Policy on premature termination of a field placement

Circonstances pouvant mener à la terminaison prématurée d’un stage 

En s’engageant dans un stage de formation pratique, les trois parties concernées, soit l’étudiante ou l’étudiant, l’organisme de stage (représenté par la personne superviseure de stage) et l’École de service social s’entendent pour assumer les responsabilités qui leur incombent et qui sont identifiées dans le contrat. Certaines difficultés, de nature telle à remettre en question la poursuite du stage, peuvent toutefois survenir en cours de stage. Voici certaines raisons qui pourraient justifier la terminaison d’un stage avant la date de complétude prévue dans le contrat. 

• À cause d’un changement significatif et imprévu au sein de l’organisme de stage (mises à pied, mutations de personnel, annulations de certains services ou programmes, etc.), celui-ci n’est plus en mesure d’offrir un milieu propice à l’atteinte des objectifs d’apprentissage de l’étudiante ou de l’étudiant. 
• Certains facteurs associés au lieu de stage constituent des entraves importantes à l’apprentissage ou au bien-être de l’étudiante ou de l’étudiant (problèmes de santé, conflits d’intérêts, dilemmes éthiques, comportement inapproprié ou harcèlement de la part de certaines personnes clés au sein de l’organisme). 
• L’étudiante ou l’étudiant demande de mettre fin au stage soit à cause d’un changement significatif dans l’orientation des apprentissages souhaités ou pour des raisons personnelles (p. ex., difficultés personnelles ravivées par les problématiques rencontrées en milieu de stage). 
• L’organisme de stage décide de mettre fin au stage à cause de préoccupations importantes liées au comportement, au jugement professionnel ou à des manquements sérieux de la part de la stagiaire ou du stagiaire. 

Procédures à suivre lors de difficultés dans le stage 

• Lorsque des difficultés importantes pouvant mener à la terminaison d’un stage surgissent, l’une des parties concernées en avise la coordonnatrice principale des stages et de la formation pratique et la directrice ou le directeur de mémoire. S’il y a lieu, la coordonnatrice principale des stages et de la formation pratique organise une rencontre de toutes les personnes impliquées, afin de clarifier la nature des préoccupations et de discuter de solutions possibles. Voici, à titre d’exemple, certaines des mesures qui pourraient être mises en place pour faciliter l’apprentissage de l’étudiante ou de l’étudiant ou pour lui apporter un encadrement plus étroit : 
  1. apporter des modifications au contrat de stage en tenant compte de certains changements au sein de l’organisme depuis la négociation initiale du contrat ou de changements dans les objectifs d’apprentissage de l’étudiante ou de l’étudiant; 
  2. suggérer des modifications dans les modalités établies pour la supervision ou pour l’évaluation des objectifs, p. ex. exiger que l’étudiante ou l’étudiant se prépare plus adéquatement pour la supervision, en établissant de façon très claire la quantité et la nature du matériel à soumettre à la personne superviseure de stage; 
  3. exiger une prolongation de la période de temps prévue pour le stage.
• Si les difficultés ne peuvent pas être résolues ou si un plan d’action alternatif ne peut pas être mis en place lors de cette rencontre, la coordonnatrice principale des stages et de la formation demandera soit à l’organisme de stage ou à l’étudiante ou l’étudiant (selon la nature de la difficulté), de lui faire parvenir une lettre pour signifier la terminaison prématurée du stage ainsi que les motifs de cette décision. 
• Dans certaines circonstances où il est établi que le lieu de stage n’est pas en mesure de respecter ses engagements tels qu’entendus dans le contrat de stage, des démarches pourraient être entreprises pour tenter de négocier un autre stage, tout en tenant compte des activités et des heures de stage déjà complétées. Cette mesure ne s’applique que lorsque la demande de négociation d’un autre lieu de stage se fait avant la date limite de désinscription. L’École ne peut cependant pas assurer qu’en toutes circonstances, un autre stage pourrait être négocié à l’intérieur des paramètres fixés par le calendrier universitaire. 
• Lorsque l’organisme de stage décide de mettre fin au stage à cause de préoccupations quant à l’éthique, à des comportements ou pratiques jugés inacceptables, les mesures suivantes peuvent être envisagées : 
  1. si la requête de mettre fin au stage se produit après la date limite pour l’abandon des cours, l’étudiante ou l’étudiant reçoit la note INC (qui signifie un échec); 
  2. l’École pourrait, en tenant compte du calendrier scolaire et selon les circonstances et la nature du problème, étudier la possibilité de trouver un autre lieu de stage, tout en spécifiant des conditions particulières rattachées à la réussite de ce stage; 
  3. l’École peut exiger que l’étudiante ou l’étudiant se retire du stage pour se réinscrire au prochain trimestre pendant lequel ce cours est offert; d) dans certaines circonstances liées aux motifs de terminaison du stage évoqués par l’organisme de stage, l’École de service social pourrait recommander à la Faculté des études supérieures et postdoctorales que l’étudiante ou l’étudiant soit retiré du programme

Conformément à la section « Révision de note de stage ou de formation pratique » du Règlement académique A-9 – Révision de note et appel l’étudiante ou l’étudiant, qui a échoué à un stage et qui conteste le résultat obtenu, peut, après en avoir discuté avec le professeur ou la professeure qui encadre le stage, demander une révision de note dans un délai de dix (10) jours ouvrables suivant la remise de la note à la fin de son stage. S’il demeure insatisfait, l’étudiant adresse au directeur du département une demande de révision de note par écrit. 

À la lumière de tous les documents reçus, le directeur de l’unité scolaire, ou son délégué, communique sa décision à l’étudiant, au professeur et aux superviseurs concernés et en informe la faculté dans les plus brefs délais. 

Une étudiante ou un étudiant peut faire appel au Comité d’appel du Sénat de la décision prise par l’unité académique à la suite de la révision de note.

Lorsqu’un tel appel est déposé, le comité invite l’unité académique à lui fournir tous les documents pertinents et ses commentaires.

Consulter la procédure d’appel au Comité d’appel du Sénat.