinique et en recherche doivent s’adresser au département qui supervise leur formation pour connaître les politiques et procédures relatives aux congés contractuels.
• Le bureau des ÉMPD respectera toutes les dispositions relatives aux congés prévues dans la convention collective PARO-OTH ainsi que dans les contrats de parrainage (par exemple, les résidents parrainés par des pays du Golfe provenant d’Arabie saoudite, du Koweït, d’Oman, des Émirats arabes unis, de Bahreïn ou du Qatar). Il est entendu que la convention collective PARO-OTH offre également des avantages sociaux aux résidents parrainés.

DOCUMENTS CONNEXES

1. Plusieurs documents importants régissent les congés et leurs conséquences sur l’admissibilité à l’examen de certification. La présente politique ne vise pas à remplacer ces documents, mais à faciliter leur interprétation et leur application.
2. Convention collective PARO-OTH. La convention collective PARO-OTH définit la relation de travail entre les résidents et les hôpitaux universitaires de l’Ontario. Elle établit les droits relatifs aux congés de grossesse et aux congés parentaux, aux congés de maladie, aux vacances et aux congés professionnels. Cette convention peut être consultée à l’adresse suivante.
3. Conseil des facultés de médecine de l’Ontario (CFMO) – Congés des programmes de résidence postdoctorale de l’Ontario (Leaves from Ontario Postgraduate Residency Programs) (mai 2015). Les lignes directrices du CFMO sur les congés fournissent notamment quant aux conditions à respecter lors de la prise de congé et du retour au programme ainsi qu’à l’octroi de congés non rémunérés. Ces lignes directrices peuvent être consultées à l’adresse suivante.
4. Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) – Politique régissant l’attribution d’un certificat dans le cadre d’un modèle de formation en résidence de compétence par conception (Policies for Certification in a Competence by Design Model of Residency Training) (octobre 2022) La politique définit les conditions d’admissibilité à l’examen (section II) et les exigences en matière de formation en résidence (section III). Cette politique peut être consultée à l’adresse suivante.
5. Le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) définit les exigences relatives à l’achèvement de la formation médicale postdoctorale en médecine familiale. Des renseignements peuvent être obtenus à l’adresse suivante.

DÉFINITION

Un congé autorisé s’entend d’une interruption approuvée de la formation, quel qu’en soit le motif. Les congés peuvent être pris pour toutes sortes de motifs, mais ils sont généralement répartis en deux catégories : les congés payés et les congés non payés.

PRINCIPES ET RESPONSABILITÉS

Résidents

1. La responsabilité professionnelle du résident est de s’assurer que le directeur de programme (DP) et l’administrateur de programme (AP) sont informés de sa demande avant le début du congé proposé. Il est entendu que cela ne sera pas toujours possible dans des circonstances urgentes et, en pareil cas, cela n’aura pas d’incidence sur l’approbation du congé du résident. En cas d’urgence, le résident doit aviser le professeur-superviseur et/ou le chef des résidents afin de s’assurer qu’une solution de rechange peut être trouvée pour la prestation des soins cliniques.
2. Outre l’obligation d’informer leur programme d’un congé médical, les résidents peuvent être tenus de faire parvenir un certificat médical pour toute maladie de plus de trois (3) jours directement au Bureau de la promotion de la santé de la Faculté de médecine ([email protected]), dépositaire des données médicales. Le Bureau de la promotion de la santé de la Faculté de médecine informera ensuite le bureau des ÉMPD.
3. Les résidents en congé autorisé resteront inscrits au bureau des ÉMPD, malgré leur inactivité. Il est attendu d’eux qu’ils maintiennent une conduite conforme aux normes du programme de résidence, de l’Université et de la profession médicale dans son ensemble.
4. Les résidents en congé autorisé doivent signer et dater une lettre de nomination aux fins de l’autorisation d’exercer auprès de l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario (OMCO), s’acquitter des frais d’inscription et remplir les autres conditions d’inscription chaque année afin de rester inscrits auprès du bureau des ÉMPD. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web des ÉMPD.  
5. Les résidents doivent être conscients de leurs obligations professionnelles de déclarer leurs congés à l’OMCO lorsqu’ils demandent ou renouvellent leur permis d’exercer. Le fait de ne pas déclarer les congés du programme de formation peut entraîner des retards dans le renouvellement du permis à la suite d’une enquête et/ou d’une mesure disciplinaire.
6. En cas de réclamation auprès de la CSPAAT, consultez ce lien pour signaler un incident.
7. À la fin d’un congé, les résidents doivent retourner à leur programme de résidence principal.
8. Les heures de travail non effectuées en raison d’un congé autorisé doivent être rattrapées (ou l’équivalent en temps dans le programme de résidence) dès le retour du résident au programme. Les résidents sont normalement tenus de suivre tous les volets obligatoires et optionnels du programme. Dans des cas particuliers, une dispense de formation peut être demandée à la discrétion du DP et du comité du programme de résidence (CPR). Voir la politique sur la dispense de formation.
9. Pendant un congé autorisé, les résidents sont réputés se trouver à la même année post-diplôme que celle à laquelle ils se trouvaient au début de leur congé.
10. Le maintien du salaire et des avantages sociaux est déterminé par le type de congé et conformément à la convention collective PARO-OTH.
11. Les résidents doivent informer leur DP et leur AP de la date de leur retour. Pour les congés de plus de six (6) mois, le résident doit aviser le programme au moins quatre semaines à l’avance de la date de retour ou du congé proposé.

