Meeting of Monday, September 28, 2020 at 4:00 p.m.

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Agenda

OPEN SESSION

 

1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

4. Minutes of the Meeting of 18 June 2020

5. Business Arising from the Minutes

6. Report of the Committee on Governance and Nominating

7. 2020-2021 Calendar of Meetings

8. Appointment of the External Auditors for the Fiscal Year 2020-2021

FOR INFORMATION

9. Certificate of Compliance for 2019-2020

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

10. Consolidated Financial Statements as at 30th April 2020
Robert Bourgeois

11. Procedure for the Selection and Appointment of the Board Chair and Vice-Chair
Annick Bergeron

FOR INFORMATION

12. President’s Report
Jacques Frémont

13. 2019-2020 Human Right Office Annual Report
Noël Badiou

14. Report from the Standing Committee on the Prevention of Sexual Violence
Noël Badiou

15. Update on Mental Health
Elizabeth Kristjansson

16. Committee Reports

a) Finances and Treasury Committee
Denis Desautels

b) Audit Committee
Deanna Monaghan

Minutes


PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE

de la cinquième réunion de l'année 2020 du

BUREAU DES GOUVERNEURS


La réunion a lieu le lundi 28 septembre 2020 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).

PRÉSENCES

J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Commanda, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Ghossein, S. Giguère, J. Hendricks, P. Hindo, A. House, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, J. Pouliot, J. Quaid, J. Simpson, L. Tedesco, S. Tokmakjian

PERSONNES EXCUSÉES

J. Geurts, F. Guimont, A. Keller, C. Rouillard

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya


Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.

Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.

Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2. Bienvenue et remerciements

The President mentioned that:
• Richard L’Abbé officially resigned on 20 August 2020. She reminded members that his mandate ended on 23 April 2020 but that he had accepted to stay until the appointment of his/her successor by the Legislative Assembly of Ontario.
We are still awaiting the Legislative Assembly appointment.

The following member is still on the Board:
• Even though Jeffrey Simpson’s mandate ended on 30 June 2020 he has accepted to stay until the appointment of his/her successor by Saint Paul University.

She thanked both members for agreeing to extend the length of their mandate.

La présidente souhaite la bienvenue aux membres suivants :
• Paul Hindo, nommé par l’Université Saint-Paul le 30 juin 2020 pour un mandat de trois ans. Paul Hindo remplace Charles Perron qui a présenté sa démission le 30 janvier 2020.
• Shaunt Tokmakjian nommé par l’Association des diplômé le 1er juillet 2020 pour un mandat de trois ans. Shaunt Tokmakjian remplace Elizabeth Rody qui a présenté sa démission le 9 octobre 2019.

La présidente indique par ailleurs que les mandats des membres suivants ont été renouvelés :
• Saada Hussen a été réélue pour un mandat de deux ans le 23 juin 2020 en qualité de membre étudiante de premier cycle.
• Jennifer Adams, nommée par le Bureau des gouverneurs, a commencé son premier mandat en propre le 25 septembre 2020 pour une période de trois ans. Jennifer Adams assurait jusqu’à cette date le remplacement de Luc Portelance suite à la démission de ce dernier en date du 27 février 2019.
• Alain Jolicoeur, nommé par le Bureau, a commencé son troisième mandat le 1er juillet 2020.

La présidente souhaite par ailleurs la bienvenue à Sanni Yaya, vice-président à l’international et à la Francophonie en poste depuis le 1er juillet 2020.

3. Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

4. Procès-verbal de la réunion du 18 juin 2020

Document distribué préalablement à la réunion.

5. Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est posée.

6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Document distribué préalablement à la réunion.

7. Calendrier des réunions 2020-2021

Document distribué préalablement à la réunion, pour information.

8. Nomination des vérificateurs externes pour l’exercice 2020-2021

Document distribué préalablement à la réunion.

9. Certificat de conformité pour l’année 2019-2020

Documents distribués préalablement à la réunion, pour information.

2020.20 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement.
(Unanimité)

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

10. États financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2020

Le vice-recteur associé, ressources financières, se joint à la réunion

Le vice-recteur aux finances et à l’administration rappelle que les états financiers audités consolidés ont été préparés par la direction conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif énoncées à la Partie III du Manuel de CPA Canada – Comptabilité.
Ils ont été audités par KPMG et, à leur avis, donnent dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière consolidée de l’Université d’Ottawa au 30 avril 2020, des résultats consolidés de son exploitation, de l’état consolidé de l’évolution de l’actif net et de ses flux de trésorerie consolidés pour l’exercice clos à cette date, conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif.
Les états financiers consolidés ont été également passés en revue par le comité de vérification le 8 septembre 2020.

