Meeting of Monday, September 26, 2022 at 4:00 p.m.

Monday, September 26, 2022
4:00 p.m. – 7:00 p.m.

Agenda

OPEN SESSION

1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

FOR APPROVAL

4. Minutes of the Meeting of 22 June 2022

5. Business Arising from the Minutes

6. Report of the Committee on Governance and Nominating

7. Appointment of the External Auditors for the Fiscal Year 2022-2023

8. Affiliation Agreement between the University of Ottawa’s Faculty of Medicine and the Carlington Community Health Centre

FOR INFORMATION

9. Certificate of Compliance for the Year 2021-2022

10. 2022-2023 Calendar of Meetings

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

11. Consolidated Financial Statements as at 30th April 2022
Jennifer Doyle

FOR INFORMATION

12. President’s Report
Jacques Frémont

13. Update on the Strategic Plan Transformation 2030
Jill Scott

14. Annual Report of the Human Rights Office and Report on the Prevention of Sexual Violence at the University of Ottawa
Annick Bergeron

15. Committees Report
a) Audit Committee
Deanna Monaghan

b) Finance and Treasury Committee 
Stéphane Giguère

Next Regular Meeting: 31 October 2022

Minutes

La réunion a lieu le lundi 26 septembre 2022 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).

PRÉSENCES

O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, A. Beraskow, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian (à partir de 17h)

PERSONNES EXCUSÉES

P. Hindo, S. Kiff, N.-C. Lazar, A. Steeves, H. Stern, G. Wilson

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya

Madame Jennifer Adams préside la réunion.

Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.

The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.

Il rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.

Comments and questions should be asked in the chat as far as possible.

La présidente rappelle également que la réception de la nouvelle année académique se tiendra immédiatement après la réunion.

1.   Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2.   Bienvenue et remerciements

La présidente souhaite la bienvenue à Stewart Kiff, membre nommé pour un mandat de trois ans par l’Assemblée législative de l’Ontario. Stewart Kiff remplace Andrew House.

La présidente souhaite également la bienvenue à Kafia Barkat et Marianne Saikaley, nouvelles membres élues au Bureau des gouverneurs par le personnel de soutien.

Kafia Barkat a été élue pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023, et remplace Jacynthe Pouliot. Marianne Saikaley a été élue pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2024 et remplace Leslie-Anne Barber.

Elle rappelle par ailleurs que le mandat d’Omar Abouzaher a été renouvelé pour une période de trois ans commençant le 1er juillet 2022.

3.   Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

4.   Procès-verbal de la réunion du 22 juin 2022

Document distribué préalablement à la réunion.

5.   Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est soulevée.

6.   Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Document distribué préalablement à la réunion.

7.   Nomination des vérificateurs externes pour l’exercice 2022-2023

Document distribué préalablement à la réunion.

8.   Entente d’affiliation entre la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa et le Centre de santé communautaire Carlington

Document distribué préalablement à la réunion.

POUR INFORMATION

 

9.    Certificat de conformité pour l’année 2021-2022

Documents distribués préalablement à la réunion.

10. Calendrier des réunions 2022-2023

Documents distribués préalablement à la réunion.

2022.21             Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :

Point 4
2022.21 a         Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 22 juin 2022.
(Unanimité)

Point 6
2022.21 b          Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Marianne Saikaley au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de neuf mois, du 26 septembre 2022 au 30 juin 2023 (Unanimité)

2022.21 c         Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Nick Maiorino au Comité des terrains et des bâtiments en qualité de membre externe pour un mandat de deux ans et neuf mois, du 26 septembre 2022 au 30 juin 2025.
(Unanimité)

Point 7
2022.21 d        
On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the appointment of KPMG as external auditor for the University of Ottawa for the 2022-23 fiscal year.
(Unanimous)

Point 8
2022.21 e        
On motion duly made, seconded and carried, it is resolved that the Board of Governors approve the Affiliation Agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and the Carlington Community Health Centre, beginning on June 1, 2022 and ending on April 30, 2027.
(Unanimous)

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

11. États financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2022

Michel Houle, vice-recteur associé, ressources financières et Tom Valks, directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, se joignent à la réunion.