Programme

1. Toutes les demandes de congé des résidents doivent être examinées et approuvées au préalable par le programme, et les documents pertinents doivent être transmis au bureau des ÉMPD.
2. Sauf si le DP l’exige ou pour les besoins du relevé d’emploi, il n’est pas nécessaire de soumettre au bureau des ÉMPD les demandes de congé d’une durée de sept (7) jours ou moins.
3. En cas de réclamation auprès de la CSPAAT, consultez ce lien pour signaler un incident.
4. Les programmes doivent fournir au bureau des ÉMPD un plan de retour des résidents à la formation présentant des besoins en matière de mesures d’adaptation ou d’un plan de travail à temps partiel.
5. Le DP doit systématiquement, en collaboration avec le CPR et le résident qui reprend sa formation, déterminer :
   1. les heures de rattrapage nécessaires;
   2. le stade de formation et le niveau de formation CCC auxquels le résident retournera après son congé;  
   3. les expériences éducatives nécessaires pour que le résident puisse satisfaire aux exigences de la résidence et aux buts et objectifs du programme de formation.
6. Les résidents en médecine familiale doivent suivre une formation de vingt-quatre (24) mois conformément aux lignes directrices du CMFC. Pour toute interruption de la formation, on s’attend à ce que le résident rattrape les heures de stage manquées en effectuant le nombre d’heures équivalent à son retour dans le programme. Si une dispense de formation est accordée, le Bureau des examens et de la certification du CMFC doit être avisé avant la présentation de l’achèvement de la formation – la durée maximale d’une dispense de formation est de quatre (4) semaines.  
7. Les résidents en médecine familiale inscrits à des programmes de compétences avancées pour une durée d’un (1) an ou moins doivent terminer la totalité de leur formation pour être admissibles aux examens du CMFC menant à des certificats de compétence additionnelle et/ou à des attestations d’achèvement de la formation.

Bureau des ÉMPD

1. 1.    Le bureau des ÉMPC informera l’OMCO et le PARO (congés de longue durée) de toutes les interruptions de formation de plus d’une (1) semaine, telles que signalées par le DP. Le bureau des ÉMPD se conformera aux exigences de gouvernance établie dans les documents suivants :
   1. Loi de 2000 sur les normes d’emploi, Partie XIV, congés non payés.
   2. Document du Conseil des facultés de médecine de l’Ontario (COFM), Congés des programmes de résidence postdoctorale de l’Ontario (Leaves from Ontario Postgraduate Residency Programs), mai 2015.
   3. Politique du CRMCC pour la certification dans le cadre d’un modèle de formation en résidence de compétence par conception (Policy for Certification in a Competence by Design Model of Residency Training) (Section III).
   4. Convention collective PARO-OTH.

CATÉGORIES DE CONGÉ

Congés payés

1. Congé de maternité et congé parental : le droit au congé de maternité et au congé parental est traité à l’article 15 de la convention collective PARO-OTH.
2. Congé médical/maladie : les résidents ont droit à un congé payé d’une durée maximale de six (6) mois pour cause de maladie ou de blessure. Si le résident a besoin d’un congé médical prolongé de plus de six (6) mois, il peut avoir droit à une rémunération et à des prestations dans le cadre de l’invalidité de longue durée. L’article 14 de la convention collective PARO-OTH contient de plus amples renseignements sur l’invalidité de longue durée et d’autres droits relatifs à la maladie ou à la blessure. À son retour en formation, il incombe au résident d’informer le programme et le bureau des ÉMPD de tout besoin d’adaptation, d’un plan de retour progressif au travail ou d’un changement de statut de travailleur à temps partiel. Tous les documents requis doivent être soumis au Programme de promotion de la santé de la Faculté avant la date de début du retour au travail du résident.
3. Certificat médical : si un résident est malade pendant une période prolongée (plus de sept (7) jours), il devra fournir un certificat médical. Les certificats médicaux doivent être envoyés au Programme de promotion de la santé de la Faculté ([email protected]), qui transmettra les renseignements pertinents au bureau des ÉMPD.
4. Congé professionnel : les résidents ont droit à un congé d’études d’une durée maximale de sept (7) jours ouvrables par année; ce congé doit être consécutif si le résident en fait la demande, et il n’est pas déduit des vacances régulières auxquelles il a droit. Les résidents bénéficient d’un congé payé supplémentaire pour passer les examens de certification canadiens ou américains. Pour de plus amples renseignements, voir l’article 12 de la convention collective PARO-OTH.
5. Vacances : les résidents ont droit à quatre (4) semaines de vacances payées par an. Le droit aux vacances s’acquiert pendant le congé de maternité/parental. Les vacances doivent être prises au cours de la session universitaire et ne peuvent pas être reportées à l’année suivante, ni être prises en compte dans le calcul du temps de formation dispensé. En outre, les vacances ne doivent pas être reportées lorsque le résident s’inscrit à un programme de sous-spécialité. Les hôpitaux ne peuvent pas restreindre le nombre de jours de vacances qu’un résident peut prendre au cours d’un stage, mais ils ont le droit de retarder une demande de vacances compte tenu de leurs responsabilités professionnelles et de leurs responsabilités à l’égard des patients. Pour de plus amples renseignements, voir l’article 11 de la convention collective PARO-OTH.
6. Congé d’urgence, congé familial, congé de deuil : un résident peut demander un congé en raison du décès d’un membre de sa famille immédiate ou d’une personne avec laquelle il entretenait une relation étroite. Il peut également demander un congé en raison d’une maladie, d’une blessure, d’une urgence médicale ou d’autres problèmes familiaux urgents auxquels il doit faire face. Un maximum de cinq (5) jours ouvrables consécutifs peut être accordé par le DP. 

Congés non payés

1. Congé d’études : un résident peut demander un congé d’études non rémunéré au motif que la période de congé du programme de résidence est pertinente pour son programme actuel. La demande doit être appuyée par le DP et approuvée par le doyen des études postdoctorales ou son représentant. La durée maximale du congé d’études est habituellement d’un (1) an. Le programme doit s’assurer qu’il n’y a pas d’effets négatifs anticipés sur le retour à la formation au niveau indiqué et sur l’achèvement en temps voulu du programme de formation avant l’approbation d’un congé d’études. Le DP doit informer le bureau des ÉMPD de la durée du congé d’études et de la date de retour prévue. Les congés de plus d’un (1) an seront évalués par le CPR, le DP et le doyen des études postdoctorales ou son représentant.
2. Congé pour motifs personnels ou de compassion : un résident peut demander un congé non payé en raison d’une situation personnelle, d’une incertitude professionnelle ou pour d’autres motifs. L’examen de ces congés se fait au cas par cas, et ils sont examinés et approuvés par le DP, en consultation avec le CPR et le doyen des études postdoctorales ou son représentant. La durée maximale d’un congé de cette catégorie est de six (6) mois.