Le vice-recteur associé, ressources financières, se joint à la réunion et présente les points saillants du document fourni préalablement à la réunion.

A discussion follows during which it is mentioned that the tuition fee reduction granted to francophone international students created a gap that should be revised. Une étude complète sur les frais d’inscription est en cours et ce point en fera bien entendu partie.

In response to a question, it was noted that the point of access for poor countries would be discussed during this study. In addition, important scholarships already exist to help students affected by this problem.

2020.21 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver les états financiers audités consolidés de l’Université d’Ottawa pour l’exercice clos le 30 avril 2020.
(Unanimité)

11. Procédure de sélection pour la nomination du président et du vice-président du Bureau des gouverneurs

La présidente rappelle que son mandat, ainsi que celui de plusieurs autres gouverneurs, se termineront en juin 2021 et passe la parole à la secrétaire générale.

The Secretary General informed members that the University undertook a benchmarking process when drafting this new procedure. The benchmarking showed that practices vary from institution to institution, whereby some universities have no formal process while others have an official procedure in place to direct the Board in identifying and appointing the Chair and Vice-Chair of the Board.

Members were also reminded that the adoption of this procedure will demonstrate that the Board of Governors governs itself effectively with accountability and transparency and thus follows one of the core aspirations of Transformation 2030 which is effective governance.

The proposed procedure was presented to the Committee on Governance and Nominating on 17 September 2020 and members unanimously recommended its approval to the Board.

A discussion followed during which it was confirmed that the Chair could be reappointed, that the Board of Governors is the approval authority and that the selection process would be a transparent one which will include the equity and inclusion factors in all its discussions.

2020.22 On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the Procedure for the selection and appointment of the Chair and Vice-Chair of the Board.
(Unanimous)

POUR INFORMATION

12. Rapport du recteur

Le recteur indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral durant lequel il revient sur les points suivants :

• Point sur la rentrée à l’heure de la COVID-19 : nous avons eu une rentrée inhabituelle, avec beaucoup de pression sur toutes les équipes, mais qui s’est dans l’ensemble bien déroulée.
Le recteur rappelle que la date limite pour l’abandon des cours sans pénalité a été repoussée au vendredi 2 octobre 2020.

Le recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.

• La provost rappelle que grâce à une collaboration entre tous les secteurs et un énorme effort de tous les personnels 123 cours sont offerts en présentiel et plus de 4000 sont offerts en ligne.

Plusieurs espaces d’études été aménagés sur le campus pour les étudiants qui se trouvent sur place ou ceux qui sont de passage.

Nous enregistrons une augmentation du nombre d’inscriptions avec 630 étudiants supplémentaires qui montre une légère hausse pour les inscriptions des doctorants internationaux, pour les maîtrises d’un an avec option de cours, une stabilité pour les autres maîtrises et une légère baisse pour les étudiants internationaux anglophones en provenance d’Asie et les étudiants internationaux francophones en provenance d’Afrique.

Il est par ailleurs indiqué que les cours de la session d’hiver seront offerts dans les mêmes conditions que ceux de la session d’automne, majoritairement en ligne; la liste finale de cours proposés en présentiel sera disponible fin octobre.
Il faut cependant garder à l’esprit que ce plan peut être modifié par la deuxième vague de COVID-19.

• Le Conseiller spécial, réintégration sur le campus, rappelle aux gouverneurs que le Plan institutionnel de retour sur le campus est un document de synthèse mis à la disposition des étudiants et de leurs parents et regroupant des informations des facultés et services qui montre la réponse de l’Université à la COVID-19 et les actions mise en place pour assurer un campus sécuritaire.

• Centre d’évaluation et de dépistage de l’Université d’Ottawa sur le campus Lees : fonctionnel depuis le début de la session d’automne. Le centre accueille pour l’instant 40 à 50 personnes quotidiennement mais nous essayons d’augmenter ce nombre en collaboration avec l’Agence de la santé publique du Canada.

Le recteur passe ensuite la parole au vice-recteur à la recherche qui présente une mise à jour sur les activités de son Cabinet.

• La recherche sur le campus est pour le moment à la phase 2 avec 66 % des activités sur le campus, les directives étant que les employés doivent travailler à domicile dans la mesure du possible. La majeure partie des cours de la Faculté de médecine et les laboratoires sont cependant assurés en présentiel.