Members were reminded that the 2021-2022 fiscal year resulted in a deficit of $76.2 million and a deficit before unrealised investment losses of $3.6 million. Unlike the previous fiscal year, the University did not benefit from an exceptional return on its investments due to the steep decline in financial markets in the last quarter of the fiscal year.

It was noted that the University had to face many challenges due to the pandemic. For instance, the transition to bimodal learning required significant investments, such as equipping the classrooms with state-of-the art technology or developing and supporting pedagogical tools for the evolving environment. The increase of health and safety measures on campus also created additional expenses.

It was also mentioned that with the gradual return to campus, we began seeing a rise in revenues from auxiliary services, such as residences, food services, and the bookstore, but these revenues did not reach their pre-pandemic levels.

Furthermore, the increase of 10.3% in the number of enrolled students over the past five years has not only resulted in a significant increase in revenues from tuition and other fees, but also in expenses for salaries and employee benefits. The University also had to increase its construction and renovation expenses, interest on long-term debt and amortization in order to meet the demand for new and improved teaching, learning and research spaces.

The overall financial impact during this five-year period has resulted in a 14.0% increase in revenues compared to a 22.1% increase in expenses. The challenge facing the University is that revenues are increasing at a slower pace than expenses due in part to a combination of stagnant operating grants and a reduction in tuition fees for students with Canadian citizenship or permanent residence of 10% in 2019-2020 compared to 2018-2019 and frozen thereafter. As a result, it has become increasingly difficult to absorb additional costs, as well as inflationary pressures.

It was confirmed the University will continue its efforts to generate additional revenues and adopt measures to gain efficiencies such as leveraging technologies and implementing more effective administrative processes.

The Audit Committee reviewed the financial results and consolidated financial statements for the year ended April 30, 2022 during the meeting held on 6 September and recommend their approval by the Board of Governors.

Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que les membres du Bureau seront informés régulièrement de l’évolution de la situation financière.

Il est également confirmé que des éléments de contrôle et des indicateurs de performance ont été mis en place pour permettre de suivre la situation au plus près.

It was also mentioned that the auditors did not raise any issues at the present time.

Il est par ailleurs précisé que les économies  réalisées sur les dépenses telles que les voyages ou le chauffage n’ont pas été reproduites en 2021 en raison de la rentrée graduelle sur le campus.

2022-22            On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the University of Ottawa’s financial results and consolidated financial statements for the year ended April 30, 2022.

(Unanimous)

Michel Houle et Tom Valks quittent la réunion.

POUR INFORMATION

12. Rapport du recteur

Le recteur revient sur les points suivants :

  • Campus actif et heureux avec le retour des étudiants et des personnels.
  • États financiers : il est rappelé que le déficit financier est dû à la chute des marchés financiers et la stagnation des subventions gouvernementales. L’inflation actuelle engendre par ailleurs une hausse de tous les coûts. De plus, l’abrogation de la Loi 124 à de nombreuses implications au niveau des ressources humaines.

Le recteur confirme que les membres du Bureau seront régulièrement informés de l’évolution de la situation financière, qu’un plan de relance financier sera présenté au Bureau des gouverneurs en octobre 2022 et, les principes budgétaires qui guideront le budget 2023-2024 seront présentés en décembre 2022.

Le développement de nouveaux programmes qui correspondent aux besoins de la société sera par ailleurs étudié dans les prochains mois.

Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les inscriptions.

  • Stabilité des inscriptions avec 9566 étudiants.
  • Inscriptions stables pour la Faculté d’Éducation et la Faculté de droit – Droit civil, en hausse pour la Faculté de droit – Common Law.
  • Équilibre linguistique stable avec 34% de francophones.
  • Études supérieures : légère baisse des inscriptions au doctorat mais hausse des inscriptions à la maitrise, particulièrement pour les maitrises de cours d’un an.
  • Étudiants internationaux : au niveau du premier cycle, effectifs en hausse pour l’Afrique - + 100% pour l’Afrique anglophone - en baisse pour l’Asie notamment la Chine, stables pour l’Europe et, petite baisse pour les États-Unis.
  • Effectifs en hausse pour toutes les régions pour les études supérieures.
  • 90% d’inscriptions en personne.
  • Services de santé :
    • Prolongation des heures d’ouverture notamment pour les prises de rendez-vous en santé mentale. Les demandes de rendez-vous sont toutes honorées à ce jour.
    • Accommodements : plus de 4000 étudiants bénéficient d’accommodements ce qui constitue une hausse de 30% par rapport aux deux dernières années.
  •          Health and Safety: Covid: masking and boosting not mandatory but encouraged.
  • Les résidences ne sont pour l’instant pas occupées à 100% ce qui laisse une certaine marge.
  • Idem pour les installations sportives.