RÉMUNÉRATION

• Les résidents accèdent normalement au niveau de rémunération suivant lorsqu’ils ont achevé avec succès leur formation de douze (12) mois (13 blocs).
• Pendant un congé, les résidents sont classés au même niveau d’année d’études post-diplôme qu’au début de leur congé.
• Le maintien du salaire et des avantages sociaux est fonction du type de congé et des dispositions pertinentes de la convention collective PARO-OTH.

RETOUR À LA FORMATION

• Les résidents revenant d’un congé médical doivent fournir un certificat médical écrit de leur médecin traitant au bureau de promotion de la santé à la Faculté ([email protected]) attestant de la capacité et de l’aptitude du résident à réintégrer le programme. Le DP ou le doyen des études postdoctorales ou son représentant peuvent demander un avis médical indépendant supplémentaire pour s’assurer de la capacité du résident à reprendre son programme de résidence.
• En règle générale, les résidents réintègrent le programme au même niveau qu’au moment où ils ont pris leur congé.
• Il se peut que les résidents qui reprennent la formation après une absence prolongée aient à suivre un plan d’apprentissage modifié ou à faire l’objet d’une réévaluation ou d’un reclassement.
• Afin de décider du niveau de formation approprié et de la structure du programme, les résidents peuvent se voir assigner une période de réévaluation de 4 à 12 semaines, structurée et organisée par le DP en consultation avec le CPR et les ressources en matière de programmes éducatifs. Le directeur du soutien scolaire des ÉMPD et d’autres ressources du bureau des ÉMPD peuvent être utilisés pour aider le programme.
• Le CPR examinera les résultats de l’évaluation et le DP soumettra une recommandation au doyen des études postdoctorales ou à son représentant concernant la réintégration du résident dans la formation.
• En cas d’approbation, le DP discutera avec le résident de la structure modifiée du programme, du niveau de formation, du processus d’évaluation et des résultats attendus.
• Un plan d’adaptation doit être soumis et approuvé par le Programme de promotion de la santé de la Faculté et le programme. Des modifications peuvent être apportées à la rémunération en cas de mise en place d’un plan d’adaptation prévoyant une formation à temps partiel.
• Si un CPR recommande de ne pas réintégrer un résident dans le programme de formation, la politique décrivant les conditions de renvoi s’applique. Le DP doit informer le doyen des études postdoctorales ou son représentant, et la recommandation sera examinée par le sous-comité d’évaluation des ÉMPD. La décision sera communiquée au résident par le bureau des ÉMPD. Tout appel interjeté doit être traité selon la procédure normale d’appel de la Faculté et de l’Université.

PROCÉDURE

1. Le résident présente une demande de congé et la soumet à son DP et à son AP pour approbation.
2. Tous les congés doivent être approuvés par le DP du résident.
3. Outre l’obligation d’informer le programme d’un congé médical, les résidents sont tenus d’envoyer leur certificat médical directement au bureau de promotion de la santé de la Faculté ([email protected]), qui en informera ensuite le bureau des ÉMPD.
4. En cas de réclamation auprès de la CSPAAT, consultez ce lien pour signaler un incident.
5. Le programme soumet un formulaire de changement de statut pour informer le bureau des ÉMPD du congé.  
6. Tout congé de plus de sept (7) jours consécutifs doit être signalé au bureau des ÉMPD. Dans certaines circonstances particulières, le programme peut signaler un congé de moins de sept jours (c.-à-d. une série de jours manqués par un résident au cours d’une période donnée, ce qui compromet la capacité du résident à atteindre les objectifs de formation), ou un comportement non professionnel.
7. Lorsqu’un congé pour décès est nécessaire, le résident doit communiquer avec le DP et l’AP dès que possible pour préciser le nombre de jours nécessaires et demander l’approbation.
8. Le doyen des études postdoctorales ou son représentant doit être informé de tous les congés non rémunérés et les approuver. Une lettre d’appui du DP doit être envoyée au coordonnateur des inscriptions du bureau des ÉMPD ([email protected]), qui se chargera d’obtenir l’approbation du doyen des études postdoctorales.
9. Tous les congés signalés au bureau des ÉMPD seront signalés à l’OMCO et à PARO (LTD).
10. Dans le cas des congés médicaux qui se prolongent au cours d’une nouvelle année universitaire, le résident ou son représentant fournira un rapport à son DP sur l’état de son congé. Le respect des renseignements personnels est assuré et aucune information médicale confidentielle n’est demandée. Le DP informera le bureau des ÉMPD du statut du résident afin de préparer une lettre de nomination pour le résident.
11. En cas de congé de maladie, le salaire et les avantages sociaux sont maintenus jusqu’à la fin du congé de maladie, pour un maximum de six (6) mois, ou jusqu’à la fin de l’année de nomination du résident, selon la première de ces éventualités. L’année de nomination correspond à la date de début de la formation du résident. Pendant un congé de maladie, le salaire et les avantages sociaux du résident sont maintenus conformément à l’article 14.1 de la convention collective PARO-OTH.