Le recteur reprend la parole et revient sur les points suivants :

• COVID-19 : le nombre de cas sur le campus est affiché sur le site web de l’Université et mis à jour quotidiennement.
Depuis le 1er mai 2020 le coût des opérations liées à la COVID-19 est de 14 M$ et le manque à gagner de 24 M$.

• Campus Saint-Jean, Université de l’Alberta : l’Université d’Ottawa a offert de soutenir ce campus qui fait face à d’importantes coupures budgétaires décidées par le gouvernement de l’Alberta.
Le vice-recteur, international et Francophonie, indique qu’une rencontre est prévue dans les prochains jours avec les responsables du Campus Saint-Jean.

• Racisme sur le campus : crise commencée il y a 18 mois; plan d’action en cours d’élaboration.

• Rankings : l’Université se maintient dans les 150 meilleures universités au monde.

13. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne
et
14. Rapport du Comité permanent sur la prévention de la violence sexuelle

Les deux rapports sont présentés par le directeur, Bureau des droits de la personne, qui se joint à la réunion.

A discussion followed during which it was asked how the complaints system was managed since we are now mainly a virtual campus. The Office received a lot of emails over the summer, meetings can also be scheduled as long as social distancing and other security measures are in place.

It was also asked why there was no specific information about unionised employees. It was explained that data from employees are collected but they are not divided into categories at the present time.

Le recteur remercie le directeur du Bureau des droits de la personne pour la qualité de son travail et rappelle l’étendue des tâches à accomplir dans les dossiers gérés par ce bureau.

15. Mise à jour sur le dossier de la santé mentale

Les membres reçoivent une mise à jour sur le dossier de la santé mentale présentée par Elizabeth Kristjansson, nouvelle conseillère universitaire en santé mentale et mieux-être en poste depuis le 1er juillet 2020.

Il est rappelé que les recommandations présentées dans ce rapport ont été élaborées par le Comité consultatif composé de membres de la communauté et présidé par le doyen de la Faculté des arts, Kevin Kee, qui a présenté son rapport préliminaire et ses recommandations en juillet 2020.

It was also asked if there was anything that could be done in the short term to hep the existing complaints; professors are working on the evaluations, the whole campus is working on mental health, the most important thing being that students feel they are in the right place, where they actually belong.

It was also mentioned that some universities are offering resources to strengthen financial literacy as part of their wellness programs since money management issues can cause significant stress for students. There are lots of free resources and tools offered by the federal government.
Ms. Kristjansson thanked all governors for their input and informed them she will follow up with those who are interested.

The Provost informed governors that the President's Committee on Mental Health has begun its Listening Tour on 22 September 2020, and that it will run until 22 October with 11 sessions.

The President and the governors thanked Elizabeth Kristjansson for the impressive work she has already accomplished.

16. Rapport de comité

a) Comité des finances et de trésorerie

Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 9 septembre 2020 durant laquelle les membres ont reçu durant la première partie de la réunion, volet trésorerie, la mise à jour régulière sur le rendement des fonds dans le contexte de la crise sanitaire montrant les rendements positifs des portefeuilles dans l’exercice en cours, ainsi que la mise à jour sur les liquidités qui montre que l’Université dispose de liquidités suffisantes pour faire face rapidement à des défis financiers.
Les membres ont également été informés que l’Université poursuivait sa politique de réduction de l’empreinte carbone dans les portefeuilles à long terme avec transfert d’actifs vers des fonds à faible émission carbone mais rendements supérieurs aux autres fonds.

La deuxième partie de la réunion a été consacrée au volet finances durant laquelle les membres ont reçu une mise à jour sur les résultats financiers des fonds de fonctionnement et des services auxiliaires pour les trois premiers mois de l’exercice 2020-2021 indiquant que ces résultats étaient généralement conformes aux hypothèses présentées par la direction en mai dernier.

The Committee is also keeping current with Project Top Shelf which remains an important priority for the University which will be brought back to the Board at a later date.

b) Comité de vérification

La présidente du Comité de vérification présente un compte-rendu de la dernière réunion.

The Committee met on 8 September 2020 and approved the Certificate of Compliance for 2019-2020.
Members also reviewed the appointment of the external auditors for the fiscal year 2020-2021 as well as the audited consolidated financial statements of the University as at 30 April 2020 for recommendation to the Board.

The external audit findings report, the enterprise risk management update, the internal audit progress report, the update on administrative services modernisation program as well as various quarterly reports were also received.

The President of the Committee emphasised the fact that audit was performed as planned in the Fall and thanked the University management since everything had to be accomplished remotely.

Jacynthe Pouliot quitte la réunion.

La séance passe à huis clos (huis clos 1).

End of the live streaming.