Le recteur reprend la parole et rappelle que le Rapport du Comité ad hoc du Sénat pour la mise en œuvre des recommandations du Comité sur la liberté académique et l’Énoncé du Sénat sur la liberté d’expression en contexte universitaire ont été distribués dans les documents préparatoires à la réunion. L’Énoncé a été adopté par le Sénat lors de la réunion du 19 septembre et est donc officiel et institutionnel.

Il indique également que le conseiller spécial antiracisme et excellence en matière d’inclusion, a déposé son rapport lors de la même réunion du Sénat. Ce rapport constituera l’une des pièces maitresses du mandat du prochain vice-provost, équité, diversité et inclusion (EDI).

The President reminded members that Friday 30September is the National Day for Truth and Reconciliation and invited them to join him for the official ceremony which will take place in University Square on Friday at 9 a.m.

A discussion followed during which it was confirmed that the Office of the Provost, more specifically the Office of the Vice-Provost, Equity, Diversity and Inclusion, would liaise with all faculties to implement the strategy in this area.

Il est également confirmé que l’Université dispose d’une politique de recrutement pour les professeurs autochtones aussi bien francophones qu’anglophones. Il est également rappelé que l’Université a lancé à l’été 2022 un Certificat en droit autochtone offert par la section de droit civil de la Faculté de droit.

13. Mise à jour sur le plan stratégique Transformation 2030

Blair Jackson, directeur, recherche institutionnelle et planification, se joint à la réunion

La provost présente les progrès réalisés pour mettre en œuvre le plan stratégique Transformation 2030 et indique que le rapport énonce des faits et statistiques qui dressent un portrait des activités et initiatives entreprises durant l’année universitaire 2021-2022 au regard des 12 objectifs stratégiques de Transformation 2030.

Elle rappelle qu’il s’agit du second rapport qui présente déjà des ajustements par rapport au plan initial pour ajouter des objectifs sur l’antiracisme et l’équité, la diversité et, l’inclusion.

Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé de faire clairement les liens entres les demandes présentées au Bureau des gouverneurs et à ses comités et le plan stratégique, même s’il est entendu que chaque proposition se fait à la lumière de Transformation 2030.

Blair Jackson quitte la réunion.

14. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne et Rapport sur la prévention de la violence sexuelle à l’Université d’Ottawa

Marie-Claude Gagnon, directrice intérimaire du Bureau des droits de la personne, se joint à la réunion.

Les membres reçoivent les deux rapports annuels présentés par la secrétaire générale.

Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé d’inclure dans les futurs rapports les solutions apportées aux plaintes formelles déposées contre des professeurs ou des administrateurs ainsi que les mesures mises en

place pour régler les problèmes soulevés.

Marie-Claude Gagnon quitte la réunion.

15. Rapports de comités

a)   Comité de vérification

The Chair presented the highlights of the meeting held on 6 September 2022 during which members recommended that the Board of Governors approve the Audited Consolidated Financial Statements of the University of Ottawa as at April 30, 2022

Members also received for information external audit reports, an update from the Chief Risk Officer, as well as updates on the Administrative Services Modernization Program and on the Animal Care and Veterinary Service. The cybersecurity and risk review were also presented.

The Committee was satisfied with the information received as well as the actions implemented by the management.

b)  Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)

The Chair presented a report of the meeting of the treasury component held on 7 September 2022 during which members received the report of the Chief Investment Officer as well as the Public Market Investment Report and the Private Market Investments Report.

Members approved the Climate Change Annual Report as well as the re-investment of an equivalent sum between two funds and a commitment to another fund.

Members also received for information the proposed changes to the Committee’s Terms of Reference.

The finance component was also held on 7 September during which members received for information the  financial statements as at 30 April 2022, the monthly financial report, an update on the benchmarking of the  UniForum Program and the financial assessment of the Strategic Capital Plan.

La séance passe à huis clos (huis clos 1).

End of the live streaming.

CS/ab