RETOUR EN FORMATION APRÈS UN CONGÉ

1. Le bureau des ÉMPD doit être informé en cas de changement de la date de retour fixée à l’origine. Le programme doit en informer le bureau des ÉMPD au moyen du formulaire de changement de statut. Ainsi, le paiement du salaire et les prestations reprendront à la bonne date.
2. Tous les résidents sont tenus de suivre tous les volets obligatoires et optionnels du programme. Les DP peuvent envisager une dispense de formation si les exigences de formation ont été satisfaites et que le résident a atteint les compétences obligatoires du programme.
3. Il se peut que les résidents aient à suivre un plan de retour au travail adapté, modifié ou progressif, ou qu’ils demandent une formation à temps partiel à la suite d’un congé de maladie. Les programmes sont tenus de fournir ces renseignements au bureau des ÉMPD au moyen du formulaire de changement de statut avant le retour du résident en formation (en accordant un délai de grâce de sept (7) jours après le retour du résident). Toutes les parties doivent comprendre les conséquences d’une prolongation de la formation et/ou d’une modification de la rémunération de la formation à temps partiel et des plans d’adaptation.
4. Les résidents doivent envoyer leur certificat médical ou leur plan d’adaptation directement au bureau de promotion de la santé de la Faculté ([email protected]), qui en informera ensuite le bureau des ÉMPD.
5. Pour les congés de moins d’un (1) an, on s’attend à ce que les résidents retournent au même programme et au même niveau de formation que ceux qu’ils suivaient avant leur congé.
6. Après un congé prolongé (plus de douze (12) mois), les programmes doivent déterminer le niveau de formation, les expériences éducatives requises et les compétences nécessaires pour achever le programme de formation.

Politique et Procédures Pour la Nomination de la direction du programme

OBJECTIFS

Établir les principes et processus régissant la nomination de la nouvelle direction chargée des programmes de résidence et de domaines de compétence ciblée (DCC).

Conformément aux Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence du Consortium canadien d’agrément des programmes de résidence (CanRAC) et aux Normes générales d’agrément des programmes de domaines de compétence ciblée, chaque programme postdoctoral reconnu doit avoir à sa tête une personne responsable de son bon fonctionnement. La présente politique est conforme à celle du Collège royal sur la nomination d’une tête dirigeante (annexe 1). Elle explicite les processus acceptables pour nommer une personne qualifiée et précise les responsabilités de l’établissement en la matière.

PRINCIPES

• Pour diriger un programme de résidence, il faut un leadership fort, d’excellentes aptitudes pour la communication, les relations interpersonnelles et la défense des intérêts, ainsi qu’un ferme engagement envers la formation continue. Il est également essentiel de connaître les principes de l’enseignement aux adultes et les objectifs pédagogiques de la discipline en question.
• La direction du programme doit aussi être en mesure de concevoir, de coordonner et d’offrir une formation qui répond aux normes d’agrément, afin de préparer adéquatement les résidentes et résidents à l’examen d’agrément et d’assurer l’acquisition de compétences permettant une pratique indépendante sécuritaire (EMPD– Description du poste de directeur de programme).
• S’assurer de la compétence de la direction du programme est une responsabilité partagée. La personne occupant le poste relève à la fois de la direction du département (et de la ou du chef de division, s’il y a lieu) et du vice-décanat des études médicales postdoctorales (EMPD). La direction du département et le décanat des études postdoctorales ont la responsabilité conjointe de recruter la personne qui occupera le poste de direction du programme, et de veiller à ce qu’elle possède les compétences et dispose du temps et du soutien nécessaires pour gérer le programme de résidence, mener des évaluations de rendement et appliquer des stratégies de gestion.
• Les heures réservées (ETP) et le soutien administratif offerts à la direction des programmes dépendront du nombre de résidentes et résidents à chapeauter, lequel est établi par les lignes directrices des EMPD (annexe 2).
• Le Collège royal et le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) doivent confirmer que la nomination satisfait aux exigences.

PROCÉDURES

1. La nomination des directions de programme est le fruit d’une collaboration entre la ou le responsable universitaire de la discipline (direction du département) et le décanat des études postdoctorales. Voici la procédure à suivre :
   1. La direction du département (ou sa personne déléguée) avise le vice-décanat des études médicales postdoctorales qu’un changement de direction de programme est envisagé et fournit les motifs de ce changement.
   2. La direction du département (ou la personne déléguée) et le vice-décanat des EMPD sont conjointement responsables de nommer les directions de programme.
      1. Pour les petits programmes de formation, la ou le responsable aux études pourrait dénicher des personnes susceptibles de convenir au rôle, puis consulter le vice-décanat des PGME pour valider la candidature.
      2. Est ensuite formé un comité de sélection, et la procédure normale suit son cours :
      3. L’offre d’emploi est diffusée.
      4. Les candidatures sont filtrées, puis on procède aux entretiens d’embauche.
      5. Les membres du comité doivent avoir terminé la formation sur les biais inconscients (accessible sur Brightspace) deux ans ou moins avant les entretiens d’embauche.
      6. Les membres du comité de sélection doivent adhérer aux principes d’équité, diversité et inclusion (EDI), conformément à l’engagement de l’Université d’Ottawa en matière d’EDI.
      7. Le comité de sélection doit être composé : d’une personne résidente ou stagiaire, d’une ou un membre du personnel administratif et d’une ou un membre du comité du programme. La direction du département et le décanat des EMPD (ou les personnes déléguées) co-présideront le comité de sélection.
   3. Le choix définitif doit être approuvé par la direction du département et le décanat des études postdoctorales.
   4. Le mandat de direction de programme est habituellement de cinq ans (renouvelable une fois). Il pourrait être prolongé dans des circonstances exceptionnelles et avec l’aval de la direction du département et du décanat des études postdoctorales.
2. Les directions de programme ne doivent pas se trouver en situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts par rapport au programme ou à d’autres rôles qu’elles assument au sein de l’établissement, par exemple à titre de direction des études ou de chef de département ou de la division clinique. Tout conflit d’intérêts réel ou perçu doit être signalé. Le vice-décanat des EMPD et le vice-décanat exécutif évalueront ensuite la situation pour décider des mesures à prendre.
3. Une fois la nomination confirmée, la direction de programme qui entre en fonction doit répondre aux exigences des organes directeurs.
   1. Exigences du programme d’EMPD :
      1. Terminer les modules de formation du programme d’EMPD de l’Université d’Ottawa dans les 12 mois suivant la nomination.
      2. Rencontrer le vice-décanat et le décanat adjoint des EMPD dans les 6 à 8 semaines suivant la nomination (le Bureau des EMPD animera la rencontre).
      3. Se trouver une personne mentore ou accompagnatrice ou s’en faire attribuer une.
      4. Se soumettre à une évaluation Pulse 360 dans les 12 mois suivant la nomination.
   2. Exigences du Collège royal :
      1. Terminer la formation appropriée du Collège royal (par ex., Program Director Workshop) dans les 12 mois suivant la nomination.
      2. Obtenir de l’encadrement individuel d’une ou un membre ou surspécialiste affilié du Collège royal qui agit ou a déjà agi à titre de direction d’un programme agréé par le Collège royal. Cet encadrement doit s’amorcer dans les trois mois suivant la nomination et durer au moins un an.
   3. Exigences du CMFC :
      1. Posséder la Certification du Collège des médecins de famille du Canada (CCMF) et être membre en règle du CMFC.
4. Le modèle de codirection ou la nomination d’une direction adjointe est possible, mais une seule personne doit être désignée comme responsable du programme et agir à titre de point de contact avec le Bureau des EMPD et l’organisme d’agrément pertinent.
5. En cas d’absence de la direction du programme, la ou le responsable des études doit indiquer au Bureau des EMPD la personne qui assurera l’intérim et la durée du remplacement.
6. La direction du programme doit assurer une surveillance continue des activités. Si le poste se libère, quelqu’un doit assurer l’intérim.
7. Un mandat d’au plus 12 mois consécutifs peut être confié par intérim a une personne qui ne possède pas les compétences nécessaires.
8. Dans un programme régi par le Collège royal, après l’intérim de 12 mois, le poste doit être pourvu par quelqu’un qui satisfait aux exigences ci-dessus. Au moins trois ans doivent séparer deux mandats par intérim.
9. Nommer à la direction d’un programme une personne qui ne satisfait pas aux exigences ci-dessus affectera le statut d’agrément du programme.
10. Le Bureau des EMPD est responsable de la formation et du perfectionnement de la direction du programme.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS EN LIEN AVEC LES DIRECTIONS DE PROGRAMME

Responsabilités des directions de département :

1. Garantir du temps réservé qui convient à la taille et au contexte du programme de résidence (annexe 2).
2. Garantir du temps réservé au perfectionnement professionnel, particulièrement pour atteindre les exigences du Collège royal.
3. Fournir du soutien administratif qui convient à la taille et à la situation du programme de résidence (annexe 2).
4. Effectuer une évaluation annuelle du rendement et solliciter les commentaires du vice-décanat des EMPD (ou la personne déléguée).
5. Mettre à disposition d’autres membres du corps enseignant ou du personnel de soutien, au besoin et selon la taille du programme de résidence, la compétence par conception ou le nombre et la répartition des lieux d’enseignement.
6. Offrir un bureau équipé dans un lieu qui permet de répondre aux besoins administratifs et des résidentes et résidents.
7. Offrir d’autres ressources qui requièrent le soutien du département, de la division ou de la Faculté.

Responsabilités des établissements universitaires (EMPD) :

1. Embaucher et sélectionner des directions de programmes qualifiées, par l’entremise du décanat des études postdoctorales ou de l’administration principale des études et en collaboration avec la ou le responsable des études de la discipline.
2. Veiller à ce que les programmes fassent l’objet d’une surveillance continue, à ce que les postes de direction ne soient jamais vacants et à ce que soient respectées les exigences en matière d’intérim, lesquelles sont établies à la section 5 de la présente politique.
3. Orienter les nouvelles embauches à la direction des programmes vers la formation et l’encadrement nécessaires, ainsi que vers les ressources, les formulaires, les modules et les occasions de perfectionnement à leur disposition.
4. Au terme de la première année du mandat, tenir une rencontre en personne afin de fournir une rétroaction complète du leadership appuyée sur plusieurs témoignages ainsi qu’une évaluation du rendement.
   1. Fournir des occasions de perfectionnement ou d’encadrement lorsqu’il y a des lacunes.
   2. Mener un sondage PULSE 360 sur le leadership tous les deux ou trois ans, tout au long du mandat.
5. Tenir les collèges à jour sur les agréments de chaque direction de programme et les aviser de toute nouvelle nomination dans les deux semaines.
6. Veiller à ce que les renseignements envoyés en lien avec l’agrément des établissements ou des programmes soient exacts et complets.
7. Remplacer la direction de programme à la demande du vice-décanat des EMPD, après consultation de la direction du département (et de la ou du chef de la division, s’il y a lieu).

Responsabilités des directions de programme :

1. Suivre la formation liée au poste ou obtenir l’encadrement nécessaire.
2. S’acquitter des responsabilités établies dans les normes d’agrément générales et propres à la spécialité, notamment :
   1. S’assurer que la conception et la mise en œuvre des programmes agréés sont conformes aux normes d’agrément générales et propres à la spécialité;
   2. Encadrer le processus décisionnel concernant l’évaluation des progrès des résidentes et résidents (progrès insuffisant, admissibilité à l’examen et satisfaction aux exigences d’agrément);
   3. Fournir les documents récapitulatifs des résidentes et résidents attestant de leur admissibilité à l’examen et de leur réussite du programme de résidence;
   4. Participer au comité de la spécialité pertinente en tant que membre sans droit de vote.
3. Participer aux comités des EMPD, notamment une fois par trimestre au Comité des études médicales postdoctorales (CEP) en tant que membre ordinaire et une fois par mois à l’exécutif du CEP, conformément aux procédures de désignation.
   1. Les directions de programme ont la possibilité de siéger à divers sous-comités des EMPD, si elles le désirent.
       

Politique relative au salaire des stagiaires cliniques postdoctoraux

OBJET

Les stagiaires cliniques postdoctoraux des ÉMPD sont des médecins qui ont terminé leur résidence et qui suivent une formation postdoctorale spécialisée dans le cadre d’un stage qui peut ou non être agréé par le CRMCC ou le CMFC. Les stagiaires cliniques postdoctoraux ne sont pas des résidents et, à ce titre, ne sont pas soumis au contrat PARO-CAHO. Afin de s’assurer que les stagiaires cliniques postdoctoraux reçoivent un salaire décent, il est impératif de fixer un niveau de rémunération de base.

DEMANDE

Les stagiaires cliniques postdoctoraux à temps plein des ÉMPD de l’Université d’Ottawa doivent avoir la possibilité de toucher un minimum de 70 000 $ par an pour leur formation postdoctorale. Cet objectif peut être atteint par les moyens suivants, sans toutefois s’y limiter :

1. Financement externe par une tierce partie, p. ex. fondation hospitalière, organisme de bienfaisance, organisme gouvernemental
2. Soutien salarial par l’hôpital, le département universitaire ou l’institut de recherche
3. Revenus cliniques propres, c’est-à-dire la capacité de générer au minimum un tel montant par la pratique clinique.

Politique relative aux heaures supplémentaires contre rémunération effectuées par les résidents(anciennement connue sous le nom de « politique sur le cumul d’emplois » (moonlighting))

DÉFINITION

Les résidents ne sont autorisés à cumuler les emplois (communément appelé le « cumul d’emplois » (moonlighting)), et ils seront de ce fait désignés comme « résidents travaillant des heures supplémentaires contre rémunération », que dans les cas suivants :

1. Lorsqu’ils sont titulaires d’un permis d’exercice indépendant délivré par l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario et travaillent des heures supplémentaires rémunérées en dehors des obligations cliniques de leur programme de résidence.
2. Lorsqu’ils sont titulaires d’un permis d’exercice restreint de l’OMCO, obtenu par l’entremise des permis d’exercice restreints de l’Ontario et travaillent des heures supplémentaires rémunérées en dehors des obligations cliniques de leur programme de résidence.
3. La province de l'Ontario a publié un décret autorisant d'autres formes de travail au noir dans des circonstances exceptionnelles, par exemple en cas de pandémie ou d'autre catastrophe.

Le Conseil des facultés de médecine de l’Ontario définit le cumul d’emploi de la manière suivante :

La prestation de services cliniques contre rémunération effectuée en dehors du programme de résidence par des résidents avec un permis d’exercice restreint de l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario et qui sont inscrits à des programmes d’études médicales postdoctorales menant à une certification du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) ou du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC).

APPLICATION

Conformément au Conseil des facultés de médecine de l’Ontario et à l’OMCO, les résidents ne peuvent pas légalement travailler des heures supplémentaires rémunérées en dehors de leur programme de résidence sans un permis d’exercice indépendant ou un permis d’exercice restreint.

De plus, les heures supplémentaires travaillées contre rémunération en vertu d’un permis d’exercice restreint en dehors des obligations cliniques habituelles, en particulier, ne doivent pas constituer une infraction à la convention collective PARO-OTH (c.-à-d. dépasser les heures de travail maximum).  

Des informations sur le programme d’exercice restreint et sur la manière d’obtenir un permis d’exercice restreint se trouvent à l’adresse suivante.

Politique relative aux stages de perfectionnement postdoctoraux de type clinique (fellowship)

DÉFINITION

Un associé clinique (fellow) est un stagiaire qui entreprend une formation dans le cadre des Études médicales postdoctorales. Cette formation dépasse les exigences de spécialisation ou surspécialisation relatives à la résidence du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) et du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC). Un stage de perfectionnement (fellowship) ne donne droit à aucun crédit en vue d’une certification nationale.

EXIGENCES

1. Un associé clinique doit être admissible à un permis d’exercice délivré par l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario (veuillez vous référer au site Web de l’OMCO pour connaître les exigences particulières).
2. Tous les stages de perfectionnement de type clinique doivent clairement définir par écrit les buts et objectifs d’apprentissage, conformément aux normes de l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario.
3. Un directeur de stage de perfectionnement doit être désigné.
4. Les nouveaux programmes de perfectionnement doivent être examinés et approuvés par le vice-doyen, Études médicales postdoctorales, avant qu’une place de stage ne soit offerte à un candidat.
5. Le directeur de stage de perfectionnement doit considérer le nombre de stagiaires prévus en concertation avec tous les directeurs de programmes de résidence et les directeurs de département pour veiller à ce que les programmes de résidence ne subissent pas de répercussion négative. La décision ultime concernant le nombre de stagiaires revient au directeur de département, ou à son délégué.
6. Les stages de perfectionnement doivent inclure des évaluations structurées de rendement périodiques et finales (Fiche d’évaluation en cours de formation - FECF).
7. Tous les associés cliniques qui souhaitent que leur formation soit reconnue par l’Université d’Ottawa doivent être inscrits à la Faculté de médecine à titre de stagiaires postdoctoraux. Un associé clinique inscrit reçoit un certificat attestant qu’il a terminé la formation avec succès, après confirmation par le directeur de stage de perfectionnement et le directeur de programme affilié.
8. La durée du stage de perfectionnement varie entre 6 mois (minimum) et 3 années (maximum). Tout stage de perfectionnement d’une durée inférieure à 6 mois est sujet à l’approbation du vice-doyen, EMPD ou de son délégué.  Tout stagiaire qui souhaite réaliser plus de 3 années de stage de perfectionnement à l’Université d’Ottawa doit obtenir l’approbation du comité de stages de perfectionnement de type clinique. Dans un tel cas, le directeur de stage de perfectionnement doit justifier en personne la pertinence de la formation devant le Comité.
9. Les stagiaires qui réalisent un stage de perfectionnement de type clinique à plein temps aux EMPD de l’Université d’Ottawa doivent avoir la possibilité de gagner ou de se voir offrir 70 000 $ par année tout au moins à titre de salaire, conformément à la Politique concernant le salaire des boursiers cliniciens.
10. Chaque programme de stage de perfectionnement doit faire l’objet d’un processus d’évaluation officiel, qui sera réalisé régulièrement. Le directeur de stage de perfectionnement du département est responsable, en dernier recours, de s’assurer que des évaluations officielles sont réalisées régulièrement.  

Politique relative aux stagiaires de troisième cycle effectuant des stages internationaux à option

INTRODUCTION

La Faculté de médecine et la documentation médicale reconnaissent la valeur des stages cliniques internationaux pour les stagiaires en médecine de niveau postdoctoral. Cependant, compte tenu des risques que ces activités présentent pour les stagiaires, mais aussi pour les communautés et les établissements qui les accueillent, certaines mesures de préparation, de supervision et de suivi s’imposent.

Les étudiantes et étudiants qui comptent effectuer un stage international doivent prendre des dispositions particulières pour s’y préparer, en particulier si celui-ci se déroule dans un milieu aux ressources limitées.

Remarque : Il incombe aux stagiaires de préparer leur demande, d’assumer les frais de passeport, de visa et d’assurance et de se conformer aux exigences, notamment en matière de santé.

BUT

La présente politique énonce les exigences relatives au processus de demande et à la réussite d’un stage international que les stagiaires doivent respecter afin de s’assurer le soutien de la Faculté et de faire reconnaître ces activités.

BUREAU RESPONSABLE

Les stages au choix sont approuvés par le Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale (BISM) et le Bureau des études médicales postdoctorales, ainsi que par l’administration du programme de spécialité ou de surspécialité du ou de la stagiaire, qui doit par ailleurs se conformer aux directives du BISM, du Bureau des études médicales postdoctorales et de son programme ou de la direction de son programme.

En plus de cette politique, les stagiaires se doivent de respecter le Règlement 128 – Règlement sur la sécurité relative aux voyages internationaux.

ARTICLE 1 : CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ

1. Pour pouvoir participer à un stage international, les étudiantes et étudiants doivent obtenir l’autorisation de la direction de leur programme.
2. Les stages internationaux doivent être d’une durée minimale de quatre semaines.
3. Les programmes de résidence doivent permettre d’obtenir des crédits qui pourront compter dans le programme d’attache.
4. Toute personne qui compte effectuer un stage international de recherche doit être supervisée par un praticien ou une praticienne, ou par une chercheuse ou un chercheur, et doit en fournir les coordonnées.
5. Les étudiantes et étudiants doivent avoir un bon rendement scolaire et, s’il y a lieu, obtenir un visa de travail et trouver une personne pour les parrainer.

Article 2 : PROCESSUS DE DEMANDE

Les demandes de stages internationaux doivent être présentées au programme d’attache au moins quatre mois avant la date de début du stage, de sorte que les stagiaires aient le temps de bien se préparer (vaccination, visa, passeport, formation préalable au départ, etc.). Après avoir approuvé les dates et vérifié le rendement scolaire, le programme d’attache transmet la demande au BISM pour qu’il l’évalue. L’étudiant ou l’étudiante remplit alors le « Formulaire de demande de stage international » et le « Formulaire d’exonération de responsabilité » (disponibles sur le site Web du BISM).

Le BISM préapprouve le stage si les conditions suivantes sont respectées :

1. La direction du programme fournit une lettre d’appui signée par elle-même et par la personne qui supervisera le ou la stagiaire à l’établissement d’accueil.

Remarque : Les personnes qui supervisent les stagiaires ne peuvent faire partie de leur famille immédiate, élargie ou par alliance.

2. La région de destination où le stage aura lieu ne fait pas l’objet d’un avertissement de type « Éviter tout voyage non essentiel » ou « Éviter tout voyage » sur la page Web d’Affaires mondiales Canada intitulée « Conseils aux voyageurs et avertissements ».
   1. L’étudiant ou l’étudiante doit prendre connaissance du profil du pays ou de la région de destination sur ce même site.
   2. Il ou elle doit fournir des objectifs pédagogiques adéquats et les faire approuver par la direction de son programme.
   3. Il ou elle doit fournir tous les renseignements requis sur le formulaire de demande. Toute demande incomplète pourrait se solder par un retard ou un refus.

Remarque : Une fois que le stage a été approuvé, cette décision peut être révoquée si les conditions du pays de destination changent, si la superviseure ou le superviseur de l’établissement d’accueil n’est plus disponible, ou s’il y a lieu de douter de l’intégrité scolaire ou professionnelle de la ou du stagiaire.

Article 3 : EXIGENCES AVANT LE DÉPART

1. Les stagiaires doivent suivre la formation préalable au départ que leur indique le BISM.
2. Les stagiaires doivent suivre le cours « Sensibilisation à la sécurité en voyage » sur la plateforme d’apprentissage numérique fournie par SOS International.
3. Les stagiaires doivent enregistrer leur voyage dans le Registre des voyages internationaux de l’Université d’Ottawa.
4. Les stagiaires doivent s’inscrire au registre des voyages du gouvernement du Canada.
5. Les stagiaires pourraient avoir à prendre part à une séance de débreffage après leur stage. Les personnes qui souhaitent ou doivent rendre compte de leur expérience peuvent compter sur le soutien du BISM et du Bureau du programme de promotion de la santé à la Faculté.
6. Une fois leur stage terminé, les stagiaires doivent produire un rapport sur la mobilité et le transmettre au BISM.
7. Les stagiaires doivent se soumettre à une évaluation officielle, conformément à la Politique d’évaluation des stagiaires postdoctoraux.

Article 4 : DURÉE ET RÉMUNÉRATION

1. Idéalement, les stages internationaux durent au moins quatre semaines. Bien qu’aucun financement systématique ne soit prévu pour ces activités, les stagiaires peuvent communiquer avec l’administration de leur programme pour vérifier si des fonds sont disponibles.

Article 5 : COUVERTURE MÉDICALE ET JURIDIQUE DURANT LE STAGE

1. Les stagiaires doivent communiquer avec l’Association canadienne de protection médicale (ACPM) pour vérifier leur couverture d’assurance et l’informer des activités prévues.

En l’absence d’une couverture de l’ACPM, la police d’assurance responsabilité civile générale de l’Université, qui comprend une protection en cas de faute professionnelle, s’applique si les conditions suivantes sont respectées :

1. La ou le stagiaire est inscrit à l’Université d’Ottawa à titre de stagiaire durant la période de « travail » ou de stage;
2. L’Université a conclu une entente écrite concernant les tâches prévues lors du stage avant que celui-ci ne commence;
3. La ou le stagiaire obtient des crédits (approuvés par l’Université) pour la période de stage en question lorsque l’incident a lieu.

Article 6 : CONFORMITÉ AVEC LA POLITIQUE RELATIVE À LA SÉCURITÉ DES STAGIAIRES POSTDOCTORAUX

1. Il est possible que les conditions énoncées dans la politique relative à la sécurité des stagiaires postdoctoraux ne puissent pas toutes être respectées durant un stage international. Cela dit, toutes les mesures doivent être prises pour minimiser les risques encourus par les stagiaires et leur communauté d’accueil.

Article 7 : RÉSUMÉ

Les stagiaires doivent :

1. Faire approuver leur demande par la direction du programme, le BISM et le Bureau des études médicales postdoctorales AVANT d’effectuer le stage international;
2. Suivre la formation préalable au départ que leur indique le BISM;
3. Remettre un rapport sur la mobilité au BISM;
4. Prendre part à une séance de débreffage après le stage, conformément aux directives du BISM;
5. Remplir la « Fiche d’évaluation en cours de formation »;
6. Présenter l’évaluation de leur superviseure ou superviseur à la direction de leur programme.

Examen de la politique

Cette politique sera revue un an après son adoption et tous les trois ans par la suite.

• Politiques chez l'OMCO
• Comportement des médecins dans l'environnement professionnel
• Responsabilité professionnelle en matière de formation médicale
• Urgences de Santé Publique

• COU Applying for Postgraduate Year 3 Training in Family Medicine "En anglais seulement"
• COU Assessment Verification Period (AVP) Policy "En anglais seulement"
• COU Immunization Policy "En anglais seulement"
• COU Evaluation of Community Preceptors Policy "En anglais seulement"
• COU Leaves from Ontario Postgraduate Residency Programs "En anglais seulement"
• COU Part-Time Residency Training Guideline "En anglais seulement"
• COU Pre-entry Assessment Program (PEAP) Policy "En anglais seulement"
• COU Residents and Public Health Emergency Preparedness Guidelines "En anglais seulement"
• COU Restricted Registration Policy "En anglais seulement"
• COU Service to Education Integration "En anglais seulement"

Le règlement 67b sur la prévention de la violence sexuelle fut adopté par le Sénat le lundi 13 juin 2016 et par le Bureau des gouverneurs le lundi 27 juin 2016.

Consulter le règlement 67b sur la prévention de la violence sexuelle.

Politique 67a: Prévention du harcèlement et de la discrimination

Procédure d'appel devant le Comité d'appel du Sénat

Règlement sur les projets de recherche et autres projets scientifiques des résidents

Tous les programmes de résidence doivent donner aux résidents l’occasion de participer à des projets de recherche ou à d’autres projets scientifiques correspondant aux buts et objectifs du programme. Ces projets peuvent porter sur les sciences fondamentales, les soins primaires, la médecine expérimentale, la pratique clinique, l’épidémiologie, l’assurance de la qualité, la formation médicale, l’éthique, les humanités et la médecine, ou tout autre sujet lié aux soins de santé.

Selon les Normes générales applicables à tous les programmes de résidence :

Élément 3.2. : Le programme de résidence offre des expériences d’apprentissage conçues pour permettre aux résidents d’obtenir des compétences fondées sur les résultats et d’atteindre leurs objectifs.

1. Exigence 3.2.5 : Le milieu d’apprentissage soutient et promeut l’apprentissage des résidents dans une atmosphère de questionnement scientifique.
   1. Indicateur 3.2.5.1 : Les résidents ont la possibilité de prendre part à une variété d’activités scientifique, y compris la recherche, le cas échéant, ainsi qu’à un mentorat en vue de celles-ci.
   2. Indicateur 3.2.5.2 : Les résidents disposent de temps réservé pour participer à des activités scientifiques, y compris la recherche, le cas échéant.
   3. Indicateur 3.2.5.3 : Les résidents disposent de temps réservé pour participer à des activités de développement professionnel afin de maximiser leur apprentissage ou présenter leur travail de recherche.

Élément 4.2 : Le programme de résidence dispose de ressources humaines adéquates pour offrir aux résidents l’expérience d’apprentissage requise.

• Exigence 4.2.1 : Les enseignants doivent convenablement mettre en œuvre le programme de résidence, superviser et évaluer les stagiaires, contribuer au programme et à la pratique efficace en tant que modèle.
  • Indicateur 4.2.1.3 : Un nombre suffisant de superviseurs individuels compétents sont disponibles pour soutenir une variété d’activités scientifiques auxquelles prennent part les résidents, y compris la recherche, le cas échéant.
  • Indicateur 4.2.1.4 : Une personne est désignée pour faciliter l’implication des résidents dans les activités scientifiques, y compris la recherche, le cas échéant, et elle fait rapport au comité du programme de résidence.

Procédures

• Chaque programme doit désigner un directeur de la recherche des résidents, chargé de faciliter la participation des résidents aux projets de recherche et autres projets scientifiques.
• Des membres du corps professoral doivent être désignés pour faciliter et superviser la participation des résidents aux projets de recherche et autres projets scientifiques.
• Les ressources fournies en soutien aux recherches des résidents relèvent de la responsabilité du département ou de la division.
• Les programmes ont l’obligation de tenir une liste de tous les projets de recherche et autres projets scientifiques réalisés par leurs résidents.

Tous les projets doivent se conformer à la politique de recherche de la Faculté de médecine.

* Aucun changement ou amendement n'a été nécessaire. Conformément à la procédure, il n'a pas été nécessaire de le présenter au Conseil de la Faculté ou au Sénat, étant donné qu'aucune modification n'a été apportée.

Veuillez référer au Règlement administratif no 9.3 : Comités permanents de la Faculté de médecine au lien suivant.

Interactions entre la Faculté de médecine et les produits pharmaceutiques, de la biotechnologie, de l'équipement médical et de l'hôpital et de l'équipement de recherche et des industries d'approvisionnement.

Règlement sur la résolution de conflits

EMPD rôles et responsabilités en évaluation (PDF en anglais seulement)